Práctica profesional como opción de grado en ALSEA S A S

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(1)1 1Práctica profesional como opción de grado en ALSEA S.A.S. Nataly Laverde Quintero. Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Contaduría Pública Opción de grado Noviembre 2019.

(2) 2. 2Práctica profesional como opción de grado en ALSEA S.A.S. Nataly Laverde Quintero.. Tutor: Adriana Jiménez. Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Contaduría Pública Opción de grado Noviembre 2019.

(3) 3. Dedicatoria. Dedico este logro a DIOS, por darme la fuerza para culminar este proceso, a mi esposo, mis padres, hermanos y amigos. Por su apoyo por sus palabras de aliento que siempre me recordaron hacia donde debía seguir para cumplir mis sueños..

(4) 4 Agradecimientos. A la Universidad Cooperativa de Colombia UCC, por brindarme todos los conocimientos y herramientas necesarios para lograr ser una profesional con valiosos aportes para nuestro país y así poder contribuir a la sociedad con el ejercicio de esta noble profesión, llena de valores y principios éticos para el desarrollo de la sociedad Colombiana con un pensar y sentir cooperativo.. A los docentes de esta Institución Universitaria, por ser un instrumento y apoyo para el desarrollo ético de mi profesión y la formación académica a lo largo de este tiempo.. A mi familia, por la paciencia y las palabras alentadoras para esos momentos en que sentí desfallecer y tirar la toalla, por animarme a ser perseverante en mis proyectos. A mi docente, tutor Adriana Jiménez. Guía de esta opción de grado quien con su apoyo pude empezar a dar mis primeros pasos en el desarrollo de mi carrera, siendo mi puente para ubicarme en una entidad a realizar mis prácticas, gracias a su direccionamiento pude culminar el trabajo en el que se representa nuestra formación.. En general a todas las personas que se vieron involucradas a lo largo de mi carrera para poder avanzar paso a paso hasta culminar con esta meta, muchas gracias por su apoyo y compromiso..

(5) 5 Resumen. Este informe documenta la pasantía realizada en la empresa ALSEA S.A, comprendida entre los meses de Abril a Octubre de 2019 por Nataly Laverde Quintero en el área de contaduría, quien desarrolló sus habilidades adaptándose rápidamente a las necesidades del puesto de trabajo, se contó con una inducción de cuatro (4) días para empezar a desempeñar su cargo.. La finalidad de la práctica es consolidar los conocimientos adquiridos en el programa de Contaduría Pública de la Universidad Cooperativa de Colombia, entendiendo los procesos internos de la compañía y a su vez generando un modelo integral de optimización de estos, con el fin de lograr mejora continua dentro del área contable y que a su vez sirva de guía práctica para implementarse en las demás unidades de negocio.. En este informe se mostrara el desempeño de la aprendiz, las funciones desempeñadas y lo más importante, se hará un aporte que brinde respuesta a una necesidad detectada dentro del área contable.. Abstrac This report documents the internship carried out at the company ALSEA SA, between the months of April and October 2019 by Nataly Laverde Quintero in the.

(6) 6 accounting area, who developed her skills adapting quickly to the needs of the job, there was a induction of four (4) days to begin to carry out his position.. The purpose of the practice is to consolidate the knowledge acquired in the Public Accounting program of the Cooperative University of Colombia, understanding the internal processes of the company and in turn generating a comprehensive model of optimization of these, in order to achieve continuous improvement within of the accounting area and which in turn serves as a practical guide to be implemented in the other business units.. This report will show the apprentice's performance, the functions performed and most importantly, a contribution will be made that responds to a need detected within the accounting area..

(7) 7 Tabla de Contenido. 1 Portada................................................................................................................................... 1.1 contra portada.............................................................................................................. 1.2 Dedicatoria................................................................................................................... 1.3Agradecimientos....................................................................................................... 2. Resumen............................................................................................................................ 2.1 Abstract........................................................................................................................ 2.2 Introduccion...........................................................................................................9 Informacion general...................................................................................................10 3. Objetivos .......................................................................................................................12 4.Elementos tematicos del plan de estudios.....................................................................13 4.1.Descripcion de objeto de trabajo .......................................................................14 4.2Caracterizacion de la empresa……………………………………………….…16 4.3 Historia de la empresa………………………………………………………………..17 5. Mision-Vision ………………………………………………………………………...18 5.1. Principios………………………………………..…………………………...19 5.2 Canales de distribución……………………….……………….……………...22 5.3 Caracterización del área de trabajo……..…………….………………………25 6. Funciones…………………………...…………………………………….………….28 7. Aporte del practicante……………………….………….……………………………32.

(8) 8 8. Referencias…...……………………………………………………...39. Tabla de gráficos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.. Tabla n°1 Productos y servicios……………………………….………………...22 Tabla n°2 La competencia………………………………………………………23 Grafico n°1 Organigrama Alsea S.A……………………………………………24 Grafico n°2 Dofa Alsea S.A……………………………………………………..25 Grafico n°3 Manual de funciones área contable………………………………...26 Grafico n°4 Organigrama área contable…….…………………………………...27 Grafico n°5 Manual de funciones aprendiz……………………………………...32.

(9) 9 Introducción. El presente informe busca documentar el proceso de práctica empresarial en la empresa ALSEA S.A. La cual es una multinacional mexicana especializada en sector de alimentos, específicamente el de comidas rápidas y cafetería. Con presencia y liderato en América latina y Europa. Esta compañía cuenta con un portafolio Multimarca integrado por marcas como Domino´s Pizza, Starbucks, Burger King, Archíes entre otros.. Su modelo de negocio económico incluye varios frentes entre los cuales sobresale su centro de soporte y servicios compartidos, el cual brinda apoyo en los procesos de cadena de suministro, procesos administrativos y contables. Esta empresa tiene sede en Colombia en la dirección Cr 9ª # 99 – 02 edificio City Bank of. 501 Barrio chicó. La labor del estudiante fue para la marca gastronomía Italiana (Archíes) en el área de contabilidad, con el cargo de aprendiz durante seis (6) meses, tiempo máximo de contrato permitido por la empresa, dicho informe presentara la caracterización de la empresa y lo que compete con el área contable, las funciones realizadas por el aprendiz y los objetivos logrados. Esta actividad fue bastante enriquecedora pues la experiencia adquirida se puede aplicar en futuros cargos relacionados con la carrera, en donde siempre hubo la premisa de la responsabilidad y compromiso de representar la Universidad Cooperativa de Colombia..

(10) 10 Información General. Empresa. Alsea S.A (Opacol S.A). Nit. 900211120-6. Dirección. Cr 9ª # 99 – 02 Edificio City Bank of. 501. Teléfono. 7460045. Representante Legal. Dixe Lida Peña Bonilla. Cargo. Subgerente de administración de personal. Cedula. 52.186.524. Nombre del aprendiz. Nataly Laverde Quintero. Cedula de ciudadanía:. 35.210.243. Fecha de nacimiento. 18 de Junio de 1985. Dirección domicilio. Barrio villa Sofía Mz E casa 17 (El Rosal). Teléfono. 312 3526592. E-mail. [email protected]. Estrato. 3. Fecha inicio de contrato. 3 de Abril de 2019. Fecha terminación de contrato. 2 de octubre de 2019. Eps del aprendiz. Famisanar. ARL del aprendiz. Suramericana. Institución de formación. Universidad Cooperativa de Colombia. Nit. 860.029.924-7.

(11) 11 Carta de presentación de la Universidad Cooperativa de Colombia a la empresa Alsea S.A del aprendiz Nataly Laverde Quintero..

(12) 12 Objetivos. Objetivo general. Aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de Contaduría Pública, mediante el detallado de los mecanismos aplicados al manejo, registro y control de la información y los procesos administrativo – contables de la empresa ALSEA S.A.S. Objetivos específicos. Conocer los procesos que lleva el área contable de ALSEA S.A.S para el manejo, registro y control de la información correspondiente a la marca Archíes. Mostrar las funciones realizadas por el aprendiz y evaluar su desempeño. Brindar un aporte al funcionamiento del área para mejorar sus procesos..

(13) 13 Elementos temáticos del plan de estudio. Asignaturas que aplicaron al proceso de aprendizaje con el conocimiento recibido en las aulas de clase de la universidad Cooperativa de Colombia UCC:.

(14) 14 Descripción de Objeto de trabajo. Según contrato firmado entre las partes Opacol S.A (empresa adscrita al grupo Alsea, la cual hace la parte de contratación) con nit 900.211.120-6. ubicada en la. dirección cr 9ª # 99 – 02 oficina 501 tel. 7460045 con su Rep. Legal Dixe Lida Peña Bonilla y la practicante Nataly Laverde Quintero con cedula 35210243 se suscribe el contrato de aprendizaje efectuado conforme a lo preceptuado por la ley 789 de 2002 el cual tiene como objeto garantizar al aprendiz la formación profesional integral en la especialidad de contaduría pública grupo, la cual se impartirá en su etapa lectiva por la Universidad Cooperativa de Colombia mientras su etapa práctica se desarrollara en la empresa.. El contrato tiene un término de duración de 6 meses comprendidos entre el 3 de abril del 2019 fecha de iniciación del contrato; y el 2 de octubre de 2019 fecha de terminación del mismo. (No podrá excederse el termino máximo de 2 años contenido en el artículo 30 de la ley 789/02) y previa revisión de la normatividad para cada una de las modalidades de patrocinio.. Obligaciones por parte de la empresa: en virtud del presente contrato la empresa deberá, facilitar al aprendiz los medios para que tanto en las fases lectiva y práctica, reciba formación profesional integral, metódica y completa en la ocupación u oficio materia del presente contrato..

(15) 15 Diligenciar y reportar al respectivo centro de formación profesional integral, institución educativa donde el aprendiz adelanta sus estudios, las evaluaciones y certificaciones del aprendiz en su fase práctica del aprendizaje..

(16) 16 Caracterización de la empresa. Nombre de la Empresa Alsea S.A Actividad económica Empresa Mexicana con sede en Colombia, dedicada a la representación de y manejo de restaurantes de marcas globales en México y Sudamérica, las cuales se especializan en servicio a la mesa y cafetería con productos como alimentos y bebidas preparadas. Régimen al que pertenece Régimen Común Tipo de sociedad Sociedad por acciones simplificada (S.A.S) Ubicación Cr 9ª # 99 – 02 Edificio City Bank of. 501.

(17) 17 Historia de la empresa “La historia de Alsea tiene su origen en la obtención de la ‘franquicia maestra’ otorgada por DPI a la empresa Torrquín, (hoy Operadora Domino´s Pizza subsidiaria de Alsea), la cual otorga el derecho exclusivo para el cuidado, explotación y desarrollo del Sistema Domino’s Pizza en México hasta el año 2025. El 16 de mayo de 1997 fue constituida la empresa denominada ALSEA, S.A. de C.V. con una duración de 99 años.. Alsea es el operador de restaurantes líder en América Latina con marcas de reconocimiento global dentro de los segmentos de comida rápida, cafeterías y comida casual. Cuenta con un portafolio multimarcas integrado por Domino’s Pizza, Starbucks, Burger King, Chili’s, California Pizza Kitchen, P.F. Chang’s, Pei Wei, Italianni´s, The Cheesecake Factory, El Portón y Vips.. Este último restaurante fue comprado recientemente a Walmart y representó un buen negocio para Grupo Alsea, ya que encontró una cadena con un buen estado financiero y la adquirió por 8,200 millones de pesos.. Vips es su primera marca mexicana, la primera que es 100% de su propiedad (sólo tiene derechos de operación de las otras diez) y la adquisición más grande de su historia, según un artículo publicado en la revista Expansión en su edición del 11 de octubre de 2013..

(18) 18 La compañía suma un total de 2,234 unidades en México, Argentina, Chile y Colombia. Su modelo de negocio incluye el respaldo a todas sus Unidades de Negocio a través de un Centro de Soporte y Servicios Compartidos, brindando apoyo en procesos Administrativos, de Desarrollo y de Cadena de Suministro. Cuenta con más de 50,000 colaboradores en 5 países.. Hoy en día es una de las primeras 20 “Mejores Empresas para Trabajar” en México, según un artículo publicado en la revista Expansión en su edición del 11 de octubre de 2013.” Tomado de www.alsea.net/somos-alsea#historia. Misión Mantener los Altos estándares de calidad de las marcas que representa a nivel global brindando una la experiencia de un excelente producto con un óptimo servicio, comprometidos en superar las expectativas de nuestros clientes.. Visión Contribuir activamente al mejoramiento económico, laboral, social y ambiental de los lugares en los que operamos brindando momentos enriquecedores de vida a nuestros clientes, colaboradores y comunidades..

