Ambiente de Control

Este componente comprende el establecimiento de valores éticos, una propuesta sobre la estructura de la organización, procedimientos y políticas.

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a) Integridad y Valores Éticos

La efectividad de los controles internos no puede elevarse por encima de la integridad y de los valores éticos de la gente que los crea, administra, opera y monitorea. La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, y afectan al diseño, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno.

• Integridad y ética moral

Transparentamos nuestras prácticas de hacer negocios con un trato justo, no solo con los clientes sino con nuestros trabajadores.

• Responsabilidad

En Tecnifertpac S.A. entendemos que debemos vender productos de calidad a precios justos. El trabajo constante con principios y prácticas saludables nos permite ser una compañía responsable con nuestro entorno.

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• Lealtad

El respaldo de gente comprometida, honesta y leal permite que Tecnifertpac S.A. sea líder y pionera en el sector agrícola del Ecuador.

• Compromiso

El compromiso con la excelencia en todos los aspectos de nuestro negocio nos permite mantener nuestro liderazgo. Por ello, desarrollamos todas nuestras actividades con la máxima integridad y responsabilidad.

• Honestidad

Transparencia, ser consistente entre lo que pienso, lo que digo y lo que hago, ser coherente, expresarse con autenticidad.

• Proactividad

Tomar iniciativas positivas asumiendo la responsabilidad para que las cosas sucedan, enmarcados en las políticas y procedimientos de la empresa.

• Productividad

Hacer más y mejor con menos recursos.

b) Estructura Organizacional

La estructura organizacional de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante la cual se planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución de los objetivos globales.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL GERENTE FINANCIERO CONTABILIDAD RECURSOS HUMANOS TESORERIA SERVICIOS GENERALES ASISTENTE CONTABLE CRÉDITOS Y COBRANZAS

AUDITORIA ASESORIA LEGAL

ADQUISICIONES LOGISTICA ASISTENTE DE BODEGA ESTIBAJE ASISTENTE CARTERA VENTAS VENDEDOR DISTRIBUIDORESES VENDEDOR NORTE GERENTE COMERCIAL JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS BODEGUERO GERENTE GENERAL PRESIDENTE 5 5

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c) Asignación de Autoridad y responsabilidad.

Esto incluye la asignación de autoridad y responsabilidad para actividades de operación, y el establecimiento de relaciones de información y de protocolos de autorización.

El manual de funciones consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.

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A continuación el Manual de funciones propuesto a Tecnifertpac S.A. Tecnifertpac S.A. Manual de Funciones Página 1 de 6 GERENTE GENERAL  Misión

Planificar, organizar, dirigir, supervisar y controlar que todas las actividades Administrativas y Financieras de la Empresa se realicen eficientemente, buscando un uso adecuado de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, además representa legal, judicial y extrajudicial a la institución, cumple y hace cumplir las políticas, las leyes, reglamentos y estatutos de la Empresa.

 IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO

Departamento: Gerente General.

Dependencia directa: Directorio

Subordinados: Todo el personal de la empresa.

 RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

 Convocar a sesiones de Junta General y de Directorio, ordinarias o extraordinarias, y presidir sus deliberaciones.

 Firmar con el Gerente General los títulos de las acciones, los certificados provisionales, los depósitos de acciones y todos los títulos en serie que se emitieren.

 Planificar, ejecutar y controlar los procesos administrativos, y los procesos operativos que se realicen en la empresa.

 Presentar a conocimiento y aprobación del Directorio, el Plan General Anual Operativo, Presupuesto Anual, Plan de Recursos Humanos, y evaluaciones periódicas.

 Encargarse del área financiera, monitoreando y motivando al personal, preocupándose del servicio al cliente y los procesos de la misma.

 Administrar la gestión empresarial y de calidad de la compañía; estableciendo sistemas, métodos y procedimientos orientados a optimizar la tensión tanto de los clientes internos como externos.

 Participar en la gestión estratégica de la institución, mediante acciones de planeación y ejecución de proyectos.

 Supervisar el control de las operaciones de crédito, tesorería y plazos de cobro.  Velar por todas la funciones de mercadeo de la empresa.

 Ejercer Representación Legal.

 GRUPO DIRECTIVO

 MARCO DE RELACIÓN a) Interno:

• Con todo el personal de la Empresa para fines de trabajo

b) Externo:

Con Instituciones Privadas y Públicas.

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GERENTE FINANCIERO

 Misión

Garantizar el manejo eficiente de los recursos de la empresa y obtener los mayores rendimientos y márgenes de rentabilidad para los accionistas.

 IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO Departamento: Administrativo Financiero

Dependencia directa: Gerente General

Subordinados: Contador General, Jefe de Tesorería, RRHH

 RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

 Elaboración de presupuestos.

 Manejo del departamento de presupuesto, compras, ventas, inversiones.  Control de los libros contables y responsable de los dineros de la empresa.  Supervisar el control de las operaciones de crédito, tesorería y plazos de cobro.  Gestión de créditos.

 Relación con proveedores.

GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

 MARCO DE RELACIÓN a) Interno:

• Todos los departamentos.

b) Externo:

• Proveedores, Clientes.

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JEFE DE CARTERA Y COBRANZA

 Misión

Gestionar y controlar la recuperación del crédito en base a una evaluación eficiente, en concordancia a las normas, procedimientos y políticas establecidas por la institución y Organismos de Control, buscando rentabilidad, calidad financiera y calidad de servicio.

 IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO Departamento: Comercialización

Dependencia directa: Gerente Financiero

Subordinados: Asistente de Créditos y Cobranzas

 RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

 Realizar gestiones de cobranzas

 Realizar el análisis de los vencimientos de las Cuentas por Cobrar.

 Controlar y evaluar el cumplimiento de las metas del departamento en relación a las cobranzas.

 Elaborar informes y análisis del departamento requeridos por la Gerencia general para la toma de decisiones.

 Participar en el comité de aprobación de créditos a los clientes.

 Creación de los códigos de los nuevos clientes con los datos informativos, cupos y plazos aprobados en los comités.

 Organiza y supervisa el adecuado manejo del archivo del departamento y custodia de los documentos que garantizan el otorgamiento de los créditos;

 Entrega mensual de reportes de análisis de la cuentas por cobrar;  Revisión aleatoria de cuadres de ventas;

 Tener un permanente control de la morosidad y visitar a los clientes deudores.  Realizará un reporte semanal de las solicitudes aprobadas y negadas.

GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

 MARCO DE RELACIÓN a) Interno:

• Gerencia Financiera, Gerente general, Jefe de ventas, tesorería, contador general, Asistente contable

b) Externo:

• Jefe de sucursal, clientes Elaborado por:

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ASISTENTE DE COBRANZAS

 Misión

Gestionar y controlar la recuperación del crédito en base a una evaluación eficiente, en concordancia a las normas, procedimientos y políticas establecidas por la institución y Organismos de Control, buscando rentabilidad, calidad financiera y calidad de servicio.

 IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO Departamento: Comercialización

Dependencia directa: Jefe de Cartera y Cobranzas

Subordinados: Ninguno

 RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

 Control de expedientes de créditos

 Archivo de solicitudes de crédito, estudios de crédito y aprobaciones.  Verificación de referencias crediticias comerciales y bancarias.  Atención telefónica a clientes.

 Programar visitas a clientes.

 Gestiones de cobranzas y cancelaciones de las mismas en el sistemas;

 Organiza el archivo del departamento y custodia de los documentos que garantizan el otorgamiento de los créditos;

 Entrega mensual de reportes de análisis de la cuentas por cobrar;  Revisión de cuadres de ventas;

 Elaborar cartas de notificaciones para solicitud de cancelaciones a los clientes.  Realizar el seguimiento de los expedientes de los clientes con morosidad.  Elaborar las cartas de Circularización para confirmación de saldos y verificar las

respuestas juntamente con el departamento de contabilidad.

GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

 MARCO DE RELACIÓN c) Interno:

• Gerencia Financiera, Gerente general, Jefe de ventas, tesorería, contador general, Asistente contable

d) Externo:

• Jefe de sucursal, clientes

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VENDEDORES COBRADORES

 Misión

Realizar una excelente gestión de venta y post-venta de tal forma que los clientes puedan obtener toda la asesoría y ayuda que requieran logrando que se identifiquen con la empresa y garantizando la fidelidad de los mismos.

 IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO Departamento: Comercialización.

Dependencia directa: Gerencia Comercial y Gerencia Técnica

Subordinados: Jefe de Bodega.

 RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

 Realizar una excelente gestión de ventas ya sea en mostrador, vía telefónica o mediante visitas en plantación;

 Gestión de venta y post-venta;

 Cobranza dentro del plazo establecido para cada cliente;

 Coordinación de logística en entrega de los productos al cliente  Control y manejo de caja de ventas;

 Emitir facturas;  Visitar clientes;

 Asesorar a los clientes y fidelizarlos a la empresa;  Obtener los cobros dentro del plazo establecido;

GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

 MARCO DE RELACIÓN a) Interno:

• Gerente Comercial, Técnico Y Financiero, Jefe de cartera, Jefe de compras, Jefe de bodega.

b) Externo:

• Clientes

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2 .6 CONTADOR GENERAL

 Misión

Planificar, organizar, ejecutar y controlar las actividades contables de la Empresa bajo el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la misma con el fin de garantizar el registro correcto y oportuno de las operaciones económicas de la organización respetando los principios establecidos por la ley.

 IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO Departamento: Administrativo Financiero

Dependencia directa: Gerente Financiero.

Subordinados: Asistente Contable-Tributario.

 RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES

 Mantener un sistema contable oportuno y al día con los registros de las operaciones económicas, garantizando la aplicación correcta de las normas contables;

 Llevar y mantener actualizada la contabilidad de la institución, sus registros, anexos y demás documentos de respaldo;

 Analizar los sistemas contables y estados financieros y presentar informes al Gerente Financiero y Gerente General de la Empresa para la toma de decisiones;

 Realizar periódicamente arqueos de Caja Chica y revisiones de liquidaciones de la misma;  Supervisar el adecuado manejo, registro, control y emisión de información contable de la

matriz y sucursal;

 Preparar, revisar y cancelar las declaraciones de pagos, por concepto de retención de impuestos a la renta y otras obligaciones tributarias vigentes;

 Elaboración de estados financieros y conciliaciones bancarias;  Contabilización de operaciones de crédito con bancos y terceros;  Revisión y control de egresos;

 Revisión de documentación física con registros contables;  Declaración de impuestos;

 Emisión de planilla de aportes del IESS (aporte patronal y personal)  Relación IESS, SRI municipio;

 Cálculo décimo, fondos de reserva, vacaciones, etc;

 Cierre de caja diario (ventas diarias vs efectivo + depósitos + cheques)pasar a departamento de Cartera;

 Analizar las cuentas por cobrar vencidas mensualmente para elaborar la respectiva provisión de incobrables.

 Cruzar información con el departamento de Cartera revisando el saldo contable con los reportes emitidos.

GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

 MARCO DE RELACIÓN a) Interno:

• Gerencia General, Departamento Financiero.

b) Externo:

• Sistema Contable Informático, Auditores, SRI, IESS.

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In document Sistema de control interno y gestión de crédito – cobranzas en la empresa Tecnifertpac S.A. del cantón Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas. (página 66-78)