Planificación

a) Memorando de Planificación

PLANIFICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN AL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO AL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA TECNIFERTPAC S.A. DE SANTO DOMINGO CORRESPONDIENTES AL

PERÍODO 2016.

1. Antecedentes

NOMBRE: Tecnifertpac S.A.

DIRECCION: Vía al Poste Km 1 ½ Urbanización Los Laureles TIPO DE TRABAJO: Evaluación de Control Interno

AREA: Crédito Cobranzas

PERIODO: 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2016

2. Motivos del examen

Esta evaluación al Sistema de Control Interno del área de Crédito y Cobranzas, se la realiza con el fin de obtener el título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas CPA de la Universidad Autónoma de los Andes UNIANDES, el tema de esta propuesta se encuentra aprobado por la Dirección General.

Esta actividad también fue aprobada por el representante legal de la empresa Tecnifertpac S.A. por medio de una carta de aceptación.

3. Objetivos del examen

• Efectuar el proceso de evaluación del sistema de control interno del área de Crédito y Cobranzas de la empresa Tecnifertpac S.A.

• Establecer conclusiones sobre el funcionamiento del sistema de control interno en el área de Crédito Cobranzas de la empresa Tecnifertpac S.A.

4. Alcance del examen

La evaluación del Sistema de Control Interno del área de Crédito cobranzas de la empresa Tecnifertpac S.A. se efectuará por el periodo comprometido entre 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2016 y estará desarrollada en base al sistema COSO I.

5. Base Legal

• Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) • Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)

• Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA)

• Ley de Régimen Tributario Interno • Ley de Compañías

• Código de Trabajo

• Ley de Seguridad Social.

6. Objetivo de Tecnifertpac S.A.

En los estatutos de creación de la compañía señala que el objetivo de TECNIFERTPAC S.A. es: VENTA DE INSUMOS AGRICOLAS

7. Estructura Orgánica

Tecnifertpac, durante el año 2016 se encuentra conformada de la siguiente manera:

Nivel Gobernante

• Junta General de Accionistas

• Representante Legal Gerente General • Presidente

• Gerente Financiero / Administrativo • Contabilidad

• Tesorería

• Recursos Humanos

• Servicios (Mensajería, Aseo, Guardianía)

Nivel Operativo • Gerencia Comercial • Ventas • Crédito Y Cobranzas • Adquisiciones y Logística 8.- Sistema de Archivo

Durante la realización del examen la documentación revisada se encontró archivada en las oficinas de la empresa en la Gerencia General de TECNIFERTPAC S.A., todos los documentos se encuentran archivados en forma secuencial, cronológica y en orden alfabético.

9.- Unidades responsables

Las unidades relacionadas con el examen son las siguientes:

Gerente General Gerente Financiero Jefe de cobranzas Asistente de cobranzas Vendedores/ Cobradores Contador

10.- Estado de Operaciones

La empresa Tecnifertpac S.A. al 31 de Diciembre del 2016 cuenta con un total de cartera de $ 548.196,81. De este total el 3.83% está por vencer un valor de $ 20.986,20 y el 96.17% se encuentra vencido.

11.- Financiamiento

Recursos Materiales

Para la Evaluación del Sistema del Control Interno a realizarse se va a necesitar la utilización de equipos de cómputo, materiales de oficina, suministros para impresión y otros, dando un costo total de $140.50.

12.- Puntos de Interés de Auditoría

En el examen realizado al sistema del control interno se puede referir varios puntos:

• Verificar la existencia de un buen ambiente de control, que permita conocer cómo se encuentra estructurada la organización, así como el establecimiento de responsabilidades y funciones a todo el personal.

• Confirmar si el personal está incluido en la creación y cumplimiento de los objetivos establecidos por la entidad.

• Conocer si se encuentran implementadas políticas y procedimientos en el departamento de crédito y cobranzas.

• Verificar la existencia de canales de información y comunicación.

• Constatar que se realicen evaluaciones continuas a los procesos del Sistema de Control Interno.

13.- Grado de confiabilidad de la información

Crédito por primera vez

El proceso para realizar una venta a crédito por primera vez, inicia con la elaboración de una solicitud de crédito realizada por el representante de ventas, a la que se adjuntaba referencias del cliente. Esta solicitud es presentada el Gerente Comercial quien es el encargado de aprobar o negar las solicitudes. Una vez aprobada la solicitud el Gerente Comercial procedía a determinar los cupos y plazos para la venta.

Esta solicitud pasa al departamento de Créditos, directamente al auxiliar de créditos, quien es la encargada de la creación del código con todos los datos adicionales e informa al departamento de ventas para la respectiva facturación y despacho del producto.

Renovación de créditos

En los casos en los que el cliente ya tuvo un crédito aprobado y desea realizar una nueva compra. El vendedor se dirige al departamento de ventas para solicitar la facturación del nuevo pedido, es decir no realiza nuevamente el proceso de elaborar una solicitud de crédito.

Cobranza

Para realizar las cobranzas los vendedores / cobradores recibían semanalmente un reporte de cuentas por cobrar con la cual se dirigían y programaban sus cobranzas. Esta cobranza estaba supervisada por la Gerencia comercial y el Departamento de créditos.

14.- Tiempo estimado de Ejecución

La ejecución de la presente evaluación se estima llevar a cabo en 30 días laborables, los cuales se dividirán de la siguiente forma:

Tabla 5. Tiempo estimado de trabajo

FASES ACTIVIDADES TIEMPO

PLANIFICACIÓN • Conocimiento preliminar 10

EJECUCIÓN • Evaluación de Control Interno 10

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS • Elaboración y entrega de Informes 5

TOTAL 30

Fuente: Investigación.

Elaborado por: Fernanda Peralta

14.- Productos a obtener

• Cuestionario de control interno • Hojas de Hallazgo

• Informe de Auditoría • Matriz de recomendaciones

Fernanda Peralta

Auditora Estudiante Uniandes.