(19) 19 Principios “Desde el 19 de junio del 2011, Alsea se unió al Pacto Mundial de las Naciones Unidas, que es la iniciativa global más importante en Responsabilidad Social Empresarial; la cual promueve la adopción de diez principios universales, relacionados con la defensa de los Derechos Humanos, los Estándares Laborales, el Medio Ambiente y la lucha contra la Corrupción.. Al adherirse de forma voluntaria a este Pacto, la empresa se compromete a reafirmar y promover estos principios en su. Estrategia empresarial, de tal forma que sus operaciones beneficien a las sociedades en todo el mundo.. Con esta integración, todos que forman la gran familia Alsea fomentan una cultura en la que se vive y cumplen dichos principios.. Los 10 principios del Pacto Mundial son:. Principio 1:. Las Empresas deben apoyar y respetar la protección de los. derechos humanos fundamentales reconocidos universalmente, dentro de su ámbito de influencia..

(20) 20 Principio 2:. Las Empresas deben asegurarse de que sus empresas no son. cómplices de la vulneración de los derechos humanos. Principio 3:. Las Empresas deben apoyar la libertad de asociación y el. reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva. Principio 4:. Las Empresas deben apoyar la eliminación de toda forma de. trabajo forzoso o realizado bajo coacción. Principio 5:. Las Empresas deben apoyar la erradicación del trabajo infantil.. Principio 6:. Las Empresas deben apoyar la abolición de las prácticas de. discriminación en el empleo y ocupación. Principio 7:. Las Empresas deben mantener un enfoque preventivo que. favorezca el medio ambiente. Principio 8:. Clave de Cotización: ALSEA Fecha: 2017-12-31 63 de 1999. Las empresas deben fomentar las iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental. Principio 9:. Las Empresas deben favorecer el desarrollo y la difusión de las. tecnologías respetuosas con el medio ambiente. Principio 10: Las Empresas deben trabajar en contra de la corrupción en todas sus formas, incluidas la extorsión y el soborno.” Tomado de https://www.alsea.net/uploads/es/documents/annual_reports/alsea_informe_anual_2018_es.pd f. Valores Corporativos.

(21) 21 Aptitud Ganadora: Es demostrar la pasión por la excelencia , que nos motiva a buscar soluciones integrales y a alcanzar metas cada vez mas altas para maximizar los resultados. Liderazgo Involucrado: Es pensar y actuar como si la tienda fuera propia , cuidando las necesidades del negocio, el equipo y el cliente. Servicio Sorprendente: es elevar constantemente los estándares de satisfacción para contagiar nuestra pasión por servir y sorprender. Espíritu Colaborativo: es sumar ideas y talento para crear una comunidad participativo que se ayuda ante los retos y multiplica el valor de los resultados.. Atención al Detalle: es buscar siempre la mejora continua para entregar una ejecución impecable que fortalezca el valor de la experiencia Alsea. Tomado de https://www.alsea.net/uploads/es/documents/annual_reports/alsea_informe_anual_2018_es.pd f. Presentación de Productos y Servicios Alsea S.A Alsea posee la representación de estas marcas en Colombia prestando el servicio en 168 establecimientos comerciales y a través de una red de domiciliarios la cual hace cubrimiento de las principales ciudades del país.. Colombia.

(22) 22 Tomado de la página www.alsea.co. Tabla N°1 Productos y servicios Fuente: Elaboración Propia. Canales de Distribución En este aspecto ALSEA S.A.S, Enfoca sus esfuerzos y la red de distribución de sus productos a través de venta directa en sus puntos. Y por medio de aplicaciones digitales como Rappi o Domicilios.com. Sin embargo la compañía no maneja un canal institucional en el que se venda al por mayor sino que su Core del negocio es atender al cliente final. A nivel nacional de las diferentes marcas Alsea maneja: Domino's Pizza: tiendas Starbucks: 33 tiendas Archíes: 19 Restaurantes P.F.Chang´s: 9 restaurantes Competencia ubicación.

(23) 23. Tabla N°2 la competencia Fuente: Elaboración Propia. Organigrama de la empresa.

(24) 24. Grafico N° 1 Organigrama Alsea S.A Fuente: Propia. Caracterización del Área de trabajo. El área de contabilidad es encargada de registrar todas las solicitudes de caja menor a nivel nacional de empleados y de las tiendas de todas las marcas que maneja Alsea, registrar todos los anticipos, pagar los proveedores. Analisis DOFA.

(25) 25. Grafico N°2 DOFA Alsea S.A fuente: creación propia.

(26) 26 Manual de funciones área contable.

(27) 27 G.

(28) 28. Grafico N°3Manual de funciones área contable fuente: propia. Organigrama área contable.

(29) 29. Grafico N°4Organigrama área contable fuente: propia. Funciones Descripción de funciones Gastronomía Italiana.

(30) 30 Cargo: practicante La empresa maneja el programa de Oracle para hacer todos los registros de operación contable, el aprendiz en el caso de Gastronomía Italiana debe registrar de los empleados administrativos todos los gastos a los que incurren de la siguiente manera: Reembolsos 1 En el formato de registro lo identificamos con el concepto de PAGO. El valor del importe que es el total del dinero que será reembolsado debe ser igual al valor que 2 suman todas las facturas. 3 El beneficiario es la persona que se le debe cargar el reembolso. Con la descripción de concepto hacemos los registros, si es un viaje, se debe enviar a la cuenta 4 5155… El formato del reembolso debe venir acompañado de una relación, con todos los campos 5 diligenciados, y entre los cuales destaco: * proveedor es la persona natural ó jurídica que emite la factura El nit o cedula debe ser del proveedor, y esta se usara en el caso que en la * factura no se identifique dicho numero para su distribución. * El concepto es ó debería ser la compra en si que se realizó. * El valor debe ser el total que pago el colaborador por la compra realizada. La Región y centro de costos debe ser suministrada por la persona que solicita * el reembolso para poder hacer su registro. Tanto la región como el centro de costos a la cual se debe cargar se debe identificar en el archivo anexo que suministra la empresa para identificar según el área a donde pertenezca el 6 colaborador. Las facturas a registrar deben llegar en original, cuando son establecimientos "informales" 7 deben venir con copia del Rut para su identificación. 8 En las facturas se debe tener en cuenta: Registrar el valor total excepto cuando cobren valor por servicio voluntario ó * bolsa, ya que este se registra en una línea aparte. Se debe tener en cuenta el concepto de la compra para poderla cargar a la * cuenta correspondiente. * Únicamente se pueden usar las cuentas 51 y 52 para los reembolsos. El valor de la factura se debe cargar a un tercero el cual se identifica con el nit * ó número de cedula.. Recepción de facturas 1. Los proveedores llevan productos a las tiendas a diario y dichas facturas emitidas por el proveedor son cargadas al sistema por la tienda..

(31) 31 2. 3. Los mensajeros deben llevar al área de contabilidad y radicar con el aprendiz dos veces al dia (mañana y tarde). El aprendiz debe hacer el cargue en el sistema de las facturas a diario en una plataforma que maneja la empresa llamada Humanet quedando la factura chuleada para que México la visualice y pueda hacer el pago de dicho proveedor.. Revisión de gasto 1. 2. 3. De las facturas emitidas por las tiendas para recepcionar se deben sacar los gastos semanalmente Se debe tomar factura por factura para revisar que estén registrados en el sistema por el área que maneje dicho proveedor en un sistema llamado mis marcas y en una carpeta compartida en donde también debe quedar subidos todos los gastos. Se deben identificar los gastos que no estén registrados, estos para ser devueltos al área encargada para que los ingresen, y México y los analistas los pueda visualizar para su respectivo pago.. Archivo. Organizar por proveedor y alfabéticamente todas las facturas que son recibidas. Archivarlas las facturas en bolsas plásticas transparentes para que a final del mes el 2 área de archivo directamente las recoja y las guarde en cajas por fecha y ´proveedor. También se deben archivar aparte todos los reembolsos organizados por fecha en bolsas transparente después de pago para que el área de archivo las empaque en su 3 respectivas cajas por fecha de emisión. 1. Logros Realmente los logros obtenidos fueron todos ya que es la primer experiencia laboral en el área contable porque durante toda la carrera por estabilidad económica en el área comercial no pude ejercer durante mis estudios y para mi esta experiencia fue realmente muy satisfactoria porque aprendí a realizar registros en un sistema contable, maneje las cuentas contables, identifique los ítems más relevantes de facturas, viví la experiencia de un cierre contable y tuve una visión del proceso contable más amplia. Dificultades.

