Generar mapeo de primer nivel, segundo nivel y tercer nivel de la red de procesos de negocio. Proporcionar recomendaciones para la implementación de la gestión de procesos y la gestión de la calidad.
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS 1. MAPEO DE PROCESOS
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
La caracterización de procesos es un análisis en profundidad de los procesos, teniendo en cuenta los elementos que hacen que estos procesos tengan un inicio y un final. Estos elementos pueden ser: elementos de entrada, elementos de salida, objeto del proceso, responsables, partes interesadas, controles, registros de control, indicadores de gestión, riesgos, entre otros, que agregan valor a su gestión.
METODOLOGÍA DE APLICACIÓN
- Identificar los procesos 2. Documentar los procesos
- Medir y registrar procesos 5. Controlar procesos
- Analizar los procesos 7. Asegurar los procesos
- Documentar los procesos: Se trata del mapeo de procesos, el cual es una herramienta gráfica que trata de diagramar en niveles los proceso y las actividades de la organización
- Caracterizar los procesos: Se trata de una herramienta que facilita la descripción, gestión y control de los procesos a través de la identificación de sus elementos esenciales
Por otro lado, para diagramar o mapear los procesos se estableció el uso de: 1) el formato PEPSU (Proveedor-Entrada-Proceso-Salida-Usuario) y 2) el formato INTERFUNCIONAL o diagrama de carriles. Criterios de mapeo según el nivel del proceso (construido a partir de J.E. Valle, comunicación personal, 2019).
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
MISIÓN
VISIÓN
VALORES Excelencia
Compromiso
Eficiencia e innovación
Inclusión
Responsabilidad ambiental
Área de compras locales: aquí se gestiona el suministro de productos y servicios locales, lo que permite el buen funcionamiento de todas las áreas, esta área no se encarga de las compras de materias primas directamente relacionadas con el producto. Área de mantenimiento: es responsable de asegurar el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura del CARNAVAL y su red eléctrica.
Departamento financiero: El departamento está compuesto solo por el área contable donde se realizan y autorizan pagos y cobros, se levantan y analizan los estados financieros y se
24 Departamento de Apoyo Administrativo: Este departamento tiene la tarea de brindar apoyo a todas las áreas para el buen funcionamiento de las actividades, parte de sus objetivos es que todos los procesos cuenten con los insumos necesarios para su correcto funcionamiento. Departamento Financiero: El departamento está formado únicamente por el campo contable donde se realizan y autorizan los pagos y cobros, se preparan y analizan los estados financieros.
Departamento de Recursos Humanos: Recursos humanos es el encargado de administrar el personal, de contratar personal adecuado y de manejar la capacitación y competencias del
Departamento legal: Este departamento cuanta sólo con el área legal, y representan a la empresa ente conflictos, juicios y negocios de Carnaval, también vela por la defensa y
Departamento de producción: Este es departamento que ese encarga de la producción de los accesorios de la línea de Carnaval, se encarga desarrollar los diseños solicitados por el
Área de planificación: aquí se reciben las órdenes de compra de los clientes y se ingresan en el sistema informático de Carnival. Departamento de logística: Consta del área “import/export”, y se encarga de la importación de materias primas, donde se realizan y registran los pedidos.
Departamento de logística: Está compuesta por el área de “impor/expor”, y es el encargado de realizar las importaciones de la materia prima, aquí se realiza y registra las órdenes de
Área de producción: aquí se realiza la fabricación de los accesorios, aquí se distribuyen los kits y pasan por diferentes procesos de forma lineal y el proceso queda registrado en el sistema informático. Área de depósito y almacenaje: es donde se llevan los registros de inventario de materias primas y productos terminados y se garantiza su almacenamiento seguro y se controla el transporte de conjuntos y productos terminados.
RESULTADOS
- FASE I. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
Aplicando los primeros tres pasos del método descrito en el Capítulo VI, a continuación se presentan los resultados obtenidos para la empresa CARNAVAL S.A de C.V.
Como resultado de lo anterior se obtuvo información para definir los objetivos de los procesos, responsabilidades, alcances, insumos (inputs), productos (outputs) y recursos.
NOMBRE DEL PROCESO
FASE II. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS
28 que actualmente fabrica productos para un único cliente: Pura Vida, que se encarga de comercializar el producto en Europa, y por tanto es quien capta las solicitudes del cliente final y las envía a CARNAVAL S.A. de C.V. como requisitos de producción. A continuación se detallan los procesos de la empresa CARNAVAL S.A. de C.V., primero se presenta el mapa del Primer Nivel, es decir la red de procesos de la empresa.
Es decir, Pura Vida y CARNAVAL S.A. CV Operan como un consorcio de empresas en el que una última se encarga de fabricar y exportar el producto, mientras que la otra se encarga de comercializar el producto, incluyendo la investigación y promoción de mercado y el servicio al cliente. A continuación se presentan los 9 procesos que conforman la red antes mencionada, cada proceso se presenta junto con sus subprocesos, caracterizaciones de tercer nivel y un cuadro de metas, indicadores y metas.
Tablero de objetivos, indicadores y metas del proceso
- MAPA DE PRIMER NIVEL
- Desarrollo de producto
- Producción de Brazaletes
- Empacado y Exportación
- Gestión de la calidad
- Gestión de Suministro
- Gestión Humana
- Administración Financiera
- Estrategia y Dirección
- Evaluación de factibilidad del diseño: En este subproceso se elabora la primera muestra del diseño solicitado por PURA VIDA, el objetivo del mismo es evaluar la factibilidad
- Costeo y muestra: El objetivo de este subproceso es calcular y comunicar a PURA VIDA el costo unitario del accesorio solicitado, si el costo es conveniente para PURA VIDA,
- Creación de orden de producción: En este subproceso, en primer lugar, se reciben las
- EVALUACION DE FACTIBILIDAD DEL DISEÑO
- CREACIÓN DE ORDEN DE PRODUCCIÓN
Preparar el requisito de cambio: El Departamento de Diseño de Pura Vida proporciona los nuevos cambios para el accesorio y se envía al Jefe de Desarrollo de Productos de Carnaval para la preparación de la muestra del nuevo modelo. Rechazar diseño: Si no se aprueba el costo de la muestra, el accesorio es rechazado por el cliente y nos lo hace saber enviando un aviso.
DESARROLLO DE PRODUCTO
- Designación de producción: Es el subproceso que se encarga de evaluar el volumen y complejidad de las ordenes de producción, con el objetivo de coordinar su ejecución: en
- Producción de brazaletes: Este es el subproceso que describe las actividades para la producción de los accesorios manufacturados por CARNAVAL. Las entradas
Los principales asientos son: La ficha técnica del producto a producir, la orden de producción (que describe el volumen y fecha de entrega) y las Jabas (cajas con KITS) con las materias primas para la producción. Evaluar orden de producción: el gerente de distribución. Producción revisa la orden de producción en el sistema y realiza una evaluación de los estilos solicitados por el cliente, teniendo en cuenta la dificultad del diseño. Asignar producción: la asignación de producción se realiza según criterios de evaluación y capacidad en plantas, montaje de kits y embalajes.
La prioridad del orden de corte se determina en función de la fecha de entrega. A veces, las órdenes de producción que se necesitan con urgencia están marcadas en rojo. Solicitar accesorios metálicos: El asistente de montaje del kit recibe una orden de producción designada y recibe una ficha técnica.
