REGI STRO DE ACTI VOS FIJ OS

For mat o No. 4

MI NI STERI O DE DESARROLLO URBANO Y VI VI ENDA DE LA PROVI NCI A DE PASTAZA ( MI DUVI).

Fue nt e: Funci onari os del MI DUVI Past aza. El aborado por: Mayr a Padill a A.

Not a: Est e f or mat o será el aborado en Excel el mi s mo que ser virá para ll evar un regi stro de t odos l os bi enes que a l a f echa exi sten así co mo t a mbi én l os nuevos i ngresos, co mo t a mbi én su desti no.

a) Se i dentifi ca l a necesi dad de adquirir el acti vo fij o y j ustifi car l a mi s ma, las soli cit udes se l as reali za por me mor ando o correo el ectróni co, al mi s mo ti e mpo que l a necesi dad puede ser det er mi nada por l as di vi si ones de apoyo y reali zar l a respecti va co mpr a.

b) Se pr ocederá a l a r ecepci ón y r egi stro de un activo fij o cuando l a enti dad haya co mpr ado, construido o reci bi do en donaci ón un bi en.

Par a el r egi stro se i ni ci ará el trá mit e con l a verificaci ón del acti vo fij o y s u concili aci ón con l as f act uras, or den de co mpr a o cual qui er docu ment o perti nent e I n medi at a mente en el si st e ma se procederá al r egi str o de l a i ncor poraci ón del bi en, i ni ci ando el pr oceso con l a asi gnaci ón del nú mer o de i dentifi caci ón del bi en.

Est e nú mer o de i dentificaci ón deberá escri birse en el acti vo que se est á i nvent ari ando, en un l ugar vi si bl e. Si es un acti vo móvil, l a r esponsabili dad será personal, y si se t ratare de un acti vo no móvil, l a r esponsabili dad será depart a ment al.

Todos l os docu ment os exi gi dos, para l a i ncor por aci ón de acti vos fij os, ser virá al cont ador de acti vos fij os para ali ment ar l a i nf or maci ón en el subsi st e ma de acti vos fij os, l uego será guar dado en f or ma secuenci al por depart a ment o en un archi vo de s u r esponsabi li dad. Adi ci onal ment e el encar gado de acti vos fijos, al mo ment o de r egi strar cont abl e ment e el bi en,

deberá medi ant e me morando envi ar copi as de l a f act ura a l a Cí a. de Segur os, para el i ngreso del bi en dentr o de l a póliza correspondi ent e.

c) Todos l os acti vos fij os que se i ncor poraran al si st e ma de acti vo fijo, correspondi ent e a bi enes utili zados en l a operación, deben ser chequeados físi ca ment e por el área de mant eni mi ent o, qui en debe fir mar un f or mul ario de i ncor por aci ón de activos fij os y envi arl o a cont abili dad. En el caso de otras ár eas usuari as debe ser fir mado por qui en verifi ca el est ado i ni ci al del bi en.

d) El j efe del área de mant eni mi ent o debe s oli cit ar al encar gado de acti vo fijo, la pl aca i dentifi cador a y será su r esponsabili dad mar car cada acti vo fij o i ncor porado a l a enti dad.

e) En el área cont abl e debe const ar l a i nf or maci ón mí ni ma i ndi spensabl e de est os bi enes, para su correct a i dentifi caci ón, verifi cándose l a su ma de sus val ores con el sal do de l a cuent a contr ol correspondi ent e peri ódi ca ment e.

f) De be exi stir un encar gado de acti vo fij o que ma nt enga act uali zados l os regi stros auxili ares de acti vo fij o, respect o de l o sigui ent e:

- Incor por ar t odos l os bi enes - Dar de baj a l os bi enes

- Asi gnar l a vi da útil de acuer do a l as exi genci as de la l ey

- Vali dar mensual ment e el cál cul o de depr eciaci ón del ej erci ci o y correcci ón monet ari a

- Ma nt ener un ar chi vo f ísi co con l os f or mul arios de i ncor por aci ones (adj unt ando r espal do de copi as o f ot ocopi as de f act uras), baj as o vent as (adj unt ando copi a o fot ocopi a de fact uras de vent a).

- Emi tir l os regi stros auxiliares mensual es y efect uar las cont abili zaci ones.

g) Todas l as i ncor poraci ones de acti vos fij os deben adj unt ar el f or mul ari o fir mado por el área de mant eni mient o o del área usuari a cuando corresponda, vali dando el correct o funci ona mi ent o.

h) Cada persona o depart a ment o r esponsabl e de l os acti vos fij os deben r eport ar un i nf or me mens ual con l os bi enes de l a enti dad, que deben ser dados de baj a por encontrarse en mal est ado, ést e i nf or me debe envi arse a cont abili dad.

i) De ben el abor arse i nme di at a ment e a s u ocurrenci a l os diferent es movi mi ent os de est os bienes, por l as alt as, bajas, trasl ados, envi ados a reparar, vent as, et c.

j) Las baj as, vent as y t raslados de est os bi enes deben est ar apr obadas por l os funci onari os aut ori zados.

k) Todas l as baj as de acti vo fij o deben est ar docume nt adas y fir mado por el área usuari a que vali da el mal est ado del bi en.

l) El cost o de adi ci ón; ent endi éndose co mo t al un au ment o del r endi mi ent o, de la vi da útil o de l a capaci dad pr oducti va de l os el e ment os i nst al ados, que se

traducen en un i ncre ment o del val or del bi en y que s on capit ali zabl es; excl uyéndose l os r ee mpl azos de part es del acti vo fij o y l as r eparaci ones, l os mi s mos que s on considerados co mo un gasto; se cont abili zará de l a si gui ent e manera:

- Al cost o del acti vo se l e s u mar á el val or de l a adi ci ón, así co mo se aj ust ará l a depr eci aci ón acu mul ada del acti vo, de acuer do al nuevo val or adquiri do por ést e.

- El ti e mpo de depr eci aci ón del acti vo no vari ará por l a adi ci ón, a no ser que se haya i ncre ment ado l a vi da útil del mi smo, por l os ca mbi os sufri dos por ést e.

m) Sol a ment e el Di rect or Provi nci al o l as personas que l os subr oguen podr án aut ori zar el ca mbi o de ubi caci ón de un acti vo fijo no móvil desti nado a l a pr est aci ón de ser vi ci os.

n) Los Coor di nador es Depart a ment al es en s us respecti vas áreas podrán aut ori zar el ca mbi o de ubi caci ón de un acti vo fijo, para l o cual co muni carán por escrit o a l a persona r esponsabl e del bi en y/ o del depart a ment o, con copi a para el encar gado de acti vos fij os, para que regi stre el movi mi ent o.

o) El encar gado de acti vos fij os envi ará a l a nueva persona o depart a ment o responsabl e del bi en un me mor ando escrit o, para s u fir ma de acept aci ón, el mi s mo que cont endr á un ori gi nal y una copi a. El ori gi nal deberá r et or nar al cont ador de acti vos fij os y l a copi a guar dará l a persona o el depart a ment o

sist e ma, y l uego se co muni cará l a transferenci a a l a persona o de part a ment o que er an r esponsabl es del bi en, para que l o ar chi ven co mo docu ment o de respal do.

p) El encar gado de acti vos fij os deberá r eali zar i nvent ari os fí si cos peri ódi cos, parci al es y t ot al es. Las diferenci as que se encuentran co mo r esult ado de l a verifi caci ón físi ca serán:

q) Los t errenos y l as obras en curso no deben depr eciarse.

r) Obr as en curso o Pr oyectos de i nversi ón.

- Las i nversi ones en acti vos fij os por concept o de pr oyect os o a mpli aci ones de pl ant as o deci si ones de compr a deben est ar r egl a ment adas por l a políti ca de i nversi ones anual es apr obadas por el MI DUVI.

- Se debe pr eparar un pr esupuest o de i nversi ón en acti vos fij os y obt ener apr obaci ón por escrit o para pr oyect os de cuantí a, fir mada por el mi ni st eri o correspondi ent e. La apr obaci ón debe i ncl uir: necesi dad del dese mbol so, cost o esti mado, di sposi ci ón de l as uni dades que se van a r ee mpl azar, dur aci ón esti mada de l os acti vos y t asas de depreci aci ón, et c.

- Res pect o de l as constr ucci ones en pr oceso, ést as deben est ar suj et as a contr ol por cuent as contabl es específi cas, así co mo apr obar y defi nir cl ara ment e l as vari aci ones que r esult en al confr ontar l as esti maci ones del pr esupuest o.

- De ber án ser i dentifi cadas i ndi vi dual ment e por pr oyect o u obr a en una cuent a cont abl e específi ca en base al pl an de i nversi ón anual. Est a cuent a cont abl e recoger á t odas l as i ncor poraci ones a nuevos pr oyectos, i ncl uyendo i nt ereses

y gast os i ncurri dos. Las obr as en curso se cerrarán y acti varán en el auxili ar de acti vo fij o una vez co mpl et ada su ej ecuci ón y puest a en mar cha.

- Los pr oyect os de i nversión deben i ndi car un ti e mpo defi ni do de t ér mi no. Ser á r esponsabili dad del depart a ment o fi nanci er o, eval uar peri ódi ca ment e el pr ogr eso de l os pr oyect os u obras en curso.

- El t raspaso desde obr as en curso al auxili ar de act i vo fij o, deber á hacerse i ndi vi duali zando l os acti vos que conf or man l as obras en curso por ej e mpl o ma qui nari as, equi pos, constr ucci ones, otr os, di stribuyendo l os gast os de l a obr a en cada val or unit ario de l os bi enes.

Res pons abili dad.

Todos l os f unci onari os y e mpl eados, rel aci onados con el manej o y control de acti vos fij os.

Re gi stros.

1. Fact uras

2. Li qui daci ón de i mport ación 3. Ór denes de co mpr a

4. Soli cit ud de Co mpr a 5. Me mor ando

El bodeguer o será el encar gado de pr opor ci onar una copi a de est e manual a l os depart a ment os de Fi nanzas, Recursos Hu manos; l os mi s mos que ser án responsabl es de di stri buirl o a t odos sus subor di nados.

4. 5. 3. Nor mas General es de Cont rol Interno

4. 5. 3. 1. Cont rol de acti vos fijos de enti dades públi cas

4. 5. 3. 1. 1. Ad mi ni straci ón fi nanci era - admi ni straci ón de bi enes:

a) Uni dad de Ad mi ni stración de bi enes. - Toda ent i dad u or gani s mo del sect or públi co, cuando el caso l o a merit e, estruct urará una uni dad encar gada de l a ad mi ni straci ón de bi enes. La máxi ma aut ori dad a t ravés de l a uni dad de ad mi ni straci ón de bi enes, i nstru ment ará l os pr ocesos a segui r en l a pl anifi caci ón, pr ovi si ón, cust odi a, utili zaci ón, traspaso, pr ést a mo, enaj enaci ón, baj a, conser vaci ón y ma nt eni mient o, medi das de pr ot ecci ón y seguri dad, así co mo el contr ol de l os diferent es bi enes, muebl es e i n muebl es, pr opi edad de cada enti dad u or gani smo del sect or públi co y de i mpl ant ar un adecuado sist e ma de contr ol i nt er no para su correct a ad mi ni straci ón.

Las enti dades y or gani smos del sect or públi co, para el cu mpli mient o de l os obj eti vos y necesi dades i nstit uci onal es, f or mul arán el Pl an Anual de Cont rat aci ón con el pr esupuest o correspondient e. El Pl an Anual de Cont rat aci ón, PAC, cont endr á l as obr as, l os bi enes y l os ser vi ci os i ncl ui dos de consult orí a a contrat arse dur ant e año fi scal, en concor danci a con l a pl anifi caci ón de l a I nstituci ón asoci ada al Pl an Naci onal del Buen Vi vi r. En

est e pl an const arán l as adqui si ci ones a r eali zarse t ant o por el régi men gener al co mo por el régi men especi al, est abl eci dos en l a ley.

El pl an al i gual que sus r ef or mas será apr obado por l a máxi ma aut ori dad de cada enti dad y publi cado en el portal de co mpr as públi cas www. co mpr aspúbli cas. gov. ec; i ncl uirá al menos l a si gui ent e i nf or maci ón: l os pr ocesos de contrat aci ón a r eali zarse, l a descri pción del obj et o a contrat arse, el pr esupuest o esti mati vo y el cr onogr a ma de i mpl e ment aci ón del Pl an. La pl anifi caci ón est abl ecerá mí ni mos y máxi mos de exi st enci as, de t al f or ma que las co mpr as se r eali cen úni ca ment e cuando sean necesari as y en cantidades apr opi adas.

Regi stro de pr oveedores y enti dades, Para l os efect os de est a nor ma, t oda persona nat ural o j urí dica, naci onal o extranj era que desee parti ci par en l os pr ocesos de contrat aci ón, deberá est ar i nscrit a y habilit ada en el Regi str o Úni co de Pr oveedores, Regi stro Úni co de Pr oveedores, cuya i nf or maci ón será publi cada en el port al de co mpr as públi cas. De i gual modo, l as enti dades contrat ant es se r egi strarán en el port al para acceder al uso de l as herra mi ent as del Si st e ma Naci onal de Cont rat aci ón Públi ca.

b) Cont rat aci ón. - Las entidades y or gani s mos del sect or públi co r eali zarán l as contrat aci ones para adquisi ci ón o arrenda mi ent o de bi enes, ej ecuci ón de obr as y pr est aci ón de ser vi ci os i ncl ui dos l os de consult orí a, a t ravés del Si st e ma Naci onal de Cont rat ación Públi ca. La máxi ma aut ori dad est abl ecerá l os contr ol es que aseguren que l as adqui si ci ones se aj ust en a l o pl anifi cado, a l a

vez que det er mi nará l os li nea mi ent os que ser virán de base para una adecuada ad mi ni straci ón de l as co mpr as de bi enes, consi derando, entre otras, l as si gui ent es medi das: Di recci ón de I nvesti gaci ón Técni ca, Nor mati va y de Desarr oll o Ad mi ni strati vo.

Procedi mient os precontract ual es

Par a l a contrat aci ón de obr as, adqui si ci ón de bi enes y ser vi ci os, i ncl ui dos l os de consult orí a, l as ent i dades se suj et arán a di sti nt os pr ocedi mi ent os de sel ecci ón de conf or mi dad a l a nat ural eza y cuantí a de l a contrat aci ón, a l os tér mi nos y condi ci ones est abl eci das en l a Ley Orgáni ca del Si st e ma Naci onal de Cont rat aci ón Públi ca, s u r egl a ment o general y l as r esol uci ones del I nstit ut o Naci onal de Cont rat aci ón Públi ca, I NCOP, r espect o de cada pr ocedi mi ent o de contrat aci ón. En el caso de co mpr as de bi enes y ser vi ci os nor mali zados se obser varán l os pr ocedi mi ent os di ná mi cos, es decir: co mpr as por cat álogo y co mpr as por subast a i nversa.

Par a l a contrat aci ón de bienes y ser vi ci os no normali zados y par a l a ej ecuci ón de obr as, serán apli cabl es l os pr ocedi mient os de: licit aci ón, coti zaci ón y menor cuantí a, feri as i ncl usi vas, í nfi ma cuantí a, a más de l os pr ocedi mient os especi al es del r égi men especi al. Los pr ocedi mi ent os pr econtract ual es a consi derarse en el caso de contrat aci ón de ser vi ci os de consult orí a s on: contrat aci ón di rect a, contrat aci ón medi ant e lista cort a y medi ant e concurso públi co.

Pli egos

Par a l a adqui si ci ón de bi enes, obr as o ser vici os, l a enti dad contrat ant e el aborará l os pli egos perti nent es, utili zando de ma nera obli gat ori a l os model os de pli egos del I nstit ut o Naci onal de Cont rat aci ón Públi ca que apli quen según el pr ocedi mient o de contrataci ón a utilizar.

La enti dad contrat ant e podr á modi fi car o co mpl etar l os model os obli gat ori os, baj o s u r esponsabili dad, a fi n de aj ust arl os a l as necesi dades parti cul ares de cada pr oceso de contrat aci ón, si e mpr e que se cumpl a con l a l ey. Los pliegos est abl ecerán l as condi ci ones que per mit an al canzar l a co mbi naci ón más vent aj osa entre t odos l os benefi ci os de l a obr a a ej ecut ar, el bi en por adqui rir o el ser vi ci o por contrat ar y t odos sus cost os asoci ados, present es y fut ur os.

Los pli egos deben ser apr obados por l a máxi ma aut ori dad de l a ent i dad contrat ant e o s u del egado, baj o l os crit eri os de aust eri dad, efi ci enci a, efi caci a, transparenci a, cali dad, econo mí a y r esponsabili dad a mbi ent al y soci al, debi endo pri ori zarse l os pr oduct os y ser vi ci os naci onal es. Di r ecci ón de Investi gaci ón Técni ca Nor mati va y de Desarr oll o Ad mi ni strati vo

Co mi si ón técni ca

coti zaci ón de conf or mi dad con l o di spuest o por l a l ey, conf or mar á y no mbr ará