Estrategia para una buena comunicación secretarial

Figura 20: Análisis de la buena imagen institucional Fuente: Entrevista al personal administrativo

Elaboración: Propia Análisis

En el Colegio Pedro Vilcapaza, según los resultados de las entrevistas a los 11 administrativos confirman que una buena comunicación externa e interna 8 que si coadyuva a mantener la buena imagen institucional lo que representa el 72,73% y 1 no el 9,09% y 2 nunca que refleja el 18,18%.

para poder crear una comunicación que llegue para todos los clientes de manera correcta y las cuales se caractericen de la siguiente forma.

✓ Fortalecer la parte interna de la empresa

✓ Desarrollar una buena imagen de marca cuyo objetivo sea sensibilizar tanto a proveedores, como a la sociedad en general.

✓ Definir qué se quiere conseguir, ¿Cuál es el objetivo final? de la comunicación.

✓ Determinar a quién vamos a dirigirnos, ¿Quién es nuestro público objetivo?,

¿dónde reside, qué edad tiene, ¿cómo vamos a llegar a él?

✓ Seleccionar ¿Qué medios se van a utilizar para la comunicación de la empresa?

“Engloba la comunicación las metas y objetivos lo cual es importante definir, desarrollar y aplicar estrategias de comunicación para el desarrollo institucional lo cual se debe de reconocer y recalcar”.

CONCLUSIONES

➢ De acuerdo a los resultados de la entrevista se puede decir que es muy importante el desempeño de las funciones de una secretaria para así poder logra una buena comunicación, lo que significa que va desde la planificación, organización, dirección y control de toma de decisiones, estas tiene el propósito de aplicar simples prácticas y funciones para así poder llegar a tener una buena imagen institucional, para ello las secretarias deben de tener mucha experiencia, debido a que el desempeño se adquiere en la instituciones privadas o públicas, es allí donde se adquiere conocimientos, habilidades, etc.

➢ El nivel de proactividad en la labores secretariales en el colegio Pedro Vilcapaza son bajas debido a que las secretarias no invierten energía y tiempo en actividades que están afines a sus metas, así mismo no utilizan una destreza de manejo de tiempo, además no manejan bien los problemas y conflictos que suelen ocurrir en la mayoría de los casos con los padres de familia de los estudiantes, es por ello que deberían de tener estilos proactivos como por ejemplo: deben de tener creatividad, transformar ideas en acciones, actuar y no esperar a ver que pasa, crear cambios positivos, perseverar, no rendirse, ser flexibles, ser positivos, no limitarse a cumplir órdenes o desempeñar sus funciones sin más, entre otros, es por ello que las secretarias para poder ser proactivas deben de amar a su profesión.

RECOMENDACIONES

✓ Se debe dar a conocer la importancia de las estrategias de comunicación internas y externas para que sean aplicadas por las secretarias.

✓ Prestar atención a las necesidades del usuario para socializar información.

✓ Siempre se debe emplear el sistema de diálogos multimodales.

✓ La secretaria debe estar prepara para trabajar bajo presión.

✓ Se debe crear y el desarrollar páginas Web y otras herramientas de contacto para facilitar la comunicación.

✓ La secretaria debe poseer iniciativa y capacidad de trabajo acompañado de profesionalismo y actitud positiva.

✓ Las secretarias deben asistir a talleres para la aplicación de las Tic’s sugerir y desarrollar habilidades para que puedan implementar otras herramientas de trabajo para el tratamiento y acceso a la información.

✓ Los Directivos o autoridades de la institución deben brindar la apertura y facilidad para que el talento se capacite constantemente, considerándose la misma como una inversión para la institución.

✓ El jefe debe motivar a las secretarias con competencias laborales administrativas y funcionales que sirvan como recurso fundamental para el crecimiento institucional

FUENTES DE INFORMACIÓN

Aguirre, V. L. (2011). “El talento secretarial y su incidencia en la comunicación interna y externa en el colegio “Santa Rosa, del Cantón Santa Rosa, provincia de el Oro.”