PRODUCCIÓN DE BRAZALETES
- Documentación y despacho de producto: Este subproceso se encarga de preparar la documentación necesaria para la exportación del producto, es decir: registrar las
- DOCUMENTACION Y DESPACHO DE PRODUCTO
Aspecto a controlar Finalidad del control Observaciones 3.2.1 Recepción de cajas para exportación: Packaging envía las cajas. Luego de revisar el producto, se pesa y mide la caja, ya que no debe exceder un límite de peso para evitar problemas en la aduana. Verificar que la información registrada en el sistema coincida con la información de
Compruebe que la información de la etiqueta sea correcta y esté insertada en el lugar indicado del. Aspecto del control Finalidad del control Observaciones 3.2.7 Numeración de las cajas a exportar: La numeración de las cajas.
EXPORTACION
- Auditoría interna: es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
- Mejora continua: es la ejecución constante de acciones que mejoran los procesos en una organización, minimizando al máximo el margen de error y
- GESTIÓN DE LA CALIDAD
- Adquisición de materia prima: Es el proceso de evaluación de necesidades se materiales para la compra de estos y poder disponer de inventario necesarios para
- Adquisición de suministros locales: Recibir solicitudes de compras de materiales locales y evaluar a los posibles proveedores de estos productos o servicios, para
- Almacenamiento: Resguardan todos los materiales adquiridos para la producción y demás procesos
- ADQUISICION DE MATERIA PRIMA INTERNACIONAL
- ADQUISICION DE SUMINISTROS LOCALES
Actualmente, cada orden de compra recibida explota automáticamente los materiales para acortar el tiempo de espera de la materia prima para fabricar las pulseras. Asegúrate de que se realiza en el tiempo especificado y que todas las características de la materia prima están bien definidas en orden. Evaluación de stock: El gerente de área revisa el sistema para verificar la cantidad de materias primas que están disponibles para la orden de producción para enviar el pedido al proveedor.
Registro de materias primas: Se elabora un registro de la cantidad, estado y otros aspectos de las materias primas para tener documentación de cuánto ingresa al almacén. El asociado recibe la solicitud de materia prima, la revisa y verifica los detalles de la solicitud, luego envía la materia prima solicitada a producción de pulseras.
Gestión DE SUMINISTROS
- Soporte informático: Mantener funcionando de manera eficiente el sistema interno de la organización
- Soporte a la infraestructura: Mantener en óptimas condiciones las instalaciones de la organización
- MANTENIMIENTO Y SOPORTE INFORMATICO
- SOPORTE A LA INFRAESTRUCTURA
Ejecutar plan de mantenimiento preventivo: La ejecución del plan se realiza en momentos en que el proyecto terminado experimenta un error o se detecta un posible error que pueda afectar su funcionamiento. Firmar informes de mantenimiento preventivo: Las unidades organizativas beneficiarias del servicio firman el informe de mantenimiento preventivo para validar el trabajo realizado. Si la tarea requiere repuestos, el Técnico de Mantenimiento General lo reporta al Coordinador de Mantenimiento y el Coordinador genera una lista de repuestos para Gestión de Suministros, se elaboran cotizaciones y se realizan compras que se envían a Soporte de Infraestructura.
Una vez finalizado el proyecto, se informa al coordinador que se ha completado con éxito, el coordinador de mantenimiento llega al sitio reparado y lo inspecciona. Una vez elaborado el plan de mantenimiento se comunica a los técnicos de mantenimiento general para que puedan ejecutarlo.
Mantenimineto y soporte informatico
- Contratación: Este subproceso es donde se asegura la contratación del personal con las competencias adecuadas según las necesidades de los procesos. Sus entradas son las
- Cumplimiento normativo y legal: Es el subproceso a cargo de revisar y dar cumplimiento todos los aspectos legales por parte de organismos gubernamentales, de igual modo se
Los insumos son los requisitos y leyes gubernamentales, así como las opiniones y quejas del cliente interno, así como la aprobación del plan de acción y presupuestos, para continuar analizando las causas y brindar un plan de acción que será una salida. así como el informe anual de formación. Crear plan de formación: Se recibe la propuesta de formación por parte de la empresa formadora y se comienza a desarrollar un plan de formación. Gestionar recursos: Si el plan de mejora requiere la aprobación de recursos financieros, esta actividad se genera y realiza de acuerdo con la solución de mejora disponible, si se necesitan materiales (papelería, bolígrafos) o capacitación para implementar el plan de mejora. , los recursos se gestionan con las autoridades correspondientes para su aplicación.
