ACTA DE ASAMBLEA GENERAL DE CONDOMINOS DEL CONDOMINIO “LA CASA QUE VE AL MAR” 2012.
En la ciudad de Zihuatanejo Guerrero, siendo las diez horas del día sábado tres de marzo de 2012, se reunieron los condóminos en el RESTAURANT LAS MARGARITAS, ubicado en
CALLE JOSEFA ORTIZ DE DOMINGUEZ #102, COL. LA MADERA. ZIHUATANEJO DE
AZUETA, GUERRERO MEXICO C.P. 40894; previa convocatoria para la asamblea que fue
publicada en la oficina del condominio y también enviada por correo electrónico a todos los condóminos del Condominio La Casa que Ve al Mar para que asistieran a la Asamblea General Ordinaria de Condóminos que se celebraría el a las 10:00 a.m. En primera convocatoria; el 14 de febrero de 2012 a las 10:00 a.m., en segunda Convocatoria el 1 de marzo de 2012 y en tercer y última convocatoria el 3 de marzo de 2012 a las 10:00 a.m. Dicha convocatoria se emitió de acuerdo con el inciso a), párrafos III y IV del Artículo 44 de la Ley de Condominio para el Estado de Guerrero número 557 y el artículo 58 del reglamento interno del Condominio La Casa Que Ve Al Mar. Asimismo, de acuerdo con el Reglamento Interno del Condominio y la Ley de Condominio para el Estado de Guerrero número 557, la Asamblea General se llevó a cabo en el Restaurante Las Margaritas y se desahogó el siguiente:
Orden del Día:
1. Lista de asistencia y nombramiento del Presidente, Secretario y Escrutadores.
Presidente Paul Sorensen inició la Asamblea General Ordinaria y cedió la palabra al Lic. Antonio Palazuelos Rosenzweig, quien fungió como mediador durante La Asamblea de Dueños del Condominio. Antes de empezar se hizo un minuto de silencio en honor a Susan Beales quien falleció el 10 de febrero 2012. Toda la comunidad CVM la va a extrañar.
El intérprete de la Asamblea General Ordinaria fue Manny González. Paul Sorensen fue nombrado como Presidente, Karen S. Warne como Secretaria y Meriann Zuk Plamondon como Tesorera. Karina Moreno Ayvar, Administradora y Martha Romo fueron nombradas como escrutadoras de la Asamblea General Ordinaria.
2. Determinación del Quórum y el establecimiento legal de la Asamblea.
El Presidente Paul Sorensen anunció que el 100% de los dueños tenían representación o en persona o por una carta poder con derecho a votar, y encontrando un quórum del 100% de la asociación por indiviso o presente o por representación.
La presencia de los dueños se comprobó con una lista de los presentes, firmada por ellos y también fueron incluidas las cartas legalmente entregadas a la Administradora, para que tengan representación a la hora de votar. Se aceptó el quórum de manera unánime por los que tienen derecho a votar y para efectos legales la Asamblea fue declarada legalmente instalada.
Ver ADJUNTO A (Lista de dueños representados)
3. Aprobación de la minuta de la Asamblea General del 2011( Se pueden ver en Web de CVM)
El Secretario Paul Sorensen presentó la minuta de la Asamblea General Ordinaria 2010, comentando que están publicadas en la página web.
www.lacasaquevealmar.com
La Asamblea General Ordinaria aprobó la minuta de la Asamblea General Ordinaria 2010 de manera unánime.
Ver ADJUNTO B (www.casaquevealmar.com) 4. Reporte del Comité de Vigilancia.
4.1 Reporte del Presidente 2011.
El Presidente del Comité de Vigilancia presentó su reporte de 2011 por escrito a la Asamblea General Ordinaria, mismo que se adjunta a la minuta de la asamblea. Paul presentó la notificación hecha por Graciela Coyne, Presidenta del Comité de Vigilancia del 2010, que contiene el acuerdo de la demanda de Jaime Eskauriatza que se anexa en esta minuta. Paul Sorensen habló brevemente sobre los logros hechos para los dueños de la Asamblea General y la necesidad de unirse como comunidad por el bien común de la Asociación y que beneficiaria a todos los dueños.
Se hizo una moción de aprobar el reporte hecho por Marc Pouliot y secundado por Connie Sorensen con la aprobación de la Asamblea General y el reporte fue aprobado de manera unánime.
Ver ADJUNTO 1 Ver ADJUNTO 4.1
4.2 Reporte de Tesorero 2011 y su aprobación.
Meriann Zuk Plamondon presentó los reportes financieros por escrito a la Asamblea General Ordinaria y aquí se anexan en esta minuta. Evelyn Martínez pidió un resumen verbal lo cual rindió Meriann indicando que había un pequeño excedente en el presupuesto que se había transferido a las Reservas, según el manejo de Reservas Especiales aprobado por la Asamblea General del 2009. También Meriann agradeció a Karina Moreno por su trabajo durante el año.
Raquel Alatriz cuestionó la necesidad de una Cotización Especial para pintura cuando se podía pagar de las Reservas; Se dio una explicación breve sobre la decisión de la Asamblea General de aumentar a las Reservas, y hubo más discusión sobre la propuesta de definir el uso de los fondos de Reservas en vez de la Cotización Especial.
Jeremy Kon hizo una moción de aprobar el reporte de Meriann Zuk Plamondon y se secundo por Jack Bittner con la aprobación de la Asamblea General y el reporte fue aprobado de manera unánime.
Ver ADJUNTO 4.2
4.3 Reportes del Vice Presidente del Edificio A y lotes y Edificio B del 2011.
Graciela Coyne presentó el reporte por escrito del Vice Presidente del Edificio A y de Lotes.
Marc Pouliot hizo una moción de aprobar el reporte y fue secundado por Jeff Macdonell con la aprobación de la Asamblea General y el reporte fue aprobado de manera unánime.
Harriet Garfinkle Seff presentó por escrito el reporte del Vice Presidente del Edificio B Connie Sorensen hizo una moción de aprobar el reporte y fue secundado por Edita Kon con la aprobación de la Asamblea General y el reporte fue aprobado de manera unánime.
Ver ADJUNTO 4.3
4.4 Reporte de Administrador y su aprobación para el año 2011
Karina Moreno Ayvar presentó su reporte por escrito a la Asamblea y están adjuntos a la minuta de la Asamblea. Karina también expresó su gratitud a todos los dueños que la apoyaron durante sus problemas de salud.
Jay Messinger hizo una moción de aprobar el reporte y fue secundado por Court Koonz con la aprobación de la Asamblea General y el reporte fue aprobado de manera unánime.
Ver ADJUNTO 4.4
4.5 Propuesto para la modificación de la fachada y de la construcción de una extensión en el techo al lado del elevador de Edificio A
Karina Moreno presentó la necesidad de construir una extensión del techo sobre las escaleras atrás del Edificio A para prevenir más daños a las escaleras y al elevador durante la temporada de lluvias. El costo de la extensión seria de 22,557 pesos y estaría incluido en el presupuesto del 2012 bajo el gasto de Reserva del Edificio A para reparaciones al Edificio A pero se requiere aprobación del 90% para cambiar la fachada del edificio.
Marc Pouliot aprobó la moción de modificar la fachada para incluir la extensión del techo sujeto a la aprobación del presupuesto del 2012 y la modificación de la fachada con una extensión de techo del Edificio A para cubrir las escaleras y el cubo del elevador pagado con los fondos de mantenimiento del Edificio A, fue secundado por Sandra Messinger
con la aprobación de la Asamblea General y el reporte fue aprobado de manera unánime.
Ver ADJUNTO 4.5
4.6 Reconocimiento a empleados.
Karina presentó un Certificado de Reconocimiento a Salvador Bracamontes, José Luis Portillo, Víctor Hugo de la Cruz y Marín Espinoza. Los dueños aplaudieron de pie en apreciación de su arduo trabajo y empeño.
5. Presentación y aprobación del presupuesto del 2012 trabajo de mantenimiento a futuro. Meriann Zuk Plamondon presentó el presupuesto propuesto para el 2012 con una explicación breve que las cuotas normales del condominio se mantendrían al mismo nivel que en el 2009 sin aumento, permitiendo la acumulación de ambos fondos, el Fondo de Reserva y los Fondos Especiales de Reserva. Actualmente nada mas se presupuesta una cantidad módica de dinero para los Fondos de Reserva. Los Fondos de Reservas Especiales son dineros depositados en los Fondos Especiales cuando el dinero gastado durante el año es más de la cantidad de las cuotas recibidas, permitiendo un crecimiento más rápido de la acumulación de los fondos de Reserva.