(32) 32 La dificultad de pronto más grande fue en relación con las personas, ya que venía acostumbrada a un ambiente laboral diferente, realmente si se siente la tención de un área en general contable más tensa, las personas más serias y rígidas y en lo laboral mi dificultad estuvo en comprender el proceso ya que es una empresa multinacional y los procesos dependen de otro país, al igual que en la tomas de decisiones por miedo a que la equivocación causara daños graves prefería esperar a una revisión del analista aunque lo pudiera hacer y esto hizo que no avanzara más de lo que de pronto hubiera querido..

(33) 33.

(34) 34. Resultados y discusión. Analizando el proceso se obtuvieron resultados cualitativos ya que lo que se interpreta es la necesidad de transformación de la empresa en general queriendo optimizar los procesos y esto con el traslado hacia México es decir que en Colombia ya no se registre información porque se estaría haciendo un reproceso y lo planteado por la.

(35) 35 casa matriz es controlar todo desde la misma, esto aplica que desde Colombia no se debe registrar, facturas ni cuentas de cobro a lo cual se puso en proceso esta mejora para no generar más demoras y tener también todo sistematizado y parame trizado a pesar de que ha sido algo un poco extenuante es algo que se debe hacer ya que a pesar de que la casa matriz también realiza sus procesos por las actividades que tienen en su país desean llevar control de toda la operación realizada en Colombia, y más por temas también que se han presentado como no tener un representante (gerente) y que hasta ahora está siendo enviado un chileno para que direccione un poco más la empresa hacia lo que su presidente quiere llevarla. Calificación de la práctica..

(36) 36.

(37) 37 Aporte del practicante. Ante las inconsistencias de los nuevos cambios tanto a nivel gerencial, como procesos y estructura se ve la alternativa de aportar un manual de procedimientos para que futuros practicantes tengan claro que mediante el manual su aprendizaje y práctica se vaya dando de manera individual y tengan claro la responsabilidad asignada, es por ello que a continuación se presenta el aporte por la aprendiz Nataly Laverde.. MANUALES DE FUNCIONES. DEPARTAMENTO CONTABLE 1. IDENTIFICACION DEL CARGO DIA 02. MES AÑO 04 2019 DEPARTAMENTO Contabilidad SUELDO SMMLV 2. NATURALEZA DEL CARGO. NOMBRE DEL CARGO Aprendiz DIVISION finanzas ELABORADO POR Nataly Laverde Quintero. CODIGO PP-001 SECCION. Instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones contables de la empresa, bajo características de confiabilidad, oportunidad, veracidad y objetividad que permita la toma de decisiones. 3. FUNCIONES DEL CARGO 1. Registrar en Oracle los reembolsos de caja menor que efectúan los empleados administrativos debido a sus desplazamientos a diferentes tiendas y/o ciudades para la ejecución de sus cargos. 2. Registrar en Oracle las legalizaciones de caja menor para ejecución de los empleados administrativos como se menciona en el proceso anterior. 3. Hacer revisión de Gasto para verificar que estén subidos al sistema en “mis marcas” correctamente por las diferentes áreas, de lo contrario hacer devolución al área correspondiente para que efectué el proceso..

(38) 38 4. Hacer recepción de facturas de los proveedores que envían las tiendas a diario. 5. Escanear las facturas no encontradas en Humanet para solicitarle a la tienda correspondiente que la suba al sistema. 5. llevar un archivo ordenado alfabéticamente de todas las facturas de los proveedores que llegan a diario. 6. Proporcionar información clara y transparente a las diferentes áreas de dudas o inconvenientes que tengan y/o dirigirlos a la persona indicada. 7. apoyar al área, sobre todo en días de cierre. 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO FACTORES. SUBFACTORES 1. CONOCIMIENTOS. Educación Experiencia. GRADOS 2 3 4 x. x. Complejidad. x. Habilidad Mental HABILIDADES. RESPONSABILIDAD. x. Habilidad manual. x. Profesional, técnico ó tecnólogo. La labor es de aprendizaje por lo cual no se requiere de experiencia. El trabajo comprende bastante planeación, organización y cuidado de cada proceso. Toma decisiones de mucha importancia Se requiere mucha habilidad manual Supervisa 2 personas. Por supervisión. x. Por errores. x. Un error puede causar un daño de gran magnitud Responde por el área contable. Mental. x. Visual. x. Las labores demandan alta atención mental. Las labores demandan alta atención visual Las labores demandan poco trabajo físico Está expuesto a condiciones ambientales baja. Expuestos a lesiones de poca probabilidad.. Por equipos. x. ESFUERZO. Físico CONDICIONES DE TRABAJO. ESPECIFICACIONES. X. Ambientales. x. Riesgos. x. Grafico N°5 Manual de funciones fuente: propia.

