Valoración y aprobación de operaciones a ejecutar mediante contratos

Manual de Normas y Procedimientos del Programa Operativo FSE de Ceuta 2014‐2020 y del Programa Operativo de Empleo Juvenil

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PROCEDIMIENTO: VALORACIÓN Y APROBACIÓN DE OPERACIONES: EJECUCIÓN MEDIANTE CONTRATOS DE SUMINISTROS Y/O SERVICIOS

Agentes implicados

 Subdirección General (SG)  Área de Gestión (AG).

 Dirección General de PROCESA (DG).  Área de Verificación (AV).

 Área de Contratación (AC). Entradas

 Criterios de selección.

Salidas

 DECA.

 Instrucciones sobre las

obligaciones en materia de gestión y control.

Procedimientos anteriores relacionados

 Aprobación y modificación de criterios de selección.

Procedimientos posteriores relacionados

 Seguimiento.

 Solicitud de reembolso y pago.  Verificaciones.

 Control y auditoría. Sistema de información  FSE 14-20.

Descripción del procedimiento

Nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado

1 SG Solicitud de inicio. La Subdirección General de PROCESA solicita a la Dirección General de PROCESA la aprobación de la contratación de un suministro y/o servicio.

2

DG Valoración

El Director General, junto al Área de Gestión valora la propuesta 2A Si no considera adecuada, continua el procedimiento. (3)

2B Si no la considera adecuada, devuelve la propuesta a la Subdirección General para que la rectifique (2).

2C Si no lo considera necesaria, aquí finalizaría el procedimiento. 

3 SG / AG /

AC Inicio

La Subdirección General de PROCESA, con el apoyo de la Unidad de Ejecución de Fondos inicia el procedimiento para llevar a cabo la contratación del suministro y/o servicio, solicitándole al Área de Contratación que inicie el correspondiente procedimiento de contratación.

4 AV Verificación El Área de Verificación realiza una verificación previa.

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4.3 Procedimiento de entrega al beneficiario de un documento

con las condiciones de la ayuda para cada operación

El procedimiento de valoración, selección y aprobación de operaciones por parte de PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. finalizará con la emisión de un documento en el que se establezcan las condiciones de ayuda para cada operación (DECA).

A su entrega, el DECA será firmado tanto por el Organismo Intermedio como por el Beneficiario.

Así, el contenido del DECA que entregará PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. al beneficiario será:

1. Objeto de la operación. 2. Plan financiero. 3. Calendario de adjudicación. 4. Categorías de intervención.  Ámbito de intervención.  Forma de financiación.

 Mecanismo de aplicación territorial. 5. Indicadores de resultado.

6. Indicadores de productividad.

7. Obligaciones a cumplir por el beneficiario:

 Acreditar ante el órgano designado para el seguimiento y control para la verificación de la realización del proyecto, el cumplimiento de los requisitos y condiciones que determinaron la aprobación de la convocatoria y cofinanciación de la misma, aportando al efecto cuanta documentación le fuera requerida en su procedimiento de verificación, tanto administrativas como sobre el terreno que se lleven a cabo.

 Comunicar al órgano concedente la modificación de cualquier circunstancia que afecte a alguno de los requisitos exigidos para la concesión de la subvención.

 En todas sus comunicaciones hará constar que la operación ha sido cofinanciada por el FSE. Las condiciones de difusión y publicidad se ajustarán a lo establecido en la Estrategia de Comunicación aprobada para el Programa Operativo.

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 Someterse a las actuaciones de comprobación que, en relación con el proyecto, efectúe el órgano designado para el seguimiento y control para verificar su realización, así como cualquier otra que le corresponda efectuar, debiendo permitir en todo momento el acceso a sus instalaciones, la obtención de datos y actividades y facilitar la información que le fuese requerida. Asimismo, se someterá a la comprobación y control financiero que puedan realizar los órganos de control competente, tanto nacionales como comunitarios, aportando cuanta información le sea requerida en el ejercicio de las actuaciones anteriores, de conformidad con el artículo 46 de la Ley General de Subvenciones.

