OBJETIVO:
Apoyar y agilizar de manera eficaz, oportuna y confiable la distribución de la documentación, materiales o paquetes de las unidades administrativas y áreas del TESE, a entidades del sector público, social y privado, mediante el servicio de mensajería.
ALCANCE:
Aplica a las unidades administrativas y áreas del TESE que, en consecuencia del desempeño de sus actividades, requieran el servicio de mensajería, así como al personal del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento responsables de la prestación del mismo.
REFERENCIAS:
Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec. VII; Objetivos y Funciones por Unidad Administrativa: 205D13005, Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, Gaceta del Gobierno; 17 de noviembre de 2017.
RESPONSABILIDADES:
El Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento es la unidad administrativa responsable de apoyar a las unidades administrativas y áreas del TESE, mediante la prestación del servicio de mensajería.
La Unidad Administrativa solicitante deberá:
Solicitar al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, responsable del servicio de mensajería, el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM- 01.
Requisitar el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01, en original y copia.
Entregar el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01 junto con los documentos o paquetes para entrega al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, responsable del servicio de mensajería.
Atender las observaciones realizadas al formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM- 01, cuando no se haya requisitado correctamente.
Recibir del Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería, el acuse de recibido firmado por la destinataria o el destinatario o en su caso el documento o paquete no haya sido entregado.
Firmar de conformidad el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01 una vez recibido el acuse de recibido firmado por la destinataria o el destinatario o en su caso, una vez recibido el paquete que no fue entregado.
La Jefa o el Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento deberá:
Recibir del Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería, la programación de la ruta y designación de choferes.
Revisar y analizar si la programación de la ruta y designación de choferes está correcta.
Otorgar su visto bueno de manera económica a la programación de la ruta y designación de choferes.
Señalar las observaciones que considere pertinentes a la programación de la ruta y designación de choferes, cuando no esté correcta.
El Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería deberá:
Proporcionar a la Jefa o al Jefe de Unidad, de Departamento o de Área del TESE el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01.
Revisar que el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01, se haya requisitado correctamente.
Señalar las observaciones que considere pertinentes, cuando el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01 no esté requisitado correctamente.
Registrar la orden de servicio y los documentos o paquetes para entrega, en la bitácora destinada para tal caso, cuando el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01 está requisitado correctamente.
Planear y elaborar la programación de la ruta y designación de chófer,con base a las órdenes de servicio registradas.
Turnar a la Jefa o al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, la programación de la ruta y designación de chófer para su visto bueno.
Realizar las correcciones a la programación de ruta y designación de choferes, cuando se hayan realizado observaciones por la Jefa o el Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento.
Registrar la salida del vehículo asignado en la bitácora.
Entregar los documentos o paquetes a la o al chófer asignado para que realice la entrega.
Recibir acuses de recibido firmados por las o los destinatarios, así como los documentos o paquetes no entregados por la o el chofer.
Turnar a la Jefa o al Jefe de Unidad, Departamento o Área del TESE que solicitó el servicio de mensajería, los acuses de recibido de los documentos entregados, así como aquellos que no fueron entregados.
La o el Chofer del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento deberá:
Entregar los documentos o paquetes asignados en el destino.
Obtener firma de recibido de los documentos o paquetes entregados.
Realizar la entrega de los acuses de recibido firmados por las o los destinatarios y los documentos o paquetes que no hayan sido entregados por errores en la dirección o alguna otra situación.
DEFINICIONES:
Ruta: Zona de entrega de la mensajería, puede describirse como Ciudad de Toluca, Norte del área metropolitana, Sur del área metropolitana, etc.
TESE: Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.
INSUMOS:
Solicitud del formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01.
RESULTADOS:
Formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01 firmado de conformidad.
INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:
Mantenimiento al parque vehicular.
POLÍTICAS:
La entrega de mensajería en la ciudad de Toluca se realizará los días lunes, miércoles y viernes; D.F. y zona metropolitana de lunes a viernes.
