UNI VERSI DAD REGI ONAL AUTONOMA DE LOS ANDES ‘ ‘UNI ANDES’ ’
FACULTAD SI STE MAS MERCANTI LES
CARRERRA CONTABI LI DAD Y AUDI TORI A TESI S DE GRADO
Pr evi o a la Obt enci ón del Tít ul o de:
Ingeni era en Cont abili dad y Audit orí a CPA
TE MA:‘ ‘DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL I NTERNO AL PROCESO DE I NGRES OS Y EGRESOS DE ACTI VOS FI JOS DE BODEGA DEL MI NI STERI O DE
DES ARROLLO URBANO Y VI VI ENDA ( MI DUVI) PUYO - PASTAZA -- ECUADOR
Ma yra Pat ri ci a Padill a Amancha
PUYO -- PASTAZA -- ECUADOR
CERTI FI CACI ON
Certifi co que l a pr esent e Tesi s s obr e el t e ma: ‘ ‘MANUAL DE CONTROL I NTERNO AL PROCES O DE I NGRES OS Y EGRES OS DE ACTI VOS FI J OS DE BODEGA DEL MI NI STERI O DE DESARROLLO URBANO Y VI VI ENDA ( MI DUVI) PUYO - PASTAZA -- ECUADOR’ ’; previ o a l a obt enci ón del Tít ul o de I NGENI ERA EN CONTABI LI DAD, AUDI TORI A Y FI NANZAS - C. PA, ha si do desarroll ada por l a Tgl a. Ma yr a Patri ci a Padill a Amacha, baj o mi t ut oría y di recci ón, cu mpli endo con t odos l os requi sit os l egal es est abl eci das por l a UNI ANDES, por l o que aut ori zo su present aci ón.
Dr. Bolí var Jarri n López
AUTORI A
Yo Ma yr a Patri ci a Padilla Amancha, decl ar o el t e ma: ‘ ‘DI SEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL I NTERNO AL PROCES O DE I NGRES OS Y EGRESOS DE ACTI VOS FI J OS DE BODEGA DEL MI NI STERI O DE DES ARROLLO URBANO Y VI VI ENDA ( MI DUVI) PUYO - PAS TAZA -- ECUADOR’ ’ pr evi o a l a obt enci ón del Tít ul o de I NGENI ERA EN CONTABI LI DAD S UPERI OR, AUDI TORI A Y FI NANZAS - C. PA, es aut énti co y ori gi nal y que l os derechos de aut orí a corresponden a l a Uni versi dad Regi onal Aut óno ma de l os Andes ‘ ‘UNI ANDES’ ’
Tgl a. Mayr a Patri ci a Padilla Amancha
DEDI CATORI A
La pr esent e Tesi s; Te ma ‘ ‘DI SEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL I NTERNO AL PROCES O DE I NGRES OS Y EGRES OS DE ACTI VOS FI J OS DE BODEGA DEL MI NI STERI O DE DESARROLLO URBANO Y VI VI ENDA ( MI DUVI) DE PUYO - PASTAZA -- ECUADOR’ ’ se l o dedi co a mi s padr es, t ut ores uni versitari os y a mi gos más cercanos por el apoyo i ncondi ci onal que supi er on bri ndar me a l o l argo de mi carrera est udi antil, soci al y l aboral hast a cu mplir mi me ta qui enes est uvi er on pendi ent es de l o que necesit aba t ant o econó mi ca ment e co mo mor al mente, convirti éndose en el apoyo f unda ment al.
AGRADECI MI ENTO
Doy gr aci as en pri mer a i nst anci a a Di os por haber me dado l a vi da, l as f uerzas, sabi durí a y l a i nt eli genci a par a enfrentar l os obst ácul os que se me han pr esent ado. Agr adezco a mi s padr es que me han apoyado i ncondi ci onal ment e hast a l a present e.
A l a vez dej o const anci a de mi pr of undo agr adeci mient o y avenenci a a mi queri da UNI VERSI DAD REGI ONAL AUTONOMA DE LOS ANDES ‘ ‘ UNI ANDES’ ’ -- PUYO -- PASTAZA -- ECUADOR, A LA CARRERA DE CONTABI LI DAD Y AUDI TORÍ A FACULTAD SI STE MAS MERCANTI LES qui en acogi ó dur ant e mi f or maci ón pr ofesi onal.
Agr adeci éndol e por su paci enci a, dedi caci ón y entrega haci endo r eali dad l a t er mi naci ón satisfact ori a ment e mí Tesis de Gr ado al Dr. Bol í var Jarri n López - Tut or
Así co mo t a mbi én a l as Aut ori dades y e mpl eados del Mini st eri o de Desarroll o Ur bano y Vi vi enda ( MI DUVI) de Puyo -- Past aza por haberme abi ert o l as puert as de la enti dad pr opor ci onándo me l a i nfor maci ón para el desarr oll o de Tesi s de Gr ado, trabaj o de i nvesti gaci ón.
I NDI CE
CERTI FI CACI ON . . . II AUTORI A . . . III DEDI CATORI A . . . I V AGRADECI MI ENTO . . . V I NDI CE . . . VI - X
CAPÍ TULO I
1. EL PROBLE MA . . . 1
1. 1. PLANTEAMI ENTO DEL PROBLE MA . . . 1
1. 1. 1. For mul aci ón del Pr obl e ma . . . 2
1. 1. 2. Deli mit aci ón del Pr obl ema . . . 2
1. 2. OBJ ETI VOS . . . 2
1. 2. 1. Obj eti vo General . . . 2
1. 2. 2. Obj eti vos Específi cos . . . 3
1. 3. J USTI FI CACI ÓN . . . 3- 4 CAPÍ TULO II 2. MARCO TEÓRI CO . . . 5
2. 1. ANTECEDENTES I NVESTI GATI VOS . . . 5
2. 2. FUNDAME NTACI ÓN DE LA I NVESTI GACI ÓN . . . 5
2. 2. 1. Cont r ol Int er no . . . 5
2. 2. 1. 2. Car act erísti cas del Si st ema de Contr ol Int er no . . . 6 2. 2. 1. 3. Los Ci nco co mponent es del Contr ol Int er no . . . 6- 15 2. 2. 1. 4. Li mit aci ones de un Si st ema de Contr ol Int er no . . . 15- 16 2. 2. 1. 5. Cont r ol Int er no en el ri esgo de Audit orí a . . . 16- 17 2. 2. 1. 6. Tar eas del Audit or Int er no . . . 17 2. 2. 1. 7. Cl asifi caci ón de l os Cont rol es Int er nos . . . 17 2. 2. 1. 8. Ti pos de Contr ol es general es . . . 18- 19 2. 2. 1. 9. Los punt os de contr ol . . . 19 2. 2. 1. 10. Los medi os y l os contr oles i nt er nos específi cos . . . 20 2. 2. 1. 11. Cat egorí as de contr ol es específi cos . . . 20- 21 2. 2. 1. 12. Ti pos de contr ol es de capt ura . . . 22 - 23 2. 2. 1. 13. Ti pos de contr ol es de pr ocesa mi ent o . . . 23 2. 2. 1. 14. Ti pos de contr ol es de cust odi a . . . 24 2. 2. 1. 15. Cont r ol es en a mbi ent es co mput ari zados . . . 24 2. 2. 1. 16. Las pr uebas de cu mpli mient o . . . 25- 26 2. 2. 2. La Audit orí a . . . 26 2. 2. 2. 1. Defi ni ci ones . . . 26- 27 2. 2. 2. 2. Fi nali dad . . . 27 2. 2. 2. 3. Cl asifi caci ón de l a Auditorí a . . . 28- 34 2. 2. 3. Acti vos Fij os . . . 34 2. 2. 3. 1. Pri mer a et apa: Ingreso de Acti vos Fij os . . . 34- 52 2. 2. 3. 2. Segunda Et apa: Vi da Útil . . . 52- 59 2. 2. 3. 3. Ter cera Et apa: Retiro de Acti vos Fij os . . . 59- 60 2. 3. I DEA A DEFENDER . . . 61
3. MARCO METODOLÓGI CO . . . 62
3. 1. MODALI DAD DE LA INVESTI GACI ÓN . . . 62
3. 2. TI POS DE I NVESTI GACI ÓN . . . … 62- 63 3. 3. POBLACI ÓN . . . ……….. 63
3. 4. MÉTODOS TÉCNI CAS E I NSTRUME NTOS . . . 63- 64 3. 4. 1. Cuesti onari o a l os funci onari os de MI DUVI Past aza . . . 65
3. 4. 2. Int er pret aci ón de result ados (gráfi cos y cuadr os) . . . 66- 75 3. 5. CONCLUSI ONES Y RECOME NDACI ONES . . . 76- 77 CAPI TULO I V 4. MARCO PROP OSI TI VO . . . 78
4. 1. TÍ TULO . . . 78
4. 2. DES ARROLLO DE LA PROP UESTA . . . 78
4. 2. 1. Obj eti vos de l a Pr opuesta . . . 78
4. 2. 1. 1. Obj eti vo General . . . 78- 79 4. 2. 1. 2. Obj eti vo Específi cos . . . 79
4. 3. AMBI ENTE DE CONTROL . . . 79
4. 3. 1. As pect os general es . . . 79
4. 3. 2. Mi si ón de Mi ni st eri o de Desarr oll o Ur bano y Vi vi enda -- Past aza ( MI DUVI) . . . 80
4. 3. 3. Obj eti vo General . . . 80
4. 3. 4. 1. Políti cas de adqui si ci ones de bi enes y ser vi ci os . . . 82- 83 4. 3. 4. 2. Políti ca de acti vos fij os . . . 83- 85
4. 3. 5. Val ores Instit uci onal es . . . 85
4. 3. 5. 1. Códi go Éti ca . . . 85- 86 4. 3. 5. 2. Pri nci pi os de l as 5 Es, en la ad mi ni straci ón . . . 87- 88 4. 4. EVALUACI ÓN DE RIES GOS . . . 88- 89 4. 4. 1. Ri esgo i nherent e . . . 89
4. 4. 2. Ri esgo de contr ol . . . 89
4. 4. 3. Ri esgo de det ecci ón . . . 90
4. 5. ACTI VI DADES DE CONTROL . . . 90
4. 5. 1. Pri nci pal es pr ocesos . . . 90
4. 5. 2. Pr ocedi mient os de contr ol i nt er no . . . 90- 101 4. 5. 3. Nor mas General es de Contr ol Int er no . . . 101- 115 4. 5. 3. 1. Cont r ol de acti vos fij os de enti dades públi cas . . . 115
4. 5. 3. 2. El e ment os del Contr ol Interno . . . 115- 117 4. 5. 3. 3. Leyes . . . 118
4. 5. 3. 4. Regul aci ones . . . 118
4. 5. 3. 5. Regl a ment o Int er no . . . 118- 119 4. 5. 4. Políti cas de Contr ol Int erno . . . 119
4. 5. 4. 1. Cont rat aci ón de segur os para l os acti vos fij os para evit ar pér di das ma yor es para enti dad . . . 119- 120 4. 5. 5. Estrat egi as de Contr ol Interno . . . 120
4. 5. 6. FLUGLOGRAMA DEL PROCES O DE I NGRES OS Y EGRES OS DE
4. 6. I NFOR MACI ÓN Y COMUNI CACI ÓN . . . 125
4. 6. 1. Si st e ma de i nf or maci ón del Mi ni st eri o de Desarroll o Ur bano y Vi vi enda de l a pr ovi nci a de Past aza ( MI DUVI) . . . 126
4. 6. 1. 1. El Si st e ma Cont abl e . . . 126
4. 6. 1. 2. El Si st e ma de Presupuesto . . . 127
4. 6. 2. Pri nci pal es co mponent es de l as t ecnol ogí as de i nf or maci ón . . . 128
4. 6. 2. 1. Har d war e . . . 128
4. 6. 2. 2. Soft war e . . . 129
4. 7. EVALUACI ÓN Y MONI TOREO . . . 129- 130 4. 7. 1. Co mponent e: Ingresos de Acti vos Fij os . . . 130
4. 7. 2. Co mponent e: Egr esos de Acti vos Fij os . . . 131
4. 7. 3. Cuesti onari o de Contr ol Int er no . . . 132
4. 7. 4. Cuadr o de Mando I nt egral . . . 133
CONCLUSI ONES . . . 134
RECOME NDACI ONES . . . 135
BI BLI OGRAFÍ A . . . 136- 137 ANEXOS . . . 138
Ent revi st a e Interpret aci ón de result ados.
Cuadr o Nº 1 . . . 65
Cuadr o Nº 2 . . . 66
Cuadr o Nº 3 . . . 67
Cuadr o Nº 4 . . . 68
Cuadr o Nº 5 . . . 69
Cuadr o Nº 6 . . . 70
Cuadr o Nº 7 . . . 71
Cuadr o Nº 8 . . . 72
Cuadr o Nº 9 . . . 73
Cuadr o Nº 10 . . . 74
Cuadr o Nº 11 . . . 75
Cuadr o N° 12 . . . 88
Cuadr o N° 13 . . . 123
Cuadr o N° 14 . . . 124
Cuesti onari os. Cuadr o No. 15. Ingreso de acti vos fij os . . . 130
Cuadr o No. 16. Egresos de acti vos fij os . . . 131
Cuadr o No. 17. Contr ol Int er no . . . 132
Cuadr o No. 18. Contr ol de i ngresos -- Egr esos de acti vos fij os . . . 133
I NDI CE DE GRAFI COS
Gr áfi co Nº 1 . . . 66
Gr áfi co Nº 2 . . . 67
Gr áfi co Nº 3 . . . 68
Gr áfi co Nº 4 . . . 69
Gr áfi co Nº 5 . . . 70
Gr áfi co Nº 6 . . . 71
Gr áfi co Nº 7 . . . 72
Gr áfi co Nº 8 . . . 73
Gr áfi co Nº 9 . . . 74
Gr áfi co Nº 10 . . . 75
Gr afi co N° 11 . . . 81
Aut ori zaci ón De Sali da Te mpor al Del Bi en
For mat o No. 2 . . . 92
Aut ori zaci ón De Sali da Te mpor al Del Bi en
For mat o No. 3 . . . 93
Regi stro De Acti vos Fij os
CAPÍ TULO I
1.
EL PROBLE MA
1. 1. PLANTEA MI ENTO DEL PROBLE MA
Dur ant e muchos años, l a Pr ovi nci a de Past aza ha veni do buscando s u desarr oll o con el trabaj o de l as aut ori dades de l as diferent es enti dades públi cas que aúnan esf uerzos para conseguir su desarr oll o.
El Mi ni st eri o de Desarroll o Ur bano y Vi vi enda de l a ci udad de Puyo -- Past aza, tiene co mo fi nali dad mej or ar l a cali dad de vi da de l a s oci edad de Past aza ofreci éndol es vi vi endas di gnas, conf ort abl es y cómodas.
Una de l as difi cult ades i nter nas que atravi esa l a entidad es el contr ol de acti vos fij os,
ya que en l a mi s ma el contr ol de i ngr esos y egr esos de acti vos fij os si se hace, per o
exi st en i nvent ari os desactuali zados que no ayudan a l a mi s ma y no se ti ene dat os
real es en cuant o a l as exist enci as ni l as condi ci ones en que se encuentran l os acti vos
fij os.
El depart a ment o fi nanci er o de l a enti dad no cuent a con un e mpl eado est abl e para bodega,
por l o cual se ha no mbr ado t e mpor al ment e a e mpl eados que desconocen de l os pr ocesos
de contr ol de l os acti vos fijos. Ade más, ell os ti enen que cu mplir vari as acti vi dades dent r o
de l a enti dad; l o que no permi t e asi gnar un gr ado de r esponsabili dad por l os bi enes que se
encuentran en l a bodega y t odos l os acti vos fij os que se encuentran en l a mi s ma, mot i vo
Todo est o se debe a que l a enti dad depende de l a asi gnaci ón pr esupuest ari a de l a casa mat ri z, que no es l a mej or en vari os años, que l e i mpi de cu mplir con l as pl anifi caci ones i nt er nas, obst aculi zando así el desarr oll o del contr ol de l a enti dad.
1. 1. 1. For mul aci ón del Probl ema
¿ Có mo mej orar el contr ol de i ngr esos y egr esos de Acti vos Fij os en l a bodega del Mi ni st eri o de Desarr oll o Ur bano y Vi vi enda de l a Pr ovi nci a de Past aza -- Puyo?
1. 1. 2. Deli mit aci ón del Probl ema
Lí nea de Investi gaci ón: Audit orí a.
Obj eti vo de Est udi o : Audit orí a fi nanci era.
Ca mpo de Acci ón : Cont r ol Int er no.
Lugar : Pr ovi nci a de Past aza, Cant ón Past aza, Parr oqui a Puyo,
Mi ni st eri o de Desarr oll o Ur bano y Vi vi enda ( MI DUVI ).
Ti e mpo : La i nvesti gaci ón f ue reali zada en el últi mo tri mestre del
2010 y el pri mer o del 2011 respecti va ment e.
1. 2. OBJ ETI VOS
1. 2. 1. Obj eti vo General:
1. 2. 2. Obj eti vos Es pecífi cos:
o Funda ment ar l as bases t eóri cas general es que permi t an s ol uci onar el pr obl e ma pl ant eado en l a i nvesti gaci ón.
o Reali zar un di agnósti co de l a sit uaci ón act ual de bodega de l a MI DUVI - Past aza en el contr ol de acti vos fij os.
o De mostrar l a i mport ancia de l a creaci ón de un Ma nual de Cont r ol I nt er no al pr oceso de Contr ol de Acti vos Fij os en l a Bodega de MI DUVI -- Past aza. o Reali zar el di seño de un Ma nual de Cont r ol I nt erno al pr oceso de i ngr eso y
egresos de acti vos fij os en el área de bodega, que per mit a asegur ar de f or ma razonabl e el cu mpli miento efi ci ent e de l as mis mas.
1. 3. J USTI FI CACI ÓN
El contr ol i nt er no de acti vos fij os en el Mi ni st eri o de Desarr oll o Ur bano y Vi vi enda de l a Pr ovi nci a de Past aza es una acti vi dad i mport ant e que per mite ll evar a cabo cada uno de l os pr ocesos par a al canzar l os obj eti vos or gani zaci onal es pr opuest os ya que est a enti dad públi ca busca ofrecer una mej or cali dad de vi da a las personas entregando vi vi endas dentr o de l a provi nci a y sus alrededor es.
El di seño del Manual de Cont r ol I nt er no al proceso de i ngresos y egresos de acti vos fij os en el área de bodega es pri mor di al, ya que gar anti za a l a ent i dad s u correct o contr ol y el desenvol vi endo del bodeguer o al ej ecut ar l as acti vidades de contr ol y de l a manera que se ad mi ni stra l os recursos hu manos y mat eri al es.
CAPÍ TULO II
2.
MARCO TEÓRI CO
2. 1. ANTECEDENTES I NVESTI GATI VOS
En el Mi ni st eri o de Desarroll o Ur bano y Vi vi enda de l a Pr ovi nci a de Past aza, se han r eali zado i nvesti gaci ones a vari os departa ment os co mo Ad mi ni straci ón, Pr oyect os entre otr os, más no a l os acti vos fij os que se encuentran en bodega y que requi eren de un efi ci ente contr ol de l os i ngresos y egr esos y así l ogr ar que l a enti dad sea exit osa dentro del sect or públi co.
2. 2. FUNDA MENTACI ÓN DE LA I NVESTI GACI ÓN
2. 2. 1. Cont rol Interno
2. 2. 1. 1. Defi ni ci ón.
2. 2. 1. 2. Caract erí sti cas del Si stema de Cont rol Interno.
Est abl ecer una estruct ura est ándar de contr ol i nter no que s oport e l os pr ocesos de i mpl e ment aci ón, que unifi que l os crit eri os de contr ol y gar anti ce un cont r ol cor porati vo a l a gesti ón del muni ci pi o y l e per mit a el cu mpli mient o de s us obj eti vos. ( Aguirre, 2006, pág. 64).
Mot i var l a construcci ón de un ent or no éti co alrededor de l a f unci ón
ad mi ni strati va de l a enti dad públi ca.
Ma nt ener una ori ent ación per manent e a control ar l os ri esgos que pueden
i nhi bir el l ogr o de l os pr opósit os de l a enti dad públ ica.
Est abl ecer l a co muni cación co mo un pr oceso de contr ol a l a transparenci a y l a
di vul gaci ón de i nf or maci ón a l os diferent es gr upos de i nt erés.
Ot or gar un val or pr eponderant e a l a eval uaci ón ya sea est e de or den
ad mi ni strati vo, fi nanci ero u operati vo r eali zado por l a Uni dad de Cont r ol Int er no o por l os ór ganos de contr ol l egal ment e establ eci dos.
Dar mayor r el evanci a a l os Pl anes de Mej ora mient o, co mo herra mi ent a que
garanti ce l a pr oyecci ón de l a enti dad haci a l a excelenci a y cali dad t ot al.
2. 2. 1. 3. Los Ci nco co mponent es del Cont rol Interno.
5. Super vi si ón o Monit oreo
Par a una mej or co mpr ensi ón se det all a cada uno de l os co mponent es del cont r ol i nt er no, mi s mos que s on det er mi nant es a l a hor a de contr ol ar por su ma gní fi co dese mpeño en el ca mpo de acci ón:
Ambi ent e de contr ol:
El ent or no de contr ol marca l a paut a del f unci onami ent o de una e mpr esa e i nfl uye en l a conci enti zaci ón de sus e mpl eados r espect o al contr ol. Es l a base de t odos l os de más co mponent es del contr ol i nt er no, aport ando di sci pli na y estruct ura.
Los f act ores del ent or no de contr ol i ncl uyen l a i nt egri dad, l os val ores éticos y l a capaci dad de l os e mpl eados de l a e mpr esa, l a filosofí a de di recci ón y el estil o de gesti ón, l a manera en que l a di recci ón asi gna aut ori dad y l as r esponsabilidades y or gani za y desarr oll a pr ofesi onal ment e a s us e mpl eados, l a at enci ón y ori ent aci ón que pr oporci ona al Consej o de Ad mi ni straci ón.
‘ ‘El núcl eo de un negocio es su personal (sus atribut os i ndi vi dual es, i ncl uyendo l a
i nt egri dad, l os val ores ét icos y l a pr ofesi onali dad) y el ent or no en que t rabaj a, l os e mpl eados s on el mot or que i mpul sa l a enti dad y l os ci mient os sobr e l os que descansa t odo’ ’. ( Call era, 2005, pág. 42).
2. 2. 1. 3. 1. Eval uaci ón de l os ri esgos:
Las or gani zaci ones, cualqui era sea s u t a maño, se enfrent an a di versos ri esgos de ori gen ext er nos e i nt er nos que ti enen que ser eval uados. Una condi ci ón previ a a l a eval uaci ón del ri esgo es la i dentifi caci ón de l os obj eti vos a l os di sti nt os ni vel es, vi ncul ados entre sí e i nt erna ment e coherent es.
La eval uaci ón de l os riesgos consi st e en l a i dentifi caci ón y el análisis de l os ri esgos r el evant es para la consecuci ón de l os obj eti vos, y sir ve de base par a det er mi nar có mo han de ser gesti onados l os ri esgos. Debi do a que l as condi ci ones econó mi cas, i ndustri al es, l egi sl ati vas y operati vas conti nuarán cambi ando conti nua ment e, es necesari o di sponer de mecani s mos par a i dentifi car y afr ont ar l os ri esgos asoci ados con el ca mbi o.
‘ ‘La enti dad debe conocer y abor dar l os ri esgos con que se enfrent a, est abl eci endo
mecani s mos para i dentificar, anali zar y t rat ar l os ri esgos correspondi ent es en l as di sti nt as áreas’ ’. ( Cepeda, 1997, pág. 84)
Aunque par a crecer es necesari o asu mir ri esgos pr udent es, l a direcci ón debe i dentifi car y anali zar riesgos, cuantifi carl os, y pr ever l a pr obabili dad de que ocurran así co mo l as posibl es consecuenci as.
Los pr ocesos de eval uaci ón del ri esgo deben est ar ori ent ados al f ut ur o, per miti endo a
la direcci ón anti ci par l os nuevos ri esgos y adopt ar l as medi das oport unas par a
mi ni mi zar y/ o eli mi nar el i mpact o de l os mi s mos en el l ogr o de l os r esult ados
esperados. La eval uaci ón del ri esgo ti ene un car ácter pr eventi vo y se debe convertir
en part e nat ural del pr oceso de pl anifi caci ón de l a empr esa. ( Ray & Kur k, 2007, pág. 26).
De est a maner a se est ará sal vaguar dando l os bi enes y l a est abili dad de l a mi sma y l o
más i mport ant e, pr evi ni endo ant e cual qui er desastre i nesperado que se puede dar en
cual qui er mo ment o.
2. 2. 1. 3. 2. Acti vi dades de Cont rol:
Las acti vi dades de control son l as políticas y l os pr ocedi mient os que ayudan a
asegur ar que se ll even a cabo l as i nstrucci ones de l a di recci ón de l a e mpr esa. Ayudan
a asegur ar que se t o men l as medi das necesarias para contr ol ar l os ri esgos
rel aci onados con l a consecuci ón de l os obj eti vos de l a e mpr esa. Hay acti vi dades de
contr ol en t oda l a or gani zaci ón, a t odos l os ni vel es y en t odas l as funci ones.
‘ ‘Deben est abl ecerse y ajust arse políticas y pr ocedi mient os que ayuden a conseguir
una seguri dad r azonabl e de que se ll evan a cabo en f or ma efi caz l as acci ones
consi deradas necesari as par a afr ont ar l os ri esgos que exi st en r espect o a l a
consecuci ón de l os obj eti vos de l a uni dad’ ’. ( Goxens, 1999, pág. 230).
Las acti vi dades de contr ol exi st en en t oda or gani zaci ón, a t odos l os ni vel es y en t odas
las f unci ones, e i ncl uyen cosas t al es co mo: apr obaci ones, aut ori zaci ones,
verifi caci ones, conciliaciones, análisis de l a efi caci a oper ati va, seguri dad de l os
En al gunos ent or nos, l as acti vi dades de control se cl asifi can en: control es pr eventi vos,
control es de det ecci ón, control es correcti vos, control es manual es o de usuari o, cont r ol es
i nf or máti cos o de t ecnol ogí a de i nf or maci ón y control es de l a direcci ón.
Independi ent e ment e de l a clasifi caci ón que se adopt e, l as acti vi dades de contr ol deben ser
adecuadas par a pr evenir l os ri esgos. Las acti vi dades de control concr et as y ma nej abl es
son l as que mej ores result ados obti enen en un pr oceso de cual qui er í ndol e.
Ha y muchas posi bili dades diferent es en l o r el ati vo a acti vi dades concret as de contr ol, l o
i mport ant e es que se co mbi nen para for mar una estructur a coherent e de contr ol global.
Las e mpr esas pueden ll egar a padecer un exceso de contr ol es hast a el punt o que l as
acti vi dades de contr ol l es i mpi dan oper ar de manera efi ci ent e, l o que di s mi nuye l a
cali dad del si st e ma de contr ol. Por ej e mpl o: un pr oceso de apr obaci ón que requi era
fir mas diferent es puede no ser t an efi caz co mo un pr oceso que r equi era una o dos
fir mas aut ori zadas de f unci onari os co mponent es que r eal ment e verifi quen l o que
est án apr obando ant es de est a mpar su fir ma. Un gr an nú mer o de acti vi dades de
contr ol o de personas que parti ci pan en ell as no asegur a necesari a ment e l a calidad del
sist e ma de contr ol. ( Cat árot a, 1996, págs. 80- 90).
2. 2. 1. 3. 3. Inf or maci ón y Co muni caci ón:
Se debe i dentifi car, recopilar y co muni car i nf or maci ón perti nent e en f or ma y pl azo
que per mit an cu mplir a cada e mpl eado con s us responsabili dades. Los si st e mas
i nf or máti cos pr oducen i nfor mes que conti enen dat os oper ati vos, fi nanci er os y dat os
sobr e el cu mpli mient o de l as nor mas que per mit e diri gir y contr ol ar el negoci o de
Di chos si st e mas no s ól o manej an dat os generados i nt er na ment e, si no t a mbi én i nf or maci ón s obr e acont eci mient os i nt er nos, activi dades y condi ci ones r elevant es para l a t o ma de deci si ones de gesti ón así co mo par a l a pr esent aci ón de i nf or maci ón a t ercer os. Ta mbi én debe haber una co muni caci ón efi caz en un senti do más a mpli o, que fl uya en t odas l as direcci ones a t ravés de t odos l os á mbit os de l a or gani zación, de arri ba haci a abaj o y a l a i nversa.
El mensaj e por part e de l a alt a direcci ón a t odo el personal ha de ser cl ar o; l as
responsabili dades del contr ol han de t o marse en seri o. Los e mpl eados ti enen que
co mpr ender cuál es el papel en el si st e ma de control i nt er no y co mo l as activi dades
i ndi vi dual es est én r el aci onadas con el trabaj o de l os de más. Por ot ra part e, han de
tener medi os para co muni car
La i nf or maci ón si gnifi cativa a l os ni vel es superi ores. Asi mis mo, ti ene que haber una
co muni caci ón efi caz con t ercer os, co mo cli ent es, proveedor es, or gani s mos de cont r ol
y acci oni st as.
En l a act uali dad nadi e conci be l a gesti ón de una e mpr esa si n si ste mas de
i nf or maci ón. La t ecnol ogía de i nf or maci ón se ha converti do en al go t an corrient e que
se da por descont ada. En muchas or gani zaci ones l os direct ores se quej an de que l os
vol u mi nosos i nf or mes que r eci ben l es exi gen r evi sar de masi ados dat os par a extraer l a
i nf or maci ón perti nent e.
En t al es casos puede haber co muni caci ón per o l a i nf or maci ón est á pr esent ada de
ma ner a que el i ndi vi duo no l a puede utilizar o no l a utiliza r eal y ef ecti vame nt e.
Todo el personal, especi al ment e el que cu mpl e i mport ant es f unci ones operati vas o fi nanci eras, debe r eci bir y ent ender el mensaj e de l a alt a direcci ón, de que l as obli gaci ones en mat eri a de contr ol deben t o mar e en seri o. Asi mis mo debe conocer su pr opi o papel en el sist e ma de contr ol i nt er no, así co mo l a f or ma en que s us acti vi dades i ndi vi dual es se rel aci onan con el trabaj o de l os de más.
Si no se conoce el si st e ma de contr ol, l os co meti dos específi cos y l as obli gaci ones en el si st e ma, es pr obable que s urj an pr obl e mas. Los e mpl eados t a mbi én deben conocer có mo sus acti vi dades se rel aci onan con el trabaj o de l os de más.
De be exi stir una co muni caci ón ef ecti va a t ravés de t oda l a or ganizaci ón. El li bre fl uj o de i deas y el i nt erca mbi o de i nf or maci ón s on vit ales. La co muni caci ón en sentido ascendent e es con frecuenci a l a más di fí cil, especi al ment e en l as organi zaci ones gr andes. Si n e mbar go, es evi dent e l a i mport anci a que ti ene.
Los e mpl eados que t rabaj an en l a pri mer a lí nea cu mpli endo deli cadas f unci ones operati vas e i nt eract úan di rect a ment e con el públi co y l as aut ori dades, son a me nudo l os mej or sit uados para r econocer y co muni car l os pr obl e mas a me di da que sur gen.
Los e mpl eados deben saber que s us s uperi ores desean ent erarse de l os pr obl e mas, y que
no se li mit arán a apoyar l a i dea y después adopt arán me di das contra l os e mpl eados que
saquen a l uz cosas negati vas. En e mpr esas o depart ame nt os mal gesti onados se busca l a
correspondi ent e i nf or maci ón per o no se adopt an medi das y l a persona que pr oporci ona l a
i nf or maci ón puede sufrir las consecuenci as.
Ade más de l a co muni caci ón i nt er na debe exi stir una co muni caci ón ef ecti va con enti dades
ext er nas t al es co mo acci oni st as, aut ori dades, pr oveedor es y cli ent es. Ell o cont ri buye a
que l as enti dades correspondi ent es co mpr endan l o que ocurre dentro de l a or gani zaci ón y
se mant engan bi en i nf or madas. Por otra part e, l a i nf ormaci ón co muni cada por enti dades
ext er nas a menudo conti ene dat os i mport ant es sobre el si st e ma de contr ol i nt er no.
( Cepeda, 1997, págs. 80- 95).
2. 2. 1. 3. 4. Supervi si ón o monit oreo:
Los si st e mas de contr ol i nt er no r equi eren supervi si ón, es decir, un pr oceso que
co mpr ueba el adecuado f unci ona mi ent o del si st e ma a l o l ar go del ti e mpo. Est o se
consi gue medi ant e acti vi dades de s uper vi si ón conti nuada, eval uaci ones peri ódi cas o una
co mbi naci ón de a mbas cosas. La s uper vi si ón conti nuada se da en el t ranscurso de l as
operaci ones que i ncl uye t ant o l as acti vi dades nor mal es de di recci ón y s uper vi si ón, co mo
otras acti vi dades ll evadas a cabo por el personal en l a reali zaci ón de sus funci ones.
El al cance y l a frecuenci a de l as eval uaci ones peri ódi cas dependerán esenci alme nt e de
una eval uaci ón de l os ri esgos y de l a efi caci a de l os procesos de s uper vi si ón conti nuada.
Las defi ci enci as det ect adas en el contr ol i nt erno deberán ser notifi cadas a ni vel es
superi ores, mi entras que l a alt a direcci ón y el consej o de ad mi ni straci ón deberán ser
‘ ‘Todo el pr oceso debe ser super visado, i ntroduci éndose l as modificaci ones
perti nent es cuando se esti me necesari o. De est a f or ma el si st e ma puede r eacci onar ágil ment e y ca mbi ar de acuer do a l as circunst ancias’ ’. ( Aguirre, 2006, pág. 62).
Es pr eci so s uper vi sar conti nua ment e l os contr ol es i nt er nos para asegur arse de que el pr oceso f unci ona según l o pr evi st o. Est o es muy i mport ant e por que a me di da que ca mbi an l os f act ores i nt er nos y ext er nos, contr ol es que una vez r esult ar on i dóneos y ef ecti vos pueden dej ar de ser adecuados y de dar a l a di recci ón l a razonabl e seguri dad que ofrecí an ant es.
El al cance y frecuenci a de l as acti vi dades de s uper vi si ón dependen de l os ri esgos a contr ol ar y del gr ado de confi anza que i nspi ra a l a direcci ón el pr oceso de contr ol. La s uper vi si ón de l os contr ol es i nt ernos puede r eali zarse medi ant e acti vi dades conti nuas i ncor poradas a l os pr ocesos e mpr esari al es y me di ant e eval uaci ones separadas por part e de l a direcci ón, de l a f unci ón de audit oria i nt er na o de personas i ndependi ent es. Las acti vi dades de s uper vi si ón conti nua desti nadas a co mpr obar l a efi cacia de l os contr ol es i nter nos i ncl uyen l as activi dades peri ódi cas de direcci ón y s uper vi si ón, co mparaci ones, concili aci ones, y ot ras acci ones de ruti na.
Luego del análisis de cada uno de l os co mponent es, pode mos si nt eti zar que ést os, vi ncul ados entre sí:
Ge ner an una si ner gi a y f or man un si st e ma i nt egr ado que r esponde de una
Son i nfl ui dos e i nt er vi enen en l os mét odos y estilos de direcci ón apli cabl es en
las e mpr esas e i nci den direct a ment e en el si st e ma de gesti ón, t eni endo co mo pr e misa que el ho mbr e es el acti vo más i mportant e de t oda or gani zaci ón y necesit a t ener una partici paci ón más acti va en el pr oceso de di recci ón y sentirse part e i nt egrant e del Si st e ma de Contr ol Interno que se apli que.
Est án entrel azados con l as acti vi dades operati vas de l a enti dad coadyuvando a
la efi ci enci a y efi caci a de las mis mas.
Per mit en mant ener el contr ol sobre t odas l as acti vi dades.
Su f unci ona mi ent o efi caz pr opor ci ona un gr ado de seguri dad r azonabl e de que
una o más de l as cat egorí as de obj eti vos est ableci das van a cu mplirse. Por consi gui ent e, est os co mponent es t a mbi én s on criteri os para det er mi nar si el contr ol i nt er no es efi caz.
Mar can una diferenci a con el enf oque t radi ci onal de contr ol i nt er no diri gido al
área fi nanci era.
Coadyuvan al cu mpli mient o de l os obj eti vos organi zaci onal es en sentido
general.
2. 2. 1. 4. Li mit aci ones de un Si ste ma de Cont rol Interno
Ni ngún si st e ma de cont rol i nt er no puede garant izar sus cu mpli mient os de s us obj eti vos a mpli a ment e: de acuer do a est o, el control i nt er no bri nda una seguri dad razonabl e en funci ón de:
Cost o benefi ci o.- El contr ol no puede superar el val or de l o que se qui ere
La mayorí a de l os cont rol es haci a transacci ones o t areas or di nari as. - De be
est abl ecerse baj o l as operaci ones r epetiti vas y en cuant o a l as extraor di narias, exi st e l a posi bili dad que el sist e ma no sepa responder.
El fact or de error hu mano.
Posi bili dad de concl usi ones que pueda evadir l os contr ol es. Pol uci ón de fraude por acuer do entre dos o más personas. No hay sist e ma de contr ol no vul nerabl e a est as circunst anci as.
Los i nt erca mbi os s on ej ecut ados de acuer do con aut ori zaci ones gener ales o
específi cas de l a gerenci a.
Se r egi stran l os ca mbi os para mant ener un control adecuado y per mitir l a
pr eparaci ón de l os Est ados Fi nanci er os.
Se sal vaguar dan l os acti vos sol o acezándol os con aut ori zaci ón. Los acti vos regi strados son co mpar ados con l as exi st enci as.
2. 2. 1. 5. Cont rol Interno en el riesgo de Audi t orí a
El pr opósit o de l a audit oría es bri ndar seguri dad r azonabl e de l a i nf or maci ón de l os
est ados cont abl es y est én li bres est os err ores sust ancial es y aseveraci ones err óneas.
Al expresar una opi ni ón el audit or puede t ener l os si gui ent es ri esgos :
Que exi st a err or sust anci a y en el pr oceso de pr eparaci ón de l os estados
cont abl es.
Tal ri esgo de audit orí a no debe conf undirse con el ri esgo pr ofesi onal, est e últi mo se expr esa a t ravés de: liti gi os, sanci ones i mpuest as por l a or gani zación de contr ol. El audit or puede errar y l ógi ca ment e l os r esult ados no serán r eal es dej ando una mal a i mpr esi ón del pr ofesi onal o l a fir ma audit ora.
Est o se conoce co mo afecci ón a l a reput aci ón pr ofesi onal.
2. 2. 1. 6. Tareas del Audi t or Interno.
La audit orí a i nt er na debe ef ect uar el l evant a mi ent o y eval uaci ón del si ste ma de contr ol i nt er no a fi n de eval uar l a efecti vi dad del mi s mo en di sti nt os á mbit os. ( Cat ár ot a, 1996, págs. 80-110).
a. Confi abili dad i nt egri dad y oport uni dad de l a i nf ormaci ón. b. Cu mpli mient o de l as di sposi ci ones l egal es vi gent es.
c. Pr ot ecci ón de acti vos, revi sando l os mecani s mos de contr ol. d. Us o efi ci ent e y econó mi co de l os recursos.
e. Logr o de obj et os y met as operaci onal es.
2. 2. 1. 7. Cl asifi caci ón de l os Control es Internos
2. 2. 1. 7. 1. Ge neral es:
2. 2. 1. 7. 2. Es pecífi cos:
Se r el aci onan con l a i nf or maci ón cont abl e y por l o t ant o con l as asever aciones de l os sal dos de l os est ados cont abl es. Est e ti po de contr ol es est án desde el ori gen de la i nf or maci ón hast a l os sal dos fi nal es. ( Cepeda, 1997, pág. 92).
2. 2. 1. 8. Ti pos de Cont rol es general es
2. 2. 1. 8. 1. Conci enci a de cont rol:
La ger enci a es r esponsabl e del est abl eci mient o de una conci enci a f avorabl e de contr ol i nt er no de l a organi zaci ón. Es i mport ante que l a ger enci a no vi ol e l os contr ol es est abl eci dos porque el si st e ma es i nefi caz. ( Al vi n, Audit orí a Un enf oque Int egral, 1996, pág. 62).
La Ger enci a se podrí a moti var a vi ol arl os por l as si gui ent es causas:
Cuando el ent e est á experi ment ando nu mer osos fracasos. Cuando l e falt e capaci dad de capit al de trabaj o o crédit o.
Cuando l a re muner aci ón de l os ad mi ni stradores este li gada al result ado. Cuando el ent e se va a vender en base a sus Est ados Fi nanci er os. Cuando se obti enen benefi ci os en exponer resultados más baj os. Cuando l a gerenci a se encuentra baj o presi ón en cu mplir sus obj eti vos.
Est abl eci da una adecuada estr uct ura en cuant o al est abl eci mient o de di vi si ones y
depart a ment os f unci onal es y así co mo l a asi gnaci ón de r esponsabili dades y políti cas
de del egaci ón de aut ori dad. ( Guti errez, 2008, págs. 80- 90)
a) Personal.
b) Cali dad e i nt egri dad del personal que est á encar gado de ej ecut ar l os mét odos y
más nor mas. - Pr ocedi mient os pr escri pt os por l a gerenci a par a el l ogr o de l os
obj eti vos; Pr ot ecci ón de l os acti vos y r egi stros; Políticas adopt adas para pr evenir
la destr ucci ón o acceso no aut ori zado a l os acti vos, a l os medi os de
pr ocesa mi ent o de l os dat os el ectróni cos y a l os dat os gener ados; Ade más i ncluye
me di das par a que el si ste ma cont abl e est e pr ot egi do ant e l a event uali dad de
desastres (i ncendi o, i nundaci ón, et c.).
c) Separ aci ón de f unci ones.- La segr egaci ón de f unciones i nco mpati bl es r educe el
ri esgo de que una persona est é en condi ci ones t ant o de co met er u ocult ar err ores
o fraudes en el transcurso nor mal de su t rabaj o. Lo que se debe eval uar par a
evit ar l a col usi ón de fraudes son: aut ori zaci ón, ej ecuci ón, r egi stro, cust odi a de
l os bi enes, r eali zaci ón de conciliaci ones. ( Al vi n, Randal, & Mar k, Audit ori a Un
Enf oque Int egral, 2007, págs. 95- 100).
2. 2. 1. 8. 3. Cont rol es específi cos:
Ci cl os de i nf or maci ón cont abl e. - Un ci cl o de i nf ormaci ón cont abl e est á constit ui do
por el fl uj o de i nf or maci ón que va desde l a cuent a del mayor gener al por el
l os dat os i nherent es a di cho i nt erca mbi o. Las cuent as del mayor gener al son s ol o
obj et o de vali daci ón medi ant e pr ocedi mient o sust anti vo.
Par a generar l os dat os cont eni dos en el mayor, el pr oceso cont abl e debe capt urar l os dat os de canti dad, pr eci o, descri pción, al i nt erca mbi o par a l uego
trat ar di chos dat os de t al maner a que l uego de efect uar sucesi vos trat a mient os, di chos dat os generen l os sal dos del mayor. Tal t rat a mi ent o consi st e en ll evar l os dat os del est ado a que est én docu ment ados o t a mbi én en un me di o ma gnéti co hast a llegar a generar l os sal dos del ma yor.
Lo que ve mos es que en un si st e ma operati vo y en un cont abl e, consi ste en el trat a mi ent o de dat os en l os cual es se pr oduce un ca mbi o de est ado en l os mi s mos a través de l os di sti nt os soport es docu ment al es, de aquí en adel ant e seguirán pr oduci éndose ca mbi os hast a llegar a los sal dos del mayor.
2. 2. 1. 9. Los punt os de cont rol
Los i nt erca mbi os de i nfor maci ón est án s uj et os a err ores, est os pueden ser: responder a l a canti dad de i nt erca mbi os y al t rat a mi ent o a cada uno de s us atri but os. A t al es efect os y con el obj eti vo de l ogr ar est ados cont abl e exact os se deben i ntr oducir mecani s mos de contr ol que det ect en t al es err ores. ( Al vi n,
2. 2. 1. 10. Los me di os y l os cont roles i nternos específi cos.
Que exi st an f or mul ari os pr e nu mer ados no es un contr ol i nt er no, per o si exi st en, y dan l a posi bili dad de apl icar un contr ol i nt er no, si nadi e r eali za contr ol, ent onces no hay contr ol i nt er no.
2. 2. 1. 11. Cat egorí as de cont rol es específi cos.
2. 2. 1. 11. 1. Pobl aci ón y Exactit ud:
Son l os que pr evi enen o det ect an, en l a capt ura y pr oceso de i nf or maci ón l os err ores de pobl aci ón y exactit ud.
2. 2. 1. 11. 2. Cont rol es de capt ura y procesami ent o:
La i nf or maci ón se de l os i nt erca mbi os del ent e con el ext eri or, se vuel can en me di os
ma gnéti cos o docu ment ales y constit uyen l os dat os i nherent es al i nt erca mbi o. Di chos
dat os son pr ocesados por el si st e ma cont able y l os r esult ados de di chos
pr ocesa mi ent os se transf or man en sal dos cont abl es. Ent onces t al contr ol asegur a que
no se pr oduzcan err ores de pobl aci ón o exactit ud en cada una de l as et apas.
2. 2. 1. 11. 3. Cont rol es de cust odi a:
2. 2. 1. 11. 4. Cont rol es de det enci ón:
Son referi dos en l a oportuni dad donde se apli ca el contr ol.
2. 2. 1. 11. 5. Cont rol es preventi vos:
Son r eferi dos a l a oport uni dad en donde se aplica mi entras ocurre el contr ol. ( Al vi n, Randal, & Mar k, Audit ori a Un Enf oque Integral, 2007, págs. 114- 118).
2. 2. 1. 12. Ti pos de cont rol es de capt ura
2. 2. 1. 12. 1. Cont rol es de pobl aci ón en l a capt ura:
Se utili zan est os contr oles para trans mitir dat os al si st e ma de pr ocesa mi ent o en for ma correct a y que pr evenga o det ect e l a pér di da o dupli cado de un docu ment o, es decir, que contr ol e su int egri dad. Exi st en dos tipos de contr ol es:
Cont r ol es de co mpr obación. - Consi st en en cot ej ar l os dat os de vari os docume nt os o di sti nt os dat os para conocer si tienen l a mis ma inf or maci ón.
Cont r ol es de verifi caci ón mat e máti ca.- Se r efi ere a vol ver a ef ect uar l os dat os del i nt erca mbi o que aparecen en docu ment os o medi os escrit os para asegur ar s u exactit ud.
Consi st en en l a r evi si ón de l os i nt erca mbi os par a asegur ar que est os hayan si do aut ori zados apr opi ada ment e. El si st e ma de aut ori zaci ón es un medi o de contr ol.
Las aut ori zaci ones pueden ser:
Ge ner al es.- que se apli ca a un gr upo de i nt erca mbi os repetiti vos.
Es pecífi cos.- que s ol o se apli can a un i nt erca mbi o i ndi vi dual. ( Al vi n, Randal, & Mar k, Audit ori a Un Enf oque I nt egral, 2007, págs. 120- 122).
2. 2. 1. 13. Ti pos de cont rol es de procesa mi ent o
2. 2. 1. 13. 1. Cont rol es de pobl aci ón en el procesami ent o:
Son di señados para i mpedir o det ect ar err ores por di screpanci a entre l os dat os que est án pr ocesados y l a transacci ón econó mi ca que represent an.
Es decir, si l a transacci ón econó mi ca es i ngresos, mer caderí as, result ado por vent a, ent onces exi st e un control de pobl aci ón s u mando l as f act uras de un perí odo y cr uzarl a con cost o de mercaderí as más result ado por vent as.
Es un ti po de pr ocesa mient o que puede det ect ar en el pr ocesa mi ent o t ant o de err ores de pobl aci ón co mo de exactit ud e i nt egri dad en l as et apas de pr ocesa mi ent o a t ravés de dos corri ent es de i nf ormaci ón que en al gún punt o est as se separan para ofrecer dos o más r egi stros diferent es per o que deben coi nci dir en cuant o a sus t ot al es. ( Benja mí n, 2007, pág. 44).
2. 2. 1. 14. Ti pos de cont rol es de cust odi a
Est os ti pos de contr ol es est án di señados par a evi tar que l os bi enes móviles sean per di dos, dañados o r obados y par a pr opor ci onar l a seguri dad de que l as canti dades y l os val ores en exi st enci a sean coi nci dent es con l os regi strados.
Est os ti pos de contr ol es pueden ser di vi di dos en:
Cont r ol es sobr e l a cust odi a. - Pr ocedi mient o par a pr evenir uso no aut ori zado s obr e un acti vo durant e l a custodi a de un depart a ment o o persona del ent e.
Cont r ol es sobr e l a exi st enci a fí si ca.- Consi sten en l os cont eos peri ódi cos, eval uaci ón y pot enci al de vent a de l os acti vos y co mpar ándol os ent onces con l os regi stros cont abl es para canti dades y val ores. Tal co mpar aci ón puede r evel ar di screpanci a entre exi st enci a y l os r egi strados de est a f or ma i mpedir i nexactit udes. ( Al vi n, 1996, pág. 48).
Pode mos apli car contr ol es de pobl aci ón y exactit ud.
Cont r ol es de usuari os.- Es un contr ol manual, debi do a que s u r eali zaci ón no utili za
funci ones y pr ogr a mas co mput ari zados. El contr ol est á di señado par a verifi car el
result ado de pr ocesos co mput ari zados, aunque su modo de reali zaci ón es manual.
Cont r ol es de Pedi do. - Tales contr ol es conti enen cuatro co mponent es:
Pr ocedi mient o de acceso.
Pr ocedi mient o de desarr oll o.
Est os dos generan i nf or maci ón i nherent e que se pr oduce en l os i nt erca mbi os.
Pr ocedi mient o de segui mient o. - Est e si st e ma asegura que l os err ores y asunt os
i dentifi cados, sean i nvestigados y resuelt os apr opi ada ment e.
Funci ona mi ent o de l os progra mas de contr ol es.- Los mecani s mos de cont r ol
deben act uar en funci ón al obj eti vo en que est os fuer on creados.
2. 2. 1. 16. Las pruebas de cu mplimi ent o
2. 2. 1. 16. 1. El di seño de l as pruebas de cumpli mi ent o:
Una pr ueba de cu mpli mient o es una pr ueba que r eúne evi denci a de audit ori a par a i ndi car si un contr ol funci ona efecti va ment e y l ogra sus obj eti vos.
al cance y oport uni dad de l os pr ocedi mient os sobr e sal dos; l os cual es si e mpr e deben ser pr obados, dado que asegur an l a i nt egri dad de l a i nf or maci ón.
Di seña mos pr uebas de cu mpli mient o para r euni r evi denci as de f unci ona mi ent o efecti vo de l os contr ol es i nt er no, debe mos enf ocarnos:
Se ej ecut ar on l os pr ocedi mi ent os previ st os.
Se ej ecut ar on adecuada ment e.
Fuer on ej ecut ados por al gui en que cu mpl e con l os r equi sit os de segr egaci ón de
funci ones.
Por l o t ant o, debe mos elaborar una pr ueba para det er mi nar si el contr ol se est á reali zando y ot ra pr ueba par a i ndi car si l a i nf ormaci ón s uj et a a contr ol se est á co mpr obando que es correct a.
Ent onces l a t area de di señar l as pr uebas depende su ef ecti vi dad, al conoci mi ent o y peri ci a del audit or, a l as ci rcunst anci as parti cul ares de cada cli ent e. ( Cooper & Li br and S. A, 1992, pág. 24).
2. 2. 2. La Audi t orí a.
2. 2. 2. 1. Defi ni ci ones
"... l a audit orí a es el exame n de l as de mostraci ones y r egi stros ad mi ni strati vos. El audit or obser va l a exactit ud, i nt egri dad y aut entici dad de t al es de mostraci ones, regi stros y docu ment os. " ( Mantill a & A, 2008, pág. 95).
Por otra part e t ene mos l a concept uaci ón si nt ética de Cepeda pr ofesor de l a Uni versi dad de Har var d el cual expresa l o si gui ente:
"... el exa men de t odas l as anot aci ones cont abl es a fi n de co mpr obar su exactit ud, así co mo l a ver aci dad de l os est ados o sit uaci ones que di chas anot aci ones pr oducen. " ( Cepeda, 1997, pág. 95).
En fi n muchos que pueden defi nir a l a Audit orí a co mo, l a acti vi dad por l a cual se
verifi ca l a correcci ón cont abl e de l as cifras de l os est ados fi nanci er os. Es l a r evi si ón
mi s ma de l os r egi stros y f uent es de cont abili dad para det er mi nar l a r aci onabilidad de
las cifras que muestran l os est ados fi nanci er os e manados de ell os.
2. 2. 2. 2. Fi nali dad
Los fi nes de l a audit orí a s on l os aspect os baj o l os cual es su obj et o es obser vado. Pode mos escri bir l os si gui ent es: ( Cepeda, 1997, págs. 95- 99).
Indagaci ones y det er mi naci ones sobre el est ado patri moni al. Indagaci ones y det er mi naci ones sobre l os est ados fi nanci er os. Indagaci ones y det er mi naci ones sobre el est ado redit ual. Descubrir errores y fraudes.
Exá menes de aspect os fiscal es y l egal es
Exa men para co mpr a de una e mpr esa( cesi ón patri moni al)
Exa men para l a det er mi naci ón de bases de crit eri os de pr orrat eo, entre otros. Est udi os general es sobre casos especi al es.
2. 2. 2. 3. Cl asifi caci ón de l a Audi torí a.
2. 2. 2. 3. 1. Audit orí a Ext erna:
Según ( Al vi n, Randal, & Mar k, Audit ori a Un Enf oque I nt egral, 2007, págs. 60-65); Es el exa men críti co, si st e máti co y det all ado de un si st e ma de i nf or maci ón de una uni dad econó mi ca, reali zado por un Cont ador Públi co si n ví ncul os l abor al es con l a mi s ma, utili zando t écni cas det er mi nadas y con el obj et o de e mitir una opi ni ón i ndependi ent e sobr e l a f or ma co mo oper a el si st e ma, el contr ol i nt er no del mi s mo y for mul ar sugerenci as para su mej ora mi ent o.
El di ct a men u opi ni ón i ndependi ent e ti ene t rascendenci a a l os t ercer os, pues da pl ena vali dez a l a i nf or maci ón generada por el si ste ma ya que se pr oduce baj o l a fi gura de l a Fe Públi ca, que obli ga a l os mi s mos a t ener pl ena cr edi bili dad en l a i nf or maci ón exa mi nada.
La Audit orí a Ext er na o I ndependi ent e ti ene por obj et o averi guar l a r azonabili dad, i nt egri dad y aut enti ci dad de l os est ados, expedi entes y docu ment os y t oda aquell a i nf or maci ón pr oduci da por l os sist e mas de l a or gani zaci ón.
Una Audit orí a Ext er na se ll eva a cabo cuando se ti ene l a i nt enci ón de publi car el pr oduct o del si st e ma de i nf or maci ón exa mi nado con el fi n de aco mpañar al mi s mo una opi ni ón i ndependi ente que l e dé aut enti ci dad y per mit a a l os usuari os de di cha i nf or maci ón t omar deci siones confi ando en l as decl araci ones del Audit or.
Una audit orí a debe hacerl a una persona o firma i ndependi ent e, de capaci dad
pr ofesi onal r econoci da. Est a persona o fir ma debe ser capaz de ofrecer una opi ni ón
i mpar ci al y pr ofesi onal ment e expert a acerca de l os r esult ados de audit orí a, basándose
en el hecho de que s u opi ni ón ha de aco mpañar el i nf or me pr esent ado al t érmi no del
exa men y concedi endo que pueda expr esarse una opi ni ón basada en l a ver aci dad de
l os docu ment os y de l os est ados fi nanci er os y en que no se i mponga r estri cciones al
audit or en su trabaj o de i nvesti gaci ón.
2. 2. 2. 3. 2. Audit orí a Int erna:
Según ( Santill a, 2002, págs. 50- 54); ‘ ‘Es el exa men críti co, si st e máti co y det all ado de un si st e ma de i nf or maci ón de una uni dad econó mi ca, reali zado por un pr ofesi onal con ví ncul os laboral es con l a mi s ma, utili zando t écni cas det ermi nadas y con el obj et o de e mitir i nf or mes y f or mul ar sugerenci as par a el mej ora mi ent o de la mis ma’ ’.
Las audit orí as i nt er nas son hechas por personal de la e mpr esa.
Un audit or i nt er no ti ene a s u car go l a eval uaci ón per manent e del contr ol de l as transacci ones y operaciones y se pr eocupa en sugerir el mej ora mi ent o de l os mét odos y pr ocedi mient os de contr ol i nt er no que r edunden en una operaci ón más efi ci ent e y efi caz.
Cuando l a audit orí a est á diri gi da por Cont ador es Públi cos pr ofesi onal es i ndependi ent es, l a opi ni ón de un expert o desi nt eresado e i mpar ci al constit uye una vent aj a defi ni da para l a empr esa y una gar antí a de pr ot ecci ón par a l os i nt ereses de l os acci oni st as, l os acreedor es y el Públi co.
La audit orí a i nt er na es un ser vi ci o que r eport a al más alt o ni vel de l a dirección de l a
or gani zaci ón y ti ene car acterísti cas de f unci ón asesora de contr ol, por t ant o no puede
ni debe t ener aut ori dad de lí nea sobr e ni ngún f unci onari o de l a e mpr esa, a excepci ón
de l os que f or man part e de l a pl ant a de l a ofi ci na de audit orí a i nt er na, ni debe en
modo al guno i nvol ucrarse o co mpr o met erse con l as oper aci ones de l os si st e mas de l a
e mpr esa, pues su f unci ón es eval uar y opi nar sobr e l os mi s mos, par a que l a alt a
direcci ón t o me l as medi das necesari as para su me j or f unci ona mi ent o. La audit orí a
i nt er na sol o i nt er vi ene en l as operaci ones y deci siones pr opi as de su ofi ci na, per o
nunca en l as operaci ones y deci si ones de l a organi zaci ón a l a cual prest a s us
ser vi ci os, pues co mo se dij o es una funci ón asesora.
2. 2. 2. 3. 3. Audit ori a Ad mi ni strati va.
Es el exa men i nt egral o par ci al de una or gani zaci ón con el pr opósit o de pr eci sar su ni vel de dese mpeño y oport uni dades de mej ora.
La audit orí a ad mi ni strativa se defi ne co mo: " Un exa men co mpl et o y constructi vo de l a estruct ura or gani zati va de l a e mpr esa, i nstit uci ón o depart a ment o guber na ment al; o de cual qui er otra enti dad y de sus mét odos de contr ol, me di os de oper aci ón y e mpl eo que dé a sus r ecursos hu manos y mat eri al es". (Wi l li a m, 2012, pág. 12).
El aspect o di sti nti vo de est os di versos usos del t ér mi no, es que cada caso de audit ori a se ll eva a cabo según el senti do que ti ene est a audit orí a para l a di recci ón superi or. Otras defi ni ci ones de audit ori a ad mi ni strati va se han f or mul ado en un cont ext o i ndependi ent e de l a direcci ón superi or, a benefi ci o de t erceras partes.
a) Obj eti vos de l a Audit ori a Admi ni strati va:
Ent re l os obj eti vos pri orit ari os par a i nstru ment arl a de manera consi st ent e tene mos l os si gui ent es:
De Cont rol.- Desti nados a ori ent ar l os esf uerzos en s u apli caci ón y poder eval uar el co mport a mient o or gani zaci onal en r el aci ón con est ándares pr eest abl eci dos.
De pr oducti vi dad. - Encauzan l as acci ones para opti mizar el apr ovecha mi ent o de l os r ecursos de acuerdo con l a di ná mi ca ad mi nistrati va i nstit ui da por l a or gani zaci ón.
De or gani zaci ón. - Det er mi nan que s u curso apoye l a defi ni ci ón de l a estruct ura, co mpet enci a, funci ones y pr ocesos a t ravés del manej o ef ecti vo de la del egaci ón de aut ori dad y el trabaj o en equi po.
De cali dad. - Di sponen a el evar l os ni vel es de act uaci ón de l a or gani zaci ón en t odos s us cont eni dos y á mbit os, para que produzca bi enes y ser vi ci os alt a ment e co mpetiti vos.
De ca mbi o. - La t ransf or man en un i nstru ment o que hace más filtrable y recepti va a l a or gani zación.
De aprendi zaj e.- Per mit en que se t ransf or me en un mecani s mo de apr endi zaj e i nstit uci onal para que l a or gani zaci ón pueda asimi l ar sus experi enci as y l as capit ali ce para convertirlas en oport uni dades de mej ora.
De t oma de deci si ones.- Tr aducen s u puest a en pr ácti ca y r esult ados en un sóli do i nstru ment o de soport e al pr oceso de gesti ón de l a or gani zaci ón.
b) Pri nci pi os de audit ori a ad mi ni strati va:
Es conveni ent e ahor a t rat ar l o r eferent e a l os pri nci pi os bási cos en l as audit ori as ad mi ni strati vas, l os cual es vi enen a ser part e de l a estruct ura teóri ca de ést a, por t ant o debe mos r ecal car tres pri nci pi os f unda ment al es que son l os si gui ent es:
Al cance:
Nat ur al eza j urí di ca.
Crit eri os de funci ona mi ent o.
Estil o de ad mi ni straci ón.
Pr oceso ad mi ni strati vo.
Sect or de acti vi dad.
Ámbit o de operaci ón.
Nú mer o de e mpl eados.
Rel aci ones de coor di naci ón.
Desarr oll o t ecnol ógi co.
Si st e mas de co muni caci ón e i nf or maci ón.
Ni vel de dese mpeño.
Tr at o a cli ent es (i nt er nos y ext er nos).
Ent or no.
Pr oduct os y/ o ser vi ci os.
Si st e mas de cali dad.
Si st e mas de Contr ol.
c) Ca mpo de Apli caci ón de l a Audit ori a Ad mi ni strativa:
En cuant o a s u ca mpo l a audit orí a ad mi ni strati va puede i nstru ment arse en t odo ti po de or gani zaci ón; sea ést a públi ca, pri vada o soci al.
En el Sect or Públi co se e mpl ea en f unci ón de l a fi gura j urí di ca, atri buci ones,
á mbit o de oper aci ón, ni vel de aut ori dad, r el aci ón de coor di naci ón, si st e ma de
trabaj o y lí neas generales de estrat egi a. Con base en esos crit eri os, l as
págs. 70- 75). ( López, 1974, págs. 140- 142). ( Lázaro, 2004, págs. 4- 8). ( Wi llia m,
2012, pág. 12). ( Leonar d, 2009, págs. 12- 25).
2. 2. 3. Acti vos Fij os
2. 2. 3. 1. Pri mera et apa: Ingreso de Acti vos Fij os
Est a et apa específi ca mente se r efi ere a l a f or ma co mo un acti vo fij o ll ega a l as
i nst al aci ones de al guna dependenci a y co mo es r egi strado en l a base de dat os,
apli cati vo o módul o de acti vos fij os. Se enti ende por acti vo fij o, con base en l a
defi ni ci ón dada en el artícul o 64 del Decr et o 2649 de 1. 993, aquel bi en muebl e o
i nmuebl e cuya vi da útil es ma yor a un año, no est á desti nado par a l a vent a dentr o del
gir o nor mal de l a acti vi dad econó mi ca de l a e mpr esa y se usa con l a i nt enci ón de
e mpl earl o en f or ma per manent e en l a pr oducci ón de otr os bi enes y ser vi cios, par a
arrendar o si mpl e ment e para el uso ad mi ni strati vo de la enti dad.
2. 2. 3. 1. 1. Modali dades de Ingreso de Acti vos Fij os.
Ingreso defi niti vo: Por co mpr a. - Co mpr a l ocal I mport aci ón.
Por donaci ón.
2. 2. 3. 1. 2. Nor mas para compr a l ocal o i mport aci ón de acti vos fij os.
a) Las úni cas dependenci as aut ori zadas para reali zar co mpr as de acti vos fij os en su
b) Di chas ár eas excl usi va ment e pueden r eali zar compr as a pr oveedor es que se
encuentran i nscrit os en el sist e ma de r egi stro de pr oveedor es que manej a l a
i nstit uci ón, pr oveedor es que se han i nscrit o en al guna de di chas ár eas y han si do
aut ori zados para funci onar co mo t al por la Direcci ón de Fi nanzas.
c) La ofi ci na d Pr oveedurí a es l a encar gada de ef ect uar t odo ti po de co mpr a de
acti vos fij os.
d) Par ej ecut ar cual qui er r equi si ci ón de acti vos fij os l a dependenci a soli cit ant e debe
asegur arse de t ener l a r especti va di sponi bili dad pr esupuest al par a l a co mpr a en el
correspondi ent e rubr o de inversi ones.
e) Toda r equi si ci ón de co mpra de acti vos fij os debe estar de acuer do al pr esupuest o
apr obado a l a dependenci a o facult ad.
f) No se acept an r equi si ci ones mi xt as de pr oduct os de consu mo y de acti vos fijos.
Cada requi si ci ón debe venir en su for mat o correspondi ent e.
g) Las personas aut ori zadas par a fir mar pedi dos por acti vos fij os son:
h) En l as f acult ades conj unt a ment e el Decano Académi co y el Decano del me di o
uni versit ari o. En el caso de pr oyect os y pr ogra mas especi al es el Decano
Acadé mi co.
En l as dependenci as ad mi nistrati vas el Direct or o Jefe de Secci ón.
2. 2. 3. 1. 3. For mat o de Pedi do.
El f or mat o u or den de pedi do est á conf or mado por un ori gi nal y dos copi as. La hoj a ori gi nal es l a utili zada par a l os t rá mit es necesari os de co mpr a al i nt erior de l a Ofi ci na de Pr oveedurí a y l a pri mer a copi a se l a ll eva l a dependenci a soli cit ant e una vez radi cada en l a Ofici na de Pr oveedurí a.
La segunda copi a es archi vada en un consecuti vo de pedi dos r eci bi dos por part e de l a Ofi ci na de Pr oveedurí a.
No s e r adi carán r equi sici ones de acti vos fij os si no se i nf or ma el nombr e y docu ment o de i denti dad de l a persona que se va a responsabili zar del acti vo.
2. 2. 3. 1. 4. Pr oceso compr a l ocal de acti vos fij os
a) La dependenci a el abora el pedi do en el f or mat o perti nent e y l o hace firmar por l as personas aut ori zadas.
b) La dependenci a l o enví a para radi caci ón a l a Ofi cina de Pr oveedurí a. c) La Ofi ci na de Pr oveeduría coti za según t abl a de atri buci ones para co mpr a. d) De pendi endo del mont o pr ocede o espera r euni ón de l a J unt a de Co mpr as o
apr ueba direct a ment e el Jefe de l a Ofi ci na de Pr oveedurí a.
e) Una vez se aut ori za l a co mpr a, Pr oveedurí a elabora y entrega or den de co mpr a al pr oveedor con las i nstrucci ones de entrega.
g) La dependenci a fir ma co mo pr evi a i nspecci ón del bi en y debe, a l a mayor br evedad posi bl e, reportar cual qui er f all a en el funci ona mi ent o de l a Ofi ci na de Pr oveedurí a.
h) Pr oveedurí a, en f or ma si mul t ánea a l a entrega del acti vo en l a dependencia, enví a a l a ofi ci na de activos fij os copi a de l a f actur a de co mpr a y del pedi do donde const a l a r ecepción del acti vo por part e de l a dependenci a. Activos fij os i ni ci a l os pr ocesos de i ngreso a l a base de dat os, pl agueo, personali zaci ón del activo, mar caci ón y asegur ami ent o del acti vo, pr ocesos que se det all aran más adelant e.
2. 2. 3. 1. 5. I mport aci ón de acti vos fij os:
En t ér mi nos general es es una co mpr a nor mal; l a diferenci a r adi ca en l a ubi caci ón del pr oveedor que est á radi cado en el ext eri or, l o que obli ga a pasos adi ci onal es.
2. 2. 3. 1. 6. Pr oceso de i mport aci ón de acti vos fij os:
Los pasos 1, a 4, del proceso gener al par a co mpr a de acti vos fij os menci onado
ant eri or ment e se cu mpl en de i gual for ma que en el caso de co mpr as l ocal es.
Una vez se aut ori za l a compr a vi ene l a diferenci a, que r adi ca en pasos adi cional es a
car go de l a Ofi ci na de Pr oveedurí a, y son:
a) El abor aci ón de l a licenci a de i mport aci ón.
c) Radi caci ón de l a mi s ma ant e el Mi ni st eri o de Co mer ci o Ext eri or par a su
respecti va apr obaci ón y, en f or ma si mult ánea, t rá mit e de l a exenci ón del
arancel.
d) Si el trá mit e de l a li cenci a es par a pr oyect os de i nvesti gaci ón pr evi a ment e
aut ori zados por el Departa ment o Naci onal de Pl aneaci ón, se r eali za el trá mi t e
de s oli cit ud de exenci ón del I VA ant e el Depart a ment o Naci onal de Pl aneaci ón,
con el apoyo de l a Vi cerrect ora Acadé mi ca.
e) Pr oveedurí a coor di na el despacho de l a mer cancí a por part e del pr oveedor.
f) Una vez ll ega est a, Pr oveedurí a i nf or ma a l a soci edad de i nt er medi ación
aduaner a est e event o, para que pr oceda a l a r especti va naci onali zaci ón y
entrega de l a car ga según instr ucci ones reci bi das.
g) Pr oveedurí a pr ocede a l a l i qui daci ón de l a i mport ación con el fi n de conocer el
cost o real de l a mer cancí a.
h) Una vez l a soci edad de i nter medi aci ón l e entrega l a car ga, el pr oceso se r ealiza
de i gual for ma que el pr oceso general de co mpr as a partir del paso No. 6.
2. 2. 3. 1. 7. Recepci ón de acti vos fij os por donaci ón
Ot r a f or ma de i ngr eso de un acti vo es l a modali dad de donaci ón; l a cual a s u vez, se
di vi de en dos, dependi endo de l os condi ci ona mi ent os que expr ese l a persona o
enti dad donant e.
Jurí di ca ment e se defi ne co mo ttransferir a tít ul o grat uit o l a pr opi edad sobr e un bi en.
Lo car act erísti co de est e act o es l a i nexi st enci a de r eci pr oci dad por part e del donat ari o
a f avor del donant e. La úni ca obli gaci ón que s ur ge par a el donat ario es el
cu mpli mient o de l a vol unt ad del donant e en cuant o a l a desti naci ón que puede darse a