Gaceta Oficial Digital, viernes 03 de febrero de 2017

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República de Panamá

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LAS PLACAS OFICIALES DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DEL ESTADO

EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Enero de 2017

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

FEDERICO A. HUMBERT Contralor General

NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General

CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General

DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

ELY BROKAMP I.

Directora

FELIPE ALMANZA Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C.

Jefe

ROMELIO A. NÚÑEZ S.

Supervisor

FRANKLIN MEDINA

Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

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DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL

LUTZIA FISTONIC B.

Directora

OFICINA DE PLACAS

ROBERTO J. WILLSON B.

Jefe Encargado

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL

MARIBEL T. DE RODRÍGUEZ Directora

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

JAIME FRANCO P.

Director

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA

JORGE PEREA Director

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo General B. Objetivos Específicos C. Ámbito de Aplicación D. Base Legal

II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO A. Medidas Generales de Control B. Controles Específicos III. PROCEDIMIENTOS

A. Solicitud de Inscripción de Placa Oficial para Vehículos Nuevos B. Solicitud de Renovación de Placa Oficial

C. Solicitud de Liberación de Placa Oficial por Remate o Subasta Pública, por Donación a Entidad no Gubernamental y por Permuta D. Solicitud por Traspaso o Donación a otra Entidad Gubernamental

(Cambio de Generales)

E. Solicitud de Cambio de Placa Particular a Placa Oficial del Estado

F. Solicitud de Liberación por Pérdida Total del Vehículo Oficial (Traspaso a la Aseguradora)

G. Solicitud de Liberación de Placa Oficial por Descarte

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H. Devolución de Placa Oficial Vencida (Vigencia Expirada) I. Solicitud de Duplicado de Placa Oficial (Extraviada, Robada o

Hurtada)

J. Solicitud de Duplicado del Registro Único Vehicular

IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS GLOSARIO Y ACRÓNIMOS ANEXOS

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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección Nacional de Fiscalización General, han desarrollado los “Procedimientos para el Manejo y Control de las Placas Oficiales de Vehículos Propiedad del Estado, en la Contraloría General de la República (CGR)”.

El propósito primordial de este documento, es facilitar al usuario de cada Institución del Estado Panameño, realice los trámites de solicitud y adquisición de placas oficiales y otros inherentes a este procedimiento.

La solicitud para la Creación de RUC, Inscripción de Placa, Renovación de Placa, Liberación, Traspaso, Duplicado, que facilita la Oficina de Placas, tienen requisitos previos, trámites y procedimientos, los mismos deben seguirse al pie de la letra por todos los usuarios del Estado Panameño.

El presente documento comprende cuatro capítulos, y un apéndice referente anexos, que deben ser de uso obligatorio para los usuarios que realizan los trámites de solicitud y adquisición de placas oficiales del Estado.

Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

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I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo General

Establecer, por medio de este documento, un instrumento técnico que norme los procedimientos de solicitudes (liberación, traspaso, cambio, duplicado y otros trámites) de placas oficiales de las diferentes entidades gubernamentales;

permitiendo así que se optimice el manejo y control de las placas oficiales propiedad del Estado y se brinde al usuario una mejor y eficaz respuesta por parte de la CGR. Además, para que se cumpla con las atribuciones conferidas a la Oficina de Placas de la CGR.

B. Objetivos Específicos

1. Organizar las políticas a seguir para cada una de las solicitudesy trámites que se reciben en la Oficina de Placas de la CGR.

2. Instruir a los servidores públicos de cada Entidad, para que realicen los pasos de los procedimientos definidos en este documento de manera eficaz y eficiente.

3. Facilitar la gestión operativa y administrativa de la Oficina de Placas Oficiales.

C. Ámbito de Aplicación

El contenido de este documento es aplicable para todas las Entidades del Estado Panameño.

D. Base Legal

 Constitución Política de la República de Panamá.

 Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”.

 Decreto Ejecutivo Núm.124 de 27 de noviembre de 1996, “Por el cual se Reglamenta el Decreto de Gabinete Nº 46 de 24 de Febrero de 1972. (Todo Vehículo Propiedad del Estado deberá portar en forma visible Placa Oficial Vigente y Franja Amarilla)”.

 Decreto de Gabinete Núm.46 de 24 de febrero de 1972, "Por medio del cual se regula el movimiento de vehículos de propiedad del Estado".

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Normas de Control Interno Gubernamental para la República Panamá”. Gaceta Oficial Núm.23, 946 de 14 de diciembre de 1999.

 Decreto Núm.307-2003 DMySC de 30 de diciembre de 2003, “Por el cual se aprueba el documento titulado “Procedimiento para la Incorporación y Desincorporación de Bienes, al Inventario de Inmuebles, Maquinaria y Equipo”.

 Decreto Num.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, "Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República”.

 Decreto Núm. 715-2011-DMySC de 08 de noviembre de 2011, Por la cual se aprueba y se formaliza el documento titulado “Guía de Formularios Estandarizados para la Gestión Administrativa de las Placas Oficiales”.

 Decreto Núm. 225-DDRH, de 21 de abril de 2015, “Por el cual se elimina la Oficina de Placas, Seguros y Riesgos de Bienes del Estado, adscrita al Despacho Superior y se distribuyen sus funciones a las Direcciones Nacionales de Fiscalización General y Consular Comercial”.

 Decreto Núm.195-DFG, de 19 de mayo de 2016, “Por la cual se efectúa delegación de firma al Secretario General y a la Directora de Fiscalización General de la Contraloría General de la República”.

 Resolución No.09 RUVM de 19 de marzo de 2012, “Por la cual se crea la Placa Única Definitiva Especial para Vehículos Oficiales Propiedad del Estado”.

 Circular Núm.16-2011-DC-DFG de 22 de febrero de 2011, Reiteración de las Disposiciones Vigentes en Materia Vehicular.

 Circular Núm. 35-2011-DC-DFG de 02 de junio de 2011, Identificación Apropiada de los Vehículos Oficiales.

 Circular Núm. 08-2015-Placas Oficiales de 08 de enero de 2015, Plan de Renovación de Placas y Actualización de la Flota Vehicular del Estado.

 Circular Núm.11-2015-Placas Oficiales de 11 de enero de 2015, Cumplimiento del Decreto Ejecutivo Núm.124 de 27 de noviembre de 1996, (por el cual se Reglamenta el uso de los Vehículos del Estado).

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 Memorando No.1520-15 ADM/CyA de 31 de julio de 2015, del Trámite de Correspondencia para que los pases electrónicos del Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización (SCAFID), de más de una semana en el Departamento de Correspondencia y Archivos, sin que se haya entregado el respaldo físico, se devolverán electrónicamente a su lugar de origen.

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II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

A. Medidas Generales de Control

1. Todas las instituciones a nivel nacional deben llevar un control de inventario y buen uso de las placas oficiales asignadas.

2. Cada gestión de placas oficiales de vehículos propiedad de una Institución del Estado Panameño, debe ser dirigida al Señor Contralor por medio de nota y entregada invariablemente en la Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad, la misma cursará hacia la Oficina de Placas Oficiales en el Edificio Sede.

3. La Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad, registrará la documentación correspondiente electrónicamente en el SCAFID; generando un número control de seguimiento, que debe mantenerse hasta el final del procedimiento.

4. La Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad, enviará físicamente toda la documentación a la Sede del CGR, con el mismo número de SCAFID.

Este replicará en el servidor del Departamento de Correspondencia y Archivos que consignará para la Dirección que corresponda darle respuesta a dicho trámite.

5. No se recibirá directamente de las Instituciones del Estado Panameño, ningún trámite de solicitud de placas oficiales en el Departamento de Correspondencia y Archivos del Edificio Sede de la CGR. Solamente se recibe documentación a través de la Oficina de Fiscalización General de la CGR, anexa a la Entidad o la Regional. Se exceptúan de este control las solicitudes de Autorización y Transferencia de placa encubierta, debido a la naturaleza de la misma.

6. Cuando se registre un trámite en el SCAFID, debe ser bien detallado, con todos los datos y documentos adjuntos tales como: Pre-revisado o Revisado, Modelo y Marca del Vehículo, Placa Oficial, etc. Esto permitirá que la búsqueda en este sistema de control y seguimiento, al momento de consultar, sea eficaz y eficiente.

7. Todo vehículo del Estado Panameño debe renovar su placa oficial en el período de vigencia, según lo establece la normativa en la Circular de Placas Oficiales emitida y enviada al iniciar el año fiscal.

8. Toda Unidad Administrativa de las Instituciones del Estado Panameño, responsable de la flota vehicular, que realice una gestión de placas oficiales, debe seleccionar correctamente el Formulario específico de acuerdo al trámite y según lo que indica la “Guía de Formularios Estandarizados para la Gestión Administrativa de las Placas Oficiales”.

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9. Las entidades públicas informarán al Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República, cuando un vehículo oficial deje de prestar servicio por venta, donación, accidente de tránsito o condiciones mecánicas irreparables que lo hayan dejado fuera de servicio permanentemente. A la Contraloría General de la República le será devuelta la placa correspondiente del vehículo.

10. Todas las Instituciones Públicas del Estado Panameño, deben colocar la placa oficial y la calcomanía en cada vehículo oficial. La misma debe informar mediante Memorando a la Oficina de Fiscalización General de la CGR de la Entidad, que se cumplió con dicho control. Todo vehículo oficial deberá portar en forma visible, la placa oficial vigente, la cual es intransferible a otros vehículos, incluyendo los vehículos que se le otorga placa encubierta.

B. Controles Específicos

1. La Entidad gubernamental, luego de la creación del RUC o Código de Entidad en la ATTT, dirige Nota al Señor Contralor, adjuntando la creación del mismo.

2. La Oficina de Placas recibe Nota de creación de RUC de la entidad, genera un número de SCAFID, aplica revisión a la documentación entregada por la Entidad: copia de Nota, “Trámite para Registro y Creación del Registro Único del Contribuyente (RUC) o Código de Entidad Pública” (Formulario Núm.1), y adjunto correspondiente, para confirmar su creación en el sistema.

3. El servidor público designado por la Dirección de Registro Único Vehicular de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT) en la Oficina de Placas de la CGR, recibe copia de respaldo de los documentos sustentadores, asigna, registra, procesa y verifica las placas de vehículos oficiales nuevas, en el Sistema de Registro Único Vehicular de la ATTT y compara con el listado, que no se repitan y sean las mismas de otra Institución.

4. El Plan de Renovación de Placas, controla el número de placas de cada Entidad del Estado Panameño, ordena y detalla en cada una de las Entidades o Instituciones, que mes le corresponde a cada una su renovación de placa oficial.

Este Plan es generado en el Sistema de Administración de Placas de la CGR, el mismo se imprime y se envía de acuerdo a la programación establecida a través de ATTT, para que se confeccione en la Escuela Vocacional de Chapala, las respectivas latas-placas.

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III. PROCEDIMIENTOS

A. Solicitud de Inscripción de Placa Oficial para Vehículos Nuevos

Definición: Solicitud que realiza la Entidad cuando compra vehículos nuevos y requiere que se registren con placa oficial a la flota vehicular de la entidad o institución, por medio del Sistema de Registro Único Vehicular (SRUV) de la ATTTT y el Sistema de Placas Oficiales de la CGR.

Requisitos

 Nota de la Entidad al Señor Contralor, solicitando el trámite.

 Copia del Pre-revisado de vigencia actual.

 Copia de Liquidación de Aduanas o copia de Factura o Gestión de Cobro donde se detalla el costo o monto del vehículo.

 Copia de Póliza de Seguro.

 Completar “Trámite de Inscripción” (Formulario Núm.2).

Pasos del Procedimiento:

1. Unidad Administrativa de la Entidad Gubernamental Solicitante

 Dirige Nota al Señor Contralor y a la Dirección de Registro Único Vehicular de la ATTT, solicitando la inscripción de placa oficial; corrobora el adjunto de todos los documentos solicitados: Pre-revisado del vehículo oficial, copia de liquidación de Aduanas legible, copia de póliza de seguro.

 Completa y Firma“Trámite de Inscripción” (Formulario Núm.2).

 Envía a la Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad.

2. Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad

 Recibe Nota y documentos solicitados, genera número de SCAFID, monitorea en el sistema su avance. Aplica revisión a la documentación (Nota, Formulario Núm.2 y adjuntos).

 Ordena los documentos y da salida física y electrónicamente, hacia el Departamento de Correspondencia y Archivos (CGR).

3. Departamento de Correspondencia y Archivos (CGR-DAF)

 Recepciona SCAFID electrónico de los documentos en el explorador de entrada del sistema, confirma y coteja físicamente, según el SCAFID de origen.

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 Da pase electrónico y envía físicamente a la Unidad Administrativa que atiende el trámite de Inscripción.

Nota: El pase electrónico se realiza hacia la Oficina de Placas de la CGR, a la cual le corresponde el manejo de la información, para su trámite y gestión final.

4. Oficina de Placas (CGR-DFG)

 Recepciona en el SCAFID y revisa los documentos enviados.