Las áreas solicitantes del servicio de mensajería deberán entregar su documentación o paquetes con un día de antelación en el Departamento de Servicios Generales y mantenimiento, en un horario de 9 a 18 hrs.
El Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento realizará el análisis y evaluación de la calificación de las y los usuarios del servicio de mensajería (Orden de servicio de mensajería FO-TESE- DSGyM-01) de manera semestral con la finalidad de realizar mejoras en el servicio.
DESARROLLO:
No. Unidad
Administrativa/Puesto Actividad
1. Unidad Administrativa Solicitante
Solicita al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, responsable del servicio de mensajería, el formato “Orden de servicio de mensajería” FO- TESE-DSGyM-01.
2. Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería
Atiende a la unidad administrativa solicitante y le proporciona el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01.
3. Unidad Administrativa Solicitante
Recibe el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE- DSGyM-01, lo requisita en original y copia, y lo entrega junto con los documentos o paquetes al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, responsable del servicio de mensajería.
4. Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería
Recibe el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE- DSGyM-01 y revisa que esté requisitado correctamente.
5. Si el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM- 01 no está requisitado correctamente, proporciona nuevamente el formato a la unidad administrativa solicitante señalando las observaciones que considere pertinentes.
6. Unidad Administrativa Solicitante
Recibe el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE- DSGyM-01, lo requisita atendiendo las observaciones realizadas al mismo y lo entrega al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, responsable del servicio de mensajería. Regresa a la actividad número cuatro.
7. Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería
Si el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM- 01 está requisitado correctamente, registra la orden de servicio y los documentos o paquetes para entrega, en la bitácora destinada para tal situación.
Planea y elabora la programación de la ruta y designación de chófer en base a las órdenes de servicio registradas, la turna a la Jefa o al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento para su visto bueno.
8. Jefa(e) del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento
Recibe la programación de la ruta y designación de chofer, la analiza y determina: ¿está correcta la programación?.
No. Unidad
Administrativa/Puesto Actividad
9. No está correcta, realiza observaciones a la programación y la turna al personal administrativo responsable del servicio de mensajería para su corrección.
10. Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería
Recibe la programación de ruta y designación de choferes con observaciones, realiza las correcciones solicitadas y turna a la Jefa o al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. Regresa a la operación número ocho.
11. Jefa(e) del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento
Está correcta, otorga su visto bueno de manera económica y turna la programación señalada al personal administrativo responsable del servicio de mensajería.
12. Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería
Se entera, registra salida en la bitácora del vehículo asignado y realiza la entrega de los documentos o paquetes a la o al chofer asignado para que realice la entrega.
13. Chofer del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento
Recibe oficios, documentos y/o paquetes, atiende los servicios asignados, entrega documentos o paquetes en el destino, obtiene firma de recibido de los documentos o paquetes entregados y una vez de regreso en el TESE, realiza la entrega de los acuses de recibido firmados por las o los destinatarios y los documentos o paquetes que no hayan sido entregados por errores en la dirección o alguna otra situación.
14. Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería
Obtiene acuses de recibido firmados por las o los destinatarios, así mismo documentos o paquetes no entregados y los turna a la unidad administrativa que solicito el servicio de mensajería.
15. Unidad Administrativa Solicitante
Atiende, obtiene acuse de recibido firmado por la destinataria o el destinatario o en su caso el documento o paquete no entregado, firma de conformidad el formato “Orden de servicio de mensajería”
FO-TESE-DSGyM-01 y lo entrega al Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería.
16. Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería
Recibe el formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE- DSGyM-01 firmado de conformidad y archiva.
Fin del procedimiento.
DIAGRAMACIÓN:
Distribución de paquetería y correspondencia
UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE PERSONAL ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA
JEFA(E) DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
Inicio
Solicita al personal ad ministrativo d el Dep artamento de Servicios Generales y Mantenimiento, resp onsab le del servicio d e mensajería, el fo rmato Orden de servicio de mensajería FO-TESE-DSGyM-01.
Atiend e y le pro porciona el formato Orden d e servicio de mensajería FO-TESE-DSGyM-01.
1
2
8
Recibe la programación de la ruta y designación de chófer, la analiza y determina si esta correcta.
Propo rciona nuevamente el fo rmato señaland o las ob servaciones que co nsidere p ertinentes.
5 Recibe el fo rmato Orden de servicio de
mensajería FO-TESE-DSGyM-01, lo requisita en original y copia, y lo entrega junto con lo s do cumentos o p aquetes al personal administrativo del Dep artamento de Servicios Generales y Mantenimiento, resp onsab le del servicio d e mensajería.
3
Recibe el formato Orden de servicio de mensajería FO-TESE-DSGyM-01 y revisa que esté requisitad o correctamente.
4
10
Recibe la p rogramación de ruta y d esignación de choferes con o bservaciones, realiza las correcciones solicitad as y turna a la o al Jefe d el Dep artamento de Servicios Generales y Mantenimiento.
Si la prog ramación d e la ruta y designación d e chófer está correcta, otorga su visto b ueno de manera económica y turna la p rogramación señalada.
11 Si
No
¿Está correcto?
6
Recibe el fo rmato Orden de servicio de mensajería FO-TESE-DSGyM-01, lo requisita atend iend o las observaciones realizadas al mismo y lo entreg a al perso nal ad ministrativo d el Dep artamento de Servicios Generales y Mantenimiento, resp onsab le del servicio d e mensajería.
4
Registra la o rden d e servicio y los do cumentos o paq uetes p ara entrega. Planea y elabora la prog ramación de la ruta y designación de chófer con b ase a las órdenes de servicio registradas, la turna p ara su visto bueno.
7
¿Está correcta? Si
No 9
Realiza ob servaciones a la misma y la turna al Personal ad ministrativo respo nsable del servicio de mensajería para su correcció n.
8
A
Distribución de paquetería y correspondencia
UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE PERSONAL ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA
CHOFER MENSAJERO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y
MANTENIMIENTO
Fin A 12
Se entera, registra salida en la b itácora del vehículo asignado y realiza la entreg a d e los d ocumentos o paq uetes a la o al chófer asig nad a para que realice la entreg a.
13
Recibe o ficios, do cumentos y/o paquetes, atiend e los servicio s asignad os, entreg a documento s o paq uetes en el destino, ob tiene firma d e recibido d e los d ocumentos o p aquetes entreg ad os y una vez de regreso en el TESE, realiza la entreg a d e lo s acuses de recibido firmados po r las y los destinatarios y lo s documentos o paq uetes q ue no hayan sid o entregados por errores en la dirección o alguna otra situación.
Obtiene acuses de recib id o firmados por las o los destinatarias(os), así mismo do cumentos o paqu etes no entregados y los turna a la o al Jefe de Unid ad, Dep artamento o Área d el TESE q ue solicito el servicio de mensajería.
14
Atiend e, ob tiene acuse de recib id o firmad o por la O el destinatario o en su caso el d ocumento o paq uete no entregad o, firma de co nformidad el fo rmato Orden de servicio d e mensajería FO- TESE-DSGyM-01 y lo entreg a al Personal Administrativo responsable del servicio de mensajería.
15
16
Recibe el formato Orden de servicio d e mensajería FO-TESE-DSGyM-01 firmado de conformid ad y archiva.
MEDICIÓN:
Indicador para medir la capacidad de respuesta en atención a los servicios de mensajería.
No. de órdenes de servicio de mensajería realizadas
*100 = % solicitudes atendidas No. de órdenes de servicio de mensajería solicitadas
REGISTRO DE EVIDENCIAS:
Formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01
FORMATOS E INSTRUCTIVOS:
Formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01.
Formato “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01
ÁREA SOLICITANTE:
DÍ A M ES AÑO
DESTINATARIA(O):
DEPEDENCIA(S):
FORMA DE ENVÍO
SI NO
ESPECIFICAR:
FO-TESE-DSGyM-01 ORDEN DE SERVICIO DE MENSAJERIA
FECHA EN LA QUE SE REQUIERE ENTREGAR:
BULTOS Y/O PAQUETES IMPRESOS, TARJETAS
LA (EL) RESPONSABLE DEL ÁREA SOLICITANTE:
NOMBRE DE LA O DEL USUARIA(O):
URGENTE ORDINARIO
FECHA DE SOLICITUD:
TIPO DE ENVÍO ¿ANEXA RELACIÓN?
FOLIO:
OFICIOS, SOBRES, CARTAS,
OTROS
ESPECIALIZADA PROPIO MENSAJERÍA
TELÉFONO:
NOMBRE Y FIRMA
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Jefa(e) del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento
REGULAR OBSERVACIONES:
BUENO MALO
CONFORMIDAD DE LA O DEL USUARIA(O) DE RECIBIR EL SERVICIO EN LA FECHA SOLICITADA
¿CÓMO CALIFICA EL SERVICIO RECIBIDO?
EXCELENTE
NOMBRE Y FIRMA La o el Responsble de Correspondencia NOMBRE Y FIRMA TIPO DE CORRESPONDENCIA
Vo. Bo. RESPONSABLE
REALIZÓ
1 2
3 4
5 6
7
8
9
10
11
12
13 14 15
16 17
Instructivo para el llenado del formato: “Orden de servicio de mensajería” FO-TESE-DSGyM-01
Objetivo: Registrar los servicios de mensajería realizados a las áreas del TESE.
Distribución y destinataria(o): Se elabora en original y copia, es requisitado por el área solicitante; una vez realizado el servicio de mensajería el original es resguardado para su control en el Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, la copia queda a resguardo de la o del solicitante como acuse del servicio realizado.
No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN
1. ÁREA SOLICITANTE Anotar el nombre de la unidad administrativa que solicita el servicio de mensajería.
2. FOLIO Anotar el número consecutivo que corresponda.
3. RESPONSABLE DEL ÁREA SOLICITANTE
Anotar el nombre, apellido paterno y materno de la o del titular de la unidad administrativa que solicita el servicio
4. FECHA DE SOLICITUD Registrar el día, mes y año en que se requisita el formato (dd/mm/aaaa).
5. NOMBRE DE LA O DEL USUARIA(O)
Anotar el nombre, apellido paterno y materno de la persona que gestiona el servicio.
6. TELÉFONO Anotar el número extensión de la unidad administrativa que solicita el servicio.
7. DESTINATARIA(O) Anotar el nombre, apellido paterno y materno de la persona a quien va dirigido el paquete o documentación motivo del servicio.
8. DEPENDENCIA Anotar el nombre de la institución, oficina o del centro de trabajo de la o del destinatario al que va dirigido el documento o paquete.
9. TIPO DE
CORRESPONDENCIA / CANTIDAD /
ESPECIFICAR
Seleccionar de acuerdo al tipo de objeto a entregar, mencionando la cantidad de los mismos y cualquier observación que considere pertinente.
10. FORMA DE ENVIÓ Seleccionar entre la forma y tipo de envió, así como si se anexa relación.
11. FECHA EN LA QUE SE REQUIERE ENTREGAR
Registrar el día, mes y año en que se requiere entregar el paquete o documentación.
No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN
12. OBSERVACIONES Anotar las Indicaciones especiales a considerar para la entrega del documento o paquete, puede referirse a: “Urgente”, “Entregar antes de….”, “Entrega personal”, o las que considere pertinentes la o el usuario.
13. RECIBIO Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del personal del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento que recibe el paquete o documentos a entregar.
14. RESPONSABLE Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del personal responsable del servicio de mensajería del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento.
15. REALIZÓ Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del personal del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento que hizo la entrega de paquete o documentos.
16. ¿COMO CALIFICA EL SERVICIO RECIBIDO?
Seleccionar de acuerdo a la percepción que tuvo la o el usuario referente al servicio.
17. CONFORMIDAD DE LA O DEL USUARIA(O) QUE RECIBE EL SERVICIO EN LA FECHA
SOLICITADA
Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma de aceptación de la o del solicitante una vez realizado el servicio.
