32 ELABORA EL INFORME
2. BAJA DE BIENES MUEBLES POR EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRADOS
OBJETIVO
Establecer los procedimientos a seguir por la Dirección de Recursos Humanos y Materiales y las Subdelegaciones Administrativas de las Delegaciones Estatales, a fin de llevar a cabo el registro de los Bienes Muebles extraviados, robados o siniestrados con el objeto de mantener actualizados los inventarios al cuidado de este Organo Desconcentrado, así como promover las acciones tendientes a su recuperación o baja definitiva del inventario, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.
UNO.- El Director de Recursos Humanos y Materiales en Oficinas Centrales, o el Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales deberán realizar inventarios físicos totales cuando menos una vez al año y por muestreo físico cuando menos cada tres meses, cotejando los bienes contra los registros en los inventarios.
DOS.- Cuando como resultado de la realización de inventarios los bienes no sean localizados, el Director de Recursos Humanos y Materiales en Oficinas Centrales en coordinación con el responsable del activo fijo de la Unidad Administrativa, o el Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales efectuarán las investigaciones necesarias para su localización. Si una vez agotadas las investigaciones correspondientes los bienes no son encontrados, se levantará el acta administrativa a que se alude en el primer párrafo de la norma específica cuatro de este procedimiento y se notificará al Organo Interno de Control a efecto de que, en su caso, se determinen las responsabilidades a que haya lugar, considerando para tal fin lo dispuesto en la norma siguiente.
TRES.- Cuando un servidor público extravíe un bien, la Secretaría de la Función Pública, a través del Organo Interno de Control, podrá dispensar el fincamiento de las responsabilidades en que incurra, cumpliendo con los términos y condiciones establecidos en el artículo 48 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, siempre que el responsable resarza el daño ocasionado, mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al extraviado, o haga el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente.
CUATRO.- Cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado, el servidor público que tenga bajo su resguardo el bien no localizado y el responsable del activo fijo de la Unidad Administrativa en Oficinas Centrales, o el Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales deberá levantar acta administrativa (Formato No. 19) haciendo constar los hechos, y en su caso, hacerlo del conocimiento de las autoridades competentes, así como cumplir con los demás actos y formalidades establecidas en la legislación aplicable en cada caso, procediéndose a la baja.
En el caso de las Delegaciones Estatales la baja del Sistema de Activo Fijo procederá una vez que se cuente con la autorización por escrito de la Dirección de Recursos Humanos y Materiales. El servidor público que tenga bajo su resguardo el bien extraviado, robado o siniestrado deberá hacer la denuncia ante la autoridad competente de los hechos que constituyen responsabilidad penal, salvo que se presente alguna de las circunstancias siguientes: Que el valor actual del bien mueble que rija en el mercado, no sea superior a la cantidad equivalente a cien veces el salario mínimo diario vigente en el Distrito Federal o cuando a juicio del responsable de la Unidad Administrativa, de acuerdo a las declaraciones que obren en el acta administrativa, existan circunstancias de las que se advierta que la recuperación del bien o el valor de éste pueda llevarse a cabo, con la intervención del Organo Interno de Control y previo cumplimiento de las disposiciones legales aplicables, el responsable de la unidad Administrativa, llevará a cabo las gestiones conducentes a fin de que el responsable del resguardo del bien mueble robado o
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extraviado, proceda a su reposición o al pago respectivo, en cualquiera de los casos antes señalados deberá hacerlo del conocimiento del Organo Interno de Control.
El tiempo perentorio para la recuperación de bienes que sean extraviados por los servidores públicos, será de 30 días naturales contados a partir de la fecha en que se haya levantado el acta administrativa que determine el extravió definitivo del bien.
Para los casos de robo y siniestro de bienes, el plazo para documentar la declaración de hechos y/o reclamación de indemnizaciones ante las diferentes instancias (Agencia del Ministerio Público, Compañía de Seguros, etc.) será de 30 días naturales, contados a partir de la fecha en que se haya levantado el acta administrativa correspondiente. Este plazo podrá ser ampliado, siempre y cuando existan razones que justifiquen dicha necesidad.
El responsable del Control del Activo Fijo de la Unidad Administrativa, deberá enviar a la Dirección de Recursos Humanos y Materiales o a la Subdelegación Administrativa, el acta administrativa, copia del resguardo o tarjeta kardex y copia del acta que hubiere levantado la autoridad competente.
Tratándose de bienes muebles que se encuentren asegurados, la Dirección de Recursos Humanos y Materiales y/o la Subdelegación Administrativa en las Delegaciones Estatales gestionará la indemnización a que hubiere lugar.
En los casos de bienes robados, extraviados o siniestrados en los que se requiera la transmisión de dominio en favor de las aseguradoras, se procederá previamente a su desincorporación del régimen de dominio público, a través del acuerdo citado en la norma siguiente.