 Entrega copia de documentos al colaborador designado por la Dirección de Registro Único Vehicular de la ATTT, para su sustento.

 Registra en el Sistema de Administración de Placas Oficiales, estableciendo el procedimiento de inscripción (asignación de número de placas).

 Prepara Memorando o Nota, aprueba con Vo. Bo. el (la) Jefe(a) de la Oficina de Placas y remite para la firma del (la) Director(a) de la Dirección Nacional de Fiscalización General.

Servidor Público Designado por la Dirección de Registro Único Vehicular (ATTT), Asignado a las Siguientes Funciones en la Oficina de Placas de la CGR

 Recibe y verifica las copias de los documentos del trámite de Inscripción de Vehículos Nuevos.

 Registra, en el Sistema de Registro Único Vehicular, el trámite de inscripción.

 Imprime el Registro Único Vehicular, donde se le asigna placa oficial a cada uno de los vehículos, según el trámite de inscripción.

 Entrega documentos a la Jefatura de la Oficina de Placas de la CGR.

Oficina de Placas (CGR-DFG)

 Recibe Registro Único Vehicular, prepara los documentos y las placas (lata).

 Remite salida física y electrónica de los documentos (Nota o Memorando con su SCAFID, firmada por el (la) Director(a) de la Dirección Nacional de Fiscalización General) y placas (latas) hacia al Departamento de Correspondencia y Archivos, para la recepción en el SCAFID y reenvío físico hacia la Entidad solicitante.

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 Coteja físicamente por medio de reporte o respaldo físico, filtra información y recepciona electrónicamente los documentos, según el SCAFID de origen.

 Imprime recibido conforme de salida externa.

 Remite documentos (Nota, placas (latas) y otros documentos) a la Entidad correspondiente con su recibido conforme. Archiva original de recibido conforme.

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MAPA DEL PROCESO

SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE PLACA OFICIAL PARA VEHÍCULOS NUEVOS

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CONFECCIONA NOTA AL SEÑOR CONTRALOR Y NOTA A LA ATTT Y VERIFICA EL ADJUNTO DE TODOS LOS DOCUME NTOS SOLICITADOS EN EL FORMULARIO TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN, COMPLETA Y FIRMA.

ENTREGA E N LA OFICINA DE FISCA LIZA CIÓN GE NERAL PARA SU REGISTRO EN SCAFID.

RECIBE Y GENERA NÚME RO DE SCAFID, APLICA REVISIÓN A LA DOCUMENTACIÓN.

ORDENA DOCUMENTOS. DA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICA Y SELLA (RECIBIDO CONFORME).

RECEPCIONA EN EL SCAFID Y REVISA.

REPROD UCE DOCUME NTOS Y ENTREGA COP IA, AL COLABORADOR DESIGNADO POR LA DIRECCIÓN DE REGISTRO ÚNICO VEHICULAR DE LA ATTT.

REGIS TRA EN E L SIS TEMA DE ADMINIS TRACIÓN DE PLACAS OFICIALES. PREPARA MEMORANDO, APRUEBA Y FIRMA.

RE TIRA LAS PLACAS OFICIALES DEL ALMACÉN DE PLACAS Y COTEJA CON EL REGIS TRO ÚNICO VEHICULAR Y SU PLACA ASIGNADA, DE LAS PLACAS NUEVAS QUE SERÁN ENTREGADAS.

REGIS TRA, EN EL SISTEMA DE RUV, IMPRIME REGIS TRO VEHICULAR, PREPARA LOS DOCUMENTOS Y LAS PLACAS.

COTEJA FÍS ICAMENTE, FILTRA INFORMACIÓN Y RECEPCIONA, SEGÚN EL SCAFID.

IMPRIME RECIBIDO CONFORME DE SALIDA EXTERNA.

REMITE DOCUME NTOS A LA ENTIDAD CORRESPONDIE NTE CON SU RECIBIDO CONFORME. ARCHIVA ORIGINAL DE RECIBIDO CONFORME.

RECEPCIONA SCAFID EN EL SIS TEMA, CONFIRMA Y COTEJA FÍSICAMENTE.

DA PASE ELECTRÓNICO AL DESPACHO QUE CORRESPONDA EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN.

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B. Solicitud de Renovación de Placa Oficial

Definición: Solicitud que realiza la Entidad todos los años para la Renovación de Placas oficiales del año fiscal vigente, disposición que por Ley, deben cumplir todas las instituciones al portar su placa oficial vigente en los vehículos del Estado. Esta indicación se les informa a todas las entidades cuando se aproxima el inicio del año fiscal a través de una Circular y se les adjunta el Plan de Renovación de Placas.

Nota: El Plan de Renovación de Placas, fue creado por la Oficina de Placas de la CGR, para controlar el número de placas de cada Entidad del Estado Panameño.

Requisitos

 Completar el “Trámite de Renovación” (Formulario Núm.3).

 Copia del Revisado de Vigencia actual.

 Copia del Registro Único Vehicular (RUV).

 Copia de Póliza de Seguro.

 Confecciona Nota al Señor Contralor solicitando la renovación de la placa oficial y corrobora el adjunto de todos los documentos solicitados en el Formulario Núm.3, (Completa según la descripciónque indica la Guía de Formularios Estandarizados).

 Completa y Firma“Trámite de Renovación” (Formulario Núm.3).

 Entrega a la Oficina de Fiscalización General para su respectivo registro en SCAFID.

 Recibe documentos (Nota, Formulario Núm.3 y adjuntos) y genera el número de SCAFID de origen para el seguimiento en el sistema.

 Aplica revisión a la documentación entregada por la Unidad Solicitante de la Entidad (Nota, Formulario Núm.3 y adjuntos).

 Ordena los documentos y da salida física y electrónica, hacia el Departamento de Correspondencia y Archivos (CGR).

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3. Departamento de Correspondencia y Archivos (DAF-CGR)

 Da pase electrónico a la Unidad Administrativa que corresponda el trámite de Renovación.

Nota: En este punto se hace referencia al pase electrónico que efectúa hacia la Oficina de Placas de la CGR, la cual, le corresponde el manejo de la información para su trámite y gestión final.

4.Oficina de Placas (DFG-CGR)

 Recepciona electrónicamente en el SCAFID y revisa los documentos.

 Registra en el Sistema de Administración de Placas Oficiales, estableciendo el procedimiento de Renovación.

 Prepara Memorando, aprueba con Vo. Bo. el (la) Jefe(a) de la Oficina de Placas, y remite para la firma del Director o Directora de la Dirección de Fiscalización General.

