REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS PERIÓDICAS Y SORPRESIVAS A LOS

SORPRESIVAS

A

LOS

RECAUDADORES

Y

A

LOS

RESPONSABLES DE LAS ESPECIES VALORADAS

La información que plasman en los reportes mensuales que presentan los responsables provinciales, deben ser veraces, responder a la realidad, de tal manera que los saldos que reflejan deben ser consistentes con las existencias físicas, para lo cual el responsable provincial debe realizar arqueos sorpresivos a los cantones y parroquias de su provincia como un mecanismo de control para asegurar que los depósitos se están realizando regularmente.

Mayor responsabilidad tiene quien está fungiendo como recaudador general de una unidad, debido que es quien se encarga de recibir el dinero recaudado de todas las ventanillas de la unidad, para al final de la jornada proceder a realizar el depósito, a la compañía de recaudaciones móviles TEVCOL.

Al día siguiente, un funcionario debe estar presente para contar el dinero en las oficinas del B.N.F., a fin de presenciar la existencia de billetes falsos y recibir el comprobante de depósito del banco.

En lo que se refiere a las provincias como las agencias más grandes y en cumplimiento a lo dispuesto por la Contraloría, es obligación por lo menos una vez al año el disponer y realizar la ejecución de un inventario físico de especies valoradas, debidamente cuadrado expresado por tipo de especie y por unidad administrativa, con las firmas de responsabilidad correspondientes.

La oficina de Control de especies valoradas, tiene la obligación de validar esta información, llegar a determinar que los saldos físicos coinciden con los saldos de papel.

TABLA No. 16: PROCEDIMIENTOS PARA CONSTATACIONES

DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL 1/1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR

CONSTATACIONES FÍSICAS PERIÓDICAS DE ESPECIES VALORADAS EN LA UNIDAD DE TURUBAMBA DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA

No. ÁREA DESCRIPCIÓN REFERENCIA

1. CONCLUSIÓN Y

RECOMENDACIÓN Dentro de estos procedimientos no se consideran arqueos, ni constataciones físicas al personal que maneja especies valoradas en la copiadora, llegando a establecer que existe esta falencia, pues las especies utilizadas por equivocación no son contabilizadas ni existe un procedimiento adecuado para el manejo de las mismas, considerándolas como servicio dado al usuario.

Elaborado por: Martha Romero Fecha: 26 -01-2011

Aprobado:

TABLA No. 17: NORMAS PARA ESPECIES VALORADAS

DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL 1/1 NORMATIVA PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE ESPECIES VALORADAS

No. ÁREA DESCRIPCIÓN REFERENCIA

1. DIRECCIÓN GENERAL 1. Disponer a la Dirección Financiera en coordinación con la unida de Procesos, la elaboración de un manual de procedimientos que contengan las normas específicas sobre: manejo de especies valoradas (utilizadas, dañadas, anuladas, robadas, dadas de baja) estandarización de procedimientos y de formularios a utilizarse, de presentación de reportes, de niveles jerárquicos, de recaudación, de custodia y distribución, de levantamientos físicos periódicos y sorpresivos, de establecimiento de responsabilidades y rendición de cuentas, etc.

2. Igualmente la elaboración de un instructivo

que inteligencie a los servidores que manejan especies valoradas sobre los procedimientos en la venta, recaudación y depósito, así como las competencias y obligaciones en el cumplimiento de estas funciones.

3. Obligatoriedad de presentar informes diarios debidamente cuadrados y un consolidado diario, mensual y un anual. 4. Desempeñar el trabajo con ética

profesional.

Elaborado por: Martha Romero Fecha: 26 -01-2011

Aprobado:

4.7. VALIDAR LAS RECAUDACIONES CON LOS ESTADOS DE

CUENTA DEL BANCO NACIONAL DE FOMENTO.

Las provincias envían sus listados de depósitos, con las copias de los depósitos a la Dirección Financiera, quien a su vez remite al subproceso de control de especies valoradas para que valide la información.

Es necesario confrontar la información enviada por los responsables provinciales con los estados de cuenta, lo que nos permitirá saber si existen depósitos en exceso o faltantes, en cualquiera de los dos casos se solicitará el justificativo de estos resultados y se comunicará a la Directora Financiera, para que disponga las acciones a tomar en caso de establecerse responsabilidades, si bien es cierto el subproceso de control de especies valoradas y las bodegas de especies valoradas por Ley, jerárquicamente deben pertenecer a la Tesorería quien debe dar las directrices para la ejecución del trabajo y las acciones a tomar en el caso de encontrar desviaciones, además es el encargado de realizar las conciliaciones bancarias, sin que ello no sea un obstáculo para que la oficina de Control de Especies de Quito, realice las conciliaciones de las ventas de especies valoradas de su provincia.

Como se puede observar en el movimiento de especies valoradas que se ejemplificó, si todo el dinero recaudado está en las arcas fiscales es muestra de que las recaudaciones cumplen con la norma de control interno a la que hace referencia que toda recaudación será depositada de manera intacta e inmediata.

TABLA No. 18: PROCEDIMIENTOS PARA VALIDAR

DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL 1/1 PROCEDIMIENTO PARA

VALIDAR LAS RECAUDACIONES CON LOS ESTADOS DE CUENTA DE ESPECIES VALORADAS

No. ÁREA DESCRIPCIÓN REFERENCIA

1. DIRECCIÓN PROVINCIAL 1. Los funcionarios responsable de ventanillas, agencias en unidades hospitalarias, cancillería, parroquias, cantones, brigadas móviles y solidarias; custodia, venta y recaudación de las especies valoradas deben realizar cuadres diarios de caja a la unidad de control de Turubamba.

2. La unidad de control de especie valoradas Turubamba consolidara los reportes por unidad, por cantones y parroquias, la misma que deberá estar cuadrada en especies y en dinero.

3. La unidad de control de especies valoradas matriz validara la información de la Provincia y conciliara los reportes con los estados bancarios de la cuenta designada para recaudación de especies valoradas del Banco Nacional de Fomento y Banco del Pacifico cuyas agencias funcionan en las tres unidades principales en las instalaciones de Registro Civil.

4. Comunicara los hallazgos encontrados para la toma de acciones que ameriten según sea el caso.

5. Igual procedimiento deben seguir las Provincias.

Elaborado por: Martha Romero Fecha: 26 -01-2011

Aprobado:

TABLA No. 19: NORMAS PARA VALIDAR

DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL 1/1

NORMAS PARA VALIDAR LAS RECAUDACIONES

No. ÁREA DESCRIPCIÓN REFERENCIA

1. DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN

FINANCIERA

1. Las recaudaciones deben ser en el valor exacto correspondiente a cada especie valorada

2. Los depósitos deben realizarse en forma diaria, debe ser intacto e integro.

3. No se puede disponer el dinero recaudado para fines particulares.

4. Por excepción deben obtener la autorización de la Dirección Financiera para extender el plazo para poder realizar los depósitos en consideración a la situación geográfica de las parroquias que se encuentran muy distantes de una institución recaudadora, versos los costos de movilización y determinar la materialidad de los depósitos.

5. La Dirección Financiera debe disponer de un sistema de recaudación y deposito efectivo y no dejar la responsabilidad de cada funcionario sin reconocer los costos de movilización para el efecto.

6. El líder de equipo debe llevar kardex para el control de especies valoradas, que permitan validar la información correcta.

Elaborado por: Martha Romero Fecha: 26 -01-2011

Aprobado: