Actividades de control

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se está llevando a cabo los objetivos de la empresa.

a) Políticas

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POLÍTICA DE CRÉDITO

Análisis de la solicitud de Crédito

c) Todas las solicitudes de crédito deben analizarse por el comité de crédito, la mejor cobranza parte de un buen análisis del crédito. Esta investigación se la realizará mediante instituciones especializadas (Buró de crédito), fuentes públicas (Dinardat) y otras fuentes de información como referencias, otros proveedores. d) Previo a la aprobación de la solicitud de crédito se visitará al cliente para el

reconocimiento de la ubicación, administradores y otras referencias que ayuden a obtener un correcto juicio del cliente.

e) El vendedor y el departamento de cartera deberán procurar anticipar cualquier tipo de dificultades en el pago, mediante el establecimiento de compromisos claros con el cliente durante el proceso de la solicitud de crédito.

f) No se debe confundir el concepto de antigüedad del cliente con el buen historial crediticio, de tal forma, que esta situación los lleve a generar una excesiva confianza que finalmente repercuta en toma de decisiones erróneas.

g) Toda solicitud de crédito, sin importar la antigüedad del cliente, se analizará como si fuera la primera vez. El vendedor y el personal de cobranzas deberán ser conscientes que los objetivos y las condiciones de la empresa están cambiando constantemente y la aparente seguridad que brinda el cliente puede ser falsa, esto con la finalidad de resolver problemas financieros que le agobian.

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Administración de la cartera

✓ Los plazos otorgados a los clientes de acuerdo al monto solicitado y al análisis financiero realizado por el comité de crédito se clasificarán hasta 30, 60, 90, 120 y 180 días.

✓ El monto mínimo de venta para otorgar créditos será de $ 1.000, no se debe otorgar créditos inferiores a este valor.

✓ El crédito inicial se aprobará con un monto de $ 1.000, a un plazo máximo de 30 días.

✓ Las ampliaciones, disminuciones y cierres del crédito se realizarán de acuerdo con la forma de pago de los clientes.

✓ Tener la información necesaria que permita mantener controlada la cartera y generar acciones de cobranzas desde el primer día de atraso en los pagos.

✓ Realizar análisis permanentes de las tendencias y causas de la mora, con el ánimo de tomar acciones preventivas y/o correctivas necesarias, en el momento adecuado.

✓ Coordinar, en conjunto con el departamento jurídico, acciones extrajudiciales y judiciales.

✓ El departamento de cobranzas realizará la cobranza de los créditos con mora de 1 a 30 días, con el personal propio de la compañía.

Pasados los 30 días de vencimiento se trasladará la documentación al asesor judicial para la recuperación del crédito, además de estos se informará a centrales de crédito como a burós estatales.

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POLÍTICA DE COBRANZAS

✓ La Administración deberá implementar los mecanismos internos y externos para asegurar la recuperación de su cartera.

✓ El pago de los valores facturados a crédito deberá realizarse por el cliente como máximo, dentro de los 30 días posteriores a la fecha del vencimiento.

✓ A todo cliente que haya incumplido con sus pagos se le cerrará el cupo de crédito hasta que cancele las cuotas vencidas.

✓ Se cargará el interés moratorio a las cuentas de los clientes que han pasado a la cobranza judicial; es decir vencimiento mayor a 30 días, calculado sobre el saldo impago a la máxima tasa de interés de mora vigente, que se establecerá a partir de la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago efectivo.

✓ Todos los cobradores deben acercarse a las oficinas a liquidar diariamente.

✓ Se realizará un chequeo del estado de las cuentas de los clientes mensualmente juntamente con el personal involucrado, en el mismo se realizará un análisis de la probabilidad de la cobranza y la calificación de los clientes (A,B,C,D,E).

✓ Los incentivos o descuentos a los clientes por pronto pago deben estar autorizados por gerencia general, ninguna persona del departamento está autorizada para otorgarlos.

✓ Se mantendrá debidamente informado a los clientes sobre los valores pendientes, utilizando herramientas tecnológicas disponibles (notificaciones telefónicas, via correo electrónico, etc)

✓ Se enviarán estados de cuenta como recordatorio a los clientes corrientes y vencidos.

✓ La compañía pondrá a disposición de sus clientes las siguientes modalidades de pago: Pago directo solamente en oficinas de la empresa mediante efectivo, depósitos, transferencias o cargo con tarjeta de crédito. Estos valores también podrán ser retirados por nuestros colaboradores (Vendedores-Cobradores) con la excepción de dinero en efectivo.

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✓ Se admitirán cheques a la fecha y posfechados para clientes de probado cumplimiento los cuales deberán emitirse a nombre de la empresa.

✓ En el momento de la cobranza se entregará al cliente un recibo del abono o cancelación de la factura y en caso de haber documentos de garantía también serán entregados.

✓ El expediente pasará al departamento jurídico a la tercera carta recordatoria.

✓ Iniciar cada trimestre las acciones legales en contra de los clientes que no han cumplido con los pagos, para lo cual se deberá fijar el valor de deuda para iniciar acciones judiciales.

✓ Se establecen gastos de cobranza legales y bancarios.

✓ No se reciben pagos totales de documentos en poder del abogado.

✓ Se realizará una Circularización de clientes por lo menos dos veces por año para confirmación de los saldos pendientes.

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b) Procedimientos

A continuación se presentará la descripción de los procedimientos del departamento de Crédito y Cobranzas.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Revisión e investigación de crédito

Nº Procedimiento Responsable

1 Elaborar la solicitud de crédito en presencia del cliente para que éste otorgue todos los datos.

• Datos básicos del cliente

• Antigüedad del negocio o trabajo actual

• Montos de ingresos mensuales

• Monto de egresos mensuales

• Referencias crediticias

• Detalle de bienes inmuebles.

• Principales clientes y proveedores

Asistente de Crédito

2 Crear el expediente del cliente que incluya por lo menos:

• Solicitud de crédito

• Copia de RUC

• Copia de Cédula de Identidad

• Copia de un servicios básico que contenga la dirección de ubicación. (Negocio o Domicilio)

• Dos referencias personales y dos comerciales

• Copia de documentos que respalden sus bienes inmuebles.

• Estados Financieros

• 3 últimas declaraciones de Iva

• Último Impuesto a la Renta

Para personas jurídicas además de los anteriores se deberá incluir:

• Copia de escritura de constitución

• Copia de nombramiento del Representante Legal

Asistente de Crédito

3 Se realizará la verificación de las referencias y validación de los documentos entregados por el cliente.

Asistente de Créditos

4 Se realizará la visita de confirmación de ubicación del cliente. Asistente de Créditos / Representante de

Ventas

5 Se entrega la información validada al comité de crédito quienes realizarán la revisión y análisis de las carpetas de los clientes para la respectiva aprobación del crédito. Se tomará un día determinado en la semana para realizar la reunión del comité de crédito.

Comité de Crédito

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO Revisión e investigación de crédito

Observaciones:

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INICIO Elaboración de la Solicitud de crédito Crear el expediente del cliente Solicitud de crédito Verificación de Referencias Visita de Confirmación Análisis de Solicitud Aprobació n o Negación Fin NO Fin Archiv o

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Creación de código del cliente.

Nº Procedimiento Responsable

1 Una vez que se han cumplido con todos los requisitos y se ha revisado la situación Financiera y Crediticia del solicitante el Comité de crédito sellará la carpeta de aprobado firmando la solicitud, determinando el plazo, monto, y compromiso de pago.

Comité de Crédito

2 Cada semana el Jefe de crédito realiza un informe semanal de todos los créditos que se han otorgado con copia a los miembros del comité de crédito para su respaldo

Jefe de crédito

3 Las carpetas no aceptadas son archivadas secuencialmente en presencia del Jefe de Créditos y su asistente, en estas carpetas debe contener el informe en el que se indique por qué la negación del crédito.

Asistente de Crédito

4 Las carpetas aceptadas son entregadas al asistente de créditos quien procede a llamar a los clientes para que estos firmen la solicitud junto con los documentos de garantía y aprueben las condiciones otorgadas por el comité de créditos.

Asistente de Crédito

5 El Jefe de crédito realiza el registro del código del cliente en el sistema informático e ingresa toda la información solicitada y aprobada como son plazos y cupos.

Jefe de Crédito

6 El asistente de crédito procede a informar al Departamento de Ventas mediante correo electrónico que solicitudes y con qué condiciones fueron aprobadas o negadas.

Asistente de Crédito

Observaciones:

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Fernanda Peralta

Tecnifertpac S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO Observaciones: Elaborado por: Fernanda Peralta

Revisado por: Aprobado por:

INICIO Se firma las carpetas aprobadas Reporte de aprobaciones Elaboración de Reporte semanal iones Entrega de carpetas a cartera Asistente llama a los clientes. Fin Cliente firma los

documentos

Jefe de crédito crea el código

Asistente Informa al Dep. de Ventas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Aprobación de pedidos para ventas

Nº Procedimiento Responsable

1 El representante comercial antes de realizar su gestión de ventas deberá confirmar el estatus de los clientes en el área de Créditos y Cobranzas para proceder ofertar los productos de esta manera se evitarán inconvenientes.

Representante Comercial

2 Con la proforma aprobada por el cliente procede a notificar el pedido al Jefe de Crédito quien aprobará la concesión.

Jefe de crédito

3 Un pedido puede quedar retenido por no cumplir con las siguientes condiciones:

h) Que el cliente tenga cuenta cerrada

i) Que tenga deudas vencidas con la Compañía

j) Que el valor del pedido no sea menor a los niveles mínimos establecidos

k) Que el valor del pedido exceda del cupo de crédito asignado

Jefe de crédito

4 Notificar semanalmente vía email a los Gerentes, Supervisores y Representantes de Ventas los clientes que se encuentren con novedades en su estatus (Cheques devueltos, Cheques protestados, cuentas cerradas, pagos vencidos, etc.) para que estos se encarguen de acercarse a los clientes y persuadir en solucionar los inconvenientes para poder conseguir la aprobación de nuevos pedidos.

Asistente de Crédito

Observaciones:

Elaborado por:

Fernanda Peralta

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Cobranzas

Nº Procedimiento Responsable

1 Se emitirá y entregará un reporte de cartera por cada Representante de Ventas una vez por semana, con las deudas detalladas de los clientes.

Asistente de Crédito

2 Los representantes de ventas o la asistente de cartera se dirigirán al lugar de los clientes a realizar la cobranza.

Representante Comercial/ Asistente de

Crédito 3 El representante recibirá un cheque cruzado, comprobante de depósito,

comprobante de transferencia y emitido a nombre de la compañía, bajo ninguna circunstancia se recibirá efectivo.

Representante Comercial/ Asistente de

Crédito 4 El Representante de Ventas luego de realizar el cobro, llenará el recibo

de pago el cual tendrá todos los detalles de los documentos cancelados y cheques recibidos y entregará debidamente firmado por ambas partes de acuerdo a la siguiente distribución:

Original: Cliente

Copia 1: Créditos y Cobranzas Copia 2: Tesorería

Copia 3: Representante de Ventas

Representante Comercial/ Asistente de

Crédito

5 Los valores recaudados serán entregados a tesorería para su custodia y resguardo en la compañía juntamente con dos copias del recibo de cobro para la verificación del ingreso.

Tesorera

6 El reporte de cobros, conjuntamente con los recibos de pago correspondientes aprobados y verificados por tesorería, pasaran al área de Créditos para su análisis, revisión de clientes y facturas canceladas para el registro de sus pagos en cada uno de los clientes y archiva.

Asistente de Crédito

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Fernanda Peralta

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO Cobranzas Observaciones: Elaborado por: Fernanda Peralta

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INICIO Emisión de reporte de cobranzas Reporte de Cobranzas Vendedor se traslada a cobrar Entrega a Tesorería Recibe valores de los clientes Fin Archiv o Verifica saldos Recibo de Cobro Recibe Créditos y Registra

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Circularización de clientes

Nº Procedimiento Responsable

1 Emitir dos veces al año un reporte completo de los saldos detallados de los clientes.

Jefe de Crédito

2 Elaborar las cartas de Circularización solicitando los valores pendientes de cobro, para ser enviadas a los clientes.

Asistente de Crédito

3 Solicitar la firma de aprobación de la Gerencia General en las cartas de Circularización.

Asistente de Crédito

4 Enviar las cartas vía correo electrónico o mensajería a los clientes. Asistente de Crédito

5 Realizar la recuperación de todas las cartas de Circularización. Asistente de Crédito

6 Realizar el análisis correspondiente y confirmación de diferencias si es que las hubiere junto con el departamento de contabilidad.

Jefe de Crédito Contador Observaciones:

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Fernanda Peralta

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In document Sistema de control interno y gestión de crédito – cobranzas en la empresa Tecnifertpac S.A. del cantón Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas. (página 79-90)