El modelo de gestión de proveedores propuesto se controla a través de diferentes herramientas propuestas.
Tabla 20 - Controles del proceso propuesto
N° Actividad Descripción Recomendaciones/observaciones
1 Procesos estandarizados y controlados
En el diagrama de proceso se identifican cinco categorías: proveedores del proceso, los insumos o entradas que recibe de los proveedores, el nombre del proceso, producto o salidas y sus clientes. El diagrama de alto nivel se debe hacer pensando en los pasos tal como ocurren en el proceso y no hacerlo pensando en la forma ideal.
S I P O C
Proveedores Entradas Procesos Salidas Clientes
Se recomienda que se mantengan los procesos estandarizados a través de las herramientas SIPOC, la actualización de los mismos debe garantizar que todo proceso tenga entradas y salidas que sean útiles y garanticen el valor de las actividades.
2 Ajustes de las etapas
actuales
Se blindan los riesgos existentes del modelo actual, buscando disminuir su ocurrencia a través de:
Se incluye un proceso de creación de proveedores/asesores robusto en cual garantiza que no hayan fallas en el proceso.
Se crea una base centralizada con la información de los proveedores, la cual incluye la información de proveedores con los cuales no necesariamente se ha contratado.
Se crea una etapa "Pre-Validar condiciones comerciales" en el macro-proceso "Seleccionar proveedores/asesores" la cual involucra al área de compras para garantizar la validación comercial de los proveedores
Se crea una etapa "Pre-Validar condiciones técnicas" en el macro-proceso "Seleccionar
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proveedores/asesores" la cual garantiza que IDeI valide técnicamente los proveedores/asesores. Se crea etapa "Seleccionar mejor propuesta" en
donde se comparan las propuestas recibidas para disminuir el sesgo en la selección.
Involucramos al área de compras para realizar procesos de negociación (Costos).
Se crea etapa "Aprobar y ejecutar servicio" la cual tiene como actividad realizar seguimientos a los entregables del proveedor en el desarrollo del servicio contratado.
Se crea etapa "Sancionar y excluir de las bases de datos" la cual sanciona a los proveedores, esta sumado a los seguimientos realizados mitigan el riesgo.
Se tiene información previa a la selección gracias a las evaluaciones realizadas en procesos anteriores, esto permite descartar candidatos. Se crea etapa "Retroalimentar vs evaluación",
"Generar planes de mejora" y "realizar seguimiento al plan de mejora" las cuales garantizan el "Feedback" de los proveedores y asegura mantener las alianzas estratégicas.
Se crea etapa "Sancionar y excluir de las bases de datos" a los proveedores que tengan mal desempeño en un proceso de contratación. 3 Usuarios del
modelo definidos
Cada cambio de proceso debe mapear nuevamente los tipos de usuarios que intervienen en el proceso, es decir definir quienes reciben el producto o servicio ofrecido por el proceso, esto garantiza que las necesidades y requerimientos de cada uno se cumplan.
4 Necesidades jurídicas blindadas
Analizar y mapear las necesidades jurídicas a nivel compañía, de esta manera se determinan los controles del proceso que se deben integrar.
Siempre que se realice un proceso de actualización, es importante incluir al área jurídica para que se
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blinde a la compañía de posibles pérdidas de valor.
5 Poder negociador
El involucramiento del área de copras en el proceso propuesto, genera mayor robustez en las negociaciones realizadas por los interesados, de esta manera se obtiene la expertiz del área más fuerte de la compañía en un proceso del cual IDeI no es dominante.
6 Herramientas simples, sencillas y robustas
Se entrega una plantilla de bases de datos en Excel, la cual es versión 1, es importante que esta matriz se pilotee con las personas de IDeI y se reciba la retroalimentación.
Al ser un proceso de gestión, se deben tener en modo “piloto” y constante actualización todas las herramientas que se proponen, de esta manera la herramienta no se dejara de usar a través del tiempo sino que se adaptará a las necesidades el área.
7 Realizar validación con involucrados
Se realiza la validación del proceso propuesto con los involucrados del proceso en un foro en donde participaron:
Director de IDeI Jefe de compras
Gerentes de Mejoramientos y Servicios de IDeI Científico
Las principales conclusiones de la evaluación fueron: 1. Se tiene la percepción de un modelo completo y
robusto, que abarca las necesidades desde la creación de los proveedores/asesores hasta el seguimiento y evaluación de los mismos.
2. Se requiere pilotear las herramientas propuestas y ajustar según oportunidades que se encuentren en el proceso
3. Se considera que Excel es la herramienta inicial, sin embargo se plantea que para futuros
Todo mejoramiento del modelo debe tener en cuenta a los involucrados, estos al ser los que operan el modelo serán los que aprobaran e implementaran las mejoras en la operación.
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mejoramientos se automatice la herramienta disminuyendo mudas y desperdicios de proceso.
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