(39) 39 RESUMEN. Caja Menor. Compañía: ALSEA S.A. Departamento: Contabilidad. Fecha Creación: 28/10/2019. Documento #: N/A. Versión #: N/A. Sensibilidad: Privado. Tipo Documento: Procedimiento Línea: Contable. Producto: N/A. Autor: Nataly Laverde. Autorizado Por:. Revisado Por:. Este procedimiento describe el adecuado manejo y los responsables de la caja menor para los empleados del área administrativa de las diferentes marcas.. OBJETIVO Confrontar las partidas de los recibos de compra con el registro de la planilla presentada, identificando los conceptos como: pasajes, alimentación, peajes, combustible, entre otros, con efectos de llegar a saldos iguales con el importe registrado en la planilla.. ALCANCE El procedimiento aplica a la persona responsable de la caja menor e involucra a las áreas que la utilicen así mismo como el área contable la cual es la garante de los registros y la contabilización de esta.. DEFINICION Caja Menor: se entiende la asignación de dinero en efectivo con el fin de cubrir gastos menores hasta por un valor máximo de TRES MILLONES DE PESOS ($.

(40) 40 3.000.000), los cuales no son posibles programar previamente y cubrir por medio de un anticipo o el proceso de compras normal.. PROCEDIMIENTO Monto Caja Menor: El valor de la caja menor es de TRES MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 3.000.000), el cual no se puede sobrepasar ni tener disponible un valor superior al asignado. Solicitud de asignación fondo fijo caja menor: cuando existe una caja menor en ALSEA S.A se debe diligenciar en formato de Solicitud de Asignación Fondo Fijo de Caja, esto con el fin de realizar el control de las cajas menores existentes. Autorizaciones: Las autorizaciones para los pagos la otorga el director o jefe y la misma persona autoriza al reembolso de dicho dinero suministrado y se deben realizar por medio de las siguientes formas: Con documento en físico (formato y anexo de todos los recibos consumidos) Firma en el documento físico Conceptos para pago: Las siguientes facturas o recibos de caja son los que se podrán pagar por medio de caja menor sin exceder el monto máximo de pago: Viajes Visitas a otras tiendas Reuniones extra oficiales Visita de un empleado o jefe del exterior. Documentos soportes: los documentos soportes deben cumplir con los requisitos establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario.

(41) 41 Procedimiento de pago: para el pago de por caja menor debe cumplir los siguientes requisitos los cuales la persona que solicita el reembolso debe verificar: Toda salida de dinero debe estar soportada por una factura y/o recibo de caja con su aprobación. Solamente puede ser autorizado por el Director. No debe contener tachones, borrones o enmendaduras. La fecha de emisión del documento no puede ser anterior a 15 días de su presentación. El valor del recibo o factura no puede ser superior al monto máximo autorizado Solicitud de Reembolso: La solicitud del reembolso se hará cuando el monto disponible en la caja menor se haya reducido a un 30% de la base, de manera tal que se dé el tiempo suficiente para su revisión, contabilización y reembolso, sin que se dé carencia de fondos en la caja.. El reembolso deberá tener todos sus soportes y estar. debidamente autorizado. Arqueos de Caja: Deben ser sorpresivos y se deben realizar mínimo una vez al mes.. CONTABILIZACIÓN La analista reúne todos los soportes y los revisa mediante el soporte ya emitido por el sistema. Verifica que cumpla con las condiciones establecidas anteriormente. El Director verifica, valida que este conforme a los establecido y proporciona en el formato su firma de aprobación. La analista procede a revisar y enviar documento soporte a México para su respectiva revisión y pago..

(42) 42 FORMATOS. Documento que nos permiten realizar el procedimiento según lo establecido anteriormente. Solicitud de asignación fondo fijo caja menor. Reembolso Caja Menor. Legalización Caja Menor.. _____________________________ ELABORÓ. _____________________________ REVISO. _____________________________ APROBO.

(43) 43. Referencias. Fuente: Documento Interno Reporte Anual Alsea 2018. Fuente: www.alsea.com.mx Fuente: Elaboración Propia de redacción del documento, tablas y gráficos. Fuente: www.alsea.com.co.

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