4. COMPLEMENTACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
4.1. ADQUISICIÓN DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS INGRESOS,
ESPECIES VALORADAS Y LA EMISIÓN DE LOS REPORTES
E INFORMES.
El avance tecnológico en el mundo de hoy, exige que todas las empresas sean públicas o privadas se obliguen a incursionar en el mundo computarizado, automatizando sus procesos, no es permisible que todavía existan ciertos procesos manuales que por su naturaleza son lentos, físicamente inseguros, imprecisos en sus cálculos, sus reportes no pueden obtenerse de forma inmediata, los accesos a la información son restringidos en base a políticas de seguridad sobre la información, los respaldos pueden ser únicamente a papel, su archivo ocupa gran espacio físico y sus productos no son competitivos con los de los procesos automatizados.
En la Dirección General de Registro Civil, el manejo de las especies valoradas se lo hace manualmente y su alcance es a nivel nacional, se acopla a las limitaciones de herramientas, mobiliario e infraestructura, que tienen las parroquias del país, donde funcionan las Jefaturas de Área, hasta el momento es la única manera de hacerlo.
La situación geográfica de cada Jefatura de Área que funcionan en las parroquias, es un limitante en la mayoría de casos, no cuentan en casos extremos, de servicios básicos con regularidad, las distancias que deben recorrer para brindar el servicio son largas sobre todo en la región oriental, donde además se necesita más de un tipo de transporte para poder llegar a su lugar de trabajo.
Las Jefaturas Provinciales tienen bajo su jerarquía a las Jefaturas Cantonales y estas a su vez a las Jefaturas de Área o parroquiales.
Cada Jefatura Provincial maneja una bodega de especies valoradas y plásticos laminantes, en las provincias de Guayas, Pichincha, Santa Elena y Azuay manejan la Hojas de Seguridad y las micas para la emisión de cédulas de identidad en el nuevo sistema Magna, más las especies valoradas del sistema tradicional que todavía está en utilización, hasta que no se concluya la re cedulación en todo el país, programada su validez hasta diciembre del 2012, se incluyen los plásticos laminantes porque forman parte integral de la cédula en este sistema, no serviría tener especies y no los plásticos, son complementarios para la cédula, lo que impediría brindar el servicio de cedulación a los usuarios.
Las bodegas provinciales, distribuyen a sus jefaturas cantonales y estas a su vez a las jefaturas de Área que funcionan en las parroquias pertenecientes a su cantón. Cuando se generan brigadas móviles con especies ingresadas a la Provincia se incluyen en los movimientos y reportes de la Provincia. Cuando el trabajo, las realizan con especies valoradas de Pichincha no se toman en cuenta dentro de sus informes, lo cual perjudica en la producción registrada de cada Provincia y se pierde información histórica distorsionando la información estadística que se genera, sobre la cual se realizan las programaciones y proyecciones de nuevas adquisiciones en base a la producción y podrían producirse desabastecimientos, a esto se suma la falta de coordinación para realizar las nuevas adquisiciones, debido a que previamente a una proyección estadística, se debe cruzar la información, no solamente con los consumos sino con las existencias en bodega lo que permitirá determinar el margen de error que podría existir entre lo reportado y las existencias, y aplicarlo como excedente a lo proyectado.
El recorrer largas distancias, para realizar los depósitos, hace que los depósitos se los realicen con cierta periodicidad, la misma que responde a la realidad geográfica de cada provincia, exceptuando aquellas parroquias, cantones o ciudades donde se cuenta con todos los servicios públicos a su alcance, existen agencias del Banco Nacional de Fomento, disponibilidad de transporte de la Institución, que permite realizar los depósitos de conformidad con las normas de control interno.
Aún en la mayoría de los casos, los funcionarios se ven obligados a cancelar con su dinero, su movilización, para realizar trámites institucionales y cumplir con la responsabilidad de depositar los dineros de la institución en el Banco Nacional de Fomento y en las provincias que manejan el sistema Magna con el nuevo formato de cédula no se tiene este
inconveniente ya que los depósitos por cada servicio lo realizan directamente los usuarios en las ventanillas del Banco de Pacífico.
El responsable provincial deberá consolidar la información de las unidades principales con el nuevo sistema, los depósitos del resto de parroquias y cantones de la Provincia, ya que solamente en las oficinas Matriz de los cantones de Quito, Guayaquil, Cuenca y Libertad, existe por ahora este servicio, el resto de los cantones continúan con el trabajo tradicional y netamente manual.
En ciertas parroquias apenas cuentan con una máquina de escribir, un escritorio una silla y un archivador, lo que impediría que se incluya a cualquier sistema computarizado, por lo que es necesario que la Institución dote de computadores a nivel nacional, para optimizar el cruce de información, entre las parroquias, los cantones y obviamente de la Provincia, para finalmente esta remitir los informes a la Dirección Financiera de la matriz de la Dirección General de Registro Civil que funciona en la ciudad capital del Ecuador – Quito. Unas Provincias han tomado la iniciativa de distribuir las especies a través de la Dirección Nacional de Correos, lo cual ha sido muy beneficioso, pues se han facilitado las distribuciones, ahora se ha generalizado esta iniciativa, lo que ha restado una gran carga de trabajo a las bodegas de especies valoradas general y de las provincias.
Lo ideal es que todos estos procedimientos deben estar estandarizados y legalmente normados para alcanzar mayor eficacia y eficiencia en el desempeño de sus funciones. Por lo antes expuesto el desarrollar un Sistema Computarizado que responda a las necesidades institucionales en su gestión de registro, control, distribución, recaudación, existencias, inventarios, permitiría tener la información real en línea, y como se aprecio en el análisis como una estrategia.
Este sistema debe contemplar módulos integrados de registro de ingresos, egresos y actualización de especies valoradas de la bodega general, bodega de especies valoradas, bodegas provinciales, distribución por cantón y parroquia, recaudación, depósitos, informes, reportes, manejo de archivos históricos, conciliación de especies valoradas, por institución bancaria, anuladas, robadas, dañadas, consulta en pantalla, impresiones,
generación de informes diarios, mensuales, anuales, generación de cuadros condensados provinciales por provincia, por tipo de especie, por unidad administrativa, generación de inventarios para la verificación y realización de arqueos de especies valoradas y recaudación, niveles de consulta a pantalla e impresos de: altas, bajas, actualizaciones, por ventanilla, unidad, por brigadas móviles, parroquia, cantón, provincia, funcionario, por fecha, por tipo de especie, existencias, etc.
Deberá incluir un módulo para especies no valoradas como lo son los plásticos laminantes, micas, hojas de seguridad, etc. Otro módulo de seguridades y niveles de acceso. Generación de reportes en pantalla e impresos para presentar a las autoridades correspondientes a nivel nacional, que permita una carga mensual de los estados de cuenta del B.N.F para realizar el cotejamiento automatizado y conciliar las ventas de los servicios que brinda Registro Civil, incluyendo un módulo de inventarios que realice las comparaciones con los saldos existentes, que maneje Kárdex por tipo de especie y por responsable.
A este sistema deben accesar, todos los responsables que manejen especies valoradas y no valoradas a nivel nacional, con la finalidad de que día a día, se alimente los archivos magnéticos de tal manera que en cualquier momento se pueda hacer un corte, esto ayudaría para realizar arqueos de especies valoradas y recaudación, igualmente que serviría como parámetro para cotejamiento de inventarios.
Agilitaría los reportes y se mantendría información en línea la misma que serviría para la toma de decisiones en cuanto a las nuevas adquisiciones o despachos que se deban realizar. Permitiría hacer un match entre los archivos magnéticos de los servicios computarizados y los almacenados por el sistema de especies valoradas. Evitaría la demora en la información cumpliendo con el principio de control interno de contar con información oportuna, veraz y eficaz, además agilitaría los procesos y el control sería más eficiente en la cadena de procesos, los niveles de seguridad deben permitir el consultar la información de mayor a menor control de especies valoradas Quito, bodega general, bodega especies valoradas, bodegas provinciales, cantones, parroquias, unidades, ventanillas.
Este debe permitir una conexión, con las cancillerías del Ecuador, para que igualmente alimenten la información de los servicios que brindan en representación de la Dirección General de Registro Civil en cada país, al momento esta información no se incluye en los hechos del registro civil oportunamente y muchas veces no llega.