 Facilitar cuanta información le sea requerida por el Tribunal de Cuentas, Autoridad de Gestión del FSE la Intervención General de la Administración del Estado o Intervenciones Delegadas, Órganos de control de la Comisión Europea o el Tribunal de Cuentas Europeo.

 Comunicar al órgano concedente la obtención de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos subvencionados. Esta comunicación deberá efectuarse tan pronto como se conozca y, en todo caso, con anterioridad a la justificación de la aplicación dada a los fondos percibidos.

 Disponer de los libros contables, registros diligenciados y demás documentos debidamente auditados en los términos exigidos en la legislación mercantil, así como cuantos estados contables y registros específicos sean exigidos por el órgano concedente con la finalidad de garantizar el adecuado ejercicio de las facultades de comprobación y control.

 Llevar una contabilidad separada o código contable separado para los gastos e ingresos vinculados a la contratación subvencionada.

 Acreditar que los gastos e inversiones realizados y declarados son conformes con las normas aplicables sobre ayudas de Estado y que no existe doble financiación del gasto con otros regímenes comunitarios o nacionales, así como con otros periodos de programación de Fondos Estructurales.

 Conservar los documentos originales o copias debidamente compulsadas o bien en soportes de datos comúnmente aceptados, en especial versiones electrónicas de documentos originales o documentos existentes únicamente en versión electrónica; justificativos de la actuación realizada y de la aplicación de los fondos recibidos, en tanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobación y control. La disponibilidad de los documentos se ajustará a lo dispuesto en el artículo 140 del Reglamento 1303/2013.

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 Deberá suministrar los datos de la operación al Organismo Intermedio por medios electrónicos que éste le indique. A estos efectos, el Organismo Intermedio se encuentra actualmente desarrollando una versión de la Sede Electrónica con un entorno más intuitivo y fácil para el ciudadano que contendrá además los módulos y procedimientos necesarios para los intercambios de información y procedimientos relacionados con operaciones del PO FSE 2014-2020.

 Justificar las circunstancias que han motivado la modificación de la alteración de las condiciones presentadas para la ayuda.

 Habrán de observar, en todo caso, las obligaciones relativas a las disposiciones sobre protección y condiciones de trabajo vigentes en la Ciudad Autónoma de Ceuta.

 El beneficiario acepta a la recepción del DECA la obligación de aplicar las medidas antifraude eficaces y proporcionadas al ámbito de su gestión, cumplir la normativa en materia de contratación pública, evitar doble financiación, falsificaciones de documentos, etc., así como proporcionar información sobre la detección de posibles "banderas rojas", y en especial identificar a los subcontratistas.

 Cumplir con los requisitos que en materia de igualdad de oportunidades, medio ambiente e innovación social se establezcan en el Reglamento (UE) 1303/2013, el Reglamento (UE) 1304/2013 y cualesquiera otras normas comunitarias o nacionales.

 Aceptar su inclusión en una lista pública de operaciones, que será objeto de publicación electrónica o por otros medios según lo previsto en el artículo 115.2 y el Anexo XII 1 del Reglamento (UE) 1303/2013.

 Observar las normas de subvencionabilidad nacionales y comunitarias que se establezcan.

4.4 Modificación de operaciones

Durante el periodo de ejecución de las operaciones puede ser necesario realizar modificaciones con objeto de ajustar su realización a la situación socioeconómica o a las condiciones del mercado.

Estas modificaciones deben ser remitidas por los beneficiarios al Área de Gestión de PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. quien debe validar que las operaciones cumplen con los requisitos establecidos en su aprobación. La operación modificada debe cumplir con los requisitos establecidos en los criterios de selección de operaciones.

Tras la aprobación de una modificación, el Área de Gestión de PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. emitirá un nuevo DECA que recogerá los aspectos en que la operación se haya modificado. Las actividades (y gastos) relacionados con la

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modificación de la operación no podrán iniciarse hasta la aprobación de la operación por parte del Director de PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A.