1. ¿Cómo considera usted el funcionamiento actual del área de abastecimiento de su institución?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS CALIDAD DE LA GESTIÓN %
a. 5 25
b. 13 65
c. 2 10
TOTAL 20 100
INTERPRETACIÓN
En relación a la respuesta obtenida, representado en la figura N° 01, los entrevistados responden que el funcionamiento del área de abastecimiento está regular en un 65%, lo que permite observar que se realizan las funciones con deficiencias.
FIGURA Nº 01 CALIDAD DE LA GESTIÓN
Malo Regular Bueno
c.b.a.
Fuente: Encuesta personal – Oficina de Abastecimiento y S.G..
2. ¿Cree Usted que debería implantarse el Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-ML en la Oficina General de Abastecimiento y Servicios Generales y en todas las áreas usuarias de la Universidad Nacional del Centro del Perú?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS IMPORTANCIA DEL CONTROL
INTERNO
%
a. 16 80
b. 2 10
c. 2 10
d. 0 0
TOTAL 20 100
25%
65%
10%
a. b. c.
Diario Semanal Mensual Semestral
a.b.c. d.
Si No
No opina Podría ser
INTERPRETACIÓN
Observando los resultados que presentan en la figura N° 02, se observa que el 80% de los entrevistados respondieron que sí se debería implantar el Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-ML en la Oficina General de Abastecimiento y Servicios Generales y en todas las áreas usuarias de la Universidad Nacional del Centro del Perú, ya que permitirá que la adquisición de bienes y contratación de servicios sean más eficientes.
FIGURA Nº 02
IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
Fuente: Encuesta personal – Oficina General de Abastecimiento y S.G.
3. ¿Sabe usted que el Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-ML Es una herramienta informática de apoyo al área de abastecimiento, en el que se registrará, administrará y emitirá reportes concerniente a las adquisiciones y/o contrataciones de servicios, para la toma de
80%
10%
10% 0%
a. b. c. d.
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS PROCESO DE
CONTRATACION
%
a. 17 85
b. 2 10
c. 1 5
TOTAL 20 100
INTERPRETACIÓN
Un 85% dice estar consciente que un Sistema Integrado proporcionaría información oportuna y adecuada, pero el 10%
dice que no, mientras que un 5% manifestó desconocer. El Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-ML proporcionará información adecuada y oportuna para la toma de decisiones..
FIGURA Nº 03
PROCESO DE CONTRATACION
Desconozco No Si
c.b.a.
Fuente: Encuesta personal – Oficina General de Abastecimiento y S.G.
4. ¿Cree usted que si se operativiza el Sistema Integrado de gestión Administrativa SIGA-ML en la Oficina General de Abastecimientos y Servicios Generales, simplificaría los procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios y ayudaría a mejorar la gestión del área de abastecimiento?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS GESTION EFICAZ Y
EFICIENTE
%
a. 20 100
b. 0 0
TOTAL 20 100
INTERPRETACIÓN
85%
10% 5%
a. b. c.
No Si
b.a.
Los datos recopilados por parte de los entrevistados que en su totalidad coincidieron que operativizando el Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-ML mejoraría la gestión. Es necesario contar con un Sistema Integrado para poder uniformizar, ordenar y simplificar los procedimientos técnicos de la Oficina General de Abastecimiento y Servicios Generales, ya que está acorde a la normatividad vigente.
FIGURA Nº 04
GESTION EFICAZ Y EFICIENTE
Fuente: Encuesta personal – Oficina General de Abastecimiento y S.G.
5. ¿Existen Directivas, manuales de normas y procedimientos actualizados que apoye a las funciones de la Oficina General de Abastecimiento y Servicios Generales?
100%
a. b.
No Si
b.a.
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS ACTIVIDADES DE
CONTROL
%
a. 4 20
b. 16 80
TOTAL
20 100
INTERPRETACIÓN
En los resultados obtenidos, los cuales se pueden observar en la figura N° 05, los entrevistados manifestaron en un 20%
dice tener los manuales y normativas actualizadas, mientras que un 80% aseguran la no existencia de Directivas, manuales de normas y procedimientos para la Oficina General de Abastecimiento y Servicios Generales, permitiendo afirmar que la aplicación del Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-ML es necesario y nos permitirá actualizar constantemente las Directivas Internas toda vez que este Sistema administra el Ministerio de Economía y Finanzas y por ende el funcionamiento del área será correctamente.
FIGURA Nº 05
ACTIIVIDADES DE CONTROL
Fuente: Encuesta personal – Oficina General de Abastecimiento y S.G.
6. ¿Existen políticas establecidas de parte de la institución para la administración de riesgos en el área de abastecimiento y el proceso de contratación?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS EVALUACIÓN DE
RIESGOS
%
a. 2 10
b. 8 40
c. 10 50
TOTAL
20 100
20%
80%
a. b.
Desconozco No Si
c.b.a.
INTERPRETACIÓN
En los resultados obtenidos, los cuales se pueden observar en la figura N° 06, los entrevistados manifestaron en un 50%
que desconocen la existencia de políticas internas sobre la administración de riesgos en el área de abastecimiento y el proceso de contratación, lo que favorece aún más a la factibilidad de esta investigación.
FIGURA Nº 06
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Fuente: Encuesta personal – Oficina General de Abastecimiento y S.G.
7. ¿Recibió usted capacitación técnica durante su permanencia en la Oficina General de Abastecimiento y Servicios Generales, sobre el funcionamiento y aplicaciones del Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-ML?
10%
40%
50%
a. b. c.
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS ADMINISTRACION DE
RR.HH.
%
a. 6 30
b. 14 70
TOTAL 20 100
INTERPRETACIÓN
Respecto de la administración de los recursos humanos, el 70% no recibe capacitación apuntando a una deficiencia en la Oficina General de Abastecimiento y Servicios Generales, causada por la falta de implementación de un Sistema de que permita capacitar y orientar a cada empleado de acuerdo con las funciones que desempeñan.
FIGURA Nº 07 AMBIENTE DE CONTROL
No Si
b.a.
Fuente: Encuesta personal – Oficina General de Abastecimiento y S.G.
8. ¿En el área de abastecimiento se han definido niveles para el acceso al sistema de información de acuerdo al rol que le corresponde a usted?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
%
a. 7 35
b. 13 65
TOTAL
20 100
INTERPRETACIÓN
30%
70%
a. b.
No Si
b.a.
Los resultados son que el 35% dice que existen niveles para el acceso al sistema de información de acuerdo al rol que desempeña, mientras que un 65% manifiesta lo contrario.
El no poseer niveles para el acceso al sistema de información, incrementa la posibilidad de riesgo de la información.
FIGURA Nº 08
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Fuente: Encuesta personal – Oficina General de Abastecimiento y S.G.
9. En el desarrollo de tus labores, se realizan acciones se supervisión para conocer oportunamente si estas se efectúan de acuerdo con lo establecido, quedando evidencia de ello.
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS
35%
65%
a. b.
Siempre Casi Siempre Algunas Veces Nunca
a.b.c. d.
ACTIVIDADES DE MONITOREO
%
a. 5 25
b. 4 20
c. 8 40
d. 3 15
TOTAL 20 100
INTERPRETACIÓN
Referente a las actividades de prevención y monitoreo en la unidad de abastecimiento, el 40% de los encuestados menciona que algunas veces cuentan con la supervisión durante el desarrollo de sus labores, disminuyendo la probabilidad de error y riesgos, además el 25% siempre trabaja bajo la supervisión de sus jefes inmediatos.
La supervisión tiene que tener evidencia para comparar los objetivos con resultados.
FIGURA Nº 13 SUPERVISIÓN
25%
40% 20%
15%
a. b. c. d.
4.4 PROPUESTA DE LA APLICACIÓN Y OPERATIVIDAD DEL SISTEMA