 Retira las placas oficiales de Renovación del Depósito de Placas y coteja.

 Da salida física y electrónica a los documentos con sus placas oficiales correspondientes hacia el Departamento de Correspondencia y Archivos.

 Imprime “Recibido conforme” de salida externa.

 Remite documentos y placas oficiales de Renovación a la Entidad correspondiente con su “Recibido conforme”. Archiva original de “Recibido conforme”.

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ELABORA NOTA PARA EL SR. CONTRALOR.

COMPLE TA Y FIRMA “TRÁMITE DE RENOVACIÓN”

ENTREGA A LA OFICINA DE FISCALIZA CIÓN PARA SU REGISTRO EN SCAFID.

RECIBE DOCUMENTOS Y GENERA EL NÚMERO DE SCAFID INICIAL PARA EL SEGUIMIENTO EN EL SISTEMA.

APLICA REVISIÓN A LA DOCUMENTACIÓN.

ORDENA DOCUMENTOS Y DA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICA.

RECEPCIONA EN EL SCAFID Y REVISA.

REGIS TRA EN E L SIS TEMA DE ADMINIS TRACIÓN DE PLACAS OFICIALES.

PREPARA MEMORANDO, APRUEBA Y FIRMA EL (LA) JEFE(A).

RE TIRA LAS PLA CAS OFICIALES DE RENOVACIÓN DEL ALMACÉN DE PLACAS Y COTEJA .

DA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE A LOS DOCUMENTOS CON SUS PLACAS OFICIALES.

COTEJA FÍS ICAME NTE, FILTRA INFORMACIÓN Y RE CEPCIONA SEGÚN EL SCAFID.

REMITE DOCUME NTOS A LA ENTIDAD CORRESPONDIE NTE CON SU RECIBIDO CONFORME. ARCHIVA ORIGINAL DE RECIBIDO CONFORME.

DA PASE ELECTRÓNICO A LA OFICINA QUE CORRESPONDA EL PROCESO DE RENOVACIÓN.

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SOLICITUD DE RENOVACIÓN DE PLACA OFICIAL

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C. Solicitud de Liberación de Placa Oficial por Remate o Subasta Pública,por Donación a Entidad no Gubernamental y por Permuta

Definición: Procedimiento por el cual una placa oficial se libera o retira de la lista de inventario de flota vehicular de la institución, ya sea porque el vehículo oficial se va a Donar, Permutar, Rematar o Subastar.

Requisitos

 Nota de la Entidad dirigida al Señor Contralor, solicitando el trámite.

 Copia de Acta de Donación o Acta de Entrega de los Vehículos (cuando se trata de donación).

 Copia de Resolución de adjudicación en caso de Venta o Subasta Pública de los Vehículos (cuando se trata de venta o subasta).

 Registro Único Vehicular Original.

 Devolución de la Placa Oficial (lata).

 Completar “Trámite de Liberación” (Formulario Núm.4).

 Memorando de la Oficina de Fiscalización General de la CGR de la Entidad o Institución gubernamental.

 Redacta Nota al Señor Contralor y confirma el adjunto de todos los documentos solicitados en el Formulario Núm.4 (Nota al Señor Contralor, Copia de Acta, Registro Único Vehicular Original, devolución de la Placa Oficial o lata).

 Completa y Firma “Trámite de Liberación” (Formulario Núm.4).

 Entrega a la Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad, para su respectivo registro en SCAFID.

 Aplica revisión a la documentación entregada por la Unidad Solicitante de la Entidad (Nota, Formulario Núm.4 y adjunto correspondiente).

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 Da pase electrónico a la Unidad Administrativa que corresponda el trámite de liberación.

Nota: El pase electrónico del procedimiento, se remite hacia la Oficina de Placas de la CGR, a la cual le corresponde el manejo de la información, para su trámite y gestión final.

4. Oficina de Placas (DAF-CGR)

 Recepciona en el sistema SCAFID y revisa los documentos enviados.

 Entrega al colaborador asignado por la Dirección de Registro Único Vehicular de la ATTT.

 Registra en el Sistema de Administración de Placas Oficiales, estableciendo el procedimiento de liberación.

 Prepara Memorando, para la firma del (la) Jefe(a) de la Oficina de Placas.

Servidor Público Designado por la Dirección de Registro Único Vehicular (ATTT), Asignado a las Siguientes Funciones en la Oficina de Placas de la CGR

 Recibe y verifica las copias de los documentos del trámite de Liberación de Vehículos Oficiales.

 Registra, en el Sistema de RUV, el trámite de liberación.

 Imprime la Consulta de Liberación, donde se le libera la placa oficial asignada a la Entidad o Institución.

 Entrega los documentos a la Jefatura de la Oficina de Placas Oficiales de la CGR.

Oficina de Placas (DFG-CGR)

 Recibe documentos y prepara sobre.

 Remite la salida física y electrónica de los documentos (Nota o Memorando con su SCAFID y firmada por el (la) Jefe(a) de la Oficina de Placas), hacia al Departamento de Correspondencia y Archivos, para la recepciónen SCAFID y reenvío físico hacia la Entidad solicitante.

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5. Departamento de Correspondencia y Archivos (DAF- CGR)

 Remite documentos (sobre) a la Entidad correspondiente con “Recibido conforme”. Archiva original de “Recibido conforme”.

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SOLICITUD DE LIBERACIÓN DE PLACA OFICIAL POR REMATE O SUBASTA PÚBLICA, POR DONACIÓN A ENTIDAD NO GUBERNAMENTAL Y POR PERMUTA

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5

REDACTA NOTA AL S R. CONTRALOR Y CONFIRMA EL ADJUNTO DE TODOS LOS DOCUMENTOS SOLICITADOS EN EL FORMULARIO NÚM.4.

APLICA REVISIÓN A LA DOCUMENTACIÓN.

DA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICA .

RECEPCIONA EN EL SCAFID Y REVISA .

REGIS TRA EN E L SIS TEMA DE ADMINIS TRACIÓN DE PLACAS OFICIALES.

PREPARA MEMORANDO, APRUEBA Y FIRMA.

EL DESIGNADO DE LA ATTT, REGIS TRA, EN EL SISTEMA DE RUV, EL TRÁMITE DE LIBERACIÓN. IMPRIME LA CONS ULTA DE LIBERACIÓN.

DA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE A LOS DOCUMENTOS CON SUS PLACAS OFICIALES.

REMITE DOCUME NTOS A LA ENTIDAD CORRESPONDIE NTE CON SU RE CIB IDO CONFORME. ARCHIVA ORIGINAL DE RECIBIDO CONFORME.

DA PASE ELECTRÓNICO A LA OFICINA QUE CORRESPONDA EL PROCESO DE LIBERA CIÓN PARA LA DONACIÓN O VENTA.

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COMPLE TA Y FIRMA EL FORMULA RIO “TRÁMITE DE LIBERACIÓN”.

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D. Solicitud por Traspaso o Donación a otra Entidad Gubernamental (Cambio de Generales)

Definición: Es el procedimiento en el cual un vehículo oficial, se traspasa o dona de una Entidad a otra con su placa oficial asignada.

Requisitos

 Nota de la Entidad dirigida al Señor Contralor, solicitando el trámite.

 Copia del Acta de Traspaso o por Donación de los Vehículos.

 Copia del último revisado si es por traspaso y copia de póliza de seguro, si es por donación.

 Completar “Trámite de Cambio de Generales” (Formulario Núm.5).

 Redacta Nota al Señor Contralor y Nota a la Dirección de Registro Único Vehicular de la ATTT, solicitando el traspaso o donación de la placa oficial y confirma el adjunto de todos los documentos solicitados en el Formulario Núm.5 (Nota al Señor Contralor, Copia de Acta, Registro Único Vehicular Original).

 Completa y Firma“Trámite de Cambio Generales” (Formulario Núm.5).

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liberación.

Nota: El pase electrónico se efectúa hacia la Oficina de Placas de la CGR, la cual le corresponde el manejo de la información, para su trámite y gestión final.

 Entrega copia al colaborador asignado por la Dirección de Registro Único Vehicular de la ATTT.

 Registra en el Sistema de Administración de Placas Oficiales, estableciendo el procedimiento de traspaso.

 Prepara Memorando, aprueba con Vo. Bo. el (la) Jefe (a) de la Oficina de Placas, y remite para la firma del (la) Director(a) de la Dirección Nacional de Fiscalización General de la CGR.

Servidor Público Designado por la Dirección de Registro Único Vehicular (ATTT), Asignado a las Siguientes Funciones en la Oficina de Placas de la CGR

 Recibe y verifica con los documentos, el trámite de Traspaso o Donación de Placas Oficiales.

 Registra, en el Sistema de RUV, el trámite de Cambio de Generales.

 Imprime el Registro Único Vehicular, de traspaso de la placa oficial asignada a la Entidad o Institución.

Oficina de Placas (DFG-CGR)

 Recibe documentos y prepara sobre o embalaje.

 Remite la salida física y electrónica de los documentos (Nota o Memorando con su SCAFID y firmada por el (la) Director(a) de la Dirección Nacional de Fiscalización General) hacia al Departamento de Correspondencia y Archivos, para la recepción en SCAFID y reenvío físico hacia la Entidad solicitante.

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5. Departamento de Correspondencia y Archivos (DAF- CGR)

 Remite documentos a la Entidad correspondiente con su “Recibido conforme”.

Archiva original de “Recibido conforme”.

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SOLICITUD POR TRASPASO O DONACIÓN A OTRA ENTIDAD GUBERNAMENTAL (CAMBIOS GENERALES)

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4

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REDACTA NOTA AL SR. CONTRALOR Y CONFIRMA EL ADJUNTO DE TODOS LOS DOCUMENTOS SOLICITADOS EN EL FORMULARIO TRÁMITES DE CAMBIOS GENERALES.

APLICA REVISIÓN A LA DOCUMENTACIÓN (NOTA, FORMULARIO NÚM.5 Y ADJUNTO CORRESPONDIENTE).

ORDENA DOCUMENTOS Y DA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICA.

RECEPCIONA EN EL SCAFID Y REVISA. REPRODUCE COPIAS PARA LA ATTT.

REGISTRA EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PLACAS OFICIALES.

EL DESIGNADO DE LA ATTT, REGISTRA, EN EL SISTEMA DE RUV, EL TRÁMITE DE CAMBIO DE GENERALES. IMPRIME REGISTRO ÚNICO VEHICULAR DE TRASPASO DE PLACA.

LA OFICINA DE PLACAS DA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE A LOS DOCUMENTOS.

COTEJA FÍSICAMENTE, FILTRA INFORMACIÓN Y RECEPCIONA SEGÚN EL SCAFID.

REMITE DOCUMENTOS (SOBRE O EMBALAJE) A LA ENTIDAD CORRESPONDIENTE CON SU RECIBIDO CONFORME. ARCHIVA ORIGINAL DE RECIBIDO CONFORME.

RECEPCIONA SCAFID EN EL SISTEMA, CONFIRMA Y COTEJA FÍSICAMENTE.

DA PASE ELECTRÓNICO A LA OFICINA QUE CORRESPONDA EL PROCESO DE LIBERACIÓN PARA LA DONACIÓN O VENTA.

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COMPLETA Y FIRMA “TRÁMITE DE CAMBIO GENERALES”

FORMULARIO NÚM.5

(29)

E. Solicitud de Cambio de Placa Particular a Placa Oficial del Estado

Definición: Es el procedimiento en el cual se traspasa una placa particular a una placa oficial del Estado; la Entidad solicita que el vehículo con placa particular sea registrado en el SURV con un número nuevo de placa oficial y así forme parte de su flota vehicular de la Entidad.

Nota: Estos vehículos particulares son donados por Empresas Particulares u Organismos Internacionales que realizan proyectos en conjunto con el Estado Panameño.

Requisitos

 Nota de solicitud de la Entidad al Señor Contralor, explicando el motivo de la misma y del como adquirió el vehículo.

 Memorando de la Oficina de Fiscalización General adscrita en la Entidad solicitante del cambio de placa particular a placa oficial.

 Copia del Acta de Traspaso o Donación del vehículo (si fue traspasado o donado).

 Presentar Factura (si fue comprado).

 Copia del Revisado del Vehículo de la vigencia actual, al cual se le va hacer el cambio de placa.

 Copia de póliza de seguro vigente.

 Registro Único Vehicular Original al que se le hará cambio de placa.

 Recibo de placa devuelta emitido por el Municipio (original).

 Completar todos los espacios claramente del “Trámite para la Solicitud del Cambio de Placa Particular a Cambio de Placa Oficial” (Formulario Núm.5A).

 Elabora Nota al Señor Contralor y confirma el adjunto de todos los documentos solicitados en el Formulario Núm.5A, (Nota al Sr. Contralor, Copia de Acta, Registro Único Vehicular Original).

 Completa y Firma el “Trámite para la Solicitud del Cambio de Placa Particular a Cambio de Placa Oficial” (Formulario Núm.5A).

 Entrega en la Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad, para su respectivo registro en SCAFID.

(30)

 Recibe documentos (Nota, Formulario Núm.5A y adjuntos) y genera el número de SCAFID de origen para el seguimiento en el sistema.

 Aplica revisión a la documentación entregada por la Unidad Solicitante de la Entidad (Nota, Formulario Núm.5A y adjuntos).

 Ordena los documentos y da salida física y electrónicamente, hacia el Departamento de Correspondencia y Archivos (CGR).

 Da pase electrónico a la Unidad Administrativa que corresponda el trámite de cambio de placa particular a placa oficial.

Nota: El pase electrónico se efectúa hacia la Oficina de Placas de la CGR, a la cual le corresponde el manejo de la información, para su trámite y gestión final.

 Entrega copias de documentos al colaborador designado por la Dirección de Registro Único Vehicular de la ATTT.

Servidor Público Designado por la Dirección de Registro Único Vehicular de la ATTT, en la Oficina de Placas de la CGR

 Recibe y verifica los documentos del trámite de Cambio de Placa Particular a Cambio de Placa Oficial.

 Registra el trámite en el Sistema de RUV.

 Imprime el Registro Único Vehicular, donde se le asigna una placa oficial al vehículo transferido a la Entidad o Institución.

Nota: Estos vehículos particulares deben ser liberados con antelación en el Municipio que le corresponda, para poder otorgarle la placa oficial.

(31)

Oficina de Placas de la CGR

 Recibe documentos y concluye el procedimiento y registra en el Sistema de Administración de Placas Oficiales, estableciendo el mismo.

 Prepara Memorando, aprueba con Vo. Bo. del (la) Jefe(a) de la Oficina de Placas y remite para la firma del (la) Director(a) de la Dirección Nacional de Fiscalización General en la CGR.

 Retira la placa oficial nueva del grupo de placas de inscripción.

 Remite la salida física y electrónica de los documentos (Nota o Memorando con su SCAFID, firmada por la Dirección Nacional de Fiscalización General), hacia al Departamento de Correspondencia y Archivos, para la recepción en SCAFID y reenvío físico hacia la Entidad solicitante.

5. Departamento de Correspondencia y Archivos (Edificio Sede de la CGR)

 Coteja físicamente por medio de reporte o respaldo físico, filtra información y recepciona electrónicamente los documentos, según el SCAFID de origen

 Remite documentos (sobre o embalaje) a la Entidad correspondiente con su

“Recibido conforme”. Archiva original de “Recibido conforme”.

(32)

SOLICITUD DE CAMBIO DE PLACA PARTICULAR A PLACA OFICIAL DEL ESTADO

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ELABORA NOTA AL SR. CONTRALOR Y CONFIRMA EL ADJUNTO DE TODOS LOS DOCUMENTOS SOLICITADOS EN EL FORMULARIO NÚM.5A, (NOTA AL SR. CONTRALOR, COPIA DE ACTA, REGISTRO ÚNICO VEHICULAR ORIGINAL).

APLICA REVISIÓN A LA DOCUMENTACIÓN (NOTA, FORMULARIO NÚM.5A Y ADJUNTO CORRESPONDIENTE).

ORDENA DOCUMENTOS Y DA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICA Y SELLA (RECIBIDO CONFORME).

RECEPCIONA EN EL SCAFID Y REVISA. REPRODUCE COPIAS PARA LA ATTT.

EL DESIGNADO DE LA ATTT, RECIBE, REGISTRA, EN EL SISTEMA DE RUV, EL TRÁMITE DE CAMBIO DE PLACA. IMPRIME REGISTRO ÚNICO VEHICULAR DE ASIGNACIÓN DE PLACA.

LA OFICINA DE PLACAS, REGISTRA EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PLACAS OFICIALES.

PREPARA MEMORANDO, APRUEBA Y FIRMA EL (LA) JEFE(A). RETIRA PLACA OFICIAL NUEVA DEL ALMACÉN.

REMITE LA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE DE LOS DOCUMENTOS.

REMITE DOCUMENTOS (SOBRE Y/O EMBALAJE) A LA ENTIDAD CORRESPONDIENTE CON SU RECIBIDO CONFORME. ARCHIVA ORIGINAL DE RECIBIDO CONFORME.

RECEPCIONA SCAFID EN EL SISTEMA, CONFIRMA Y COTEJA FÍSICAMENTE. DA PASE ELECTRÓNICO A LA OFICINA QUE LE CORRESPONDE ATENDER EL PROCESO DE CAMBIO DE PLACA PARTICULAR A PLACA OFICIAL DEL ESTADO.

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COMPLETA Y FIRMA “TRÁMITE PARA LA SOLICITUD DEL CAMBIO DE PLACA PARTICULAR A CAMBIO DE PLACA OFICIAL” FORMULARIO NÚM.5A.

(33)

F. Solicitud de Liberación por Pérdida Total del Vehículo Oficial (Traspaso a la Aseguradora)

Definición: Procedimiento en el cual al vehículo oficial le ocurre un siniestro fuerte (accidentado, destruido o dañado a tal grado que la compañía de seguros considera que no es rentable repararlo) y se determina que hay pérdida total de ese vehículo oficial. El vehículo oficial es liberado de la flota vehicular de la Institución, se imprime un RUV y se traslada o traspasa a nombre de la aseguradora.

Requisitos

 Nota de solicitud de la Entidad dirigida al Señor Contralor, explicando el motivo de la misma.

 Memorando de la Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad solicitante, donde se certifica la revisión de toda la documentación.

 Carta de Promesa de Pago a la Aseguradora Original o fiel copia de la misma.

 Devolución física de la placa oficial (lata).

 Comprobante de pago del Banco Nacional de Panamá, a favor del Tesoro Nacional (Registro Único Vehicular-ATTT) por la suma de B/.20.00 (Veinte Balboas con 00/100) en concepto de pago por el traspaso del vehículo a la compañía aseguradora.

 Completar “Trámite de Liberación - Traspaso a la Aseguradora” (Formulario Núm.6).

 Elabora Nota al Señor Contralor y confirma el adjunto de todos los documentos solicitados en el Formulario Núm.6 (Nota al Señor Contralor, Carta Promesa de Pago de la Aseguradora, Registro Único Vehicular Original, devolución física de la placa oficial y comprobante de B/.20.00 del Banco Nacional).

 Completa y Firma“Trámite de Liberación-Traspaso a la Aseguradora”

(Formulario Núm.6).

 Entregaa la Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad, para su respectivo registro en SCAFID.

(34)

 Ordena los documentos y da salida física y electrónica hacia el Departamento de Correspondencia y Archivos (CGR).

 Recepciona SCAFID electrónico de los documentos en el explorador de entrada del sistema, confirma y coteja físicamente, según el SCAFID de origen

 Da pase electrónico a la Unidad Administrativa que corresponda el trámite de liberación por Pérdida Total.

Nota: El pase electrónico se efectúa hacia la Oficina de Placas de la CGR, la cual le corresponde el manejo de la información, para su trámite y gestión final.

4.Oficina de Placas de la CGR

 Entrega copia de documentos al colaborador designado por la Dirección de Registro Único Vehicular de la ATTT.

 Recibe y verifica los documentos del trámite de liberación por Pérdida Total del Vehículo Oficial.

 Imprime el Registro Único Vehicular, donde se le asigna una placa oficial al vehículo transferido a la Entidad o Institución.

Oficina de Placas de la CGR

 Recibe documentos y prepara en sobre o embalaje. Concluye el procedimiento y registra en el Sistema de Administración de Placas Oficiales.

 Prepara Memorando, aprueba con Vo. Bo. el (la) Jefe(a) de la Oficina de Placas, y remite para la firma del la Director(a) de la Dirección de Fiscalización General.

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 Remite la salida física y electrónica de los documentos (Nota o Memorando con su SCAFID y firmada por la Dirección Nacional de Fiscalización General), hacia al Departamento de Correspondencia y Archivos, para la recepción en SCAFID y reenvío físico hacia la Entidad solicitante.

 Remite documentos (sobre o embalaje) a la Entidad correspondiente con su

“Recibido conforme”.

 Archiva original de “Recibido conforme”.

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SOLICITUD DE LIBERACIÓN POR PÉRDIDA TOTAL DEL VEHÍCULO OFICIAL (TRASPASO A LA ASEGURADORA)

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ELABORA NOTA AL SEÑOR CONTRALOR Y CONFIRMA EL ADJUNTO DE TODOS LOS DOCUMENTOS SOLICITADOS EN EL FORMULARIO NÚM.6, (CARTA PROMESA DE PAGO DE LA ASEGURADORA, REGISTRO ÚNICO VEHICULAR ORIGINAL, DEVOLUCIÓN FÍSICA DE LA PLACA OFICIAL Y COMPROBANTE DE B/.20.00, DEL BANCO NACIONAL).

APLICA REVISIÓN A LA DOCUMENTACIÓN (NOTA, FORMULARIO NÚM.6 Y ADJUNTO CORRESPONDIENTE)

RECEPCIONA EN EL SCAFID Y REVISA. REPRODUCE COPIAS PARA LA ATTT .

EL DESIGNADO DE LA ATTT, RECIBE, REGISTRA, EN EL SISTEMA DE RUV.

REMITE LA SALIDA FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE DE LOS DOCUMENTOS.

REMITE DOCUMENTOS (SOBRE O EMBALAJE) A LA ENTIDAD U OFICINA CORRESPONDIENTE CON SU RECIBIDO CONFORME.

ARCHIVA ORIGINAL DE RECIBIDO CONFORME.

DA PASE ELECTRÓNICO AL DESPACHO QUE CORRESPONDA EL PROCESO DE LIBERACIÓN POR PÉRDIDA TOTAL.

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COMPLETA Y FIRMA“TRÁMITE DE LIBERACIÓN-TRASPASO A LAASEGURADORA” FORMULARIO NÚM.6.

(37)

G. Solicitud de Liberación de Placa Oficial por Descarte

Definición: Procedimiento por el cual la Entidad solicita a la Oficina de Placas Oficiales liberar la placa oficial del Sistema de Registro Único Vehicular (SRUV) de la ATTT y del Sistema de Placas Oficiales de la CGR.

Cuando se inicia un trámite interno (descarte), la placa oficial es liberada por ejemplo: no existir piezas para reparar el vehículo, vehículos abandonados y defectuosos, etc.

Requisitos

 Nota de la Entidad al Señor Contralor, solicitando y explicando el motivo.

 Memorando del servidor responsable de la Oficina de Fiscalización General de la CGR asignada en la Entidad solicitante, requiriendo el trámite de eliminación de placa por descarte. Y copia al funcionario responsable en el MEF.

 Copia de Acta de Descarte firmada por el representante legal de la Institución, Oficina de Fiscalización General e idóneo técnico (mecánico o jefe de taller).

 Devolución de la Placa Oficial (lata).

 Resolución del MEF, firmada para proceder con el trámite de descarte.

 Completar los espacios del “Trámite de Liberación por Descarte” (Formulario Núm.7).

 Confecciona Nota al Señor Contralor y confirma el adjunto de todos los documentos solicitados en el Formulario Núm.7 (Nota al Señor Contralor, Copia de Acta de Descarte, Informe de Sustentación del Descarte, devolución de la placa oficial (lata), Resolución del Ministerio de Economía y Finanzas).

 Completa y Firma “Trámite para Descarte”, (Formulario Núm.7).

 Ordena los documentos y da salida física y electrónica hacia el Departamento de Correspondencia y Archivos (CGR).

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 Recepciona SCAFID electrónico de los documentos en el explorador de entrada del sistema, confirma y coteja físicamente, según el SCAFID de origen

 Da pase electrónico a la Unidad Administrativa que corresponda el trámite de Eliminación de Placa Oficial por Descarte.

Nota: El pase electrónico se efectúa hacia la Oficina de Placas de la CGR, la cual le corresponde el manejo de la información, para su trámite y gestión final.

4.Oficina de Placas de la CGR

 Entrega copias de documentos al colaborador designado por la Dirección de Registro Único Vehicular de la ATTT.

 Recibe y verifica los documentos del Trámite de Descarte.

 Imprime la Consulta de Liberación, confirma la liberación por Descarte la placa oficial asignada a la Entidad o Institución.

 Entrega los documentos a la Jefatura de la Oficina de Placas Oficiales de la CG.R Oficina de Placas de la CGR

 Recibe los documentos y prepara en sobre o embalaje. Concluye el procedimiento y registra en el Sistema de Administración de Placas Oficiales.

 Prepara Memorando, aprueba con Vo. Bo. el (la) Jefe (a) de la Oficina de Placas y remite para la firma del (la) Director(a) de la Dirección Nacional de Fiscalización General.

 Remite la salida física y electrónica de los documentos (Nota o Memorando con su número de SCAFID y firmada por la Dirección Nacional de Fiscalización General), hacia al Departamento de Correspondencia y Archivos, para la recepción en SCAFID y reenvío físico hacia la Entidad solicitante.

(39)

 Imprime recibido conforme de salida externa.