Se adjuntó una lista específica de Mantenimiento Planeado y Reparaciones 2012 – 2013, y el dinero para pagar este mantenimiento planeado reparaciones está incluido en el presupuesto.
Jaime Eskauriatza aclaró que únicamente los dueños del Edificio A y Edificio B pagan reparaciones de mantenimiento y las Reservas de los edificios. Esto fue confirmado.
Marc Pouliot hizo una moción para aprobar el presupuesto del 2012 ; y fue secundado por Court Koontz con la aprobación de la Asamblea General y el presupuesto fue aprobado de manera unánime.
Ver ADJUNTO 5 Ver ADJUNTO 5 A
6. Análisis hecho por el Comité de Finanzas, evaluación de unidad/indiviso acordado por la Asamblea General el 5 de marzo 2011.
Paul Sorensen presentó un asunto en el agenda y pidió que el Lic. Antonio Palazuelos Rosenzweig diera una explicación a la Asamblea General del acuerdo hecho entre Jaime Eskauriatza y la asociación de CVM el año pasado como condición de que dejara su demanda legal.
El Lic. Palazuelos explicó que en cumplimiento al acuerdo con Jaime Eskauriatza el año pasado como condición de que dejara su demanda legal, se formó un Comité de Finanzas con los dueños quienes habían estudiado los asuntos presupuestales y quienes habían buscado varias maneras de que se podrían cobrar las cuotas de una manera diferente, utilizando un calculo por unidad y no con el método actual de pro indiviso como se estipula en el Reglamento de CVM. La minuta de esta junta del Comité de Finanzas se encuentra en la página web de CVM para su repaso; los documentos anexados para la Asamblea General incluyen los cálculos del Comité que reflejan el estudio de cambios hechos a las cuotas calculados por unidad y no por indiviso. Estos no reflejan una propuesta por el Comité porque Jaime entregó una propuesta para repaso.
Lic. Palazuelos revisó el caso legal y apoyó mantener el cálculo pro indiviso al determinar las cuotas; el cálculo pro indiviso está apoyado por todas las leyes en México pero que la manera de escribir el Artículo 66 en Ley de Propiedad en Condominio del Estado de Guerrero se presta a diferentes interpretaciones. Explicó que este primer párrafo declara que gastos comunes se dividen por unidad, pero no dice como se dividen. Párrafos subsecuentes adentro del Artículo 66 definen específicamente que otros gastos se dividen por indiviso. Sin embargo explicó el Lic. Palazuelos que la documentación que apoya, igual a otras leyes y documentos legales, dicen que todos los gastos del condominio se deberían de determinar por indiviso, con la base legal siendo que el tamaño de una propiedad determina cuanto deben pagar. Dijo que aunque se podría interpretar que dividiendo a una unidad podría ser una división equitativa, esto no era la intención de la ley. También explicó que el Reglamento de CVM es muy específico y determina que si es por indiviso.
Cualquier cambio a este sección del Reglamento requiere un voto del 90% a favor del cambio de como se calculan los pagos. Advirtió que el no recomendaría que la Asamblea General apruebe excepciones individuales al 90% requerido en el Reglamento. Además recomendó como consejero legal del CVM que la Asamblea General no vote para reducir el porcentaje del número de dueños requeridos para aprobar cualquier cambio al Reglamento en donde se afecte la cobranza de cuotas como lo propuso Jaime Eskauriatza pero mejor confirmar el Reglamento completo.
Jaime Eskauriatza presentó su propuesta. Indico su desilusión al no haber visto una propuesta real hecha por el Comité de Finanzas entonces decidió hacer su propia presentación y propuesta. Expreso que no se siente muy optimista de que vayan a
aceptar a su propuesta siendo que entiende que significa que 1) muchos dueños pagarían cuotas más altas y 2) no va poder conseguir aprobación del 90% para el cambio de cuotas.
Jaime explicó que su posición es que el articulo 66 de la Ley de Propiedades en Condominio del Estado de Guerrero, donde dice en el primer párrafo que los gastos en común se dividen por unidades y él interpreta que esto quiere decir por partes iguales y no por indiviso; se indica específicamente que otros gastos se dividirán por indiviso.
Jaime mencionó el articulo 10 de la Ley de Propiedades en Condominio del Estado de Guerrero en donde se refiere que nada más se necesita una elección y una mayoría para
cambiar el reglamento de un condominio, entonces Jaime solicita una elección sobre su propuesta y que se podía aprobar por una mayoría sencilla y no por el 90% estipulado en el Reglamento de CVM
Jaime no estuvo de acuerdo con la explicación de la ley por el Lic. Palazuelos indicando que su opinión esta influenciada siendo que es el abogado de CVM. Jaime sugirió que CVM podría contratar el Juez que iba escuchar este juicio si Jaime no hubiera acordado dejar su demanda, o que consiguieran un “abogado no influenciado” para escuchar ambos lados del argumento y tomar la decisión para CVM. Jaime aclaró que Enrique Zozaya creó el Reglamento de CVM en donde se calculan las cuotas y que él piensa que paga demasiado.
Jeremy Kon comentó que la casa que tiene afuera de CVM paga por indiviso según el valor. Ofreció su opinión que el pago de cuotas de los lotes es muy complejo y que el método de calcular estas cuotas se tiene que cambiar, como también el calculo de su indiviso específicamente como tiene que ver con la cantidad de votos comparado con la cantidad pagada. Verbalizó un desacuerdo que el porcentaje de lo que paga un dueño no iguala la importancia del porcentaje de su voto.
Jaime solicitó un voto sobre su Propuesta 1, otorgando una excepción para su segunda Propuesta (2) para que pasara con mayoría simple y no el 90% requerido. Lic. Palazuelos alertó a la Asamblea General que porque había 100% representación de los dueños, si se aprobaba el voto a Propuesta 1, era un voto muy significativo que implicaba problemas a futuro con seguimiento del Reglamento.
Hubo votación sobre Propuesta 1 sugerido por Jaime Eskauriatza; no se aprobó y solamente Jaime Eskauriatza votó a favor.
Jaime solicitó una votación sobre Propuesta 2, para cambiar los cálculos para determinar las cuotas. Propuesta2 no se aprobó, y solamente Jaime Eskauriatza votó a favor.
Ver ADJUNTO 6 Ver ADJUNTO 6A
7. Propuesta para aclarar el papel/lineamiento del uso de los Fondos de Reserva.
Karen Warne presentó la propuesta de entregar más aclaraciones para el futuro Comité de Vigilancia y el Administrador del uso de los fondos del Fondo de Reserva.
Barbara Tucker aprobó la moción; Jeff McDonnell secundó la moción con la aprobación de la Asamblea General fue aprobado de manera unánime.
Ver ADJUNTO 7
Roberto Castellanos, representante de Mariners Insurance México hizo una presentación sobre los fenómenos de huracanes, viento y lluvia. La cobertura de estos fenómenos se determina sobre la distancia del agua. Como CVM esta sobre un Cerrito, mucho más alto que el agua y con un poco de distancia, y además CVM esta construido de manera sólida con ladrillos, cemento y varilla no con tabla roca como utilizan en lugares como Cancún, el riesgo que corre CVM de sufrir daños importantes de un huracán es bajo. Explicó que la póliza de CVM tiene un deducible del 5% encima de un co-pago en gastos que exceden el deducible. Además cada edificio tiene su propia cantidad cubierta y su propio deducible. Edificio A requeriría una pérdida de $65,000 USD antes de que el seguro cubriera la pérdida. Costos arriba del deducible de $65,000 USD serian cubiertos con la responsabilidad de un co-pago adicional que los dueños pagarían. Edificio B requeriría una pérdida de f $70,000 USD antes de que el seguro pagara la perdida. La cobertura para Temblor, Incendio y Responsabilidad están cubiertos bajo otra parte de la póliza y se pueden continuar aun si no aceptan la parte de Huracanes.
El seguro contra temblores se regula por el gobierno Mexicano y Roberto Castellanos sugirió que CVM siempre debe tener un seguro contra temblores pero recomendó que las circunstancias de CVM no ameriten un seguro contra huracanes. Roberto Castellanos indicó que había un seguro PML de bajo costo y que cubriría todo el vidrio exterior alineado con las paredes del edificio: Hubo discusión porque no todos los dueños tienen ventanas de vidrio para estar cubiertos. Un seguro personal se propuso como opción para los dueños que consideran que sea necesario para sus acabados interiores o para sus pertenencias o cualquier a ventana que tengan.
Marc Pouliot hizo la moción de aceptar ambas partes de la propuesta ante la Asamblea General y aprobar la cancelación de la cobertura de huracanes, poniendo el dinero ahorrado de esta manera en la Reserva como una manera de seguro contra daños pequeños: Jeff McDonnell secundó la moción. La propuesta se aprobó en su totalidad con un solo voto en contra de cancelar el seguro contra huracanes.
Ver ADJUNTO 8
9. Propuesta de modificar el presupuesto.
Meriann Zuk Plamondon presentó la propuesta de adoptar una base de Efectivo Modificado para la metodología de hacer el presupuesto y contabilidad de CVM.
Jack Bittner hizo la moción de aprobar la propuesta y Marc Pouliot secundó la moción. La Asamblea General aprobó la propuesta con la mayoría de votos.
Ver ADJUNTO 9 Asuntos generales
10.1 Propuesta de instalar puertas con intercom en la entrada principal y en las escaleras. Una barda eléctrica entre Cascada y CVM
Paul Sorensen explicó la necesidad de puertas en la parte baja de las escaleras y en la entrada principal para seguridad adicional. La Fase 1 y 2 de la propuesta o ya ha sido
instalada y/o se instalara este mes: El costo de de estas dos Fases está incluido en el presupuesto del 2012. Fase 3 y 4 incluye las puertas en la entrada principal y hasta debajo de las escaleras y requiere una aprobación del 90% siendo que se requiere una Cotización Especial para cubrir gastos.
Raquel Alatriz mostró preocupación que dichas puertas representan una muestra de miedo y de que tenemos mucho que perder y de esta manera invitar la entrada a los criminales a CVM. Ella siente que luces y cámaras son suficientes. Jaime Eskauriatza mostró preocupación por el gasto adicional. Eduardo Valencia reconoció las preocupaciones de Raquel pero no estuvo de acuerdo con ella, diciendo que las puertas frenarían a cualquier persona con malas intenciones para que lo piensen una segunda vez. Otros dueños estuvieron preocupados que la clave de la puerta se podía saber por personas no autorizados a entrar en CVM y que una puerta complicaría la entrada y salida por una subida intensa con curva.
Marc Pouliot hizo la moción de votar sobre las puertas; Dee Bulkley secundó la moción y la propuesta no fue aprobada (55.58% votó que no).
Ver ADJUNTO 10.1
10.2 Reporte sobre la calidad de agua en CVM y la propuesta de instalar un sistema de Purificación.
Paul Sorensen y Eduardo Valencia presentaron la propuesta de formar un comité para investigar el desarrollo de un sistema de purificación de agua para CVM. El comité evaluaría un sistema para eliminar contaminación bacterial y posiblemente reducir o quitar por completo los sedimentos o el alto contenido mineral del agua. La aprobación de esta propuesta permitiría al comité instalar un sistema con un tope de gastos de $8000 USD. Eduardo indicó que el mantenimiento del sistema se tomaría en cuenta para que no fuera costoso. Ron Gainer compartió su experiencia en otro condominio en Zihuatanejo en donde se había instalado un sistema de purificación de agua UV, sin embargo ese condominio nada más tenia 7 departamentos.
Dee Bulkley propuso aprobar el proyecto y en vez de pedir un presupuesto especial para pagar el sistema, con tope de $8000 USD, que se debería de pagar de los ahorros que resulten de la cancelación del seguro contra huracanes. Marc Pouliot secundó esta moción y la mayoría de la Asamblea aprobó la propuesta sin un presupuesto especial, y se utilizara los ahorros de la cancelación del seguro contra huracanes para pagar.
Ver ADJUNTO 10.2
Hubo discusiones adicionales sobre la medición de agua en áreas comunes y para uso particular en cada departamento. Antonio Palazuelos explicó que bajo la Ley de Propiedades en Condominio del Estado de Guerrero aparece con claridad que ningún dueño debe pagar el agua de otro dueño y que debe haber un medidor en donde se pueda. La ley apoya la medición de agua para que sea más exacto y más justo. Cada dueño pagaría la instalación de su medidor. Mike Bulkley expresó que ha sido imposible instalar los medidores en el pasado. Se comentó que Karina Moreno había encontrado
dos plomeros que ya vieron la posibilidad de instalar un medidor en cada departamento y que los empleados de CVM leerían dichos medidores para determinar el consumo de agua, para facilitar el ajuste del cobro del uso de agua
Se les ruega a todos los dueños de comunicarse con Karina para recibir el presupuesto de instalación del medidor y la coordinación de instalación de dicho medidor. Si un dueño elije no instalar un medidor, después de la lectura de los demás medidores y los cálculos concluidos, el costo del agua no consumido a través de un medidor se dividirá entre los dueños sin medidor utilizando el mismo calculo por indiviso que se utiliza actualmente.
10.3 Propuesta de agregar un nuevo puesto en el Comité de Vigilancia
Jay Messinger presentó la propuesta de tener un representante de los dueños de lotes en el Comité de Vigilancia. Esto quiere decir que habría seis dueños en el Comité de Vigilancia.
Marc Pouliot aprobó la moción y Jay Messinger la secundó. Una mayoría (66.3%) de la Asamblea General aprobó la propuesta de agregar un sexto miembro, representando a los lotes, en el Comité de Vigilancia
Ver ADJUNTO 10.3
10.4 Propuesta de modificar un área común, mejorando el área de los asientos.
Graciela Coyne presentó la propuesta de modificar el área de asientos en el jardín del otro lado de la alberca chica, y de comprar más camastros para esta zona para que haya más lugar en donde sentarse. Hubo discusión sobre costo/beneficio y el deseo de muchos de estar en el sol, no en la sombra.
Barbara Tucker sugirió que aprobáramos la extensión del área para sentarse, pero no ponerle sombra. Mejor esta área podría tener más camastros con sombrillas opcionales extras. Como no se construiría una estructura de madera, propuso que el costo de esta modificación podría formar parte del presupuesto del 2012 y no un Presupuesto Especial. Marc Pouliot secundó la moción y fue aprobada de manera unánime por la Asamblea General.
Ver ADJUNTO 10.4
También se habló de la idea de poner una placa cerca del limón que Susan Beales había comprado en su memoria. Fue aprobada de manera unánime por la Asamblea General.
10.5 Propuesta de tener acceso abierto a las juntas del Comité de Vigilancia
Harriet Garfinkle Seff presentó la propuesta de tener acceso abierto a las juntas del Comité de Vigilancia para aquellos dueños que tienen preocupaciones y/o quisieran participar en una discusión. Hubo discusión sobre los retos en coordinar una junta del
Comité de Vigilancia, y que esto podría ser una complicación adicional. Hubo apoyo que cualquier dueño tenia la posibilidad de solicitar información al Comité de Vigilancia. La mayor parte de la Asamblea General no aprobó la propuesta como se presentó
Ver ADJUNTO 10.5
10.6 Propuesta de incluir un seguro de responsabilidad civil para el Comité de Vigilancia en el Presupuesto.
Paul Sorensen presentó su propuesta de proveer protección legal para los miembros del Comité de Vigilancia mientras están operando dentro de las restricciones y responsabilidades del Reglamento de CVM. Se habló de la necesidad ara este seguro siendo que hubo incidentes que dejaron algunos miembros del Comité de Vigilancia con el sentimiento de que había amenaza de juicio legal. Esto lo podría lograr Lic. Palazuelos utilizando un lenguaje para anexar al Reglamento de CVM expresando este apoyo.
Fue aprobada de manera unánime por la Asamblea General.
Ver ADJUNTO 10.6 10. Propuestas de dueños.
11.1 Propuesta de cambiar Reglamento sobre mascotas y reglas de alberca.
Graciela Coyne presentó la propuesta, explicando que se escribió como contestación a algunas de las quejas que recibió en diciembre del 2011. Se mencionó que esta propuesta era una contestación a un problema creando reglas adicionales en vez de ver el problema específico. Se habló de la propuesta de permitir soltar a perros en algunas áreas. Muchos dueños expresaron que los perros deben traer correa todo el tiempo y que el dueño debe recoger y limpiar de inmediato. Una mayoría de dueños expresaron que perros no deberían estar permitidos en el área de alberca.
Se sugirió que habría que cambiar el lenguaje del Reglamento de “Las mascotas no están permitidas permanecer ni en los jardines, ni en la alberca” a ““Las mascotas no están permitidas permanecer ni en los jardines ni “Las mascotas no están permitidas permanecer ni en los jardines alberca” en vez de lo propuesto.
Hubo más discusión sobre las reglas para añadir a las de la alberca en la propuesta. Eduardo Valencia aprobó la propuesta de cambiar el lenguaje en el Reglamento Articulo 28 cambiando únicamente la palabra “en” a “en el área de” y que las reglas adicionales para la alberca se podrían incluir como parte del Reglamento Articulo 35 de CVM. Barbara Tucker secundó la moción con la aprobación de la propuesta de las modificaciones sugeridas por la mayoría de la Asamblea General.
Ver ADJUNTO 11.1
11.2 Propuesta por Eduardo y Gina Valencia (203B) de construir una terraza.
Eduardo Valencia presentó su propuesta de construir una terraza, lo cual requiere la aprobación del 90% debido al cambio de la fachada de Edificio B. Presentaron dibujos y fotografías simuladas para revisión de la Asamblea General. Paul Sorensen indicó que el Comité de Vigilancia había revisado los planos y la responsabilidad, aprobando el proyecto en espera de la aprobación de la Asamblea General.
La Asamblea General aprobó la construcción de una terraza en 203B.
Hubo más discusión sobre las variaciones en la práctica de construcción de terrazas en el pasado. Karen Warne presentó la petición de ella y de Harriet Garfinkle Seff de recibir una devolución de cuotas pagadas a CVM porque posteriormente se descubrió que el Comité de Vigilancia no puede cobrar cuotas adicionales afuera de lo ya definido en el Reglamento de CVM. Karen explicó que la intención de las cuotas era como cuota pre-pagado basada en una cantidad pequeña de M2 añadido al condominio con la construcción de una terraza, que sumaba más del valor de las cuotas durante 10 años. Explico que hubo una petición de hacer una evaluación de los indivisos cuando se añade más M2 a un área privado, como en el caso de una terraza, lo cual crearía la necesidad de un ajuste del indiviso de todos los dueños y el Reglamento de CVM (articulo 47). Otra opción seria continuar con una cuota establecida que representaría un pago para cubrir las cuotas adicionales que se hubieran pagado si el indiviso se hubiera ajustado. No se presentó propuesta especifica par votar.
Fue aprobada de manera unánime por la Asamblea General el reembolso a los dueños de 501B y 502B de $1,000 USD pagados por cada dueño.
Raquel Alatriz mostró preocupación que si existen otras obras como la construcción de terrazas, que se haga de manera simultanea para reducir el polvo, suciedad y ruido. Raquel se mostró preocupada porque siente que fuera de temporada CVM no se cuida tanto debido al ruido polvo y suciedad de las obras.
Ver ADJUNTO 11.2 Ver ADJUNTO 11.2 A
11.3 Propuesta de modificar la definición de Áreas Comunes
Marc Pouliot presentó la propuesta de redefinir a nuestros Áreas Comunes, identificando aquellos áreas que se controlarían y pagarían específicamente por los dueños de Edificios A y B y otros áreas que se controlarían y pagarían específicamente por los dueños de Edificios A y B y Lotes. Además se formaría un comité para desarrollar una propuesta para votar en la Asamblea General del 2013 en donde se definiría mejor a estas áreas y el pago de mantenimiento de ellos.
Fue aprobada de manera unánime por la Asamblea General la propuesta como se presentó.
Ver ADJUNTO 11.3
11.4 Propuesta de cambiar calculo de cuotas de Lotes
Evelyn Martínez presentó la propuesta de reducir las cuotas de los Lotes sin construcción del 30% al 15%. Reconoció que este cambio necesitaría una mayoría de 90% de la Asamblea General.
Fue reprobada la propuesta con aprobación de 78.6% de la Asamblea General. (Se requiere el 90% para cambiar el cálculo de cuotas)
Ver ADJUNTO 11.4
11.5 Propuesta de aclaración de cuotas basadas en el proindiviso.
Paul Sorensen solicitó que Antonio Palazuelos presentara la propuesta. Jay Mesinger Mostró preocupación sobre esta propuesta, con insinuaciones y reclamaciones falsas las cuales dañan y destruyen dueños particulares y a la comunidad CVM. Pidió que 1) el futuro Comité de Vigilancia no permita este tipo de propuesta y 2) que se cree un Comité de Quejas para manejar quejas reales entre dueños
Marc Pouliot hizo moción de cancelar esta propuesta sin votar secundado por Jeremy Kon. Fue aprobada de manera unánime por la Asamblea General no votar sobre esta propuesta.
Ver ADJUNTO 11.5
11. Elección de Nuevos Oficiales
Los Escrutadores: Karina Moreno Ayvar y Martha Romo pasaron papeletas a los dueños para que votaran. Porque cada posicionada más tenia un dueño compitiendo por cada puesto, la Asamblea general votó de manera unánime de aprobara todos los candidatos para el puesto en donde competían.
Ver ADJUNTO 12
12. Se anuncia los dueños voluntarios para los Comités de Consejos
Se animó a los Dueños de participar y apuntarse en los Comités de Consejos, con Karina Moreno.
13. Otros asuntos
14. Se cierra la sesión.
Una vez se despejados todos los asuntos de la agenda, los dueños votaron de manera unánime, concluir la Asamblea General a las 15:30 el 3 de marzo 2012 y después de nombrar a la Sra. Karina Moreno como la persona que llevaría las Minutas a protocolizar ante el Notario con el Notario Publico de su elección.
__________________________________ _______________________________
Firma Firma
Presidente Secretario
Paul Sorensen Karen Anne Sammis Warne
__________________________________ _______________________________
Firma Firma
Escrutador Escrutador
Martha Romo Karina Moreno Ayvar
Anexo 1. Reporte del Presidente del 2011.
From: Graciela Coyne <[email protected]> Date: 2011/3/8
Subject: Reporte de La Asamblea General 2011
To: Raquel Alatriste <[email protected]>, raquel alatriz
<[email protected]>, Eduardo & Gina Valencia <[email protected]>, Jose Leboreiro <[email protected]>
Estimados propietarios y amigos de CVM,
Como parte de mi último informe como Presidente del Comité de Vigilancia del 2011. Me gustaría informar a todos que:
El sábado pasado en nuestra Reunión General del propietario, la Asamblea con una asistencia del (90,7%) de los propietarios, decidió y aprobó varias cuestiones que recibirá en breve en el acta de la próxima Asamblea General Ordinaria.
El mayor y más importante que me gustaría hacer un comentario acerca de usted y para detener la especulaton en el acuerdo que la Asamblea acordó con el dueño del 901 "A" y aclarar de una vez por todas la niebla que lo rodea.
La Asamblea de Propietarios y Jaime Eskauriatza (901 "A") por mutuo acuerdo de ambas partes se desistira de cada una de sus demandas. Bajo las siguientes condiciones:
Juicio Ejecutivo Resolución
1. El propietario de 901 "A" acordó pagar todas sus deudas anteriores de acuerdo con nuestros Estatutos (excluidos intereses y multas).
2. CVM recibirá un cheque por la cantidad que el de 325.000 pesos para las obligaciones vencidas.
3. A partir de este próximo mes de abril de 2011, el propietario de 901 "A" pagará los honorarios de acuerdo a la CVM estatutos.
4. La parte demandada (901 "A") firmará un acuerdo de transacción para poner fin a la demanda ejecutiva.
Juicio Ordinario Civil - Acuerdo
1. El demandante (propietario del 901 "A") se desconectarán de la demanda contra el demandado (CVM)
2. En la reunión general de 2012, la Asamblea votará y decidirá sobre la base de la explicación dada por el Comité de Vigilancia, con el apoyo de una opinión profesional legal de un abogado con un profundo conocimiento de cómo cada uno de nuestros gastos (sueldos, productos químicos para la piscina , etc) se dividen (indiviso o unidad),
y cuál es la mejor forma de calcular los honorarios de mantenimiento, para ser conforme al principio de la equidad y la justicia.
3. El demandante (901 "A") se va a respetar la cláusula del acuerdo que se celebran ante el juez que el dueño de (901 "A") se comprometen a respetar el acuerdo y no hacer ninguna acción legal en el futuro contra el demandante (CVM).
El lunes por la mañana, el nuevo Presidente del Comité de Vigilancia Paul Sorensen, Karina Moreno y yo fuimos al Juzgado para terminar todos los procedimientos legales por ambas demandas y firmar el acuerdo con Jaime Eskauriatza. En la compañía de la Lic. Antonio Palazuelos que quiero señalar que merece ovación por el excelente trabajo y orientación en nuestra Asamblea General de 2011. Antonio Palazuelos, en este
momento, nos está mostrando la diferencia entre una firma de abogados profesionales con años de experiencia de la ley de condominios en México.
Me gustaría dar la bienvenida a nuestros nuevos miembros del Comité de Vigilancia 2012, y expresar mi apoyo a Pablo Sorensen (Presidente), Karen Warne (Secretario), Meriann Zuk (Tesorero) y Harriet Garfinkle (VP-B), que con su profesionalidad y dedicación CVM será un lugar mejor día a día.
Gracias a la SC del año pasado miembros Dee Bulkley, Pablo Sorensen, Koontz, y Joe Zuliani por su trabajo para el mejoramiento de nuestra comunidad.
Voy a desempeñarme como Vice Presidente "A" y representante de los Lotes y estoy feliz de continuar sirviendo a nuestra comunidad otro año mas, gracias a todos ustedes por su apoyo en las elecciones pasadas.
Y vamos a trabajar!!!
Graciela Coyne (VP-A y Lotes)
ANEXO 4.1
Informe del Presidente
En un esfuerzo por resumir los retos y logros para el Comité de Vigilancia de este año, les presento un resumen de nuestras actividades durante todo el año. El año comenzó muy diferente de lo que muchos de nosotros esperábamos. Después de varios años de tratar con una demanda de parte de un propietario las cuotas de mantenimiento, se logró una solución al fin. Los detalles se describen en el archivo adjunto escrito por nuestro Presidente 2010-11, Graciela Coyne. Para cumplir con nuestra obligación acordada, se formó un Comité de Finanzas para estudiar el método de cobro de las cuotas de mantenimiento por unidad en lugar de nuestra forma prescrita por indiviso. El resultado del estudio del Comité se incluye en los documentos adjuntos. En última instancia, con la demanda resuelta, el comité de vigilancia fue liberado finalmente a centrar la atención en el día a día las operaciones de nuestra propiedad, nuestro personal, mantenimiento, nuestra estabilidad financiera y los sistemas de información financiera y de seguridad.
Dotación de personal: Durante los últimos dos años que he sido parte de la
Comisión de Vigilancia, nos concentramos con diligencia para mejorar el rendimiento en el trabajo de nuestro personal. El resultado neto fue la
terminación de algunos miembros del personal, la suspensión del contrato de seguridad y el empleo de nuestro equipo de seguridad propio de la casa. Además, la transición a los empleados a trabajar bajo contratos de trabajo anuales, en un esfuerzo para proteger a la CVM financieramente y asegurar un ambiente armonioso de trabajo donde los salarios sean equitativos con el trabajo realizado. Estos cambios no siempre fueron fáciles para Karina, y causó algunas bajas en los empleados, pero Karina ha tenido éxito en encontrar la combinación perfecta con la posición de todos y cada uno. Nuestra decisión de avanzar en esta dirección tuvo consecuencias financieras negativas para lo presupuestado en el área del personal, sin embargo, estoy feliz de informar que bajo la supervisión de Karina, ahora tenemos un excelente equipo, feliz y
productiva el cuidado de la CVM. En los últimos seis meses he escuchado muchos elogios sobre el personal, la propiedad, y nuestro administrador, de los propietarios e inquilinos por igual. Como dueño de una propiedad, me siento orgulloso de escuchar los hermosos comentarios, que mantienen muy bien la propiedad, y lo amable, ingenioso y talentoso que es nuestro personal. Esta es una noticia refrescante para todos nosotros.
Mantenimiento: Con el pago de las cuotas de mantenimiento pendientes en el
banco, así como la autorización previa de las cuotas especiales para pintar el edificio, nos hemos centrado en el cuidado de los elementos de mantenimiento diferidos, tanto grandes como pequeñas. Para nombrar sólo algunos:
1. La finalización del sistema de aguas pluviales de control de drenaje detrás del edificio B.
2.Reparación de los techos de las áreas comunes. 3. Pintura de los dos edificios y zonas comunes.
Al igual que con cualquier propiedad, el mantenimiento es un proceso continuo. Para gestionar esto, la SC ha dado prioridad como un elemento importante en el presupuesto propuesto para el próximo año. Nosotros somos un grupo que estuvo muy empapado con las necesidades de la propiedad, y estoy seguro que todos los dueños estarán de acuerdo que es necesario dar mantenimiento adecuado a la propiedad. Nosotros creemos que, y estoy seguro que estarán de acuerdo conmigo que dar mantenimiento a la propiedad y a las áreas comunes es fundamental para proteger nuestra inversión y disfrutar de ella en los próximos años.
Finanzas: Finanzas es un área importante donde hemos centrado nuestra
atención. Nuestro administrador y tesorero, Karina Moreno y Meriann Zuk, respectivamente, trabajaron en nuestro sistema de contabilidad con los objetivos de simplificar el sistema para fines de administración y entregar informes precisos e informativos para los propietarios. Propietario voluntarios Meriann, Ed Tucker y Sandra Mesinger han revisado el sistema y todos coinciden los reportes deben presentarse en la base de efectivo ya que se adapta a nuestras necesidades ahora y en el futuro. Para ello, hemos cumplido con nuestras metas.
Seguro: Durante el último par de años, un impacto presupuestario significativo
para todos ha sido el costo del seguro de huracán. Después de la revisión a fondo de cobertura real, deducciones requeridas y un análisis de costos proyectados estima que si fuéramos a incurrir en daños de los huracanes, la SC tomó la decisión de interrumpir el seguro contra huracanes.
Desafortunadamente, esta decisión se tomó con la oposición muy fuerte a partir de un número muy reducido de propietarios. Lamentablemente, los miembros de la SC fueron amenazados de ser demandados. Con la demanda el pasado reciente en la mente de todos, y sin la protección adecuada y apropiada para los miembros del comité, decidimos cambiar nuestra decisión y dejar que la Asamblea General decida si es prudente y que vale la pena seguir seguro contra huracanes. Posteriormente, este artículo está en la agenda de la reunión.
Seguridad: Sobre todo en el entorno económico actual, la seguridad es una
preocupación. Con los numerosos incidentes reportados en las noticias, así como nuestras experiencias recientes en la CVM, que todos se están volviendo más conscientes de la necesidad de medidas de seguridad. Para proteger nuestras propiedades y la seguridad de nuestros empleados, durante este año hemos ampliado el cerco eléctrico de seguridad situado en el lado del Edificio A. Esto es bueno, pero no es lo suficientemente bueno. Más medidas son necesarias para proteger a nuestros propietarios, nuestras propiedades, nuestros huéspedes y nuestro personal dedicado. Nosotros sometemos a la Asamblea General una propuesta para crear más barreras de protección entre nuestra propiedad (y los guardias) y la carretera.
En Conclusión: Como mi mandato como presidente llega a su fin, sería
negligente de perder esta oportunidad para expresar mi preocupación por un problema que todos podemos reparar en caso de que elijamos. Creo que nuestra comunidad CVM sigue siendo cada vez más dividido y egoísta. Necesitamos una comunidad unida para garantizar la seguridad, velar por los intereses de unos y otros, y trabajar juntos para mejorar nuestra inversión a la vez compartir la carga de los costos entre muchos otros. Si miramos más allá de nosotros mismos y asegurarse de que es un ganar / ganar para todos, para toda queja siempre podemos ofrecer una solución, e involucrarse hacer nuestra parte, podemos mejorar nuestra comunidad y nuestra inversión.
Por último, me gustaría dar las gracias a los miembros del Comité de Vigilancia para su año de servicio y trabajo duro. Todos tenemos que tener en cuenta que el Comité de Vigilancia es un grupo de voluntarios elegidos de los propietarios que toman su turno para trabajar en los mejores intereses de toda la
comunidad. Mi agradecimiento a Karen Warne como su Secretario, Graciela Coyne como su construcción de un Representante y Terrenos, Harriet Garfinkle como su Representante Edificio B, Meriann Zuk como su tesorero y
administrador de Karina Moreno.
Gracias por la oportunidad de servir como Presidente de nuestra comunidad este año.
Atentamente,
Pablo Sorensen
ANEXO 4.2
Estimados Propietarios: Por favor, a continuación le presento el informe del Tesorero para el año 2011 se adjunta a continuación. Lo he organizado en diferentes secciones para su revisión. Son los siguientes:
1) Paquete Financiero - incluye una presentación de Pérdidas y Ganancias contra el Balance General de Presupuesto, y la declaración de flujo de caja 2) Las variaciones del presupuesto - la discusión de algunas de las variaciones más grandes del presupuesto en 2011
3) Balance - la discusión de las principales cuentas de balance
4) Reservas especiales - explica cómo éstos se calculan y nivel de financiación para 2011
5) Presupuesto 2012-13 - el cambio de calendario para el año fiscal, la descripción de algunos elementos nuevos en el presupuesto
6) Comentarios finales. Paquete Financiero
He presentado el paquete financiero 2011 para su revisión. El paquete incluye los siguientes documentos: pérdidas y ganancias frente Presupuesto
presentado en una caja y base devengado, Balance General con respecto al año anterior en valores devengados y un Estado de Flujos de Efectivo. Como ustedes saben, el de pérdidas y ganancias se presenta en dos formatos, el formato estándar de acumulación, que presenta los ingresos obtenidos y los gastos que se incurren y el formato de caja, que presenta los ingresos y gastos respectivamente. Las diferencias entre los dos formatos son por lo general mínimas ya que las cuotas se recogen en el mes que se facturan. Sin embargo, en 2011, habrá una gran diferencia, porque las cuotas en mora se recogieron que, bajo el método de acumulación, fueron reservados como ingresos en 2009 y 2010, cuando inicialmente facturado. Debido a que la recaudación de las cuotas en mora es un elemento de una sola vez y no fue incluido en el presupuesto 2011, que se han separado de los sin cuotas del presupuesto ordinario de 2011 las cuotas recaudadas y los trasladaron a la "Otros Ingresos y Gastos" de la de Pérdidas y Ganancias junto con los gastos de una sola vez que fueron pagados con las cuotas. El Otros ingresos / gastos sección es "debajo de la línea" para que quedara claro si nos encontramos con el presupuesto para el año. También te darás cuenta que el balance está
reflejando todas las cuentas bancarias de la asociación, incluyendo las cuentas de reserva y la cuenta de bodega para que pueda ver todos los saldos en un solo documento.
Las variaciones del presupuesto
Terminamos el año 2011 con un superávit presupuestario de 102,628.00 MXP en efectivo y un superávit de 19,943 MXP sobre base devengada. Como ustedes saben, hemos estado llevando a cabo las cuotas al nivel de 2009 para que pudiéramos utilizar cualquier superávit y añadir a las "reservas especiales".
Proporcionaré una explicación de esto más adelante en el informe. Pero, para hacer frente a las variaciones del presupuesto, voy a utilizar el beneficio de caja y la pérdida, ya que incluye la recopilación y uso de las cuotas en mora se mencionó anteriormente.
Cuotas reales por 2, 653,812.00 MXP, tenemos 1,325 MXP por debajo del presupuesto. Los gastos totales fueron de 2,551,184.00 MXP, que significa 117,624.00 MXP mayor que el presupuesto. Algunas de las varianzas principales fueron:
1) aumento de la nómina base 101, 028.00 MXP, debido a la indemnización por despido no presupuestado de 68,313.00 MXP
y en el aumento de los sueldos de 28,531.00 pesos.
2) las reparaciones comunes de la zona fueron 48,747.00 mayor que el presupuesto.
3) los honorarios legales fueron 11,701.00 MXP mayor que el presupuesto. 4) los costos Ascensor eran 9,195.00 mayor que el presupuesto ya que algunas reparaciones no presupuestadas se incurrió en
(Los costos de mantenimiento fueron en el presupuesto).
En la sección de Otros Ingresos y Egresos de la de Pérdidas y Ganancias, verá la recepción de las cuotas en mora y la aplicación de las cuotas a pagar por la limpieza de los tinacos, la construcción de un sistema de drenaje mejor y realizar el mantenimiento de la azotea. Además, la pintura de los edificios y zonas comunes está incluida en esta sección, ya que fue presupuestado y que se pagó con las evaluaciones. La razón por la que este se muestra como un gasto neto ya que todas las evaluaciones no habían sido colectadas al cierre del 12/31/11.
Balance
Nuestras cuentas de reserva están en 413,907.00 MXP al cierre del ejercicio y la cuenta de operación en efectivo es a finales de año 44,956 MX. Cuentas por cobrar representa las evaluaciones para la construcción de la pintura no ha recibido de los propietarios a fin de año. Los intereses devengados por los impuestos, teléfono, electricidad, seguridad social y el agua están
representados en la sección de pasivo corriente, como en el año anterior. Tenga en cuenta que las reservas regulares ya se han financiado a partir del 12/31/11. Las cantidades adeudadas a las Reservas Especiales se acumulan en base a la cantidad actual de los excedentes disponibles al final del año (base devengado).
Reservas Especiales
En la reunión de 2010 GA, la asamblea acordó cobrar las cuotas al nivel de 2009 y utilizar el excedente (si lo hay) a la construcción de las reservas de la asociación. Estos fueron presupuestados para ser la diferencia entre los gastos presupuestados y las cuotas facturadas. En 2010, la estimación inicial de las reservas especiales era 336,350.00 pesos. Debido a las variaciones del presupuesto y el nivel de las cuotas recaudadas, 101,888.00 MXP se acordó que se financiarán. No se ha devengado en el balance general en el "monto
adeudado a las Reservas Especiales" línea. En 2011, 71,257.00 MXP de estas reservas especiales se han financiado. En el presupuesto de 2011, se estimó originalmente que 221,578.00 MXP podría ser financiado con los fondos especiales. Ahora que estamos a finales de 2011, se ha determinado que sólo será la financiación de 19,944 MXP, debido a las variaciones del presupuesto (por favor nota: Las reservas especiales se financian sobre la base de la renta neta devengada método, que incluyen los intereses devengados para el final de gastos del año, no pagado). Esta cantidad se ha reflejado en la Cuenta de Pérdidas y base devengada y se ha generado en virtud de "cantidad adeudada a las Reservas Especiales". El saldo actual de reservas sin fondos especiales es 50.575 pesos. Todas las reservas regulares fueron financiadas por fin de año.
Presupuesto 2012
Como a votación en la reunión de 2011 GA, a partir del 1 de abril de 2012, el presupuesto se elaborará en base al año fiscal. El presupuesto que se presenta en el paquete ha sido elaborado sobre esa base. Sin embargo, debe tener en cuenta que en la reunión de la Asamblea General del próximo año, el paquete financiero sólo se calcula 12/31/12 (9 meses).
El presupuesto actual es de 2, 563,722.00 pesos. Esto significa que las cuotas no se incrementarán para el próximo año fiscal. Como en años anteriores, la diferencia entre la cuota actual de 2,655.138 (nivel de 2009) y el presupuesto se utilizará para financiar las reservas especiales. Algunos de los temas más nuevos en el presupuesto actual son los siguientes: los medidores de agua y electricidad - 65,000.00 MXP, muebles de la piscina - 67,713.00 MXP, la fiesta de los empleados – 3,000 pesos. El Seguro que ha sido presupuestado en las tasas actuales en espera de una votación sobre la suspensión de seguro de huracán. Las reparaciones de las áreas comunes se enumeran en detalle por artículo como son los costos de jardinería. Puedo proporcionar un análisis de presupuesto de 2012-13 contra el presupuesto para 2011 si Usted me lo pide. No se incluye en el presupuesto son los elementos que se encuentran
pendientes de votación en la reunión GA: Comité de Vigilancia de seguro de responsabilidad civil, la instalación de equipos de seguridad adicional, los reembolsos a los propietarios, la remodelación de la zona de la piscina área de estar. Cuotas individuales no se han calculado, en espera de propuestas para volver a calcular las cuotas en la reunión del GA.
Comentarios de cierre
Ha sido un año muy productivo para mí, como Tesorero. Yo personalmente he obtenido un conocimiento mucho más profundo de los costos que intervienen en el funcionamiento de nuestro pequeño pedazo de paraíso. He estado trabajando muy de cerca con Karina y ella ha estado haciendo un excelente trabajo a pesar de que no es un contador y no tiene un entrenamiento especial en Quickbooks. Ella es un aprendiz muy rápido y fue muy creativa con la integración del presupuesto de 2012-13.
Sé que usted ha recibido los estados financieros y el presupuesto más de lo previsto inicialmente. Esto era inevitable, como Karina tuvo una emergencia médica en enero y no fue capaz de volver a trabajar a tiempo completo hasta febrero, coincidiendo con mi temporada alta como una más de tiempo completo profesional de CPA. Pido disculpas por la demora.
Para terminar, me gustaría hacer unos cuantos financieros relacionados con las sugerencias a la siguiente SC y la asamblea. En primer lugar, es imperativo que el SC obtenga la protección del seguro. Como fuimos el blanco de
amenazas de demandas durante el año, me parece que es inaceptable tener a los miembros del Comité sin la cobertura. En segundo lugar, me gustaría ver a Karina tiene un mayor apoyo a la función de contabilidad. Esperemos que la próximo Tesorero será capaz de ayudar en esto, la incorporación de una mayor supervisión de nuestro contador local (suponiendo que la propuesta de base de efectivo pasa) y / o algún entrenamiento formal Quickbooks para Karina. Esto sería más fácil permitir que los propietarios "no contadores" puedan ser Tesoreros para llevar a cabo sus funciones sea más fácil y asegurar que nuestros informes financieros pueden seguir para ser oportuna, clara y pertinente a los propietarios de CQVAM.
Atentamente,
Meriann Zuk Plamondon, CPA Tesorero, La Casa Que Ve Al Mar
Accrual Basis La Casa Que Ve Al Mar
Balance Sheet
As of December 31, 2011
Dec 31, 11 Dec 31, 10 $ Change
ASSETS
Current Assets Checking/Savings
Bodega Account 14,188.05 15,848.17 (1,660.12)
Cash Operating Account 44,956.01 361,899.65 (316,943.64)
Total Cash Reserves account 413,907.07 211,400.02 202,507.05
Total Checking/Savings 473,051.13 589,147.84 (116,096.71)
Accounts Receivable
Accounts Receivable 42,453.01 284,125.12 (241,672.11)
Due from Owners/Elevator Repair - 990.34 (990.34)
Due from Owners/Termait - 156.00 (156.00)
Guest Service 16,138.93 16,138.93
-Total Accounts Receivable 58,591.94 301,410.39 (242,818.45)
Other Current Assets
Employye Loan - Marin 4,000.00 - 4,000.00
Insurance Refund Receivable 89,802.83 - 89,802.83
Prepaid Insurance 167,896.98 168,831.17 (934.19)
Total Other Current Assets 261,699.81 168,831.17 92,868.64
Total Current Assets 793,342.88 1,059,389.40 (266,046.52)
TOTAL ASSETS 793,342.88 1,059,389.40 (266,046.52)
LIABILITIES & EQUITY Liabilities
Current Liabilities
Accounts Payable 4,110.02 4,110.02
-Total Accounts Payable 4,110.02 4,110.02
-Other Current Liabilities
Accrued Taxes on Prof Fees 11,000.00 9,201.50 1,798.50
Accrued Telephone 1,343.00 1,500.00 (157.00)
Accrued Electricity 30,537.00 38,482.63 (7,945.63)
Accrued Social Security 12,196.97 12,384.74 (187.77)
Accrued Water 28,062.59 14,399.00 13,663.59
Amount Due to Build A Reserve - 25,000.00 (25,000.00)
Amount Due to Build A Special R 15,678.23 31,585.36 (15,907.13)
Amount Due to Build B Reserve - 25,000.00 (25,000.00)
Amount Due to Build B Special R 15,678.23 31,585.36 (15,907.13)
Amount Due to Common A Reserve - 25,000.00 (25,000.00)
Accrual Basis La Casa Que Ve Al Mar
Balance Sheet
As of December 31, 2011
Dec 31, 11 Dec 31, 10 $ Change
Amount Due to Common Special R 19,218.47 38,717.53 (19,499.06)
Total Due to Owner Special Asses 901A - 63,901.00 (63,901.00)
Total Fees Received in Advance 2,958.00 2,958.00
-Total Other Current Liabilities 136,672.49 319,715.12 (183,042.63)
Total Current Liabilities 140,782.51 323,825.14 (183,042.63)
Total Liabilities 140,782.51 323,825.14 (183,042.63)
Equity
Owners Equity 937,982.74 855,896.19 82,086.55
Net Income (285,422.37) (120,331.93) (165,090.44)
Total Equity 652,560.37 735,564.26 (83,003.89)
TOTAL LIABILITIES & EQUITY 793,342.88 1,059,389.40 (266,046.52)
12:22 PM 02/28/12 Accrual Basis
La Casa Que Ve Al Mar
Profit & Loss Budget vs. Actual
January through December 2011
Jan - Dec 11 Budget $ Over Budget
Ordinary Income/Expense Income
Homeowner Dues/Cuotas Dueños 2,654,267.16 2,655,138.00 (870.84)
Total Income 2,654,267.16 2,655,138.00 (870.84)
Gross Profit 2,654,267.16 2,655,138.00 (870.84)
Expense
Administration/Administracion 191,489.55 191,776.00 (286.45)
Bank Charge/Com Bancarias 6,241.15 7,500.00 (1,258.85)
CPA/Contador 41,000.00 42,000.00 (1,000.00)
Electric Maintenance/Matto. Luz 19,019.30 15,000.00 4,019.30
Electric/Luz CFE 200,927.36 230,000.00 (29,072.64)
Elevator Maint/Matto.Elevadores 56,013.34 46,818.00 9,195.34
Fumigation Chem/Agroquimicos 4,181.00 6,000.00 (1,819.00)
Furiture Mainten/Matto. Muebles 4,900.00 5,000.00 (100.00)
Garbage Fees/Recol. Basura 10,000.00 10,000.00
-Gas & Oil/-Gasolina y Aceites 586.17 300.00 286.17
Insurance Expense 339,728.21 330,000.00 9,728.21
Jardineros Uniforms 5,444.36 3,000.00 2,444.36
Landscaping and Grounds/Jardine 28,799.05 34,813.00 (6,013.95)
Lawyer/Abogado 141,701.23 130,000.00 11,701.23
Meeting Expenses/Reunion Genera 2,925.27 2,000.00 925.27
Office Supplies/Equipo Oficina 13,873.00 10,000.00 3,873.00
Official Document & Translation 7,777.07 5,000.00 2,777.07
Payroll 863,834.17 751,403.08 112,431.09
Plastic & Clean/Plasticos/Limpi 13,871.39 10,500.00 3,371.39
Pool Chemicals/Quimicos Alberca 30,198.53 30,000.00 198.53
Repairs- Building A & B 88,953.27 87,500.00 1,453.27
Repairs-Common Area/Rep. Varias 103,947.45 55,200.00 48,747.45
Reserve Fund 56,250.00 56,250.00
-Security Supplies 12,894.99 5,000.00 7,894.99
Security Uniforms 8,965.48 6,000.00 2,965.48
Taxes on Prof Fees/Impuestos 54,765.65 41,500.00 13,265.65
Telephone/Telmex Expense 16,971.00 18,000.00 (1,029.00)
Termites 21,924.00 22,000.00 (76.00)
Tools Maint/Matto. Herramienta 15,159.37 10,000.00 5,159.37
Water-City 195,363.76 186,000.00 9,363.76
Water Trucks/Pipas de Agua 76,618.31 85,000.00 (8,381.69)
Total Expense 2,634,323.43 2,433,560.08 200,763.35
Net Ordinary Income 19,943.73 221,577.92 (201,634.19)
12:22 PM 02/28/12 Accrual Basis
La Casa Que Ve Al Mar
Profit & Loss Budget vs. Actual
January through December 2011
Jan - Dec 11 Budget $ Over Budget
Special Reserve Fund - to fund 19,943.73 221,577.00 (201,633.27)
Net Surplus/Deficit - 0.92 (0.92)
Other Income/Expense Other Income
Interest Income Reserve Account 7,158.05
Interest on deliquent Dues 4,557.23
Total Other Income 11,715.28
Other Expense
Clean tinacos and new pipe 21,300.00
Drainage control 135,963.60
Roof maintenance 99,500.00
Paint Buildings/common area 35,637.00
Special Works 3,085.05
Taxes on Bodegas 1,652.00
Total Other Expense 297,137.65 - 297,137.65
Net Other Income (285,422.37) - (285,422.37)
Cash Basis La Casa Que Ve Al Mar
Profit & Loss Budget vs. Actual
January through December 2011
Jan - Dec 11 Budget $ Over Budget
Ordinary Income/Expense Income
Homeowner Dues/Cuotas Dueños 2,653,812.13 2,655,138.00 (1,325.87)
Total Income 2,653,812.13 2,655,138.00 (1,325.87)
Gross Profit 2,653,812.13 2,655,138.00 (1,325.87)
Expense
Aministration/Administracion 191,489.55 191,776.00 (286.45)
Bank Charge/Com Bancarias 6,241.15 7,500.00 (1,258.85)
CPA/Contador 41,000.00 42,000.00 (1,000.00)
Electric Maintenance/Matto. Luz 19,019.30 15,000.00 4,019.30
Electric/Luz CFE 170,390.36 230,000.00 (59,609.64)
Elevator Maint/Matto.Elevadores 56,013.34 46,818.00 9,195.34
Fumigation Chem/Agroquimicos 4,181.00 6,000.00 (1,819.00)
Furiture Mainten/Matto. Muebles 4,900.00 5,000.00 (100.00)
Garbage Fees/Recol. Basura 10,000.00 10,000.00
-Gas & Oil/-Gasolina y Aceites 586.17 300.00 286.17
Insurance Expense 339,728.21 330,000.00 9,728.21
Jardineros Uniforms 5,444.36 3,000.00 2,444.36
Landscaping and Grounds/Jardine 28,799.05 34,813.00 (6,013.95)
Lawyer/Abogado 141,701.23 130,000.00 11,701.23
Meeting Expenses/Reunion Genera 2,925.27 2,000.00 925.27
Office Supplies/Equipo Oficina 13,873.00 10,000.00 3,873.00
Official Document & Translation 7,777.07 5,000.00 2,777.07
Pay Roll 851,637.20 751,403.08 100,234.12
Plastic & Clean/Plasticos/Limpi 13,871.39 10,500.00 3,371.39
Pool Chemicals/Quimicos Alberca 30,198.53 30,000.00 198.53
Repairs- Building A & B 88,953.27 87,500.00 1,453.27
Repairs-Common Area/Rep. Varias 103,947.45 55,200.00 48,747.45
Reserve Fund 56,250.00 56,250.00
-Security Supplies 12,894.99 5,000.00 7,894.99
Security Uniforms 8,965.48 6,000.00 2,965.48
Taxes on Prof Fees/Impuestos 43,765.65 41,500.00 2,265.65
Telephone/Telmex Expense 15,628.00 18,000.00 (2,372.00)
Termites 21,924.00 22,000.00 (76.00)
Tools Maint/Matto. Herramienta 15,159.37 10,000.00 5,159.37
Water-City 176,601.17 186,000.00 (9,398.83)
Water Trucks/Pipas de Agua 67,318.31 85,000.00 (17,681.69)
Total Expense 2,551,183.87 2,433,560.08 117,623.79
Net Surplus/Deficit 102,628.26 221,577.92 (118,949.66)
Other Income/Expense
Cash Basis La Casa Que Ve Al Mar
Profit & Loss Budget vs. Actual
January through December 2011
Jan - Dec 11 Budget $ Over Budget
Other Income
Homeowner Dues - Delinquent 295,268.09
Interest on deliquent Dues 9,982.93
Total Delinquent dues 305,251.02
Interest Income Reserve Account 7,158.05
Total Other Income 312,409.07
Other Expense
Clean tinacos and new pipe 21,300.00
Drainage control 135,963.60
Roof maintenance 99,500.00
Total Designated Projects - use of dues 256,763.60
Special Reserve Fund - Funded -
-Paint Buildings/common area 73,857.00
Special Works net of assessments 3,544.70
Taxes on Bodegas 1,652.00
Total Other Expense 335,817.30 - 335,817.30
Net Other Income (23,408.23) - (23,408.23)
La Casa Que Ve Al Mar
Statement of Cash Flows
January through December 2011 Jan - Dec 11
OPERATING ACTIVITIES
Net Income (285,422.37)
Adjustments to reconcile Net Income to net cash provided by operations:
Accounts Receivable 241,672.11
Due from Owners 1,146.34
Employee Loan - Marin (4,000.00)
Insurance Refund Receivable (89,802.83)
Prepaid Insurance 934.19
Accrued Liabilities 7,171.69
Amount Due to Reserves (75,000.00)
Amount Due to Special Reserves (51,313.52)
Due to Owner Special Asses 901A (63,901.00)
Net cash provided by Operating Activities (318,515.39)
FINANCING ACTIVITIES
Opening Bal Equity (172,980.00)
Owners Equity 375,398.48
Net cash provided by Financing Activities 202,418.48
Net cash increase for period (116,096.91)
Cash at beginning of period 589,147.84
Cash at end of period 473,050.93
ANEXO 4.3
REPORTE VICE PRESIDENTE EDIFICIO A & LOTES Una vez finalizado mi segundo periodo de servicio como miembro dentro del Comité de Vigilancia, espero que Ustedes sientan que he cumplido y contribuido con mi parte para que La Casa Que Ve Al Mar se cada día un lugar mejor.
Tengo la convicción de seguir trabajando juntos, con nuestros vecinos, para el mejoramiento de nuestra comunidad de La Casa Que Ve al Mar.
Agradezco nuevamente la oportunidad y confianza otorgada en mi persona para servir en el Comité de Vigilancia como Vicepresidente del Edificio A & lotes. Agradezco a los demás miembros de este comité 2011, valoro su tiempo y dedicación que prestaron para nuestra comunidad. A continuación se hace un resumen de los trabajos realizados durante este periodo: 9 Colocación de luces faltantes y se agregaron nuevas a la escalera. 9 Reparación e impermeabilización del techo del edificio A. 9 Reparación total de techos de área común fachada. 9 Mantenimiento general a pasamanos de escalera comunes. 9 Mantenimiento a todas las estructuras de madera. 9 Exterminio casi total de termitas. 9 Programa de fumigación periódica a las unidades privadas. 9 Elevador reparación del cable para evitar la suspensión de servicio. 9 Pintura a todo el edificio. 9 Carta invitación para aquellos vecinos que tienen problemas con el derrame de agua de sus jacuzzi, para los prevengan y se evite la descoloración de la paredes comunes. 9 Recomendación para aquellos vecinos que tiene macetas sin base, para que las pongan debajo de cada una para evitar el manchado en las paredes comunes. 9 Instalación de medidores de agua en áreas comunes para tener un mejor
monitoreo del uso del agua.
ANEXO 4.3 REPORTE VICE PRESIDENTE EDIFICIO B Ha sido un honor servir a nuestra comunidad y de trabajar con nuestro excelente administrador, Karina Moreno y su equipo el año pasado como presidente edificio B Vicepresidente. También quiero agradecer a mis compañeros miembros de la junta por su paciencia y consideración. Creo que hemos logrado muchos proyectos, y estoy orgulloso de haber sido parte de ella. Se enumeran a continuación son algunos de nuestros logros: 9 Cada seis meses, Karina y el personal han cerrado los pisos en los pasillos. 9 El personal supervisó la construcción de una alcantarilla de drenaje detrás de la construcción de una cerca de la casa de la Messinger. 9 Colmenas molestos fueron exterminados de la parte nueva del edificio B. 9 Karina y el personal han eliminado las ollas que estaban rotas. 9 Mantenimiento de los pasamanos se llevó a cabo en agosto. 9 El personal se extiende por el suelo tres veces por semana. 9 El personal fumiga los pasillos una vez al mes. 9 Las bodegas se limpian y se organizan dos veces al año. 9 Un flotador se instaló en la tinacos. 9 La reparación del techo y el mantenimiento se ha hecho. 9 El ascensor se limpia una vez a la semana. 9 Un jardín de suculentas fue instalado detrás del edificio B. 9 El personal retirado del árbol infestada de termitas y ha creado una nueva zona ajardinada en su lugar. 9 Veinte árboles de flores se plantaron detrás del edificio B (90% de las plantas provenientes de vivero CVM). 9 La administración supervisó la reparación de fugas en 504‐B, PH‐B, 501‐B 9 El personal de reparar una fuga en los tinacos. 9 La cerca eléctrica sirena y se pusieron a prueba y el sistema de cerco eléctrico fue protegido por una caja hermética. 9 José Luis plantado nuevas plantas de Hibiscus en frente del edificio B para obtener más color y flores en lugar de tener las plantas viejas llena de bichos. 9 Las paredes estaban pintadas de blanco y limpieza cada 6 meses. 9 El personal de limpieza de la cisterna y tinacos Edificio B. 9 Karina organizó y supervisó la fumigación para el control de termitas en el interior y fuera de condominios. 9 El exterior de los edificios fueron pintados. 9 Los propietarios fueron informados de controlar sus piscinas de inmersión para el derrame. 9 Mantenimiento se llevó a cabo en las pequeñas puertas en los pasillos de exterminar a comer insectos de la madera. Gracias, Harriet Garfinkle
