MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OFICIALÍA MAYOR DEL H. AYUNTAMIENTO DE COLIMA

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ESTUDIAR PARA PREVER Y PREVER PARA ACTUAR

Secretaría de Educación Pública

Instituto Tecnológico de Colima

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE OFICIALÍA MAYOR DEL

H. AYUNTAMIENTO DE COLIMA”

VILLA DE ÁLVAREZ, COL., FEBRERO DE 2011

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN

PRESENTA

MARTÍN VENTURA PELAYO

M.C. LEOPOLDO VALLADARES GUZMÁN

ASESOR

OPCIÓN X

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CONTENIDO CAPITULO I

Introducción 3

Planteamiento del problema 4

Justificación 5

Alcances y limitaciones 6

Fundamento teórico 7

Marco histórico 13

Metodología utilizada 15

CAPITULO II Manual de procedimientos 17

Introducción 19

Organigrama 21

Misión 22

Visión 22

Objetivo general 23

Objetivo especifico 23

Diagramas de flujo 25

Anexos CAPITULO III Conclusiones 129

Recomendaciones 130

(5)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION

En el presente documento se presentaran los procedimientos que se llevan a cabo

dentro de la dirección de Secretaría de oficialía mayor del H. ayuntamiento de

Colima. Por lo que consideramos necesario llevar a la práctica los conocimientos

adquiridos dentro del Instituto Tecnológico de Colima.

Con base en estos conocimientos es como se realizó el manual de procedimientos

de dicha dirección, con ello se busca facilitar las tareas que se llevan a cabo

dentro de la dependencia, con la finalidad de documentar dichos procedimientos.

Otra de las funciones que realizara dicho manual es que cada uno de los

integrantes de la dirección de oficialía mayor, conozca a ciencia cierta cómo debe

desarrollar sus actividades, con la finalidad de contribuir y lograr un mayor

rendimiento por parte de los trabajadores, repercutiendo así en la satisfacción y

mejora del municipio de colima.

De esta manera, la dependencia de oficialía mayor del H. Ayuntamiento de Colima

atenderá las peticiones que se hacen dentro de dicha institución, así como

también las que vienen del exterior de ésta, en tiempo y forma, cumpliendo así con

el objetivo de la dirección de oficialía mayor, de una manera eficiente.

La utilización adecuada de este manual de procedimientos, es de mucha

importancia para la consecución del objetivo general del H. Ayuntamiento que es,

atender y cumplir con la ciudadanía los compromisos de ser una administración

comprometida con el bien de los habitantes del municipio de Colima, en lo que a

servicios del H. Ayuntamiento se refiere.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION

En el presente documento se presentaran los procedimientos que se llevan a cabo

dentro de la dirección de Secretaría de oficialía mayor del H. ayuntamiento de

Colima. Por lo que consideramos necesario llevar a la práctica los conocimientos

adquiridos dentro del Instituto Tecnológico de Colima.

Con base en estos conocimientos es como se realizó el manual de procedimientos

de dicha dirección, con ello se busca facilitar las tareas que se llevan a cabo

dentro de la dependencia, con la finalidad de documentar dichos procedimientos.

Otra de las funciones que realizara dicho manual es que cada uno de los

integrantes de la dirección de oficialía mayor, conozca a ciencia cierta cómo debe

desarrollar sus actividades, con la finalidad de contribuir y lograr un mayor

rendimiento por parte de los trabajadores, repercutiendo así en la satisfacción y

mejora del municipio de colima.

De esta manera, la dependencia de oficialía mayor del H. Ayuntamiento de Colima

atenderá las peticiones que se hacen dentro de dicha institución, así como

también las que vienen del exterior de ésta, en tiempo y forma, cumpliendo así con

el objetivo de la dirección de oficialía mayor, de una manera eficiente.

La utilización adecuada de este manual de procedimientos, es de mucha

importancia para la consecución del objetivo general del H. Ayuntamiento que es,

atender y cumplir con la ciudadanía los compromisos de ser una administración

comprometida con el bien de los habitantes del municipio de Colima, en lo que a

servicios del H. Ayuntamiento se refiere.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION

En el presente documento se presentaran los procedimientos que se llevan a cabo

dentro de la dirección de Secretaría de oficialía mayor del H. ayuntamiento de

Colima. Por lo que consideramos necesario llevar a la práctica los conocimientos

adquiridos dentro del Instituto Tecnológico de Colima.

Con base en estos conocimientos es como se realizó el manual de procedimientos

de dicha dirección, con ello se busca facilitar las tareas que se llevan a cabo

dentro de la dependencia, con la finalidad de documentar dichos procedimientos.

Otra de las funciones que realizara dicho manual es que cada uno de los

integrantes de la dirección de oficialía mayor, conozca a ciencia cierta cómo debe

desarrollar sus actividades, con la finalidad de contribuir y lograr un mayor

rendimiento por parte de los trabajadores, repercutiendo así en la satisfacción y

mejora del municipio de colima.

De esta manera, la dependencia de oficialía mayor del H. Ayuntamiento de Colima

atenderá las peticiones que se hacen dentro de dicha institución, así como

también las que vienen del exterior de ésta, en tiempo y forma, cumpliendo así con

el objetivo de la dirección de oficialía mayor, de una manera eficiente.

La utilización adecuada de este manual de procedimientos, es de mucha

importancia para la consecución del objetivo general del H. Ayuntamiento que es,

atender y cumplir con la ciudadanía los compromisos de ser una administración

comprometida con el bien de los habitantes del municipio de Colima, en lo que a

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Todo tipo de organización ya sea pública o privada tiene un manejo de manera ordenada cuando se cuenta con manuales que contribuyan al logro de sus objetivos de manera exitosa

El H. Ayuntamiento tiene la necesidad de contar con documentos en los cuales le permitan al trabajador del mismo, conocer de manera clara y objetiva cuales son las actividades que habrá de desempeñar y como las tiene que ejecutar.

la dirección de oficialía mayor no cuenta con un documento donde se describan los procedimientos que se realizan dentro de la misma.

Los trabajadores deben contar con la instrucción de sus actividades para el buen desempeño de estos.

Por lo tanto se determina la necesidad de elaborar el manual de procedimientos y sus respectivos diagramas de flujo para asegurarse de que la organización va a operar de manera veraz y objetiva y de acuerdo como se establece en el programa de actividades que se desarrollan dentro de cada una de las dependencias de la organización en cuestión (H. ayuntamiento de colima)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Todo tipo de organización ya sea pública o privada tiene un manejo de manera ordenada cuando se cuenta con manuales que contribuyan al logro de sus objetivos de manera exitosa

El H. Ayuntamiento tiene la necesidad de contar con documentos en los cuales le permitan al trabajador del mismo, conocer de manera clara y objetiva cuales son las actividades que habrá de desempeñar y como las tiene que ejecutar.

la dirección de oficialía mayor no cuenta con un documento donde se describan los procedimientos que se realizan dentro de la misma.

Los trabajadores deben contar con la instrucción de sus actividades para el buen desempeño de estos.

Por lo tanto se determina la necesidad de elaborar el manual de procedimientos y sus respectivos diagramas de flujo para asegurarse de que la organización va a operar de manera veraz y objetiva y de acuerdo como se establece en el programa de actividades que se desarrollan dentro de cada una de las dependencias de la organización en cuestión (H. ayuntamiento de colima)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Todo tipo de organización ya sea pública o privada tiene un manejo de manera ordenada cuando se cuenta con manuales que contribuyan al logro de sus objetivos de manera exitosa

El H. Ayuntamiento tiene la necesidad de contar con documentos en los cuales le permitan al trabajador del mismo, conocer de manera clara y objetiva cuales son las actividades que habrá de desempeñar y como las tiene que ejecutar.

la dirección de oficialía mayor no cuenta con un documento donde se describan los procedimientos que se realizan dentro de la misma.

Los trabajadores deben contar con la instrucción de sus actividades para el buen desempeño de estos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

JUSTIFICACION

El principal motivo por el cual se llevara a cabo la elaboración de dicho manual es

con la finalidad de que el H. Ayuntamiento de Colima tenga documentados sus

procedimientos, los cuales permitirán un mejor servicio hacia los clientes, en este

caso la ciudadanía.

Esta dirección no cuenta con dicho manual, para ello es necesario se identifiquen

los procedimientos que se realizan dentro de la dirección de oficialía mayor,

posteriormente realizar entrevistas a los trabajadores así como el método de

observación todo esto para recabar la información suficiente que permita detectar

las fallas en las cuales se están incurriendo.

Además de tener documentados los procedimientos, se pretende evitar tiempos

muertos y ofrecer un servicio de manera eficiente. Siendo así se hará notar una

mejoría en el rendimiento de los trabajadores implicando satisfacción a la sociedad

En la mayoría de las organizaciones ya sean del sector público o privado, es de

vital importancia contar con los procedimientos de manera documentada, porque

se evita tener errores que suelen cometerse cuando no se tiene el conocimiento

sobre cómo realizar las tareas que se llevan a cabo dentro de las diferentes áreas

con las que cuentan las organizaciones en las que se pretende tener éxito dentro

de la misma, cuando se están bien establecidos los objetivos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

JUSTIFICACION

El principal motivo por el cual se llevara a cabo la elaboración de dicho manual es

con la finalidad de que el H. Ayuntamiento de Colima tenga documentados sus

procedimientos, los cuales permitirán un mejor servicio hacia los clientes, en este

caso la ciudadanía.

Esta dirección no cuenta con dicho manual, para ello es necesario se identifiquen

los procedimientos que se realizan dentro de la dirección de oficialía mayor,

posteriormente realizar entrevistas a los trabajadores así como el método de

observación todo esto para recabar la información suficiente que permita detectar

las fallas en las cuales se están incurriendo.

Además de tener documentados los procedimientos, se pretende evitar tiempos

muertos y ofrecer un servicio de manera eficiente. Siendo así se hará notar una

mejoría en el rendimiento de los trabajadores implicando satisfacción a la sociedad

En la mayoría de las organizaciones ya sean del sector público o privado, es de

vital importancia contar con los procedimientos de manera documentada, porque

se evita tener errores que suelen cometerse cuando no se tiene el conocimiento

sobre cómo realizar las tareas que se llevan a cabo dentro de las diferentes áreas

con las que cuentan las organizaciones en las que se pretende tener éxito dentro

de la misma, cuando se están bien establecidos los objetivos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

JUSTIFICACION

El principal motivo por el cual se llevara a cabo la elaboración de dicho manual es

con la finalidad de que el H. Ayuntamiento de Colima tenga documentados sus

procedimientos, los cuales permitirán un mejor servicio hacia los clientes, en este

caso la ciudadanía.

Esta dirección no cuenta con dicho manual, para ello es necesario se identifiquen

los procedimientos que se realizan dentro de la dirección de oficialía mayor,

posteriormente realizar entrevistas a los trabajadores así como el método de

observación todo esto para recabar la información suficiente que permita detectar

las fallas en las cuales se están incurriendo.

Además de tener documentados los procedimientos, se pretende evitar tiempos

muertos y ofrecer un servicio de manera eficiente. Siendo así se hará notar una

mejoría en el rendimiento de los trabajadores implicando satisfacción a la sociedad

En la mayoría de las organizaciones ya sean del sector público o privado, es de

vital importancia contar con los procedimientos de manera documentada, porque

se evita tener errores que suelen cometerse cuando no se tiene el conocimiento

sobre cómo realizar las tareas que se llevan a cabo dentro de las diferentes áreas

con las que cuentan las organizaciones en las que se pretende tener éxito dentro

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ALCANCES Y LIMITACIONES

-ALCANCES

La dirección general de oficialía mayor tiene a su cargo la dirección de servicios

generales y eventos especiales, dirección de recursos humanos, dirección de

recursos materiales y control patrimonial, dirección de sistemas. Cuya misión es :

“Administración comprometida que trabajara en forma eficiente, transparente,

honesta y democrática para beneficio de los Ciudadanos del Municipio de Colima.”

Con la realización de dicho manual se verán beneficiadas estas 4 direcciones,

haciéndolas más funcionales y eficientes.

-LIMITACIONES

Las principales limitaciones que se presentaron fueron la disponibilidad de tiempo,

tanto de los integrantes de la organización para las entrevistas con la persona

encargada de servicios al igual que persona que realiza este documento. A su

vez la información que fue requerida para la elaboración de este documento,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ALCANCES Y LIMITACIONES

-ALCANCES

La dirección general de oficialía mayor tiene a su cargo la dirección de servicios

generales y eventos especiales, dirección de recursos humanos, dirección de

recursos materiales y control patrimonial, dirección de sistemas. Cuya misión es :

“Administración comprometida que trabajara en forma eficiente, transparente,

honesta y democrática para beneficio de los Ciudadanos del Municipio de Colima.”

Con la realización de dicho manual se verán beneficiadas estas 4 direcciones,

haciéndolas más funcionales y eficientes.

-LIMITACIONES

Las principales limitaciones que se presentaron fueron la disponibilidad de tiempo,

tanto de los integrantes de la organización para las entrevistas con la persona

encargada de servicios al igual que persona que realiza este documento. A su

vez la información que fue requerida para la elaboración de este documento,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ALCANCES Y LIMITACIONES

-ALCANCES

La dirección general de oficialía mayor tiene a su cargo la dirección de servicios

generales y eventos especiales, dirección de recursos humanos, dirección de

recursos materiales y control patrimonial, dirección de sistemas. Cuya misión es :

“Administración comprometida que trabajara en forma eficiente, transparente,

honesta y democrática para beneficio de los Ciudadanos del Municipio de Colima.”

Con la realización de dicho manual se verán beneficiadas estas 4 direcciones,

haciéndolas más funcionales y eficientes.

-LIMITACIONES

Las principales limitaciones que se presentaron fueron la disponibilidad de tiempo,

tanto de los integrantes de la organización para las entrevistas con la persona

encargada de servicios al igual que persona que realiza este documento. A su

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTO TEORICO

Los manuales Administrativos menciona Velázquez (2010), son documentos

escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos

administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la

empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán

seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones

procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene

información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los

objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean

de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones

en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación

precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades

administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo

o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar

los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las

actividades que se le han encomendado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTO TEORICO

Los manuales Administrativos menciona Velázquez (2010), son documentos

escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos

administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la

empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán

seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones

procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene

información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los

objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean

de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones

en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación

precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades

administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo

o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar

los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las

actividades que se le han encomendado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTO TEORICO

Los manuales Administrativos menciona Velázquez (2010), son documentos

escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos

administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la

empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán

seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones

procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene

información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los

objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean

de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones

en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación

precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades

administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo

o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar

los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Procedimiento:

Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma

forma, escribió Clement. Ronald (2006), con una serie común de pasos

claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente

Puede considerarse también como la sucesión cronológica y secuencial de

operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen como una unidad, en

función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito

predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación

de tiempos de realización, el uso de los recursos materiales y tecnológicos y la

aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y

eficiente desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema y por no ser un método

individual de trabajo. Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad

específica. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce

como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisiciones, sistema de administración

de personal, sistema de contabilidad, entre otros.

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,

cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los

responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es

general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Procedimiento:

Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma

forma, escribió Clement. Ronald (2006), con una serie común de pasos

claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente

Puede considerarse también como la sucesión cronológica y secuencial de

operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen como una unidad, en

función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito

predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación

de tiempos de realización, el uso de los recursos materiales y tecnológicos y la

aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y

eficiente desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema y por no ser un método

individual de trabajo. Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad

específica. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce

como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisiciones, sistema de administración

de personal, sistema de contabilidad, entre otros.

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,

cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los

responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es

general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Procedimiento:

Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma

forma, escribió Clement. Ronald (2006), con una serie común de pasos

claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente

Puede considerarse también como la sucesión cronológica y secuencial de

operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen como una unidad, en

función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito

predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación

de tiempos de realización, el uso de los recursos materiales y tecnológicos y la

aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y

eficiente desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema y por no ser un método

individual de trabajo. Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad

específica. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce

como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisiciones, sistema de administración

de personal, sistema de contabilidad, entre otros.

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,

cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los

responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción

detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto

responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para

simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones.

Las Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan

dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las

operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas,

empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma

concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Los Diagramas de Flujo. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan

las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales en

donde se muestran las unidades administrativas en cada operación descrita.

Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los

diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una

descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un plan

general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos estimados.

Ejemplos: La construcción de un edificio, la capacitación del personal, la

desconcentración de delegaciones regionales, entre otros.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción

detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto

responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para

simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones.

Las Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan

dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las

operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas,

empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma

concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Los Diagramas de Flujo. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan

las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales en

donde se muestran las unidades administrativas en cada operación descrita.

Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los

diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una

descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un plan

general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos estimados.

Ejemplos: La construcción de un edificio, la capacitación del personal, la

desconcentración de delegaciones regionales, entre otros.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción

detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto

responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para

simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones.

Las Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan

dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las

operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas,

empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma

concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Los Diagramas de Flujo. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan

las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales en

donde se muestran las unidades administrativas en cada operación descrita.

Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los

diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una

descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un plan

general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos estimados.

Ejemplos: La construcción de un edificio, la capacitación del personal, la

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Diagramas de flujo:

Los diagramas de flujo (flujogramas), menciona Mondy (1994), son diagramas

que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un

proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y

su interacción.

Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de

realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos,

que pocas veces coinciden con la realidad.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el

proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por

quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que

aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

Ventajas de diagramas de flujo:

* Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El

cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo

reemplaza varias páginas de texto.

* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se

identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de

autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

* Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se

realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y

también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Diagramas de flujo:

Los diagramas de flujo (flujogramas), menciona Mondy (1994), son diagramas

que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un

proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y

su interacción.

Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de

realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos,

que pocas veces coinciden con la realidad.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el

proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por

quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que

aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

Ventajas de diagramas de flujo:

* Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El

cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo

reemplaza varias páginas de texto.

* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se

identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de

autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

* Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se

realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y

también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Diagramas de flujo:

Los diagramas de flujo (flujogramas), menciona Mondy (1994), son diagramas

que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un

proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y

su interacción.

Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de

realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos,

que pocas veces coinciden con la realidad.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el

proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por

quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que

aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

Ventajas de diagramas de flujo:

* Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El

cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo

reemplaza varias páginas de texto.

* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se

identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de

autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

* Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se

realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Manual de procedimiento:

Un manual de procedimientos, es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa. Menciona Ostermann (1999).

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y

ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o

equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto

desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las

labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia

en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no

adecuadamente.

¿Cuál es la utilidad de contar con manuales en la organización?

-Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

-Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal

ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

-Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

-Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de

tiempos.

-Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

-Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración

-Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Manual de procedimiento:

Un manual de procedimientos, es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa. Menciona Ostermann (1999).

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y

ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o

equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto

desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las

labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia

en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no

adecuadamente.

¿Cuál es la utilidad de contar con manuales en la organización?

-Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

-Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal

ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

-Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

-Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de

tiempos.

-Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

-Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración

-Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Manual de procedimiento:

Un manual de procedimientos, es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa. Menciona Ostermann (1999).

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y

ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o

equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto

desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las

labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia

en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no

adecuadamente.

¿Cuál es la utilidad de contar con manuales en la organización?

-Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

-Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal

ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

-Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

-Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de

tiempos.

-Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

-Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración

(14)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

-Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

-Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como.

-Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

-Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

-Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

-Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como.

-Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

-Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

-Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

-Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como.

-Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

-Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MARCO HISTORICO

La Villa de Colima se fundó el 25 de julio de 1523, en un lugar cercano a Caxitlán.

Su fundador fue el capitán Gonzalo de Sandoval, quien recibió órdenes de Hernán

Cortés de “buscar un buen sitio y fundar una villa de españoles que debería

llamarse Coliman". El Capitán Sandoval localizó este sitio en donde actualmente

se encuentra en la ciudad de colima.

Como el lugar donde se fundó la primera villa era malsano, sus pobladores y el

ayuntamiento tomaron el acuerdo, en 1525, de trasladarse al sitio actual,

consumándose este traslado el 20 de enero de 1527 que corresponde a la

fundación de la Villa de San Sebastián de la provincia de Colima. Esta fundación

fue la octava realizada por los conquistadores en el territorio de la Nueva España.

El 20 de junio de 1823 el Coronel colimense Anastasio Brizuela Comandante de la

21 División de Milicias del Sur, que con anterioridad se había puesto de acuerdo

con el Ayuntamiento de la Villa de Colima y con los principales vecinos de la

población, acordaron la segregación del partido de Colima de la Intendencia de

Guadalajara.

La Constitución General de la República promulgada el 5 de febrero de 1857,

otorgó al territorio de Colima su categoría de estado libre y soberano. El primer

gobernador fue el General Manual Álvarez.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MARCO HISTORICO

La Villa de Colima se fundó el 25 de julio de 1523, en un lugar cercano a Caxitlán.

Su fundador fue el capitán Gonzalo de Sandoval, quien recibió órdenes de Hernán

Cortés de “buscar un buen sitio y fundar una villa de españoles que debería

llamarse Coliman". El Capitán Sandoval localizó este sitio en donde actualmente

se encuentra en la ciudad de colima.

Como el lugar donde se fundó la primera villa era malsano, sus pobladores y el

ayuntamiento tomaron el acuerdo, en 1525, de trasladarse al sitio actual,

consumándose este traslado el 20 de enero de 1527 que corresponde a la

fundación de la Villa de San Sebastián de la provincia de Colima. Esta fundación

fue la octava realizada por los conquistadores en el territorio de la Nueva España.

El 20 de junio de 1823 el Coronel colimense Anastasio Brizuela Comandante de la

21 División de Milicias del Sur, que con anterioridad se había puesto de acuerdo

con el Ayuntamiento de la Villa de Colima y con los principales vecinos de la

población, acordaron la segregación del partido de Colima de la Intendencia de

Guadalajara.

La Constitución General de la República promulgada el 5 de febrero de 1857,

otorgó al territorio de Colima su categoría de estado libre y soberano. El primer

gobernador fue el General Manual Álvarez.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MARCO HISTORICO

La Villa de Colima se fundó el 25 de julio de 1523, en un lugar cercano a Caxitlán.

Su fundador fue el capitán Gonzalo de Sandoval, quien recibió órdenes de Hernán

Cortés de “buscar un buen sitio y fundar una villa de españoles que debería

llamarse Coliman". El Capitán Sandoval localizó este sitio en donde actualmente

se encuentra en la ciudad de colima.

Como el lugar donde se fundó la primera villa era malsano, sus pobladores y el

ayuntamiento tomaron el acuerdo, en 1525, de trasladarse al sitio actual,

consumándose este traslado el 20 de enero de 1527 que corresponde a la

fundación de la Villa de San Sebastián de la provincia de Colima. Esta fundación

fue la octava realizada por los conquistadores en el territorio de la Nueva España.

El 20 de junio de 1823 el Coronel colimense Anastasio Brizuela Comandante de la

21 División de Milicias del Sur, que con anterioridad se había puesto de acuerdo

con el Ayuntamiento de la Villa de Colima y con los principales vecinos de la

población, acordaron la segregación del partido de Colima de la Intendencia de

Guadalajara.

La Constitución General de la República promulgada el 5 de febrero de 1857,

otorgó al territorio de Colima su categoría de estado libre y soberano. El primer

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El licenciado Benito Juárez, Presidente de la República acompañado por

miembros de su Gabinete permaneció en Colima del 25 de marzo de 1858 al 11

de abril del mismo año, embarcándose en Manzanillo rumbo a Panamá. En esta

ciudad nombró Ministro de Guerra al general Santos Degollado.

El apóstol de la democracia don Francisco I. Madero, arribó a Colima el 27 de

diciembre de 1909, efectuando un mitin de carácter político en un lugar conocido

como el "Rastrillo" en el cual arengó al pueblo sobre la importancia del respeto al

sufragio y a la democracia política.

El general Juan José Ríos fue el primer gobernante revolucionario que ejerció el

poder entre 1914 y 1916, realizando un programa de grandes reformas sociales de

importante significado en Colima.

En 1916, estuvo en Colima don Venustiano Carranza, primer jefe del Ejército

Constitucionalista y depositario del Poder Ejecutivo, invitado por el general Juan

José Ríos para inaugurar la biblioteca pública del estado y abanderar el Batallón

Rojo que se integró en Colima de acuerdo al H. Ayuntamiento de Colima. (2010)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El licenciado Benito Juárez, Presidente de la República acompañado por

miembros de su Gabinete permaneció en Colima del 25 de marzo de 1858 al 11

de abril del mismo año, embarcándose en Manzanillo rumbo a Panamá. En esta

ciudad nombró Ministro de Guerra al general Santos Degollado.

El apóstol de la democracia don Francisco I. Madero, arribó a Colima el 27 de

diciembre de 1909, efectuando un mitin de carácter político en un lugar conocido

como el "Rastrillo" en el cual arengó al pueblo sobre la importancia del respeto al

sufragio y a la democracia política.

El general Juan José Ríos fue el primer gobernante revolucionario que ejerció el

poder entre 1914 y 1916, realizando un programa de grandes reformas sociales de

importante significado en Colima.

En 1916, estuvo en Colima don Venustiano Carranza, primer jefe del Ejército

Constitucionalista y depositario del Poder Ejecutivo, invitado por el general Juan

José Ríos para inaugurar la biblioteca pública del estado y abanderar el Batallón

Rojo que se integró en Colima de acuerdo al H. Ayuntamiento de Colima. (2010)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El licenciado Benito Juárez, Presidente de la República acompañado por

miembros de su Gabinete permaneció en Colima del 25 de marzo de 1858 al 11

de abril del mismo año, embarcándose en Manzanillo rumbo a Panamá. En esta

ciudad nombró Ministro de Guerra al general Santos Degollado.

El apóstol de la democracia don Francisco I. Madero, arribó a Colima el 27 de

diciembre de 1909, efectuando un mitin de carácter político en un lugar conocido

como el "Rastrillo" en el cual arengó al pueblo sobre la importancia del respeto al

sufragio y a la democracia política.

El general Juan José Ríos fue el primer gobernante revolucionario que ejerció el

poder entre 1914 y 1916, realizando un programa de grandes reformas sociales de

importante significado en Colima.

En 1916, estuvo en Colima don Venustiano Carranza, primer jefe del Ejército

Constitucionalista y depositario del Poder Ejecutivo, invitado por el general Juan

José Ríos para inaugurar la biblioteca pública del estado y abanderar el Batallón

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

METODOLOGIA UTILIZADA

Para la realización del manual de procedimientos se llevara a cabo la siguiente

metodología:

- Se analiza el organigrama de la dirección general de oficialía mayor dentro

de la cual existen la dirección de servicios generales y eventos especiales,

dirección de recursos humanos, dirección de recursos materiales y control

patrimonial, dirección de sistemas de construcción. para conocer cada uno

de sus departamentos y las personas responsables de los procedimientos.

- Se inicia en la dirección de servicios generales y eventos especiales en

donde se entrevista a cada uno de los trabajadores para que expliquen

detalladamente las actividades que realizan.

- Una vez conociendo la información se procede a la captura la misma para

la elaboración de los diagramas de flujo.

- Al momento de la captura de los datos se realiza una validación con los

trabajadores para que no exista ningún error en la información capturada.

- En caso de existir errores se procede a la modificación de los mismos para

que la información sea la correcta.

- Una vez con los procesos correctos se procede a la elaboración de los

diagramas de flujo.

- Al momento de terminarlos se hace una validación para verificar que estén

correctos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

METODOLOGIA UTILIZADA

Para la realización del manual de procedimientos se llevara a cabo la siguiente

metodología:

- Se analiza el organigrama de la dirección general de oficialía mayor dentro

de la cual existen la dirección de servicios generales y eventos especiales,

dirección de recursos humanos, dirección de recursos materiales y control

patrimonial, dirección de sistemas de construcción. para conocer cada uno

de sus departamentos y las personas responsables de los procedimientos.

- Se inicia en la dirección de servicios generales y eventos especiales en

donde se entrevista a cada uno de los trabajadores para que expliquen

detalladamente las actividades que realizan.

- Una vez conociendo la información se procede a la captura la misma para

la elaboración de los diagramas de flujo.

- Al momento de la captura de los datos se realiza una validación con los

trabajadores para que no exista ningún error en la información capturada.

- En caso de existir errores se procede a la modificación de los mismos para

que la información sea la correcta.

- Una vez con los procesos correctos se procede a la elaboración de los

diagramas de flujo.

- Al momento de terminarlos se hace una validación para verificar que estén

correctos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

METODOLOGIA UTILIZADA

Para la realización del manual de procedimientos se llevara a cabo la siguiente

metodología:

- Se analiza el organigrama de la dirección general de oficialía mayor dentro

de la cual existen la dirección de servicios generales y eventos especiales,

dirección de recursos humanos, dirección de recursos materiales y control

patrimonial, dirección de sistemas de construcción. para conocer cada uno

de sus departamentos y las personas responsables de los procedimientos.

- Se inicia en la dirección de servicios generales y eventos especiales en

donde se entrevista a cada uno de los trabajadores para que expliquen

detalladamente las actividades que realizan.

- Una vez conociendo la información se procede a la captura la misma para

la elaboración de los diagramas de flujo.

- Al momento de la captura de los datos se realiza una validación con los

trabajadores para que no exista ningún error en la información capturada.

- En caso de existir errores se procede a la modificación de los mismos para

que la información sea la correcta.

- Una vez con los procesos correctos se procede a la elaboración de los

diagramas de flujo.

- Al momento de terminarlos se hace una validación para verificar que estén

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

- Posteriormente se pasa a la dirección de recursos humanos para la

recolección de información y la realización de los diagramas de igual

manera.

- Como siguiente actividad se pasa a la dirección recursos materiales y

control patrimonial y se realiza el mismo procedimiento que las direcciones

anteriores.

- Se concluye con la dirección de sistemas en donde se recopila la

información y se elaboran los procedimientos con base en la información de

campo obtenida en esta dirección

- Al momento de terminar con las 4 direcciones que se encuentran dentro de

la dirección de oficialía mayor se hace una verificación para validar que

estén correctos dichos procedimientos con el apoyo de los asesores.

- En caso de que existan correcciones, se realizan las modificaciones

correspondientes. .

- Finalmente se hace entrega del manual de procedimientos terminado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

- Posteriormente se pasa a la dirección de recursos humanos para la

recolección de información y la realización de los diagramas de igual

manera.

- Como siguiente actividad se pasa a la dirección recursos materiales y

control patrimonial y se realiza el mismo procedimiento que las direcciones

anteriores.

- Se concluye con la dirección de sistemas en donde se recopila la

información y se elaboran los procedimientos con base en la información de

campo obtenida en esta dirección

- Al momento de terminar con las 4 direcciones que se encuentran dentro de

la dirección de oficialía mayor se hace una verificación para validar que

estén correctos dichos procedimientos con el apoyo de los asesores.

- En caso de que existan correcciones, se realizan las modificaciones

correspondientes. .

- Finalmente se hace entrega del manual de procedimientos terminado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

- Posteriormente se pasa a la dirección de recursos humanos para la

recolección de información y la realización de los diagramas de igual

manera.

- Como siguiente actividad se pasa a la dirección recursos materiales y

control patrimonial y se realiza el mismo procedimiento que las direcciones

anteriores.

- Se concluye con la dirección de sistemas en donde se recopila la

información y se elaboran los procedimientos con base en la información de

campo obtenida en esta dirección

- Al momento de terminar con las 4 direcciones que se encuentran dentro de

la dirección de oficialía mayor se hace una verificación para validar que

estén correctos dichos procedimientos con el apoyo de los asesores.

- En caso de que existan correcciones, se realizan las modificaciones

correspondientes. .

(19)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

CAPITULO II

Manual de procedimientos

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

CAPITULO II

Manual de procedimientos

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

CAPITULO II

Manual de procedimientos

Elaboro

(20)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

INDICE

Introducción

- Base legal

- Organigrama - Misión - Visión - Objetivos - Conclusión -Recomendaciones

- Diagramas de procedimientos

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

INDICE

Introducción

- Base legal

- Organigrama - Misión - Visión - Objetivos - Conclusión -Recomendaciones

- Diagramas de procedimientos

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

INDICE

Introducción

- Base legal

- Organigrama - Misión - Visión - Objetivos - Conclusión -Recomendaciones

- Diagramas de procedimientos

Elaboro

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- diciembre 2010

INTRODUCCION

Debido a la necesidad de la organizaciones de estar a la vanguardia en lo

que se refiere a la materia administrativa se lleva a cabo la realización de

un manual de procedimientos de la dirección de oficialía mayor, por medio

del cual se darán a conocer especificaciones de los puestos de dicha

dirección, así como la posible modificación de procedimientos realizados

por los trabajadores de esta área.

El manual cuenta con información fidedigna basada en fundamentos

legales, organigramas, descripción de las funciones de cada uno de los

trabajadores.

Todo esto con el único objetivo de establecer información real para ellos y

los futuros empleados, siendo el cliente/ciudadano el benefactor de dichas

mejoras.

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- diciembre 2010

INTRODUCCION

Debido a la necesidad de la organizaciones de estar a la vanguardia en lo

que se refiere a la materia administrativa se lleva a cabo la realización de

un manual de procedimientos de la dirección de oficialía mayor, por medio

del cual se darán a conocer especificaciones de los puestos de dicha

dirección, así como la posible modificación de procedimientos realizados

por los trabajadores de esta área.

El manual cuenta con información fidedigna basada en fundamentos

legales, organigramas, descripción de las funciones de cada uno de los

trabajadores.

Todo esto con el único objetivo de establecer información real para ellos y

los futuros empleados, siendo el cliente/ciudadano el benefactor de dichas

mejoras.

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- diciembre 2010

INTRODUCCION

Debido a la necesidad de la organizaciones de estar a la vanguardia en lo

que se refiere a la materia administrativa se lleva a cabo la realización de

un manual de procedimientos de la dirección de oficialía mayor, por medio

del cual se darán a conocer especificaciones de los puestos de dicha

dirección, así como la posible modificación de procedimientos realizados

por los trabajadores de esta área.

El manual cuenta con información fidedigna basada en fundamentos

legales, organigramas, descripción de las funciones de cada uno de los

trabajadores.

Todo esto con el único objetivo de establecer información real para ellos y

los futuros empleados, siendo el cliente/ciudadano el benefactor de dichas

mejoras.

Elaboro

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- diciembre 2010

BASE LEGAL

 Ley de responsabilidades del servidor publico

 Ley del municipio libre

 Ley orgánica municipal

 Ley de transparencia

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- diciembre 2010

BASE LEGAL

 Ley de responsabilidades del servidor publico

 Ley del municipio libre

 Ley orgánica municipal

 Ley de transparencia

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de elaboración

Manual de procedimientos Agosto- diciembre 2010

BASE LEGAL

 Ley de responsabilidades del servidor publico

 Ley del municipio libre

 Ley orgánica municipal

 Ley de transparencia

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Elaboro

(23)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de Elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

ORGANIGRAMA

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de Elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

ORGANIGRAMA

Elaboro

Martin Ventura Pelayo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del manual Fecha de Elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

ORGANIGRAMA

Elaboro

(24)
(25)

MISION

Ser una dependencia que presta servicios de calidad, en el menor tiempo

posible, atendiendo los requerimientos de transparencia y honestidad en

beneficio de la ciudadanía.

Ser una dependencia que satisface los requerimientos de una manera eficaz. VISION

Elaboro

(26)

23 Nombre del manual Fecha de Elaboración

Manual de procedimientos Agosto- Diciembre 2010

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Proporcionar un documento que facilite las labores dentro de la dirección

de oficialía mayor, el cual permita obtener un mejor rendimiento de los

prestadores de servicios públicos. Así como la mejora de cada uno de

procedimientos que ahí se llevan a cabo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

-Facilitar a la dirección de oficialía mayor el control de los procesos que ahí se realizan.

-Proporcionar un documento el cual permita una capacitación más eficiente y rápida a las personas de nuevo ingreso.

- Eliminar duplicidad de funciones.

- Reducir tiempo de trámites.

- Dar un servicio de manera eficiente a la ciudadanía.

Elaboro

(27)

PROCEDIMIENTOS

Y DIAGRAMAS DE

(28)

Manual de Procedimientos

ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Capacitación interna y desarrollo del personal

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO

Aplicar y diagnosticar el Diagnostico de Necesidades de Capacitación para proponer un programa de capacitación que proporcione al trabajador los conocimientos que le permitan eficientar su desempeño dentro del puesto para el cual fue contratado.

DEPENDENCIA DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE

Dirección de oficialía mayor Recursos humanos

PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE

Dirección de recursos humanos

Act.

No. Descripción de la actividad Operación Responsable

Para el Diagnostico de Necesidades de Capacitación

1 Identificar a los trabajadores que estén dados de alta en el sistema empress a los

cuales se les aplicara el DNC. Responsable del DNC

2 Visitar al director o jefe de área o departamento, para informar sobre la aplicación y

propósito del DNC y agendar las fechas para la aplicación del mismo. Responsable del DNC 3 Actualizar los DNC en caso de que haya una alta, baja o comisión de parte de algún

trabajador. Responsable del DNC

4 Realizar el DNC entrevistando al trabajador y considerando: la descripción de puestos, si es alta o comisión y/o cambio de cursos.

 Llenar los campos del DNC, identificando los cursos de acuerdo a cada competencia (competencias claves, genéricas y técnicas) que le aplique según sus funciones.

 Pedir al trabajador la evidencia de aquellos cursos que haya tomado.  En caso de que no tenga la evidencia documental se le hacen algunas

preguntas al trabajador respecto al tema.

Responsable del DNC

5 Contabilizar las evidencias de los cursos en los que cumple anotando el total en la

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