 Remite documentos (sobre o embalaje) a la Entidad correspondiente con su “Recibido conforme”. Archiva original de “Recibido conforme”.

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SOLICITUD DE LIBERACIÓN DE PLACA OFICIAL POR DESCARTE

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CONFECCIONA NOTA A L SEÑOR CONTRALOR Y CONFIRMA EL ADJUNTO DE TODOS LOS DOCUME NTOS SOLICITADOS E N EL FORMULARIO TRÁMITE PARA DESCARTES.

APLICA REVIS IÓN A LA DOCUMENTA CIÓN (NOTA, FORMULARIO NÚM.7 Y ADJUNTO CORRESPONDIENTE).

RECEPCIONA EN E L SCAFID Y REVISA. REPRODUCE COP IAS PARA LA ATTT .

EL DESIGNADO DE LA A TTT, RECIBE, REGIS TRA, EN E L SISTEMA DE RUV. IMPRIME CONS ULTA DE LIBERACIÓN POR DESCARTE.

REMITE LA SALIDA FÍS ICA Y ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS.

IMPRIME RECIBIDO CONFORME DE SALIDA EXTERNA .

REMITE DOCUMENTOS (SOB RE O EMBALAJE) A LA E NTIDAD U OFICINA CORRESPONDIE NTE CON S U RE CIBIDO CONFORME.

ARCHIVA ORIGINAL DE RECIBIDO CONFORME.

RECEPCIONA SCAFID EN EL SIS TEMA, CONFIRMA Y COTEJA FÍS ICAMENTE. DA PASE ELECTRÓNICO AL DESPACHO QUE CORRESPONDA EL PROCESO DE ELIMINACIÓN DE PLACA OFICIAL POR DESCARTE.

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COMPLETA Y FIRMA EL FORMULARIO.

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H. Devolución de Placa Oficial Vencida (Vigencia Expirada)

Definición: Procedimiento por el cual la Entidad devuelve todas las placas oficiales vencidas, mediante una Nota o Memorando a la Oficina de Placas Oficiales de la CGR, detallas por año.

Requisitos

 Nota de devolución de la Entidad al Señor Contralor, explicando el motivo de la misma. Adjuntando Acta de fe, firmada a la fecha, informando la instalación de la placa y calcomanía y revisión de la placa vencida, realizado por los funcionarios de la Institución designados para la misma.

 Listado de Placas Vencidas por Año.

 Completar claramente el “Trámite de Devolución de Placas Vencidas” (placa oficial de vigencia expirada) (Formulario Núm.8).

 Confecciona Nota al Señor Contralor adjuntando listado de las placas vencidas por año.

 Completa y Firma “Trámite de Devolución de Placas Vencidas” (placa oficial de vigencia expirada), Formulario Núm.8.

 Entrega en la Oficina de Fiscalización General de la CGR en la Entidad, para su respectivo registro de seguimiento en el sistema SCAFID.

 Recibe documentos (Nota, Formulario Núm.8 y adjuntos), las placas vencidas y genera el número de SCAFID de origen para el seguimiento en el sistema.

 Aplica revisión a la documentación y placas vencidas, entregada por la Unidad Solicitante de la Entidad (Nota, Formulario Núm.8 y adjunto de las placas vencidas correspondientes).

 Envía memorando remisorio con el detalle de las placas remitidas a la Oficina de Bienes Patrimoniales de la CGR, con copia a la Oficina de Placas.

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 Recibe placas (latas) vencidas.

 Da pase electrónico a la Unidad Administrativa que corresponda el trámite de Devolución de Placa Oficial de Vigencia Expirada.

Nota: El registro se efectúa hacia la Oficina de Bienes Patrimoniales de la CGR (hangar antiguo Mercedes Benz), a la cual le corresponde el manejo de la información, para su trámite y gestión final.

4.Oficina de Bienes Patrimoniales de la CGR

 Recepciona en el SCAFID, revisa los documentos enviados y las placas vencidas.

 Archiva SCAFID. Las placas (latas) vencidas se mantienen en el hangar para el descarte respectivo y/o posteriormente son donadas.

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DEVOLUCIÓN DE PLACA OFICIAL VENCIDA (VIGENCIA EXPIRADA)

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CONFECCIONA NOTA AL SEÑOR CONTRALOR ADJUNTANDO LAS PLACAS VENCIDAS POR AÑO.

APLICA REVISIÓN A LA DOCUMENTACIÓN (NOTA, FORMULARIO NÚM.8 Y ADJUNTO CORRESPONDIENTE).

RECEPCIONA EN EL SCAFID Y REVISA LOS DOCUMENTOS ENVIADOS Y LAS PLACAS VENCIDAS.

ARCHIVA SCAFID Y LAS PLACAS (LATAS) VENCIDAS SE ENVÍAN CON MEMO A BIENES PATRIMONIALES DE LA CGR, PARA EL DESCARTE RESPECTIVO.

DA PASE ELECTRÓNICO AL DESPACHO QUE CORRESPONDE EL PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE PLACA OFICIAL DE VIGENCIA EXPIRADA.

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COMPLETA Y FIRMA EL“TRÁMITE DE DEVOLUCIÓN DE PLACA OFICIAL DE VIGENCIAEXPIRADA”, FORMULARIO NÚM.8.

ENTREGA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN PARA SU REGISTRO DE SEGUIMIENTO EN SCAFID.

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I. Solicitud de Duplicado de Placa Oficial (Extraviada, Robada o Hurtada)

Definición: Procedimiento por el cual la Entidad solicita nuevamente una placa con la misma numeración (duplicado) cuando la misma se le extravía, roban o hurtan del vehículo oficial.

Requisitos

 Nota de la Entidad al Señor Contralor, notificando la pérdida o deterioro.

 Copia de Denuncia interpuesta ante el Ministerio Público (Fiscalía Auxiliar).

 Denuncia a la DIJ (por robo o hurto).

 Copia de póliza de seguro vigente.

 Lista de Placas Oficiales.

 Completar “Trámite para la Solicitud de Duplicado de Placa Oficial” (Formulario Núm.9).

 Confecciona Nota al Señor Contralor adjuntando el listado de las placas oficiales.

 Completa y Firma “Trámite de la Solicitud de Duplicado de Placa Oficial”

(Formulario Núm.9).

 Entrega en la Oficina de Fiscalización General para su respectivo registro en SCAFID.

 Aplica revisión, según guía de Fiscalización, a la documentación entregada por la Unidad Solicitante de la Entidad (Nota, Formulario Núm.9 y adjunto del listado de placas).

 Da pase electrónico a la Unidad Administrativa que corresponda el trámite de Duplicado de Placa Oficial.