3.2.1. Competencia e Inducción del Personal
La organización ha identificado las competencias necesarias que deben tener los colaboradores a fin de que puedan desempeñar sus funciones correctamente. La competencia está basada en educación, formación o exper iencia. Estas competencias han sido declaradas en los perfiles de puesto (Ver Anexo IV).
Para el reclutamiento de colaboradores se realiza mediante el Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal (Ver Anexo X) y sus formatos aplicables.
Para tomar acciones y adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas; se evidencia:
● Procedimiento de Capacitaciones (Ver Anexo XI) y sus formatos.
● Procedimiento de Evaluación de Desempeño (Ver Anexo XII).
3.2.2. Conocimientos de la Organización
Los conocimientos necesarios para la operación de los procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios se mantienen y ponen a disposición mediante:
● Información documentada interna (Manuales, Procedimientos, Instructivo s, etc.)
● Información documentada externa (Normas internacionales, leyes, directivas, etc.)
3.2.3. Infraestructura
Para el correcto funcionamiento del SGC, se determina, proporciona y mantiene la infraestructura mediante el manejo de diversas herramientas como: Programa de revisión y mantenimiento de activos (Ver Anexo XIII).
Todos los activos identificados en el “Inventario de activos” deben pasar por un programa de mantenimiento, de forma que se vele por el buen estado y la operatividad
42 de los activos. Para ello se establece una frecuencia de mantenimiento de acuerdo al Manual del Equipo, ficha técnica del activo y nivel de uso. Adicionalmente, se designa un responsable para el seguimiento y control de los mantenimientos.
Nota: Los informes de mantenimiento de los equipos informáticos, serán proporcionados por los proveedores.
3.2.4. Ambiente para la operación de procesos
La organización desarrolla sus operaciones en el Jr. Guido 337 - Huancayo, donde el ambiente cuenta con los requisitos en cumplimiento del Decreto Supremo N°002-2018 - Reglamento de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Edificaciones.
Asimismo, se cuenta con una Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y determinación de Controles, donde se ha identificad o los peligros como ergonómicos (uso de computadoras y/o laptops), psicosocial (estado de ánimo del cliente), biológico (COVID 19), etc., evaluado los riesgos y se ha determinado los controles.
3.2.5. Planificación y Control Operacional
La organización planifica las actividades de sus procesos operativos buscando la coherencia con sus objetivos estratégicos y el desarrollo de sus procesos, con el fin de ofrecer servicios de calidad, buscando la satisfacción de usuario y la mejora continua.
Se cuentan con Fichas de Procesos, procedimientos, matrices entre otros documentos para los procesos Gestión Comercial, Gestión de Proyecto y Gestión de Auditorías .
Gestión Comercial:
Tabla 7. Formatos de Gestión Comercial
MP-GCO-FP-001 Ficha de Proceso - G. Comercial
MP-GCO-FR-001 Listado de Requerimientos
MP-GCO-FR-002 Seguimiento de Ventas
MP-GCO-FR-003 Seguimiento de Llamadas
MP-GCO-FR-004 Planificación de Visitas
MP-GCO-FR-005 Contrato Comercial
MP-GCO-FR-006 Informe de Desempeño
MP-GCO-FR-007 Propuesta Económica
43 MP-GCO-FR-008 Estructura de Costos Proyectos
MP-GCO-FR-009 Base de Datos de Prospección de Clientes
MP-GCO-FR-010 Lista de Consultores
MP-GCO-FI-001 Ficha de Indicador - Desempeño
Gestión de Proyectos
Tabla 8. Formatos de Gestión de Proyectos
MP-GPR-FP-001 Ficha de Procesos - Gestión de Proyectos
MP-GPR-FR-001 Cronograma de Actividades
MP-GPR-FR-002 Brechas ISO 9001-2015
MP-GPR-FR-003 Brechas ISO 14001-2015
MP-GPR-FR-004 Brechas ISO 37001-2016
MP-GPR-FR-005 Brechas ISO 45001-2018
MP-GPR-FR-006 Acta de Conformidad
MP-GPR-FR-007 Acta de Reunión
MP-GPR-FR-008 Registro de Asistencia a a Inducción, Reunión y Capacitación
MP-GPR-FR-009 Project Charter
MP-GPR-FR-010 Informe
MP-GPR-FR-011 Seguimiento de Proyectos
MP-GPR-FR-012 Control de revisiones de Proyectos MP-GPR-FR-013 Acta de Confidencialidad del Consultor MP-GPR-FR-014 Encuesta de Satisfacción del cliente
MP-GPR-FR-015 BRECHAS SIG
Gestión de Auditorías
Tabla 9. Formatos de Gestión de Auditorías
MP-GAD-FP-001 Ficha de Proceso - Gestión de Auditorias
MP-GAD-FR-001 Brecha ISO 9001:2015
Fuente: Elaboración Propia Fuente: Elaboración Propia
44
MP-GAD-FR-002 Brecha ISO 14001:2015
MP-GAD-FR-003 Declaración de Confidencialidad MP-GAD-FR-004 Reunión de Apertura y Cierre de Auditoría MP-SGC-FR-004 Informe de auditoría interna
MP-GAD-FR-005 Brecha ISO 37001:2016
MP-GAD-FR-006 Brecha ISO 45001:2018
MP-GAD-FR-007 Brecha SIG
3.2.6. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente La organización determina los criterios para la evaluación, la selección y seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios.
Fuente: Elaboración Propia
Figura 15- Formato de Selección de Proveedores Fuente: Registros del SGC de ManPro
CODIGO VERSIÓN
FECHA DE VIGENCIA
RUC: Dirección:
Rubro:
Cargo:
Celular: Teléfono:
Fecha: Ciudad:
Cargo:
Peso Puntaje Obtenido
2
1
0
2 1
2
0
1
0
7 APROBADO Puntaje Obtenido
3. Competencia
Cuenta con Certificado de Auditor Líder de la norma ISO a auditar
2 No cuenta con Curso de Auditor
Líder de la norma ISO a auditar
4. Ruc Activo y Habido
Si
1 No
ESTADO 2. Formas de pago
Crédito
2 Contado
ITEM
PROVEEDOR
1. Experiencia en el rubro
CRITERIOS
Cuenta con experiencia auditando o realizando consultorías entre 1 año
a 2 años
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Correro electrónico:
TIPO DE PROVEEDOR Auditoría & Consultoría
Nombre o Razón Social de Proveedor :
Nombre y Apellido del contacto:
Cuenta con experiencia auditando o realizando consultorías mayores a 2
años
2
No cuenta con experiencia Evaluado por:
45 Estos criterios se describen dentro de Procedimiento de Gestión de Proveedores (Ver Anexo XV), donde se identifica a los diferentes tipos de proveedores (críticos y no críticos), basándose en el impacto que podría afectar a la ejecución de los servicios de ManPro.
A continuación, se mostrará los tipos de proveedores identificados:
Tabla 10. Tipo de Proveedores - ManPro
PROVEEDORES CRITICOS PROVEEDORES NO CRITICOS Productos & Servicios TI Economatos
Auditoría & Consultoría Casa Certificadora Instructores / Capacitadores Servicios en General Internet & Telefonía
Alquiler de oficinas
Desarrollo de Página Web y/o Software
Marketing y Redes Sociales Contador
Así mismo, la organización comunica a los proveedores externos sus requisitos a través de correos, adjuntando los criterios de selección y el periodo de evaluación y reevaluación.
3.2.7. Producción y provisión del servicio
3.2.7.1. Control de la producción y de la provisión del servicio
Los servicios se prestan de acuerdo a la propuesta comercial y/o contrato realizado, así como alguna documentación vinculada a estas.
El control de la prestación de los servicios y de cada proceso, se encuentra definido en los documentos correspondientes a cada uno de ellos .
3.2.7.2. Identificación y Trazabilidad
La organización controla la identificación de las salidas y conserva la información documentada necesaria para permitir la trazabilidad, mediante:
• Seguimiento de Proyectos (Ver Anexo XVI)
• Listado de Experiencia (Ver Anexo XVII)
Fuente: Procedimiento de Gestión de Proveedores – ManPro Elaboración: Propia
46 3.2.7.3. Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos La organización identifica, verifica, protege y salvaguarda la propiedad de los clientes, mediante el cumplimiento del Acta de Confidencialidad del Consultor , propuestas comerciales y contratos
3.2.7.4. Preservación
La organización preserva las salidas durante la prestación del servicio mediante:
• Uso de la plataforma Google Drive como medio de almacenamiento de información.
• Realizando backups ya sea por solicitud o de acuerdo al programa de backups (Anexo XVII)
3.2.7.5. Actividades posteriores a la entrega
Las actividades posteriores a la prestación del servicio, se indicarán en los Contratos Comerciales.
3.2.7.6. Controles de los cambios
Todo cambio en la prestación del servicio, deberá ser tratado como una adenda al contrato inicial y comunicado a todas las partes interesadas pertinentes.
3.2.8. Liberación de los productos y servicios.
Para la liberación de los servicios, ManPro ha implementado disposiciones planificadas, en las etapas planificadas, para verificar que se cumplan con lo requisitos de estos.
Se evidencia mediante:
• Informes de diagnóstico, implementación, monitoreo, capacitación y cierre de proyecto.
• Acta de Conformidad de Proyecto (Ver Anexo XVIII)
3.2.9. Control de Salidas No conformes
Toda salida no conforme será tratada según la Matriz de Gestión de Hallazgos (Ver Anexo XIX), salidas como:
• Incumplimiento de fechas de entregables.
• Proyecto con plazos fuera fecha.
• Informes de avances de implementación con errores.
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