Evaluar lineamientos: Recursos humanos recibe la solicitud de los lineamientos, revisa las necesidades para posteriormente establecer un plan de acción. El responsable del bienestar del lugar de trabajo, junto con sus socios, elabora un plan de mejora según lo desee.
GESTION HUMANA
Los insumos a este proceso son facturas y “packing list” para recibos y facturas para pagos a proveedores, el segundo insumo es el pago del cliente. Solicitud de pago del IVA: La solicitud de pago se presenta al representante legal a quien se envía electrónicamente la declaración del IVA, para realizar los trámites necesarios para el pago. Calcular la retención en origen: El cálculo de la retención en origen está dado por la retención en origen de cada empleado en nómina y lo realiza el departamento de recursos humanos, y la otra parte se retiene de la importación de materias primas; Ambos datos se calculan y posteriormente se declaran.
Presentación de la declaración para la determinación del impuesto sobre la renta: Con el valor calculado de las deducciones, el responsable del área informa el valor obtenido con el fin de presentar a las autoridades competentes que cumple con la obligación de informar y que no está evadiendo impuesto. Realizar pagos: el representante legal realiza el pago del IVA y retenciones en origen y envía los documentos resultantes de esta actuación al expediente de registro del pago.
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
- Planificación estratégica: Este proceso tiene la responsabilidad de dirigir todos los procesos de Carnaval, estableciendo los objetivos o metas de la empresa y establecer, a
- Revisión por la dirección: En este proceso la alta dirección revisa la eficiencia del sistema de gestión de la calidad, estableciendo indicadores para la medición de los procesos y
- REVISIÓN POR LA ADMINISTRACIÓN
Este proceso cuenta como insumo con informes de resultados de indicadores, estados financieros y retroalimentación de los clientes, para brindar análisis y tomar decisiones, que resulten en un plan estratégico y orientación para la empresa en su conjunto. Registro de indicadores operativos: Cada unidad organizacional del CARNAVAL registra indicadores operativos que luego serán sometidos al análisis del contexto interno de la organización. Para ello se tienen en cuenta los resultados de los indicadores operativos de la organización, analizando los factores que inciden positiva y negativamente en su cumplimiento.
Diseñar un plan de acción: Conociendo las estrategias a implementar, se desarrolla un plan de acción, definiendo las acciones, controles, mediciones, planificación y responsable de la actividad a desarrollar. Evaluar el desempeño de los procesos: implementar el plan estratégico comunicado a los distintos responsables de procesos de la organización y los respectivos indicadores de producción. La alta dirección evalúa el desempeño de los procesos con base en lo previsto en el plan estratégico.
GESTION ESTRATEGICA OBJETIVO
- CONCLUSIONES
- Desarrollo de producto 2. Producción de brazaletes
- Gestión de la calidad 5. Gestión de suministros
- Mantenimiento y soporte informático Y tres procesos estratégicos/administrativos
- Gestión Humana
- Administración financiera 9. Estrategia y dirección
La metodología aplicada a este trabajo de grado permitirá a Carnival implementar la gestión de procesos y facilitar los procesos de adopción de sistemas de gestión como: calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, entre otros. Revisar y aprobar la documentación del proceso elaborada para la organización por la alta dirección de Carnival. Gestión completa de procesos con las fases: medir y registrar, controlar, analizar, garantizar y mejorar, para asegurar el ciclo de mejora continua de los procesos.
Desarrollar actividades de difusión de procesos para asegurar el conocimiento en todas las áreas y niveles de la empresa Carnaval, haciendo más efectiva la implementación de la gestión de procesos. Una vez implementada la gestión de procesos, se recomienda obtener la certificación ISO 9001.
