7. ANÁLISIS ECONÓMICO FINANCIERO
7.2 Costo de las propuestas a implementar
7.2.1
Continuar con la gestión de proveedores actual
Para el desarrollo de la mejoramiento del proceso se tiene en cuenta que la gestión de proveedores se va a medir en términos de veces. Cada vez que se presenta una necesidad que debe ser resuelta por un proveedor de servicios.
De acuerdo a la información levantada en el desarrollo del proyecto, el proceso actual de gestión de proveedores tiene una duración de 1.310 minutos por cada vez que se realiza. Esta duración promedio para el proceso, se establece de acuerdo a la duración de cada una de las 7 etapas como se evidencia en la tabla 13.
Definir Medir Analizar Mejorar Controlar Autores del proyecto 19,5 11,5 13,3 21,3 11,0 77 $ 15.909 $ 1.217.045 Director del proyecto 0,3 3,3 0,0 5,0 0,3 9 $ 20.707 $ 181.187 Director área IDeI Quala 3,5 1,5 0,0 1,5 5,3 12 $ 232.843 $ 2.735.910 Ingeniero Quala IDeI 0,3 0,0 0,0 1,5 1,8 4 $ 25.889 $ 90.611 Total 101 $ 295.348 $ 4.224.754
Actores Horas dedicadas a cada etapa Total de horas
Costo de la hora
Costo del proyecto
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Tabla 22 - Horas rol por actividad
Adicionalmente, este proceso en cada una de sus actividades es ejecutado por personal con cargo diferente, esto teniendo en cuenta que son 34 actividades que se desarrollan a lo largo de las 7 etapas y que requieren de un nivel de conocimiento distinto, por lo que se debe desagregar para conocer el costo del proceso.
Como se evidencia en la tabla 14 y se ha mencionado durante el desarrollo del proyecto, en el proceso actual son 6 los intervinientes y cada uno tiene una destinación de tiempo a la actividad en minutos, así:
Tabla 23 - Tiempo detallado de rol por proceso
Rol Cantidad de actividades
en el proceso
Total minutos por proceso Ingeniero IDeI 20 760 Abogado contractual 2 70 Proveedor 6 405 Gerente IDeI 3 40 Secretaria 1 15
Auxiliar cuentas por pagar 2 20
Total 34 1310
Teniendo en cuenta las actividades desarrolladas por cada interviniente y el tiempo que debe destinar para su correcta ejecución, se debe identificar el costo. Para ello se toma el salario de cada uno y se desglosa en los horarios de trabajo, en el desarrollo de este
Macro Etapa de
procedimiento Etapa de procedimiento
Ingeniero IDeI Abogado contractual Proveedor Gerente IDeI Secretaria Auxiliar cuentas por pagar Total general 1. Seleccionar proveedores / asesores
Consultar la base de datos de
proveedores 4 4
Contactar al proveedor 2 2 1 5
Cotizar el servicio 3 4 7
Ejecutar el servicio 4 1 5
Identificar la necesidad 2 2
Investigar con fuentes o referencias
posibles proveedores 4 4
Solicitar aprobación del servicio 1 3 1 2 7
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proyecto se toma el horario normal de QUALA S.A. de 22 días al mes y 9 horas al día, estos son los parámetros con los cuales se calcula el costo de un minuto de trabajo de cada uno de los intervinientes. Luego del cálculo se obtienen los siguientes costos por cargo:
Tabla 24 - Costos por rol proceso actual
NIVEL Salario Valor x Min
Gerente $ 20.363.000 $ 1.885
Abogado $ 10.850.000 $ 1.005
Ingeniero-Proveedor $ 5.126.000 $ 475
Base $ 1.317.000 $ 122
Una vez se tiene el costo por minuto de cada interviniente y el tiempo que dedica a las actividades del proceso, se puede calcular el costo actual.
Tabla 25 - Costo total proceso actual
Rol
Cantidad de actividades en el
proceso
Total minutos por proceso
Valor por min prestado (Miles) Ingeniero IDeI 20 760 $ 360.719 Abogado contractual 2 70 $ 70.324 Proveedor 6 405 $ 192.225 Gerente IDeI 3 40 $ 75.419 Secretaria 1 15 $ 3.514
Auxiliar cuentas por pagar 2 20 $ 234
Total 34 1310 $ 702.434
El costo actual del proceso es de $ 702.434 por cada vez que se ejecuta, dada las interacciones que se realizan por personas que intervienen en el proceso y su tiempo de ejecución.
De acuerdo al análisis de la demanda presentado en la fase “Medir” del desarrollo del proyecto, se proyecta una demanda de solicitudes de proveedores de servicios con tendencia creciente. Para el caso se va a tomar el promedio de la demanda proyectada
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para analizar el costo del proceso. En promedio, se realizarán 61 solicitudes a proveedores en el mes, lo que conlleva a un costo de $42.848.490 y al año de $514.181.878.
7.2.2
Realizar gestión de proveedores propuesta
Nuevamente y para hacer comparable las alternativas, para el desarrollo de la mejoramiento del proceso se tiene en cuenta que la gestión de proveedores se va a medir en términos de veces. Cada vez que se presenta una necesidad que debe ser resuelta por un proveedor de servicios.
De acuerdo a la información generada en el desarrollo de la propuesta, el proceso propuesto de gestión de proveedores tiene una duración de 2.060 minutos por cada vez que se realiza. Esta duración promedio para el proceso, se establece de acuerdo a la duración de cada una de las 17 etapas como se evidencia en la tabla 17.
Tabla 26 - Duración promedio por proceso propuesto
Macro Etapa de
procedimiento Etapa de procedimiento
Ingeniero IDeI Abogado contractual Proveedor Gerente IDeI Auxiliar cuentas por pagar Comprador Total general 1. Crear proveedores /
asesores 1. Identificar la necesidad 90 90
2. Buscar proveedores/ asesores 35 35
3. Solicitar información básica 6 6
4. Pre-Validar condiciones técnicas 60 60
5. Pre-Validar condiciones comerciales 65 65
6. Inscribir proveedor en bases de datos 20 20
Total 1. Crear proveedores / asesores 211 65 276
2. Seleccionar proveedores / asesores 7. Consultar bases de datos 75 75
8.Validar necesidad con proveedores 60 150 60 270
9. Evaluar propuestas de servicio 60 60 120
10. Seleccionar mejor propuesta 75 30 35 140
11. Asegurar blindaje legal 62 62 124
12.Aprobar y ejecutar servicio 485 300 15 20 820
Total 2. Seleccionar proveedores / asesores 755 212 512 50 20 1.549 3. Evaluar y retroalimentar proveedores / asesores 13. Evaluar proveedores / Asesores 20 10 30
14. Retroalimentar vs evaluación 60 10 70
15. Generar planes de mejora 30 30
16. Realizar seguimiento al plan de mejora 45 15 60
17. Sancionar y excluir de las bases de datos 30 10 5 45
Total 3. Evaluar y retroalimentar proveedores / asesores 185 10 15 25 235 Total general 1.151 222 527 50 20 90 2.060
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Adicionalmente, este proceso en cada una de sus actividades es ejecutado por personal con cargo diferente, esto teniendo en cuenta que son 50 actividades que se desarrollan a lo largo de las 17 etapas y que requieren de un nivel de conocimiento distinto, por lo que se debe desagregar para conocer el costo del proceso.
Como se evidencia en la tabla 18 y se ha mencionado durante el desarrollo del proyecto, en el proceso propuesto son 6 los intervinientes y cada uno tiene una destinación de tiempo a la actividad en minutos, así:
Tabla 27 - Costos por rol proceso propuesto
Rol Cantidad de actividades
en el proceso
Total minutos por proceso
Ingeniero IDeI 28 1.151
Abogado contractual 4 222
Proveedor 8 527
Gerente IDeI 3 50
Auxiliar cuentas por pagar 2 20
Comprador 5 90
Total 50 2.060
Teniendo en cuenta las actividades desarrolladas por cada interviniente y el tiempo que debe destinar para su correcta ejecución, se debe identificar el costo. Para ello se toma el salario de cada uno y se desglosa en los horarios de trabajo, en el desarrollo de este proyecto se toma el horario normal de QUALA S.A. de 20 días al mes y 9 horas al día, estos son los parámetros con los cuales se calcula el costo de un minuto de trabajo de cada uno de los intervinientes. Luego del cálculo se obtienen los siguientes costos por cargo:
Tabla 28 - Costo total proceso propuesto
NIVEL Salario Valor x Min
Gerente $20.363.000 $1.885
Abogado $10.850.000 $1.005
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Base (Auxiliar) $1.317.000 $122 Medio (Comprador) $2.530.000 $234
Una vez se tiene el costo por minuto de cada interviniente y el tiempo que dedica a las actividades del proceso, se puede calcular el costo actual.
Rol
Cantidad de actividades en el
proceso
Total minutos por proceso
Valor por min prestado (Miles)
Ingeniero IDeI 28 1151 $546.299
Abogado contractual 4 222 $223.028
Proveedor 8 527 $-
Gerente IDeI 3 50 $94.273
Auxiliar cuentas por pagar 2 20 $2.439
Comprador 5 90 $21.083
Total 50 2060 $887.122
El costo del proceso propuesto es de $ 887.122 por cada vez que se ejecuta, dada las interacciones que se realizan por personas que intervienen en el proceso y su tiempo de ejecución.
De acuerdo al análisis de la demanda presentado en la fase “Medir” del desarrollo del proyecto, se proyecta una demanda de solicitudes de proveedores de servicios con tendencia creciente. Para el caso se va a tomar el promedio de la demanda proyectada para analizar el costo del proceso. En promedio, se realizarán 61 solicitudes a proveedores en el mes, lo que conlleva a un costo de $54.114.433 y al año de $649.373.196.