Benchmarking empresa 1

Caracterización

Compañía experta en soluciones de alimentación con presencia en Colombia, Chile y México. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 0 5 10 15 20 Can tidad d e p ro ve e d o re s Años

Mejoramiento de procesos para la gestión de proveedores de servicios en el área de investigación desarrollo e innovación de Quala S.A.

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Los productos de la “Empresa 1” se desarrollan con un alto componente de innovación y un constante entendimiento del consumidor, alineados con la responsabilidad por el bienestar de la sociedad y el cuidado del medio ambiente.

Así mismo, ha impulsado un importante plan de modernización de sus plantas y de fortalecimiento de la investigación y el desarrollo con miras a soportar su acelerado crecimiento. De esta manera, la compañía invierte al año para este fin cerca del 3% de sus ventas en los mercados en los que hace presencia.

(Team Colombia, 2019) Análisis de proceso

El proceso de gestión de proveedores tiene como objetivo administrar integralmente los proveedores de la compañía, garantizando que estén en la capacidad de cumplir con los requisitos legales y técnicos especificados por la “Empresa 1”, garantizando que desarrollen sus actividades comerciales enmarcadas en el cumplimiento de la ley, con un enfoque de inocuidad, calidad y respeto por el medio ambiente minimizando los riesgos asociados a los procesos.

El proceso de gestión de proveedores se divide en los siguientes sub-procesos:

 Creación de proveedores.

Objetivo: Garantizar la creación de los proveedores en la compañía, cumpliendo

las políticas de pago y seguridad de la compañía. Actividades y procesos:

1. Inscribir al proveedor en la plataforma de compras: Todo proceso interno de la compañía se realiza bajo una plataforma de gestión la cual garantiza la trazabilidad en la creación

2. Solicitar documentación al proveedor: Se realiza de forma posterior a la creación del proveedor en la plataforma, se debe garantizar la siguiente documentación:

Proveedores nacionales:

o RUT

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o Certificado de cámara de comercio

o Certificación bancaria

o Estudios financieros de los dos años anteriores

o Consulta en listas restrictivas de acuerdo a la política SAGRLAFT

o Declaración de Ley 1819 del 2016 Proveedores del exterior:

o Documento que haga de certificación bancaria expedida por el banco en donde se deberá consignar.

o Documento tributario del país de domicilio

o Relación de accionistas con participación igual o superior al 5% del capital social

o Estados financieros de los dos periodos anteriores a la vinculación.

o Consulta en listas restrictivas de acuerdo a la política SAGRLAFT 3. Recepción y revisión de la documentación: El encargado de la compra

deberá garantizar la validación del total de la documentación, asegurándose que cumpla con los requerimientos de la compañía.

4. Verificar las listas restrictivas: De forma previa a la creación se debe efectuar una validación en las listas restrictivas de carácter vinculante para Colombia. La búsqueda se debe hacer sobre la razón social y el número de identificación del proveedor.

Revisar por la página web infolaft dejando registro de la búsqueda.

Adicionalmente validar en SAGRLAFT con el fin de validar la existencia de coincidencias.

5. Aprobar la creación: Responsabilidad del jefe directo del solicitante

6. Rechazar la creación e indicar correcciones: Si se presenta alguna novedad en la documentación o en el proceso de creación de proveedores, el responsable de la aprobación es el encargado de rechazar la creación y detallar las novedades encontradas.

7. Validar parametrización y creación en el sistema: Una vez se aprueba la creación, el solicitante de la creación del proveedor deberá validar la información y características del proveedor sean correctas.

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8. Notificar la creación al proveedor: Es responsabilidad del solicitante, notificar al proveedor que ya se encuentra disponible en el sistema y de esta manera poner en marcha la prestación del servicio.

 Administración de proveedores

Objetivo: Garantizar la correcta selección, evaluación, re-evaluación y

certificación de los proveedores que aseguren una correcta prestación de los servicios y el blindaje legal de la compañía.

Actividades y procesos:

1. Seleccionar: Se lleva a cabo por el departamento de compras o el responsable del servicio, los proveedores seleccionados deben hacer parte de la base de datos de la compañía, es decir deben estar creados.

2. Evaluar: Busca mantener una reciente calificación de los proveedores con el fin de tener herramientas para la decisión.

La evaluación de proveedores tiene en cuenta la calificación de gestión 50%, desempeño 30% y comercial 20% de procesos anteriores.

3. Re-Evaluar: Tiene como objetivo clasificar a los proveedores dependiendo de su evaluación, dado esto los proveedores pueden clasificarse en:

Tabla 5 - Calificación de proveedores/asesores Empresa 1

Calificación Clasificación Descripción

90-100 A Excelente Altamente confiable, cumple ampliamente los requisitos para asegurar la calidad de los servicios.

80-89 B Confiable Cumple satisfactoriamente los requisitos para asegurar la calidad de los servicios.

70.79 C Aprobado De aceptable confiabilidad, requiere seguimiento permanente

60-69 D Desarrollo De regular confiabilidad, requiere seguimiento permanente

0-59 E Reprobado No posee un sistema que asegure la calidad de los resultados, descartar

4. Certificar: La certificación hace referencia al seguimiento que se realiza por 6 meses a los proveedores / asesores en la prestación del servicio, bajo estos resultados se toman decisiones de dado de baja de los mismos.

Proceso de Gestión de proveedores empresa 1: