Dotar a los Servidores Públicos que son responsables de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago de las Instituciones así como al Ministerio de Finanzas de una guía para la activación de usuarios. 2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento inicia con la determinación de los funcionario/s responsables de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago a ser enrolado/s y finaliza con la realización del expediente por Institución.
3. OBJETIVO
Activar usuarios en el Sistema de Autenticación Biométrica. 4. POLÍTICAS
4.1. Es responsabilidad de las Instituciones preparar los documentos necesarios para que los responsables de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago de su entidad puedan ser enrolados. 4.2. No se podrá enrolar a los responsables de la ejecución de transacciones de autorizaciones
de pago, que no entreguen la documentación adecuada, no se encuentren en el distributivo de la entidad en la que requieren realizar pagos y no pasen los puntos de validación definidos.
4.3. El kit biométrico estará a responsabilidad del funcionario asignado por la Máxima Autoridad hasta que el mismo ingrese en los activos de la institución.
4.4. Es responsabilidad del Ministerio de Finanzas entregar el Contrato de Comodato después de su legalización a la Instituciones del Sector Público.
4.5. Se realizará un check list por cada funcionario enrolado y un expediente por Institución.
4.6. Es de responsabilidad de las Instituciones cumplir con los procedimientos emitidos para el uso del Sistema de Autenticación Biométrica.
5. DESARROLLO DEL PROCESO
5.1. Determinar a los responsables de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago a ser enrolados.
La Máxima Autoridad de las Instituciones deberá asignar un servidor público, en calidad de titular y un alterno, para proceder con su enrolamiento.
Las UDAFs, en el caso de que lo amerite, podrán asignar a dos servidores públicos en calidad de titulares y un alterno.
A cargo de la Máxima Autoridad de las Instituciones.
5.2. Elaborar los oficios de delegación de los funcionarios responsables de la ejecución de Transacciones de autorizaciones de pago a ser enrolados, dirigido al Ministro/a de Finanzas, con los encabezados del Ministerio de Finanzas de acuerdo a la necesidad.
Se debe realizar un oficio de delegación para cada funcionario responsable de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago a ser enrolados.
En caso de que la Institución no tenga el Kit biométrico (por no haber participado de la jornada de enrolamiento masivo, por robo, por perdida o por daño del kit biométrico), en el oficio antes mencionado, se debe asignar al/los Titular/es para que reciba a nombre de la Institución el kit biométrico, el/los mismo/s deberá/n ingresar posteriormente a los activos de la Institución y se prosigue con la actividad 5.3, caso contrario proseguir con la actividad 5.5.
El oficio debe ser entregado por el responsable de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago para ser enrolado.
A cargo de la Máxima Autoridad de las Instituciones. Anexo 1: Oficio de delegación del Titular RG-SI-CS-GSI-39 Anexo 2: Oficios de delegación del Alterno RG-SI-CS-GSI-40 5.3. Preparar y firmar el Contrato de Comodato.
El Contrato de Comodato se debe descargar de la página Web del Ministerio de Finanzas.
El Contrato de Comodato debe ser entregado por el responsable Titular de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago para ser enrolado, el mismo será posteriormente legalizado por el Ministerio de Finanzas según el Procedimiento de Administración del Contrato de Comodato. Solo podrá suscribirlo la Máxima Autoridad o a su vez el delegado para hacerlo adjuntando la delegación oficial y copia de cédula de identidad a color.
A cargo de la Máxima Autoridad de las Instituciones. Anexo 3: Contrato de Comodato. 5.4. Llenar el formulario de información para el proceso de enrolamiento.
A cargo de la Máxima Autoridad de las Instituciones. Anexo 4: Formulario de Información RG-SI-CS-GSI-42
5.5. Preparar la documentación necesaria, que se debe entregar al Ministerio de Finanzas para el enrolamiento.
5.5.1. Copia a color de la Cédula de Identidad y papeleta de votación de la persona a enrolar.
5.5.2 Copia certificada por la entidad de la Acción de Personal, Contrato o Nombramiento de la persona a enrolar.
5.5.3 Original del Oficio de delegación en el formato que el Ministerio de Finanzas solicita: ENCABEZADO
RG-SI-CS-GSI-39 para titular RG-SI-CS-GSI-40 para alterno
Las firmas de responsabilidad son con esferográfico de color azul y con el sello de la entidad.
5.5.4. Copia a color de Cédula de Identidad de la Máxima Autoridad de Personal o persona encargada de firmar el Oficio de Delegación.
5.5.5. Copia certificada por la entidad a color de la Acción de Personal, contrato o Nombramiento de la Máxima Autoridad, de la persona encargada de firmar el Oficio de delegación.
5.5.6. Formulario de Información en el formato que el Ministerio de Finanzas solicita: ENCABEZADO RG-SI-CS-GSI-42
Si es en caso de reemplazo por ausencia adicionalmente adjuntar: Formulario de Ausencia Temporal RG-SI-CS-GSI-44 Formulario de Ausencia Permanente RG-SI-CS-GSI-45
En caso de que la Institución no tenga el Kit biométrico, el funcionario titular responsable de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago se hará cargo del kit hasta que los mismos ingresen a los activos de la Institución, para lo cual, firmará un acta entrega recepción al momento de la entrega del Kit.
A cargo del responsable de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago a ser enrolado. Anexo 5: Acta de entrega-recepción, en el caso de no tener Kit Biométrico.
A cargo de los responsables de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago (titular y alterno).
En caso de que la Institución no tenga el/los Kit/s biométrico/s (por no haber participado de la jornada de enrolamiento masivo, por robo, por perdida o por daño del kit biométrico), el responsable titular de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago debe entregar el Contrato de comodato para su posterior legalización por parte del Ministerio de finanzas, según el Procedimiento de Administración del Contrato de Comodato, no se puede entregar el Kit sin antes legalizar el Contrato. A cargo del responsable titular de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago a ser enrolado.
5.8. Revisar los documentos de acuerdo al Check List.
En caso de que los documentos no sean los adecuados, informar al funcionario que no puede ser enrolado hasta que entregue la documentación adecuada, caso contrario continuar con la actividad 5.9.
A cargo del Analista de la Dirección Nacional de Centro de Servicios.
5.9. Entregar el kit biométrico al/los funcionario/s responsable/s de recibir el equipo a nombre de la Institución.
El Kit biométrico está conformado por: • Dongle inventariado.
• Lector inventariado, probado y asociado al Dongle.
• CD de instalación que incluye instructivo de uso y manual de instalación. A cargo del Analista de la Dirección Nacional de Centro de Servicios. 5.10. Firmar el acta de entrega recepción.
Después de verificar que esté correctamente el contrato de comodato, el acta y de la entrega formal del kit, se procederá con las firmas.
A cargo del Analista de la Dirección N. de Centro de Servicios y del/de los responsable/s titular/es de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago que se hará cargo del kit biométrico hasta que los mismos se ingresen a los activos de la Institución.
6. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Titular.- Es el funcionario principal responsables de pagos de la Institución del Sector Público.
Alterno.- Es el funcionario que realizará las actividades del funcionario principal responsable de pagos en el momento que este no esté.
Dongle.- Dispositivo de seguridad para realizar transacciones en la plataforma biométrica. Lector Biométrico.- Dispositivo encargado de la toma de la huellas digital
Kit Biométrico.- Consta de: Dongle inventariado, Lector inventariado, probado y asociado al Dongle, CD de instalación y manual de instalación.
Elementos del sistema de seguridad biométrica*: Consta de: Lector biométrico, Dongle, usuario, computadora (única) emparejada con el usuario. Los cuatros elementos se sincronizan para formar una sola llave de pago entre la Institución y los aplicativos del SINFIP, a la falta de cualquiera de los elementos la llave no funcionará.
Registro Dactilar.- Es la captura en un lector biométrico especializado, de los dedos índice y pulgar tanto de la mano derecha como de la izquierda.
Enrolamiento.- Es la acción mediante la cual se relacionan los patrones biométricos (Huella dactilar y/o toma de rostro) al número de identificación (cédula de identidad) del usuario.
Usurarios.- Son los responsables de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago a ser enrolados.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Acuerdo ministerial 193 8. ANEXOS
Anexo 1: Oficio de delegación titular. Anexo 2: Oficio de delegación alterno. Anexo 3: Contrato de Comodato. Anexo 4: Formulario de información. Anexo 5: Acta de entrega-recepción.