CINCO.- Para desincorporar del régimen de dominio público los bienes y que pierdan su carácter de inalienables, de manera indelegable, el Director en Jefe del Registro Agrario Nacional deberá autorizar por escrito un acuerdo administrativo de desincoporación, el cual deberá ser elaborado por la Dirección General de Finanzas y Administración conforme al formato No. 4 de este manual. Dicho acuerdo podrá referirse a uno o más bienes debidamente identificados de manera individual. El acuerdo deberá formar parte del o los expedientes en los que se contenga la información relativa a la desincorporación patrimonial de los bienes extraviados, robados o siniestrados, cuya documentación será conservada por el tiempo que establezcan las disposiciones legales.
SEIS.- Sólo después de que se haya formalizado y consumado la disposición final de los bienes conforme a las normas y procedimiento contenidos en este manual, así como las demás disposiciones aplicables, procederá su baja, la que también se deberá llevar a cabo cuando el bien se hubiere extraviado en definitiva, robado o entregado a una institución de seguros como consecuencia de un siniestro, una vez pagada la suma correspondiente.
Será responsabilidad del Subdirector de Recursos Materiales en las Oficinas Centrales, y del Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales registrar las bajas que efectúen en el Sistema de Activo Fijo, señalando su fecha, causas y demás datos necesarios para conocer con precisión la disposición final de los bienes de que se trate. Para el caso de las Delegaciones Estatales este registro se hará previa autorización por escrito de la Dirección de Recursos Humanos y Materiales.
las Delegaciones Estatales, notificará a la Dirección de Recursos Financieros para que esta última efectúe los asientos contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales aplicables y señalando su fecha, causas y demás datos necesarios para conocer con precisión la disposición final de los bienes de que se trate.
SIETE.- De la baja efectuada de los bienes, la Dirección General de Finanzas y Administración en el Registro Agrario Nacional deberá informar a través de la Secretaría de la Reforma Agraria a la Secretaría de la Función Pública con copia a su Organo Interno de Control, dentro de los primeros diez días hábiles de los meses de enero, abril, julio, y octubre de cada año, dicho informe deberá requisitarse en el formato No. 7 y se referirá a los bienes que hubieren concluido su baja durante el trimestre anterior de que se trate.
La Subdirección de Recursos Materiales y/o la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto en Oficinas Centrales y las Subdelegaciones Administrativas en las Delegaciones Estatales conservarán en forma ordenada y sistemática toda la documentación relativa a los actos que realicen, cuando menos por un lapso de cinco años, excepto la documentación contable, en cuyo caso se estará a lo previsto por las disposiciones aplicables.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES MUEBLES POR EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRADOS
AREA Y/O PUESTO ACTIV.
NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Resguardante 1. Levanta acta administrativa (formato No. 19) con la asesoría del área jurídica, los hechos que se presentaron en el extravío, robo o siniestro del bien mueble, señalando los datos de éste tales como descripción, número de inventario, número de serie, etc.
Anexa en su caso, deberá copia certificada por la autoridad competente de la denuncia que se presente de los hechos que constituyen responsabilidad penal salvo que se presente alguna de las siguientes circunstancias:
a) Que el valor actual del bien mueble que rija en el mercado no sea superior a la cantidad equivalente a cien veces el salario mínimo diario vigente en el Distrito Federal.
b) Cuando a juicio del Subdirector de Recursos Materiales o del Subdelegado Admnistrativo, de acuerdo a las declaraciones que obren en el acta circunstanciada, existan hechos de los que se advierta que la recuperación del bien o el valor de este, puede mediante las gestiones conducentes a fin de que el responsable del resguardo del bien mueble extraviado o robado proceda a su reposición o al pago respectivo a valor actual.
2. Envía el acta administrativa al Titular de la Unidad Administrativa en la que se encuentre adscrito
Titular de la Unidad
Administrativa 3. Elabora y envía con oficio a la Dirección de Recursos Humanos y Materiales o Titular de la Delegación el acta administrativa Dirección de Recursos
Humanos y Materiales y/o Titular de la Delegación Estatal
4. Recibe el oficio con el acta administrativa y lo turna a la Subdirección de Recursos Materiales o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal para su trámite
Subdirección de Recursos Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal
5. Recibe el oficio, revisa y verifica que la documentación anexa esté debidamente requisitada, así como los datos registrados en el Sistema de Control de Inventarios.
BAJA DE BIENES MUEBLES POR EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRADOS
AREA Y/O PUESTO ACTIV.
NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Subdirección de Recursos
Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal
−1 En su caso, copia certificada por la autoridad competente de la denuncia de hechos levantada ante él
−2 Anexa copia del Resguardo o Tarjeta de Control (según sea el caso)
¿Está correcta la documentación?
6. NO: Regresa mediante oficio, la documentación a la Unidad Administrativa solicitante indicando que:
− Requisite debidamente los documentos
− Utilice los formatos oficiales (regresa a la actividad No.1). EXTRAVIO O ROBO
7. SI: Abre un expediente con los originales de la documentación recibida y lo turna mediante oficio al Organo Interno de Control. Organo Interno de Control 8. Recibe la documentación, acusa de recibido, la analiza y
procede a sustanciar el procedimiento administrativo de determinación de responsabilidades, así como a la aplicación de las sanciones correspondientes de conformidad con la legislación en la materia.
9. Elabora oficio de respuesta a la solicitud de baja de bienes y lo envía a la Dirección de Recursos Humanos y Materiales o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal, junto con el expediente para su trámite, señalando las gestiones conducentes que se llevarán a cabo a fin de que se determine al responsable del bien mueble robado o extraviado para que proceda a su reposición o pago respectivo.
Dirección de Recursos Humanos y Materiales y/o Titular en la Delegación Estatal
10. Recibe el expediente y oficio de respuesta, revisa y turna a la Subdirección de Recursos Materiales o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal.
Subdirección de Recursos Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal
11. Recibe la documentación y toma conocimiento de la resolución del Organo Interno de Control y realiza las actividades siguientes:
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES MUEBLES POR EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRADOS
AREA Y/O PUESTO ACTIV.
NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Subdirección de Recursos
Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la
Delegación Estatal
¿Procede la baja?
12. SI: Archiva la documentación y realiza la cancelación de
registros en el Sistema de Activo Fijo. 13. NO: Solicita con oficio al resguardante:
− La reposición del bien con características similares, o
− El pago del bien a precios actuales, considerando un bien de similares características
Resguardante 14. Recibe el oficio y realiza el pago en la caja recibiendo el recibo oficial correspondiente o repone el bien extraviado.
15. Notifica mediante oficio a la Dirección de Recursos Humanos y Materiales o Titular en la Delegación, anexando copia del recibo oficial o remitiendo el bien repuesto.
Dirección de Recursos Humanos y Materiales y/o Titular en la Delegación
16. Recibe el oficio con la documentación o el bien repuesto, se revisa y lo turna a la Subdirección de Recursos Materiales o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal.
Subdirección de Recursos Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal
17. Recibe oficio y revisa la documentación o el bien repuesto.
18. Registra cuando el resguardante repone el bien en especie, las características del bien nuevo en el inventario general del Registro Agrario Nacional (Sistema de Activo Fijo).
19. Informa con oficio a la Dirección de Recursos Financieros para que registre las características del bien nuevo en las cuentas patrimoniales del Registro Agrario Nacional (Estados Financieros)
20. Envía el bien repuesto mediante oficio al Almacén General (pasa a la actividad No. 37)
BAJA DE BIENES MUEBLES POR EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRADOS
AREA Y/O PUESTO ACTIV.
NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Subdirección de Recursos
Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal
BIENES SINIESTRADOS (EXCEPTO VEHÍCULOS)
21. Reporta telefónicamente el siniestro a la aseguradora, proporcionando los siguientes datos:
− Número de póliza afectada − Causa del siniestro
− Fecha de ocurrido − Bienes afectados − Ubicación
− Estimación del daño
− Persona que atenderá al ajustador − Dirección, teléfono y fax
Aseguradora 22. Recibe el aviso del siniestro, registra los datos, y proporciona a la Subdirección de Recursos Materiales ó Subdelegación Administrativa en la Delegación el número de reporte y asigna ajustador.
23. Recibe el ajustador los datos del siniestro, se comunica con el responsable designado por la Subdirección de Recursos Materiales ó Subdelegación Administrativa en la Delegación, para coordinar el día y hora de la inspección del lugar al siniestro.
24. Realiza visita de inspección preliminar, dentro de las 48 horas posteriores al contacto con la Subdirección de Recursos Materiales ó Subdelegación Administrativa en la Delegación ó cuando el responsable lo indique, solicitando además la documentación e información que servirá de base para iniciar el dictamen del siniestro, en términos de las pólizas contratadas.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES MUEBLES POR EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRADOS
AREA Y/O PUESTO ACTIV.
NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Subdirección de Recursos
Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la
Delegación Estatal.
25. Obtiene la documentación e información solicitada, entregándola por escrito al ajustador o a la aseguradora, según sea el caso
Aseguradora 26.
Recibe los elementos proporcionados por la Subdirección de Recursos Materiales ó Subdelegación Administrativa en la Delegación, procediendo a su revisión de acuerdo a las características del siniestro y conforme a la cobertura suscrita en la póliza afectada.
27. Envía a la Subdirección de Recursos Materiales ó Subdelegación Administrativa en la Delegación convenio de valorización de pérdidas, describiendo los importes y conceptos que comprenderá la indemnización.
Subdirección de Recursos Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal.
28. Recibe el original y copias del convenio, lo revisa y, en su caso aprueba, enviándolo al ajustador ó a la aseguradora según sea el caso.
Aseguradora 29. Recibe el convenio debidamente suscrito y procede a elaborar y entregar el cheque correspondiente a la Subdirección de Recursos Materiales ó Subdelegación Administrativa en la Delegación.
Subdirección de Recursos Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal.
30. Recibe cheque y firma el original y copia del finiquito (pasa a la actividad No. 37)
VEHÍCULOS SINIESTRADOS Subdirección de Recursos
Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal y/o Conductor del Vehículo.
31. Reporta telefónicamente a la aseguradora el accidente ó el robo del vehículo oficial, proporcionando los siguientes datos:
− Número de póliza y de inciso
−1 Dirección donde ocurrió el accidente o robo: calle, frente a que número, esquina con, colonia, delegación.
BAJA DE BIENES MUEBLES POR EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRADOS
AREA Y/O PUESTO ACTIV.
NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Subdirección de Recursos
Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal y/o Conductor del Vehículo.
−1 En caso de mover el vehículo del lugar del accidente, debe comunicar a la aseguradora su nueva ubicación.
−2 En caso de requerir defensa legal solicítelo a la aseguradora para que le brinden la asesoría legal que requiera.
En caso de robo, si no puede comunicarse con la aseguradora, reportar inmediatamente a la agencia del ministerio público federal, delegación de la policía federal y caminos y puentes y a la delegación de tránsito local más cercana, solicitando copia fiel certificada de las actas de denuncia.
Aseguradora 32. Indica el número de siniestro que le corresponde y el nombre de la persona que lo atendió, enviando a un ajustador.
Conductor del Vehículo. 33. Declara al ajustador la forma en que sucedieron los hechos, proporciona su licencia para conducir, copia de la póliza, etc. Subdirección de Recursos
Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal
34. Presenta una vez que se atendió el siniestro, por escrito la reclamación a la aseguradora, entregando o presentando la documentación que le solicite
−1 Si en treinta días posteriores a la fecha del reporte del robo del vehículo, éste no ha sido localizado la aseguradora procederá al pago de la indemnización que corresponda Aseguradora 35. Recibe la reclamación formal, la revisa conforme a las condiciones
suscritas en la póliza y, en caso de ser procedente entrega el cheque de la indemnización a la Subdirección de Recursos Materiales o Subdelegación Administrativa en la Delegación Subdirección de Recursos
Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal
36. Recibe cheque de indemnización y firma el original y copia del finiquito
−2 En los casos de bienes robados, extraviados o siniestrados en los que se requiera la transmisión de dominio en favor de las aseguradoras, se procederá previamente a su desincorporación del régimen de dominio público, a través del acuerdo administrativo a que se refiere la norma cinco de este procedimiento, el cual deberá ser suscrito por el Director en Jefe
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES MUEBLES POR EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRADOS
AREA Y/O PUESTO ACTIV.
NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Subdirección de Recursos
Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal
37. Solicita con oficio una vez concluidas estas actividades o recibido la indemnización correspondiente, la autorización de la Dirección de Recursos Humanos y Materiales para cancelar los registros correspondientes en el Sistema de Activo Fijo, remitiendo copia de la documentación que se genere durante el procedimiento de disposición final. Para el caso de Oficinas Centrales no se requiere de esta autorización.
Dirección de Recursos Humanos y Materiales
38. Recibe el oficio con la documentación que se generó del procedimiento y lo turna a la Subdirección de Recursos Materiales para su trámite
Subdirección de Recursos Materiales
39. Recibe el oficio con la documentación que se generó del procedimiento y lo revisa.
¿Está completa la documentación?
40. NO: Solicita a la Subdelegación Administrativa en la Delegación
Estatal complemente la información
41. SI: Elabora el oficio de autorización de cancelación de registros
recabando la firma del Director de Recursos Humanos y Materiales y lo envía a la Dirección de Recursos Financieros, Subdelegación Administrativa en la Delegación y en su caso, a la Dirección de Informática
Subdirección de Recursos Materiales y/o Subdelegación Administrativa en la Delegación Estatal.
42. Procede a cancelar los registros de inventarios en el Sistema de Activo Fijo, archiva y resguarda el expediente correspondiente
Subdirección de Recursos Materiales
43. Elabora el informe trimestral sobre la baja de bienes muebles (formato No.7), recaba la firma de la Dirección de Recursos Humanos y Materiales y de la Dirección General de Finanzas y Administración.
44. Envía informe trimestral sobre la baja de bienes muebles a la Secretaría de la Función Pública, a través de la Secretaría de la Reforma Agraria, archiva el acuse de recibo en el expediente