ESTABLECER MECANISMOS DE SEGURIDADES FÍSICAS Y TECNOLÓGICAS

Para establecer mecanismos de seguridades físicas, es necesario contar con presupuesto para realizar la contratación de un profesional en seguridad, que prevea de extremas seguridades a las especies valoradas, a las edificaciones e instalaciones de cada unidad de registro civil.

En lo referente a los archivos de nacimientos, matrimonios, filiación, dactilar y de toda la documentación que reposa en el Registro Civil, no cuentan con seguridad alguna a excepción de una cerradura que asegura la puerta principal de acceso. El personal tiene libre acceso a los archivos lo que hace que sean muy susceptibles de ser manipulados. Ante esta realidad se ha incursionado en un proceso de digitalización de los archivos físicos que garantizará la integridad de los mismos, al contar con el sistema de computación para especies valoradas, se impondrá las seguridades a los archivos físicos, las claves de acceso a la base de datos, con usuarios exclusivos de consulta, ingreso, actualización y reportes.

Cada funcionario deberá contar con una computadora para realizar su trabajo, generando la información y su adecuado respaldo, los reportes impresos deben ser abalizados con las firmas de responsabilidad y debidamente archivados con las respectivas seguridades. Se debe realizar un análisis sobre los niveles de autorización y acceso a la información a los archivos magnéticos del sistema de especies valoradas

TABLA No. 22: PROCEDIMIENTOS PARA MECANISMOS

DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL 1/1 PROCEDIMIENTO PARA

ESTABLECER MECANISMOS DE SEGURIDADES FÍSICAS Y TECNOLÓGICAS CON NIVELES DE AUTORIZACIÓN

No. ÁREA DESCRIPCIÓN REFERENCIA

1. TITULAR DE LA ENTIDAD

DIRECCIÓN PROVINCIAL 1. La máxima autoridad de la institución _{debe hacer un análisis de las}

seguridades físicas y de las edificaciones en los que se almacena las especies valoradas.

2. Obtener disponibilidad económica para realizar las adecuaciones que se consideren necesarias.

3. Dotar de mobiliarios adecuados para el establecimiento en el manejo de especies valoradas

4. Colocar porteros electrónicos

5. Gestionar un aplicativo informático que permita agilidad a los procedimientos de recaudación.

6. Automatizar el proceso de registro distribución y custodia de las especies valoradas.

7. Capacitar al personal que maneja especies valoras en los reportes que se hace.

8. Instalaciones físicas adecuadas que incluyan mecanismos de seguridad, terminales y equipo especializado para monitorear y controlar, mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire controlado.

9. Controles y procedimientos que permita una protección contra incendios, explosiones e inundaciones, robos, etc. 10. Control sobre el software sensitivo Elaborado por: Martha Romero

Fecha: 26 -01-2011

Aprobado:

DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL 1/2 PROCEDIMIENTO PARA

ESTABLECER MECANISMOS DE SEGURIDADES FÍSICAS Y TECNOLÓGICAS CON NIVELES DE AUTORIZACIÓN

No. ÁREA DESCRIPCIÓN REFERENCIA

1. DIRECCIÓN PROVINCIAL 11. Políticas y planes de contingencia 12. Función de administración de seguridad 13. Entrenamiento a los Servidores Públicos

en seguridad tecnológica.

Plan de Contingencias

1. La unidad tecnológica de información, aprobación e implementación de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso que se presente una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos y programas 2. Soporte tecnológico que garantice la

seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los servicios que brinda la tecnología.

Capacitación Informática

1. Las necesidades de capacitación informática serán identificadas tanto para el personal de tecnología como para los usuarios que manejan los servicios de información

2. La capacitación informática deberá estar orientada al personal que se desempeña en función de conocimiento y necesidad de talento humano.

Elaborado por: Martha Romero Fecha: 26 -01-2011

Aprobado:

TABLA No. 23: NORMAS PARA MECANISMOS DE SEGURIDAD

DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL 1/1 NORMAS PARA ESTABLECER MECANISMO DE SEGURIDAD

No. ÁREA DESCRIPCIÓN REFERENCIA

1. DIRECCIÓN GENERAL 1. Automatizar el proceso de registro distribución y custodia de las especies valoradas.

2. Emitir reportes diarios

3. Estandarizar modelos de reportes en la toma de inventarios y registros de las especies valoradas. 4. Mantener archivos históricos del manejo de

especies valoradas.

5. Realizar cada año un estudio sobre la operatividad del manejo de especies valoradas de los procedimientos de control.

6. Capacitar al personal que maneja especies valoras en cuanto a los reportes.

7. Supervisión periódica de la labor de los empleados, incluyendo la verificación del cumplimiento del manejo de especies valoradas. 8. Controles de seguridad de acceso.

9. Controles al software del sistema informático. 10. Controles a las operaciones del centro de datos 11. Controles de mantenimiento a los sistemas

operativos informáticos.

12. Toda persona que se encuentre dentro de la entidad deberá portar su identificación en lugar visible.

13. Responsabilidad por cada uno de los servicios y recursos informáticos aplicado a todos los niveles de la institución.

14. Sanciones por no cumplir con las políticas de la institución.

15. Monitorear periódicamente los procedimientos y operaciones informáticas de la institución, de manera que puedan utilizarse oportunamente los servicios.

Elaborado por: Martha Romero Fecha: 26 -01-2011

Aprobado:

DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL 1/2 NORMAS PARA ESTABLECER MECANISMO DE SEGURIDAD

No. ÁREA DESCRIPCIÓN REFERENCIA

1. DIRECCIÓN PROVINCIAL 16. Medidas de prevención, detección y corrección que protejan a los sistemas informáticos de la institución.

17. La unidad tecnológica de información presentara informes periódicos de gestión a la institución para que supervise el cumplimiento de los objetivos programados y se implanten los correctivos necesarios.

18. A través de la unidad de información realizar cada cierto tiempo un back ups periódicamente.

Elaborado por: Martha Romero Fecha: 26 -01-2011

Aprobado: