VIII. FACTIBILIDAD OPERATIVA
8.6. Flujogramas de los procesos académicos
En tal sentido se elaborarán diagramas de flujos que oriente al usuario el procedimiento administrativo de los diferentes requerimientos y se colocarán en lugares visibles.
(Continuación)
(Continuación)
Flujograma de Admisión (Con Examen de Selección)
Coordinación Asesor de Ventas Cajero
Académica
B
24. Recibe y Orienta al Alumno Ingresante
SI
25. Pregunta que Curso / Carrera se
va a Matricular
NO
26.
¿Conformee?
27. Comunica la no procedencia de la
solicitud
26. Solicita Documentos del Alumno
28. Verifica datos del Alumno con la Resolución
de Aprobación del Examen de Selección
29. Llena la Ficha de Matrícula (Sistema
Aplica)
30. Hace firmar la Carta de Compromiso y designa
Código al Alumno
31. Emite la Boleta de Pago
33. Registra Datos
(Sistema Academus) 32. Pago en Caja del
Alumno
34. Envía Documentos del Alumno a Coordinación
FIN
Figura 5.Flujograma del Proceso de Admisión con Examen de Selección
A
Flujograma de Matrícula de Alumnos Regulares
Alumnos Asistente Académico (Docente (*) Cajero
INICIO
1. Recibe Boleta de Notas
NO
2. ¿Tiene Cursos Desaprobados?
SI
2.Instructivo de Subsanación de
Cursos
NO
3.¿Volvió a Desaprobar?
SI
3. Debe volver a matricularse en los Cursos Desaprobados. Puede matricularse en los Cursos del siguiente ciclo siempre y cuando
tengan prerrequisito aprobado
4. Emite Fichas de Nivelación con indicación del Grupo donde seguirá el Curso
7. Recibe Ficha de Nivelación con V°B°
de Caja
Registra
NO alumno
8. Alumno en
seguirá
Curso en Registro
otra Sede? Auxiliar
(*)
SI
10. Ingresa Alumno en la Lista de Matriculados del
Curso
FIN
5. Recibe Ficha de Nivelación
6. Realiza el Cobro del Curso y emite la Boleta de
Pago
Flujograma de Matricula de Alumnos Regulares
Asistente
Academico Cajero
A
NO 14.
¿Alumno con Beneficio de
descuento?
SI
18. Emite y entrega Ficha de Matricula (I-ADM-01-01-
F03)
17. Recibe el pago del alumno
16. Emite Boleta de pago y Cronograma de pagos del ciclo y
lo entrega al Alumno
NO 20.
¿Alumno tiene curso requisito desaprobado?
SI
Fin 19. Recibe Ficha
de Matricula
15. La perdida proporcional del beneficio por nota
lo hace automáticamente
el Sistema informático 11. Recibe del AA
el Acta de Evaluación Académica(P- PRE-01-F03)y el Cronograma de Ratificación de Matrícula y Cuadro de Inicios y Reinicios(I-ADM-
01-01-F02)
12. Registra Notas Finales en el Sistema Aplica
13. Recibe a los alumnos de acuerdo a Cronograma de Ratificación de
Matricula (I-ADM-01-01-F02)
14. Verifica Nota promedio del
alumno
21. Indica en la Ficha el curso que
no puede llevar
22. Firma Ficha de Matricula
23. Registra alumno en el Sistema Intranet
24. Entrega fotocheck con código de barras
Flujograma de Ejecución del ServicioP-PRE-01
Director Sede/ Jefe Administración de
Coordinador Académico (*)
Asistente Académico Docente
Sede
INICIO 1. Recibe listado
oficial de matriculados (P-ADM-01-F08) 3. Realiza reunión
con los docentes
2. Elabora File del docente
10. Realiza charla Introductoria
4.
¿RequiereSI recursos para
el dictado?
NO
SI 9.
¿Nuevo Grupo?
NO
15. Llena Acta de Evaluación Académica (P-PRE-01-F03)
4. Solicita Recursos adicionales
12. Entrega materiales a docentes:
Registro de Asistencia, Sistema de Evaluación, Syllabus, Horarios, etc.
SI 14. NO
¿Curso finaliza?
5.
¿Dispone deNO los recursos
solicitados?
SI 7. Entrega recursos solicitados
NO 16.
¿Conforme?
(*) SI
NO 17.
¿Conforme?
FIN
Figura 7.Flujograma del Proceso de Ejecución del Servicio
18. Entrega Acta de Evaluación Académica a Caja
y SG 16. Revisa
Acta (*)
8. Recibe y Entrega recursos solicitados a
Docentes
6.
Procedimiento de Compras
(P-LOG-01)
SI
11. Entrega carnés a Alumnos
13. Procede de acuerdo al Instructivo de dictado de Curso
(I-PRE-01-03)
17. Revisa Acta
19. Entrega Récord de Notas
(CETPRO) (P-PRE-01-F01)o
Constancia de Notas (Instituto) (P-PRE-01-F02), según sea el Caso
al alumno
Flujograma de Elaboración de Nominas de Matricula (Instituto al Inicio Carrera) Asistente
Académico Secretario General
Jefe Administración General / Tesorería
(*)
Director Academico
INICIO
NO SI
2.
¿Conforme?
4.
¿Conforme?
NO 4. Indica Observaciones que debe ser
corregidas
4. Solicita SI recursos para
pago de derecho de visación de
Nómina
6. Realiza pago de derecho de visación de Nómina (*)
8. Firma los documentos a
presentar (Resolución de
Aprobación, Nóminas, Oficio)
I 11.
¿Observaciones delDRELM?
NO
9. NO
¿Conforme?
SI 9. Firma los documentos
FIN
Figura 8.Flujograma de Elaboración de Nóminas de Matrícula (Inicio de Carrera)
5. Procedimiento de Compras (P-LOG-01)
7. Elabora Documentos (Resolución de
Aprobación, Oficio)
9. Revisa los documentos
12. Recibe Nóminas con
firmas del Ministerio de
Educación (DRELM) 10. Presenta los
documentos al Ministerio de
Educación (DRELM) 1. Elabora
Nominas de Matricula (I-PRE-01-01-F02)y verifica asistencia del alumno al aula
3. Consolida las Nóminas de las
Sedes
11. Levanta Observaciones
S 4. Revisa Nóminas de
Matricula
13. Envía copia de Nómina visada a la Coordinación de
Sede
Flujograma de Elaboración de Nominas de Matricula (Instituto Avance de Ciclo) Asistente
Académico Secretario General
Jefe Administración General / Tesorería
(*)
Director Academico
INICIO
Elabora el Acta de Evaluación Académica(I-PRE-
01-03-F08)y el Registro de Liquidaciones -
Examen de Subsanación(I-
PRE-01-04-F01)
2.
¿Conforme?
NO
2. Indica Observaciones que debe ser
corregidas
2. Solicita Recursos para el
pago de SI Autorización de
Impresión de Nómina y derecho
de visación de Nómina, al
MINEDU 4. Realiza pago de
derecho de Autorización de
Impresión de Nómina y derecho
de visación de Nómina, al MINEDU (*)
7. Firma los documentos a
presentar (Resolución de
Aprobación, Nóminas, Oficio)
I 10.
¿Observaciones delDRELM?
NO
8. NO
¿Conforme?
SI 8. Firma los documentos
FIN
Figura 9.
5. Elabora Nóminas de
Matricula (I-PRE-01-01-F02)
8. Revisa los documentos
11. Recibe Nóminas con
firmas del Ministerio de Educación (DRELM)
9. Presenta los documentos al Ministerio de Educación(DRELM)
10. Levanta Observaciones
S
3. Procedimiento de Compras (P-LOG-01)
6. Elabora Documentos (Resolución de
Aprobación, Oficio)
12. Envía copia de Nómina visada a la Coordinación de
Sede
Instructivo de Dictado de Curso (INSTITUTO)
Docente Coordinador
Académico Asistente Académico
INICIO
7. Dicta clases desarrollando sesiones de acuerdo al Plan de Clases.
(I-PRE-01-03-F07)
8. Supervisa el dictado de clases y que se cumpla el reglamento.
10. Elabora / Modifica el examen.
SI
NO 11.
¿Conforme?
12.Fotocopia exámenes de acuerdo a la solicitud del profesor.
A
(Continuación)
9. Elabora Control Acance Curricular –
IESTP (I-PRE-01-03-F09)
13. Recibe Exámenes
11. Verifica que los exámenes se
elaboren en función al Syllabus
Modular (I-PRE-01-03-F06) 1. Recibe
Memorándum de inicio de clase (I-PRE-01-03-F01)
2. Recibe File del docente (I-PRE-01-03-F03, I-PRE-01-03-F04, P-ADM-02F02, I-PRE-01-03-F06, I-PRE-01-03-F07, I-PRE-01-03-F09, I-PRE-01-03-F10, I-PRE-01-03-F11, I-PRE-01-03-F12, I-PRE-01-03-F13, I-PRE-01-03-F14, P-PRE-01-F03)
3. Elabora Syllabus Modular (I-PRE-01-03-F06)
4. Elabora Plan de Clases (I-PRE-01-03-F07) 5. Marca ingreso y salida con Código de
Programación (I-PRE-01-03-F04) 6. Realiza el control de asistencia de los
alumnos (I-PRE-01-03-F11)
Instructivo de Dictado de Curso (INSTITUTO)
Docente Asistente Académico
A
14. Evalúa al alumno mediante exámenes
(I-PRE-01-03-F13, I-PRE-01-03-F14)
15.Llena diariamente la asistencia de alumnos en Sistema Intranet y notas al finalizar el módulo
FIN
p Figura 10.Flujograma de Instructivo de dictado de curso
16. Elabora Acta de Evaluación Académica (P-PRE-01-F03)
(Continuación)
2. Informa los presentar
9. SI
4.
¿Conforme?
SI
10. Elabora
5. ¿Solicita
11.
SI
SI
6. SI
conocimiento
NO
11. Revisa 9. Revisa Informe de curso(s)
(I-TIT-01-01-F01)