Gestión de Cobranzas

La cobranza es el sistema administrativo que tiene por objeto recuperar el importe de las ventas en la fecha de vencimiento. Para que el departamento de cobranzas pueda llevar a cabo su función, necesita tener facultades que le permitan presionar al cliente en forma adecuada y lograr la recuperación del crédito pendiente. (Montaño García , 2010, pág. 58)

Uno de los activos circulantes más importantes de un negocio, considerado un activo líquido, es la cantidad de dinero que representa el capital de trabajo invertido en cuentas por cobrar a clientes. La rotación de esta cantidad es vital para la estabilidad de la empresa. En la mayoría de las firmas mejor administradas se realizan frecuentes pruebas para determinar el estado satisfactorio de estas cuentas. En ocasiones, la tarea de convertir esas cuentas en efectivo, medir la calidad y la rotación de las cuentas por cobrar y, en general, vigilar este importante activo del negocio, se considera que va más allá de la función de cobranzas, participando en ello los más altos niveles con responsabilidad de la situación financiera de la empresa. (Villaseñor Fuente , 2009, pág. 218)

Estos autores nos indican que una buena gestión de cobranzas garantiza la liquidez de la empresa y la rotación del capital de un negocio. Es de suma importancia ser minuciosos en estas áreas, ya que los mínimos descuidos pueden dar lugar a desvíos de fondos, acarreando una serie de problemas que incluso pueden llegar a presentar una mala imagen de la compañía.

1.2.5.1Objetivos.

La cobranza tiene como objetivo principal y universal cobrar oportunamente. El objetivo secundario depende de las características de la empresa y la política establecida en forma rígida y tolerante.

Si la posición de la empresa es rígida respecto a la cobranza, el objetivo secundario debe ser cobrar el dinero. Esto significa que se cobrará al cliente hasta el último centavo que deba a la empresa, sin importar el costo de la cobranza. No importa que se pierda el cliente, ya que con esta política se busca que la empresa tenga una firme estructura económica.

Cuando la posición es tolerante en la cobranza, el objetivo secundario debe ser conservar al cliente. (Montaño García , 2010, pág. 60)

Una empresa comercial pronto se quedaría sin capital de trabajo si no se resarciera continuamente merced a la liquidación de sus ventas, originando un movimiento de efectivo por parte de sus clientes. (Villaseñor Fuente , 2009, pág. 215)

Si no se tiene los objetivos definidos en la empresa y en especial los objetivos que marquen el paso al área de cobranzas, toda la estructura presentará deficiencias permanentes que pueden conducir a la posibilidad de convertirse en incobrable el crédito concedido, pérdida en las ventas, pérdida de prestigio de la compañía, deficiencia en otras funciones como contabilidad, producción, distribución y en la administración en general.

1.2.5.2Registro y procedimiento contable de la cobranza.

Cada empresa debe contar con registros y procedimientos de cobro especialmente diseñados para satisfacer sus necesidades. El sistema establecido debe ajustarse a los objetivos y políticas de la empresa, al volumen de operaciones, al tipo de clientela, al medio donde opera, al criterio de los propietarios y a un gran número de variables que inciden en el buen o mal funcionamiento del sistema. Por ello, el ejecutivo debe diseñar un sistema propio, pero puede seguir lineamientos generales, como los que se presentan a continuación:

Existen dos procedimientos generales de la cobranza: a) la cobranza por excepción

b) la cobranza general.

La cobranza por excepción se establece en aquellas empresas en las que el objetivo secundario es tolerante, o sea, conservar al cliente. En este caso se supone que el 70% de la clientela

pagará voluntariamente y con oportunidad, por lo cual el sistema de cobranza establece solo para el 30% restante.

La cobranza general debe implantarse en las empresas que tienen como objetivo secundario cobrar el dinero al 100% de los clientes, sean buenos o malos pagadores. (Montaño García , 2010, pág. 62)

1.2.5.3Política de Cobranza.

Como ya se mencionó, toda función o conjunto de actividades de la empresa debe estar reglamentada mediante políticas claras, definidas y por escrito, para que los ejecutivos y los empleados de un departamento sepan que se puede hacer, cuales son los límites de su actuación y que es lo que no se puede hacer. (Montaño García , 2010, pág. 60)

La política de cobranza es el último elemento de la política de crédito. Consiste en supervisar las cuentas por cobrar para detectar problemas y obtener el pago de las cuentas vencidas. (Westerfield, 2012, pág. 859)

Una empresa bien organizada determinará qué división de ella asumirá la responsabilidad de la cobranza, y procederá a establecer una clara política general que cubra el trabajo de cobro. Esta política, por supuesto se someterá a análisis periódicos de acuerdo con las condiciones y necesidades de la compañía.

1.2.5.4Trabajo de Cobranza.

En general las empresas llevan a cabo la siguiente secuencia de procedimientos con los clientes morosos:

1.- Envían una carta de aviso de morosidad para informar al cliente del estado de atraso de la cuenta.

2.- Efectúan una llamada telefónica al cliente.

4.- Emprenderán acciones legales en contra del cliente.

En ocasiones, una compañía podría negarse a otorgar un crédito adicional a los clientes, hasta que éstos regularicen sus pagos. Esto podría suscitar irritación en un cliente normalmente bueno, lo que podría generar un conflicto de intereses entre el departamento de cobranzas y de ventas. (Westerfield, 2012, pág. 860)

El verdadero trabajo de cobranzas empieza al vencer una cuenta. Diversos sistemas pueden utilizarse para enfocar la atención del personal de cobranza en las cuentas vencidas. Seleccionar el sistema adecuado para determinado tipo de operación estará en relación directa con el sistema de contabilidad básico utilizado para facturar a los clientes y registrar las cuentas por cobrar.

Para obtener una amplia información sobre los diversos sistemas en uso es aconsejable solicitarla a las diversas empresas que venden este tipo de sistemas y equipos, con lo cual se podrá seleccionar el más económico y eficiente para un trabajo en particular. El costo del personal administrativo es un factor de capital importancia; por lo tanto, cualquiera sistema de facturación, y de seguimiento de cobranza demasiado complicado, podría retrasar el crecimiento de una organización comercial. El procedimiento de cobro es una de las muchas actividades de una empresa que en su conjunto determina su eficiencia. (Villaseñor Fuente , 2009, pág. 222)

Ciertas empresas comerciales generan trabajo de cobranza en tan grandes volúmenes, que resulta ventajoso adiestrar y emplear a personal especializado en cobranza, sin la responsabilidad de aprobar el crédito, pero casi siempre subordinados a este departamento.

Dichas organizaciones pueden encontrarse en aquellas industrias donde el número de cuentas es muy elevado y la cantidad promedio de cada transacción es más bien pequeña y uniforme.

Las ventajas de este sistema, donde las condiciones de crédito así lo justifiquen, incluyen posibles ahorros en salarios debido al tipo de personal que se necesita, el desarrollo de un experto e idóneo manejo de la cobranza a través de la especialización, la liberación de cargas de trabajo al personal más valioso, permitiéndole así dedicarse a más complejas tareas de crédito.

1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS