IDENTIFICACIÓN E VALORACIÓN DA SERIE DOCUMENTAL:
CONTAS BANCARIAS
Composición: Universidade da Coruña. Centro de Documentación e Arquivo Proposta do CEDAR: 10/10/2012
Aprobación pola Comisión Asesora de Valoración de Documentos Administrativos:
29/10/2012
Unidades administrativas consultadas:
Servizo de Xestión Financeira. Sección de Tesouraría Observacións:
1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN _
1.1. Denominación da serie: (Ver OBSERVACIÓN 1)
CONTAS BANCARIAS
1.2. Código de clasificación:
1.3. Unidade administrativa produtora: (Ver OBSERVACIÓN 2) Servizo de Xestión Financeira. Sección de Tesouraría
1.4. Función da serie:
Reúne os extractos dos movementos de cada unha das diferentes contas bancarias cuxo titular é a UDC. Serve para a comprobación dos cobros e pagamentos efectivamente realizados, así como dos traspasos efectuados entre as contas da propia institución.
Destas comprobacións, ao finalizar cada ano, ao se pechar unha conta ou en calquera outro momento en que for preciso, xurde o documento de Conciliación Bancaria no que se certifica que o saldo existente na conta é correcto.
1.5. Datas límite:
1.5.1: Serie: 1990-...
1.5.2: Fracción de serie: 1990-1997, 2000-2007
1.6. Volume da serie:
74 caixas A/B (aprox. 9 metros linear) A previsión de crecemento anual é de 2 caixas.
1.7 Normativa:
1.7.1 Normativa europea 1.7.2 Normativa estatal
Real Decreto Lexislativo 1091/1988, de 23 de setembro, polo que se aproba o texto refundido da Lei xeral orzamentaria
Lei 47/2003, de 26 de novembro, xeral orzamentaria 1.7.3 Normativa autonómica
Lei 3/1984, de 13 de abril, de xestión económica e financeira de Galicia
Lei 11/1992, de 7 de outubro, de réxime financeiro e orzamentario de Galicia
Decreto lexislativo 1/1999, de 7 de outubro, polo que se aproba o texto refundido da Lei de réxime financeiro e orzamentario de Galicia
1.7.4 Normativa propia
1.8. Tramitación administrativa:
No Servizo de Xestión Financeira, Sección de Tesouraría recíbense os extractos dos movementos habidos en cada unha das contas bancarias das que é titular a UDC.
Compróbase que os movementos reflectidos nos extractos corresponden cos contabilizados polo servizo.
Unha vez realizadas as comprobacións e emendados os posibles erros, o Xefe de Sección de Tesouraría asina a conciliación de cada unha das contas. Esta acta realízase ao remate de cada exercicio, cando se pecha unha conta ou en calquera outro momento en que for preciso.
1.9. Documentos básicos que forman a serie: (Ver OBSERVACIÓN 3)
Extractos de movementos das contas.
Liquidacións de intereses das contas.
Documentos de conciliación das contas.
1.10. Ordenación:
Os extractos van por ano e número de conta. Cada conta, ademais do número que ten na entidade bancaria, posúe un número propio e de uso interno da UDC. Xunto cos extractos, mais en diferente secuencia, van as liquidacións de xuros e outra documentación relativa á conta, se a houber.
As conciliacións habidas cada ano, ordénanse nunha carpeta independente todas xuntas.
1.11. Series relacionadas:
1.11.3 Complementarias:
Facturas emitidas
Cargos emitidos
Devolución de prezos públicos
Expedientes de xestión do gasto e do pagamento
Propostas de pagamento
Anticipos de caixa fixa
1.12. Documentos recapitulativos e publicacións íntegras ou parciais:
Liquidación do orzamento anual
Conta xeral (cando a houber)
1.13. Exemplares, soporte e localización
Exemplar Soporte Localización
Principal P Servizo de Xestión Financeira
El Servizo de Informática e Comunicacións. Contén só os datos da contabilidade, non os xustificantes
Secundario
2. CALENDARIO DE CONSERVACIÓN _
2.1. Avaliación Valor
administrativo
SI Durante a execución do exercicio anual.
Valor legal ou xurídico
SI Durante 5 anos desde a aprobación da Liquidación do orzamento (ou Conta xeral, cando a houber) do exercicio polo Consello Social da Universidade e a súa remisión ao Consello de Contas para que este desenvolva a súa función fiscalizadora.
Valor fiscal ou económico
SI Durante 5 anos desde a aprobación da Liquidación do orzamento (ou Conta xeral, cando a houber) do exercicio polo Consello Social da Universidade e a súa remisión ao Consello de Contas para que este desenvolva a súa función fiscalizadora.
Valor informativo
Non A información relativa aos movementos das contas bancarias atópase sistematizada, ao igual que o conxunto da actividade económica da Universidade, na Liquidación do orzamento e na Conta xeral, cando a houber.
Valor histórico
Non A información relativa aos movementos das contas bancarias atópase sistematizada, ao igual que o conxunto da actividade económica da Universidade, na Liquidación do orzamento e na Conta xeral, cando a houber.
2.2. Conservación / eliminación:
Serie Soporte Período de conservación Notas
Activo Semiactivo Inactivo Exemplar
principal
P 5 anos 10 anos E Ver táboa
Exemplar secundario
El Os datos
informáticos serán conservados de forma permanente.
En canto non se dite resolución sobre a
conservación a longo prazo dos datos e
documentos electrónicos permanecerán no Servizo de Informática e Comunicacións
Taboas de conservación / eliminación:
Exemplar principal
Documentos Soporte Período de conservación Método de
selección CEDAR
Arquivo de xestión
Semiactivo Inactivo Extractos de
movementos das contas
P 5 anos 10 anos E Mostraxe aleatoria dunha caixa de expedientes por Liquidacións de ano
intereses das contas
P 5 anos 10 anos E
Documentos de conciliación das contas.
P 5 anos 10 anos E
Notas:
Exemplar secundario
Documentos Soporte Período de conservación Método de
selección CEDAR
Arquivo de xestión
Semiactivo Inactivo
3. RÉXIME DE ACCESO _ Notas
Restrinxido: Non
Prazo: .
Lexislación: Lei 16/1985, de 25 de xuño, do patrimonio histórico español
Decreto 307/1989, de 23 de novembro, polo que se regula o sistema de arquivos e o patrimonio documental de Galicia
Lei 30/1992, do 26 de novembro, de réxime xurídico das administracións públicas e do procedemento administrativo común
Lei 8/1995, de 30 de outubro, do patrimonio cultural de Galicia
Lei 15/1999, de 13 de decembro, de protección de datos de carácter persoal
Regulamento do Centro de Documentación e Arquivo da Universidade da Coruña, aprobado no Consello de goberno de 19 de decembro de 2005
Real decreto 1720/2007, de 21 de decembro, polo que se aproba o Regulamento de desenvolvemento da Lei orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter persoal
Táboa de acceso:
Tipos documentais Acceso
Todo o expediente Libre
Lenda:
C= Conservación E= Eliminación
El= Electrónico
P= Papel
R= Restrinxido S= Selección
888= (ata o peche do expediente)
4. OBSERVACIÓNS _
1. Outras denominacións desta serie son:
Conciliacións Bancaria
Extractos e conciliacións bancarias
2. Entre 1993 e 2005 este servizo denominouse Servizo de Contabilidade.
3. A documentación pode corresponder non só a contas bancarias propiamente ditas, pois inclúe depósitos bancarios, fondos de investimento, operacións de adquisición temporal de activos financeiros, etcetera.
Para alén do documentos básicos que forman a serie, era habitual ata o exercicio 2003 que aparecesen outros documentos como:
Xustificantes de anotacións en conta
Xustificantes dos traspasos de fondos entre as diferentes contas da UDC
Certificacións bancarias de saldo en conta
Contratos de apertura de contas
Documentos de peche de contas
Documentos relativos a incidencias que afectan ás contas: mudanza na denominación da entidade, alteración do número de conta, etcetera.
De acordo con todo o indicado, adóptase a seguinte Norma de Conservación:
NORMA DE CONSERVACIÓN 2012/01 (26) Denominación da serie: Contas bancarias
Posuidor do exemplar principal: Servizo de Xestión Financeira. Sección de Tesouraría
Período de permanencia nos arquivos de xestión: 5 anos desde o remate do exercicio económico
Período de permanencia no CEDAR: 10 anos. Unha vez rematado o prazo de precaución pasados 15 anos desde o remate do exercicio, serán eliminados, agás unha mostraxe de cando menos unha caixa de expedientes por ano.
Valor administrativo: Durante a execución do exercicio anual.
Valor legal ou xurídico: Durante 5 anos desde a aprobación da Liquidación do orzamento (ou Conta xeral, cando a houber) do exercicio polo Consello Social da Universidade e a súa remisión ao Consello de Contas para que este desenvolva a súa función fiscalizadora.
Acceso: Libre
Conservación permanente: Conservaranse de forma permanente unha mostraxe de cando menos unha caixa de expedientes por ano.
Data da Resolución Reitoral: / /
