ANEXO XXVI: Resumen de evaluaciones previstas 349
Flujograma 20 Aplicación de medidas antifraude 112
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PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN DE MEDIDAS ANTIFRAUDE Agentes implicados
Beneficiario (Área de Control Interno).
PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. (Área de Verificación), Área de Certificación y Pagos).
Autoridad de Gestión (AG).
Entradas Salidas
Procedimientos anteriores
relacionados Selección operaciones. y aprobación de
Procedimientos posteriores
relacionados Solicitud de reembolso y pagos. Sistema de información
Descripción del procedimiento
Nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado
AG-OI
1 Verificación Área de Cumplimentar la matriz ex ante El Área de Verificación de PROCESA cumplimenta la matriz ex ante establecida en el análisis de riesgo y detección de fraude. Matriz de riesgo ex ante. 2
Autoridad de Gestión
Valoración del riesgo identificado
La AG valora el riesgo identificado determinando, si es necesario, reforzar los controles y medidas adoptadas, así como incluir nuevos riesgos.
2A Si se considera necesario reforzar los controles se indica al Área de Verificación de PROCESA que proceda a revisar la matriz de riesgos, incorporando dichos elementos. 2B En caso de que se considere adecuado los riesgos identificados, se continúa con el procedimiento. (3)
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Nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado
OI-Beneficiario 1 Área de Control Interno Cumplimentar la matriz de riesgo ex ante
El Área de Control Interno del Beneficiario cumplimenta la matriz ex ante establecida en el sistema de análisis de riesgo y detección de fraude para cada operación.
Matriz de riesgo ex ante del Beneficiario.
2
Área de
Verificación Valoración del riesgo identificado.
El Área de Verificación de PROCESA valora el riesgo identificado determinando, si es necesario, reforzar los controles y medidas adoptadas, así como incluir nuevos riesgos. 2A Si se considera necesario reforzar los controles se indica al Área de Control Interno del Beneficiario que proceda a revisar la matriz de riesgos, incorporando dichos elementos.
2A
Si como consecuencia de estos controles reforzados se detecta sospecha de fraude o fraude, se procederá de inmediato a la suspensión del Beneficiario, se retirarán todas las operaciones afectadas, se solicitan los reintegros oportunos (si fuera el caso), se comunica a la OLAF tal circunstancia, se inician las acciones legales oportunas y se revisan los sistemas de control de PROCESA.
2B En caso de que se considere adecuado los riesgos identificados, se continúa con el procedimiento. (3)
3 Verificación Área de Cumplimentar la matriz ex post. El Área de Verificación de PROCESA se encarga de cumplimentar la matriz ex post establecida en el sistema de análisis de riesgo y detección de fraude para cada operación. Matriz de riesgo ex post del OI. 4
Área de Certificación y
Pagos Certificación
El Área de Certificación y Pagos de PROCESA remite a la AG la certificación junto con la matriz ex post que ha elaborado el Área de Verificación de PROCESA.
5
Autoridad de Gestión
Valoración del riesgo identificado.
La AG valora el riesgo identificado determinando, si es necesario, reforzar los controles y medidas adoptadas, así como incluir nuevos riesgos.
5A Si se considera necesario reforzar los controles se indica a PROCESA que proceda a revisar la matriz de riesgos, incorporando dichos elementos. 5B En caso de que se considere adecuado los riesgos identificados, se continúa con el procedimiento. (5)
5 Autoridad de Gestión Contraste del nivel de riesgo.
La AG contrasta las matrices de riesgo, con objeto de determinar el nivel global de riesgos. Este análisis servirá para determinar si resulta necesario establecer controles reforzados o adicionales que deben realizarse de manera previa a presentar la solicitud de pagos a la AC.
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14.
Control y auditoría
14.1 Procedimiento de control
El apartado 4 del artículo 125 del RDC establece las funciones que la Autoridad de Gestión debe desarrollar para garantizar la gestión y control financiero de los Programas.
Verificar que los productos y servicios cofinanciados se han entregado y prestado y que el gasto declarado por los beneficiarios ha sido pagado y cumple la legislación aplicable, las condiciones de los Programas Operativos y las condiciones para el apoyo a la operación.
Garantizar que los beneficiarios que participan en la ejecución de las operaciones reembolsadas sobre la base de los costes subvencionables en los que se haya incurrido efectivamente o bien lleven un sistema de contabilidad separada, o bien asignen un código contable adecuado a todas las transacciones relacionadas con una operación.
Aplicar medidas antifraude eficaces y proporcionadas, teniendo en cuenta los riesgos detectados.
Establecer procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada, de acuerdo con los requisitos del artículo 72, letra g) del Reglamento de Disposiciones Comunes.
Redactar la declaración de fiabilidad y el resumen anual a los que se refiere el artículo 59, apartado 5, letras a) y b), del Reglamento Financiero.
PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. en calidad de Organismo Intermedio debe desarrollar estas funciones en lo que se refiere al Programa Operativo FSE de Ceuta 2014-2020 y al tramo regional del Programa Operativo de Empleo Juvenil 2014-2020.
La función de control financiero y auditoria será desarrollada por la Autoridad de Auditoría quien se encargará de realizar la estrategia de auditoría a la que hace referencia el apartado 4 del artículo 127. Esta estrategia de auditoría expondrá la metodología de auditoría, el método de muestreo para auditar las operaciones y la planificación de auditorías en relación con el ejercicio contable en curso y los dos ejercicios contables siguientes. La estrategia de auditoría se actualizará anualmente de 2016 a 2024 inclusive. La estrategia de auditoría podrá ser común para varios Programas Operativos si se aplican los mismos procedimientos de gestión y control. Asimismo, la Autoridad de Auditoría se encargará de elaborar el dictamen de auditoría y el informe de control en el que se expongan las principales conclusiones de las auditorías realizadas de conformidad con el apartado 1, incluidas las deficiencias halladas en los sistemas de gestión y control y las medidas correctivas propuestas y aplicadas.
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PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A., como Organismo Intermedio, deberá desarrollar las siguientes funciones:
Garantizar que los beneficiarios cumplen con los requisitos en relación al mantenimiento de una pista suficiente de auditoría conforme a los requisitos que se establecen en el artículo 72 del Reglamento de Disposiciones Comunes.
Proporcionar información a la Autoridad de Auditoría sobre los gastos certificados con cargo a las diferentes operaciones para que pueda elaborar la estrategia anual de auditoría, aplicando el correspondiente método de muestreo.
Realizar las correcciones financieras oportunas en la presentación de operaciones y proyectos, en caso de que fuera necesario.
Efectuar un seguimiento de las incidencias identificadas y de la aplicación por parte de los beneficiarios de las correcciones establecidas.
Por su parte, la función de los beneficiarios en lo que respecta al control financiero son las siguientes:
Garantizar la existencia de una pista suficiente de auditoría.
Disponer de un sistema contable que permita conciliar los importes certificados con los registros contables y los documentos acreditativos de las operaciones cofinanciadas.
Disponer de las especificaciones técnicas, el plan de financiación, los documentos relativos a la aprobación, a la contratación pública y los informes de verificación y auditoría.
Estar a disposición de la Autoridad de Auditoría para atender a las visitas de control proporcionándoles la información requerida.
Aplicar las correcciones a las incidencias identificadas que se deriven de los informes de control.