Universidad Técnica de Machala.

Alonso, R. V. (2015). La atención al cliente y calidad y su incidencia en el desempeño laboral de la secretaria del instituto ecuatoriano de seguridad social del oro (Universidad técnica de machala). Universidad técnica de machala. Retrieved from http://repositorio.utmachala.edu.ec/bitstream/48000/3303/1/ECUACE-2015-CA- CD00138.pdf

Álvarez, N. (2010). Técnicas de comunicación escrita: el oficio, el memorándum, el recibo, la factura y el contrarecibo. Pedagogía Magna, 1(5), 217–225. Retrieved from https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=3391512

Andreucci, P. (2012). El talento: Una construcción en y desde la pedagogía dialógica.

Psicoperspectivas, 11(2), 185–205. Retrieved from

http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=171023938010

Angueta, A. E. (2011). Diseño de un plan de comunicación para el desarrollo de la comunicación interna en la secretaría nacional de planificación y desarrollo, Senplades-Matriz”. Universidad Politécnica Salesiana.

Arias, A. R. (2008). Talento secretarial y la comunicaciòn interna-externa del estudio jurìdico “ballesteros vaca”, ciudad de Quevedo, año 2019.

Barsalini, C., Mendes, P., Maccari, É., & Vicente, I. (2010). A formação do profissional em secretariado executivo no mercado de trabalho globalizado. Revista de Gestão e Secretariado, 1(1), 69–89. https://doi.org/10.7769/gesec.v1i1.4

Betancourt-Pereira, J. (2020). Estrategias de aprendizaje y rendimiento académico en estudiantes de Secretariado Ejecutivo, Machala – Ecuador. Investigación Valdizana, 14(1), 29–37. https://doi.org/10.33554/riv.14.1.487

Caballero, J., Fernández, C. R., & García, E. (2002). Satisfacción de los secretarios de centros educativos. RELIEVE. Revista Electrónica de Investigación y Evaluación

Educativa, 9, 103–134. Retrieved from

http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=91609206%0ACómo

Calzadilla - Pérez, O. O. (2012). Concepción pedagógica martiana sobre el talento y su

educación. Luz, 11(4), 36–47. Retrieved from

http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=589165840005%0ACómo

Chango, X. de los A. (2013). “La gestión administrativa secretarial incide en el servicio al usuario de la dirección metropolitana de Catastro, en el municipio del distrito Metropolitano de Quito”. (Universidad Técnica de Ambato). Universidad Técnica

de Ambato. Retrieved from

http://repositorio.uta.edu.ec/bitstream/123456789/6165/1/FCHE-SSE-51.pdf

Cisneros, M. J. (2015). “La diligencia secretarial y su incidencia en el desempeño laboral en el colegio nacional Amazonas de la ciudad de Machala.” Universidad Técnica de Machala.

Cortez, P. E. (2011). Las relaciones públicas y su incidencia en el funcionamiento de la comunicación interna y externa de Aguapen s . a. UNIVERSIDAD ESTATAL PENÍNSULA DE SANTA ELENA.

Domínguez, J. M. (2018). Secretarios, oficiales y literatos: mediación cultural en torno a los virreyes de Nápoles (c. 1650-c. 1700). Hipogrifo. Revista de Literatura y Cultura Del Siglo de Oro, 6(2), 539–552. https://doi.org/10.13035/H.2018.06.02.40

Endara, A. E., & Espín, M. E. (2011). “El servicio al cliente del personal administrativo de la universidad técnica de Cotopaxi del Cantón Latacunga en el año 2011”

(Universidad Técnica De Cotopaxi; Vol. 1). Universidad Técnica De Cotopaxi.

Retrieved from http://repositorio.utc.edu.ec/bitstream/27000/4501/1/PI -000727.pdf Español, S. (2007). Lenguaje, comunicacion e intersubjetividad: una aproximacion desde la psicologia del desarrollo. Subjetividad y Procesos Cognitivos, (10), 13–28.

Retrieved from http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=339630249001%0ACómo Esteinou, J. (1995). Reseña de “Medios de comunicacion y sistemas informativos” de

Karin Bohmann. Estudios Sobre Las Culturas Contemporáneas, 1(2), 166–170.

Retrieved from http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=31600210%0ACómo

Gil Antón, M. (2008). Andante con brío: Memoria de mis interacciones con los secretarios de Educación (1963-2006), de Pablo Latapí Sarre. Perfiles Educativos, 30(120), 156–161. https://doi.org/10.22201/iisue.24486167e.2008.120.61055

Hernández, J. A. (2011). Garantizando el acceso a la información pública en México:

Propuesta para tratamiento de la información del portal de la Secretaria de Salud

Federal. Biblios, (42), 48–58. Retrieved from

http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=16120044004%0ACómo

Insúa, M. (2015). Mecanismos del secreto en «El secretario confuso» de Jacinto Cordeiro.

Hipogrifo. Revista de Literatura y Cultural de Siglo de Oro, 3(2), 165–178.

https://doi.org/10.13035/H.2015.03.02.11

Lennon, F. R. (2002). Las cacerolas vacias. la crisis Argentina y los medios de comunicacion. Revista Latinoamericana de Comunicación CHASQUI, (007), 4.

Mora, B. I. (2013). “La redacción de documentos incide en el área administrativa financiera de la secretaría de cultura del municipio del distrito metropolitano de Quito.” Universidad Técnica de Ambato.

Nunes, W. S., & Ferrer, C. (2010). La utilización de materiales didácticos en el proceso de enseñanza – aprendizaje de la lengua española de los estudiantes de secretariado ejecutivo. Revista de Didactica Espanol Lengua Extranjera, 11, 1–14. Retrieved from http://marcoele.com/descargas/11/nunes-ferrer_secretariado.pdf

Oliveira, J., & Carneiro, D. (2015). Secretariado executivo no Brasil: profissão ou ocupação? Revista de Gestão e Secretariado, 6(3), 21–45.

https://doi.org/10.7769/gesec.6i3.341

Ortells, M. (2012). Las funciones procesales del secretario en la nueva oficina judicial:

constitucionalidad, efectividad/eficiencia y técnica legislativa. Ius et Praxis, 18(1), 397–424. https://doi.org/10.4067/S0718-00122012000100013

perez- acosta, I. (2004). Últimos vídeos producidos por el secretariado de recursos 2004 audiovisuales y nuevas tecnologías de la Universidad de Sevilla. Pixel-Bit. Revista de Medios y Educación, 35, 87–96. Retrieved from http://redalyc.uaemex.mx

Pérez, D., Blanco de Anaya, J., Sosa, A., & Serrano, C. (2010). La comunicación asertiva en la conducta social y sexual de riesgo en adolescentes. Revista Información

Científica, 66(2), 9. Retrieved from

http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=551757305021%0ACómo

Pinheiro, C. de M., Alves, D. S., & Soares da Silva, J. (2011). Os desafios enfrentados

pelo profissional de secretariado executivo do gênero masculino nas organizações contemporâneas. Revista de Gestão e Secretariado, 2(1), 158–176. Retrieved from http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=435641687008%0AComo

Poletto, V. C. (2013). Géneros de la Comunicación Internacional en Cursos de Secretariado Ejecutivo. Revista de Gestão e Secretariado, 04(02), 73–89.

https://doi.org/10.7769/gesec.v4i2.179

Posada-Escobar, Jorge Jairo Briceño-Alvarado, Patricia del Pilar Santacoloma-Alvarán, J. (2016). Subjetividades Políticas de Paz en Experiencias del Secretariado Nacional de Pastoral Social. Revista Latinoamericana de Ciencias Sociales, 14, 163–173.

https://doi.org/10.11600/1692715x.1411080515

Queirolo, G. A. (2015). Dactilógrafas y secretarias perfectas: el proceso de feminización de los empleos administrativos (Buenos Aires, 1910-1950). Historia Crítica, (57), 117–137. Retrieved from http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=81141146008 Romero, A. K. (2007). La redacción efectiva en la elaboración de documentos

administrativos generados por los servidores públicos en las diferentes áreas de la Capitanía del Puerto de Manta, año 2017? Universidad Laica Eloy Alfaro De Manabí.

Romero, K. V. (2015). Gestión secretarial y su incidencia en el fortalecimiento de los procedimientos administrativos del área UDESO del gobierno autónomo descentralizado municipal del Cantón Pasaje”. Universidad Técnica de Machala.

Sadpro, S. T. (2009). Revistas para consulta en el secretariado de recursos 2004 audiovisuales y nuevas tecnologías de la Universidad de Sevilla. Pixel-Bit. Revista de Medios y Educación, 35, 87–96.

Schmitz, C. J., Battisti, P. S. S., & Santos, S. R. F. dos. (2015). Uma Analise Da Consultoria Secretarial Como Novo Nicho De Mercado E Como Disciplina Nos Cursos De Secretariado Executivo. Revista de Gestao e Secretariado, 6(2), 19.

Retrieved from http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=435643524002%0AComo Silva-Giraldo, C. A., Dugarte-Mendoza, J. S., & Rueda-Mahecha, Y. M. (2021). El

talento humano, una perspectiva desde la gerencia en las mipymes. Revista Escuela

de Administración de Negocios, (89), 13–32.

https://doi.org/10.21158/01208160.n89.2020.2814

Soto-Calderón, D. B., & Palomo-Alemán, A. G. P. (2016). Práctica pre-profesional en la carrera Secretariado Ejecutivo: su evaluación como expresión de la relación teoría-

práctica. Luz, 15(1), 1–14. Retrieved from

http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=589166497002

Trasviña Barriga, A. M., Borquez Olguin, R., Leal Almanza, J., Castro Espinoza, L., &

Gutiérrez Coronado, M. A. (2018). Rehabilitación de un suelo salino con yeso agrícola en un cultivo de nogal en el Valle del Yaqui. Revista Terra Latinoamericana, 36(1), 85. https://doi.org/10.28940/terra.v36i1.310

Veintimilla, E. N. (2014). “La gestión administrativa y su influencia en el desempeño laboral de la secretaria que laboran en la empresa agrícola Prieto S.A. del Cantón Pasaje” (Universidad Técnica de Machala). Universidad Técnica de Machala.

Retrieved from

https://www.researchgate.net/publication/269107473_What_is_governance/link/54 8173090cf22525dcb61443/download%0Ahttp://www.econ.upf.edu/~reynal/Civil wars_12December2010.pdf%0Ahttps://think-

asia.org/handle/11540/8282%0Ahttps://www.jstor.org/stable/41857625

Velez, T. del C. (2015). “Analisis del ámbito laboral de la secretaria ejecutiva y su incidencia en el proceso operativo en las cooperativas de ahorro y crédito de la ciudad de Machala” (Universidad Técnica de Machala). Universidad Técnica de

Machala. Retrieved from

http://repositorio.utmachala.edu.ec/bitstream/48000/3303/1/ECUACE-2015-CA- CD00138.pdf

Vergara, S., & Chuquin, A. G. P. (2020). “ Análisis de Comunicación Interna en relación a la Identidad corporativa de los Docentes de la Institución Educativa Privada Carl David Anderson del Distrito de Puente Piedra 2019 .” Universidad Tecnologica del perú.

ANEXOS

Anexo 1: Entrevista a los directivos

Anexo 2: Entrevista a los directivos

Anexo 3: Entrevista a los usuarios

Anexo 4: Entrevista a los usuarios

Anexo 5: Entrevista a las secretarias

Anexo 6: Entrevista a las secretarias