3. ESPECIES VALORADAS DEL REGISTRO CIVIL
3.10. SISTEMAS DE RECAUDACIÓN EXISTENTES
El sub proceso de Control de Especies de Turubamba, para el normal desenvolvimiento de las actividades en la prestación de servicios de toda la unidad, mediante un formulario debidamente firmado por el solicitante, se le hace la entrega de las especies valoradas a cada funcionario que atiende en las ventanillas (cédulas, partidas, datos de filiación, copias íntegras, etc.) y en los cubículos u oficinas (matrimonios, inscripciones, servicios del exterior, marginaciones, etc.)
A continuación se define la estructura de la Unidad Sur del Registro Civil – Turubamba con la finalidad de que se determine el campo de acción objeto del estudio y las actividades que se desarrollan dentro de los niveles jerárquicos.
GRÁFICO No. 7: UNIDAD SUR TURUBAMBA
Fuente: Registro Civil Elaborado: Martha Romero
DIRECCIÓN NACIONAL DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL UNIDAD SUR-
TURUBAMBA
SECRETARÍA CONTROL DE PERSONAL DPTO. MÉDICO SOCIAL REVISIÓN TARJETAS DEPARTAMENTO LEGAL JURÍDICO MARINACIONES JURÍDICO RECTIFICACIONES JURÍDICO RESOLUCIONES ARCHIVO MANA ARCHIVO LEGAL ARCHIVO NACIONAL 14-16 DATOS Y RECAUDACIONES 17 RESOLUCIONES 18 ENTREGA DE PARTIDAS 20-21 RECTIFICACIONES VENTANILLAS SECRETARÍA CONTROL DE PERSONAL PROVEEDURÍA
BODEGA PROVINCIAL ESPECIES VALORADAS
DEPARTAMENTO LEGAL JURÍDICO MARGINACIONES JURÍDICO RECTIFICACIONES JURÍDICO RESOLUCIONES ARCHIVO DACTILAR ARCHIVO PROVINCIAL INFORMACIÓN BANCO DEL PACÍFICO SERVICIOS MAGNA MATRIMONIOS VENTANILLAS 1 TURNOS 2 ESPECIES RESOLUCIÓN 3.-6 DATOS Y RECAUDACIÓN 8 ENTREGA DE PARTIDAS 11 LEGALIZACIÓN 13 MARGINACIONES 1-21 CEDULAS RENOVACIÓN PRIMERA VEZ 22 PARTIDAS DE CÓMPUTO 23 INSCRIPCIONES NACIMIENTO 24 RECTIFICACIONES 25 INSCRIPCIONES DEFUNCIONES
Existen dos formas de brindar el servicio, los servicios computarizados y los servicios manuales.
Procedimiento de los servicios computarizados: cédulas de ciudadanía por primera vez y
renovación, partidas de nacimiento y datos de filiación, en este caso se coloca las especies valoradas que vienen en papel continuo en las respectivas impresoras, y mediante el aplicativo computarizado cuyo acceso se lo hace a través de usuario, contraseña y clave personal, se registra el número de la especie valorada con la que inicia la jornada, automáticamente se almacena la producción al usuario que acceso al sistema.
Este aplicativo durante la jornada le permite al funcionario en caso de equivocación corregir las series de las especies valoradas anular y actualizar las series de las especies de ser el caso como robadas o dañadas, con los respaldos y justificativos necesarios.
Al finalizar la jornada laboral debe ejecutar la impresión del Balance Diario de Caja, en el que se cuadran, especies utilizadas, dañadas, anuladas, robadas y el valor recaudado con las firmas de responsabilidad, de cada quien en su rol, es así: Jefe de Brigada, Operador de Cómputo, Dactiloscopista, Por Formularios y Jefe Provincial. Una copia original de este Balance se entrega al Recaudador General junto con el dinero, quien firma por el dinero recibido.
Procedimiento de los servicios manuales: en el caso de los servicios manuales, entregan
un reporte manual de la cantidad de especies utilizadas junto con el dinero recaudado. Al iniciar la jornada de trabajo, cada funcionario cuenta con las especies valoradas, para brindar el servicio. Los funcionarios responsables venden las especies y recaudan directamente, para luego al final del día depositar al Recaudador General. En el formulario de especies valoradas mediante el cual les entregan las especies, llamado RID, como prueba de haber efectivizado el cobro firma el “supervisor de caja”. En este formulario se detallan los números de las series utilizadas con las que inician y terminan, se calcula la cantidad de especies utilizadas y la cantidad de dinero recaudado,
En el caso de copias íntegras el control y el depósito se lo realiza en base a los tickets de control. Cuando se trata de venta directa de especies valoradas se lo realiza con órdenes de egreso.
En el caso de las unidades norte y centro, los recaudadores generales entregan un comprobante de caja, donde se detalla el dinero recaudado y los tipos de especies vendidas, suscrito por los involucrados.
Este balance diario de caja o el RID, según sea el caso, se entrega con el dinero recaudado al Recaudador General de la Unidad de Turubamba, quien en base al balance, recibe el dinero de cada funcionario. Consolida todo lo recaudado y realiza un depósito global de toda la unidad, y lo sella en las fundas que para el efecto ha entregado la transportadora de valores TEVCOL.
Al día siguiente existe la obligatoriedad de que en presencia de un delegado del Registro Civil en el Banco Nacional de Fomento, se abra la funda y se cuente el dinero, esto le da la oportunidad de verificar algún desvío o de constatar algún faltante o la existencia de billetes falsos y dar fe de que el depósito se lo hizo sin novedad, pero no tienen ningún funcionario delegado.
Ejemplo de un sistema de recaudación / tickets de control
El sistema de recaudación de la Unidad de Turubamba, producto de la venta de las especies de los diferentes servicios, se la realiza de la siguiente manera:
Las especies valoradas y no valoradas son distribuidas a cada funcionario dependiendo de la naturaleza del servicio que brindan, las mismas que al finalizar cada jornada, luego de haber realizado el balance diario de caja y de especies, cuadrar lo recaudado vs las existencia de las especies. El dinero recaudado es depositado al Recaudador General de la Unidad, quien a su vez realiza el depósito al personal de TEVCOL, este a su vez entrega al Banco Nacional de Fomento, quien acredita a la cuenta de Registro Civil luego de la verificación y conteo del dinero.
En el caso de los servicios de copias íntegras manuales, se utiliza los Tickets de Control, no valorados, con los cuales se controla las copias íntegras que se entregan al usuario y por cada una se cobra $ 0,50 ctvs.
Se lleva un registro kárdex para los tickets de control no valorados, en el cual se hace constar la fecha, cantidad, rangos de numeración, firmas de responsabilidad de quien los recibe.
Ya en la ventanilla se entrevista al usuario y se le recepta su solicitud de copias íntegras ya sean de nacimiento, matrimonio o defunción, a la cual se le adjuntan en igual cantidad de las solicitadas de los tickets de control y se entregan al personal del Archivo de la Dirección Provincial de Pichincha, para que los conferidores procedan a buscar y fotocopiar la inscripción solicitada en una especie valorada en $0.50, la misma que deberá ser sellada y firmada por el funcionario responsable, este a su vez entrega a la ventanilla correspondiente y por último al usuario, es ocasional que no se encuentre los datos solicitados, en ese caso se devuelve el dinero al usuario.
Ejemplo de ticket de control no valorado.