Existe una diferencia entre las habilidades y conocimientos requeridos en la descripción de un puesto de trabajo y el perfil que un empleado tiene para ocuparlo, afirman Adelsberg y Trolley (2002). Estas deficiencias, son oportunidades de mejora en el desempeño que pueden ser cubiertas a través de un programa de capacitación.
Para entender el concepto anterior, la palabra programa se define en el Diccionario de la Real Academia Española (2007) como la “Serie ordenada de operaciones neces arias para
llevar a cabo un proyecto”. La realización del programa requiere de un proceso estructurado que defina las tareas o actividades en este caso para proporcionar capacitación.
El término capacitación se ha definido por diferentes autores, veamos algunos ejemplos:
• Siliceo (1993, p.25) la define como “Una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa u organización y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes del colaborador”. La efectividad de un programa de capacitación estará en como menciona el autor se realice sobre necesidades reales del personal, del puesto desempeñado y del plan de carrera que tenga delimitado.
• Ford, Kozlowski, Kraiger, Salas, Teachout (1997, p. 11) mencionan que “El aprendizaje es considerado como una actividad diaria para todos los empleados, con la
capacitación como uno de los varios mecanismos claves para mejorar los conocimientos y las habilidades”. La capacitación favorece el proceso educativo, a través del seguimiento de una metodología basada en las teorías del aprendizaje y los especialistas la vislumbran como un proceso continuo de mejora para el empleado y las organizaciones efectivas.
• Mitchell (1995, p.7) la define como “La función principal de la capacitación es generar un cambio”. El autor afirma que hay empleados que tienen temor a cambiar porque ya están acostumbrados a realizar de una forma su trabajo, aunque menciona hay algunas otras que lo reciben en forma optimista.
• FUNDES (s/a, p.2) organización de desarrollo empresarial con presencia en Latinoamérica, la define como “Un esquema más amplio de mejora continua y bajo un modelo de educación, a través del cual sea posible fomentar una cultura de identidad
la calidad, la productividad y el bienestar humano”. El enfoque de esta organización enfoca al talento humano en la cultura organizacional y la estrategia de la empresa.
Considerando estas definiciones la investigadora concluye que la capacitación es un plan definido de actividades basado en las necesidades de una organización, cuyo propósito es fortalecer las competencias, conocimientos, habilidades y actitudes del personal orientados a fomentar la cultura y misión de una organización.
Un plan de capacitación incluye los diferentes recursos de que la empresa disponga para cubrir los cursos determinados, proporcionados en forma presencial (tradicional) o en línea. Muchas veces representa un rompecabezas para el área de Recursos Humanos programar el calendario de tal manera que todo el personal pueda asistir; por los horarios, fechas
seleccionadas, lugar a donde se vaya a llevar a cabo para integrarlo a las agendas especialmente del personal ejecutivo.
A efecto de que los resultados de un programa de capacitación sean exitosos, la mayor parte de los autores mencionados previamente en este capítulo, recomiendan que la
organización mantenga y procure un buen clima organizacional, que no sea alterado con factores internos tales como: el estrés, insatisfacción laboral, reorganización estructural, conflictos interpersonales- o externos -edad, sexo, nivel educativo, tendencias del mercado, progresos tecnológicos entre otros, factores que no deben quedar aislados del plan sino ser considerados para lograr un equilibro en el personal de la empresa.
Para obtener esta información, la empresa realiza una Detección de Necesidades de Capacitación, conocida por sus siglas como un DNC (Business Performance, 2007; Pinto, 2000; STPS, s/a), proceso a través del cual investiga, valora y consolida información de los requerimientos que por empleado, área y compañía en general se requieren para tener un
mejor desempeño. Entre los factores que se consideran para esta detección de necesidades están:
a) El análisis del personal (utilizando la evaluación de desempeño) b) Reuniones con el gerente del área
c) Cuestionarios dirigidos al personal d) Personal con cambio de puesto e) Innovaciones tecnológicas f) Entrevistas de salida
g) Planes de la empresa (reestructuración, expansión) h) Mejores prácticas de otras empresas o regiones i) Solicitud corporativa
j) Observaciones de conducta.
El DNC es coordinado en la empresa por el área de Recursos Humanos. Puede realizarse a través de compañías especializadas en el desarrollo de estos estudios o en forma interna al personal y gerentes, a través de cuestionarios o encuestas en línea, entrevistas, evaluaciones de conocimientos, en fallas identificadas en el personal por su desempeño, la carencia de destrezas para un proyecto o responsabilidad asignada, retroalimentación que reciba del personal, clientes, de su supervisor, gerente, director o director general.
La información recopilada es organizada, validada y revisada a nivel directivo para determinar la alta, baja y mediana prior idad. Con los datos obtenidos del DNC, Recursos Humanos elabora el plan de capacitación con objetivos y metodología determinada que incluya el proceso tradicional mencionado por Goldstein (citado por Ford, J. et al., 1997) de 4
fases: a) Evaluación de necesidades (DNC), b) capacitación y desarrollo, c) evaluación y d) objetivos de capacitación.
Este plan determina el proceso para llevar a cabo el programa de cursos o seminarios, definiendo bajo qué modalidad de enseñanza serán realizados e incluyendo información como: cursos, horarios, facilitadores, empresa o programa que lo proporcionará, identificando
proveedores que ofrezcan cursos del tema.
Uno de los elementos relevantes que debe tenerse presente en la planeación, está relacionado con el contenido - material didáctico acorde al objetivo del aprendizaje- en los cursos o seminarios, especialmente porque como afirman Adelsberg y Trolley (2002), la gente de negocios está orientada a la obtención de resultados, a lograr un crecimiento en el mercado así como la rentabilidad del negocio, de tal forma que cubra las necesidades identificadas. Otros elementos que debe incluir el plan son la renta de salón de juntas o sala de capacitación, facilitador, costos, además de definir programación de fechas identificando qué personal deberá asistir.
Finalmente debe incluir el proceso de evaluación. La secuencia de tareas estructuradas en el plan de capacitación contribuirá al logro de los objetivos de la capacitación,
adicionalmente de poderse ver los beneficios de los programas en la mejora del desempeño del personal, en fortalecer sus habilidades y destrezas que ayudan a como menciona Chávez (2004) a “Mejorar su autoestima, disminuir su stress y, por consecuencia, obtengan mejores resultados en los cursos en los que se participan (p6).
El reto para la empresa y en especial para el área de Recursos Humanos es poder lograr un cambio en el personal para que puedan hacer su trabajo de una mejor manera y con
resultados que validen la mejora en su desempeño. La oferta de cursos debe estar alineada a cubrir las necesidades de capacitación del personal con programas que faciliten identificar:
a) Utilidad- Que el programa de capacitación tenga un programa que vaya acorde al giro e área en la industria que la empresa opera, de tal forma que el empleado encuentre fundamentos, prácticas, soluciones, ideas y conocimientos que pueda usar en su trabajo diario y en el que él, sus compañeros y jefes y clientes vean un cambio y mejora en su desempeño.
b) Aplicabilidad- No siempre el mismo programa de un curso será de beneficio para todas las compañías, por la naturaleza y especialización de un negocio como el de la empresa como corporación global, tecnológica, que requiere se mantenga un estándar de conocimientos con lo último en aplicaciones en este rubro, además de requerir que el contenido del curso aplique a los estándares corporativos y a la operación del negocio, de tal forma que se mantenga un conocimiento estándar y de servicios aplicable a nivel mundial.
Bajo estos parámetros la evaluación de los programas ayudará a identificar el retorno de la inversión en los cursos proporcionados al personal de la empresa, en todo programa sin importar que sea presencial o a distancia.
El incorporar un programa de enseñanza en línea igualmente requiere de una atención especial, principalmente durante la planeación del curso para evitar, como menciona Cyrs (citado por Mortera, 2002) que “se enseñe como siempre se ha enseñado” (p.6). Requiere de un diseño instruccional que a través de un proceso logre una mejor comprensión de los temas.
Adicional al DNC, Pinto (2004) recomienda considerar los elementos filosóficos como visión, misión, políticas de la empresa, presupuestos y factores de éxito y dos opciones para capacitar al personal: en forma presencial o a distancia.
Existe una diferencia entre los diferentes modelos educativos que en la capacitación actualmente existen. A continuación se explican con mayor detalle sus características en general.
2.2.1 Capacitación presencial
La capacitación presencial la define la investigadora como el proceso educativo en el que interactúan directamente el instructor y el participante, es decir, se realiza cara a cara. Puede realizarse a través de: cursos y seminarios. A continuación se presentan las
características de cada uno:
a) Cursos- Siliceo (2004) menciona que el término significa carrera, siendo un “Conjunto de conocimientos sistematizados a lo largo de un tiempo y un recurso a dichos conocimientos”. Esto es, un programa educativo que incluye un currículo (Casarini,2005) que incluye la información teórica, práctica, con una estructura ordenada, con una serie de
conocimientos definidos en el programa y fundamentados por los especialistas del tema con el propósito de fomentar como menciona Siliceo (2004) nuevos conocimientos y habilidades. El contenido del material didáctico puede estar presentado en manuales, guías para el estudiante, guías rápidas, resúmenes, lecturas o material audiovisual entre otros.
b) Seminario- Programa de aprendizaje interactivo que incluye un contenido especializado. El participante ya tiene una experiencia previa que sirve como base para un mejor desarrollo de las actividades que incluya el programa. Siliceo (2004, p.179) afirma que el seminario contribuye a “Abordar un tema determinado en forma sistemática y lo más completa y profunda que permitan las circunstancias de tiempo, presupuesto, lugar y nivel de los asistentes”. Esto facilita la flexibilidad al momento de programarlo.
Ambas modalidades se llegan a programar para el personal de la empresa.
2.2.2 Capacitación a Distancia
Entre algunas de las definiciones que existen para definir la educación a distancia se puede encontrar:
• Bates y Poole (2003, p. 121) la definen como “Cualquier forma de enseñanza y aprendizaje organizada en la que el estudiante y el profesor están físicamente separados”. Para esta modalidad, no importa por qué medio se encuentren desarrollando el proceso educativo (virtual, en línea u otros medios).
α)• En el memorando de la comunidad europea COM, (citada por García, 2001, p.15) se “Refiere a cualquier forma de estudio que no se encuentre bajo la supervisión
continua o inmediata de sus tutores y que cuenta con la orientación, planificación e instrucción de un organización de asistencia educativa” El perfil del estudiante es independiente,
autónomo y mayormente responsable del proceso enseñanza aprendizaje junto con la institución educativa.
β)• Un enfoque similar es el que expresó Perraton (citado por Mortera, 2002) cuando la define como un “Proceso educacional en el cual una proporción significativa de la enseñanza es conducida por alguien separado en espacio y tiempo de la persona que está aprendiendo”. (p. 12) Un concepto muy similar al expresado por Bates and Poole.
• Simonson, M., Smaldino, S., Albright, M., Zvacek, S., (2006, p. 32) la definen como “La educación formal donde el grupo de aprendizaje es separado y donde los sistemas de telecomunicación interactivos son usados para conectar a los participantes, recursos e
instructores”. Los autores ya incluyen el uso de los sistemas para llevar a cabo el aprendizaje como pasa en el mundo actual.
En general, los autores concuerdan sobre la capacitación a distancia, en la coincidencia de separación del instructor y el alumno con un propósito orientado a la enseñanza-
aprendizaje. La investigadora la define como la modalidad de enseñanza que se realiza bajo el uso de recursos diversos (impresos, estructuras de telecomunicación, la Web) para establecer un enlace que facilite la comunicación sincrónica o asincrónica entre el facilitador y el participante.
En la educación a distancia, ambos, el facilitador y el participante, pueden hacer uso de los recursos que les permita la aplicación: blogs, foros, correo electrónico para intercambiar información como documentos escritos, o programas autodidactas o a través de Internet. Como indica Mitchel (1995) las actividades integradas en un curso a distancia facilitan las experiencias de aprendizaje, sin llegar a que éstas sean negativas, sin motivación o
contraproducentes debido a una mala experiencia.
Los orígenes de la educación a distancia se presentan desde los primeros cursos que se ofrecían por correspondencia durante el siglo XIX (Bates y Poole, 2003) permitiendo que un estudiante obtuviera su certificado de estudios sin tener que asistir regularmente a la escuela que organizaba el curso; posteriormente con el descubrimiento de la electricidad, el
surgimiento de la radio, la televisión y la computadora hicieron una diferencia en los recursos utilizados para esta modalidad de enseñanza durante el siglo XX. Los autores mencionan que el primer programa educativo por la radio se llevó a cabo en 1920, por televisión en 1950, en enseñanza multimedia alrededor de 1960, usando la computadora en 1970, la telemática en
1980 así como el primer curso a través de Internet y el primer programa en línea a través del World Wide Web en 1995 (Simonson, M., Smaldino, S., Albright, M., Zvacek, S., 2006).
En México, Islas y Gutiérrez (2003) mencionan que es el Tecnológico de Monterrey en 1985 quien logra el primer enlace a Internet en su campus Monterrey. En 1993 CONACYT logra el primer enlace dedicado para una institución pública y la Universidad de las Américas logra la primera página en Word Wide Web con dominio en México estando hasta ese año restringido el acceso a Internet para propósitos de investigación y científicos.
A través de la historia, el distance learning o capacitación a distancia, ha ido utilizando
los diversos recursos que la tecnología le ha facilitado, para poder llevar a cabo el pro ceso enseñanza- aprendizaje. En un análisis realizado por García (2001, p.29) acerca de las características de la educación o enseñanza a distancia, presenta las más comunes definidas por 17 especialistas en el tema. Estos fueron los resultados: Separación profesor-alumno (17), medios técnicos (13), organización apoyo – o tutoría- (11), aprendizaje independiente (11), comunicación bidireccional (7), enfoque tecnológico (4), comunicación masiva (4) y procesos industriales (3).
Namahan (s/a, p.5) define el eLearning o educación a distancia, como se le conoce en
español, al “Potencial previsto para dar la información correcta a la gente correcta en el momento y lugar adecuado y por el medio correcto”, con todas las actividades relacionadas con un propósito definido.
Entre algunas de las modalidades que se incluyen en la enseñanza a distancia están: a) On line learning – Denominado en español como aprendizaje en línea, la
investigadora lo define como el aprendizaje que se realiza en Internet por medio de un equipo de cómputo. La UNE (2006), Universidad de Nueva Inglaterra lo define como “El estudio que
se realiza a través de una computadora que se conecta al Internet” aunque podría también confundirse con la modalidad Web-based training que a continuación se explica.
b) Web-based training- Esta modalidad de enseñanza en línea la investigadora la define como la enseñanza realizada en la red o Web, a través de un software que interactúa con el participante como un “instructor en línea”, en el que el programa facilita la interacción en prácticas, evaluaciones y está disponible en la Internet o la Extranet. Ejemplos de software utilizado para su diseño son: Adobe Captivate, Flash o Authorware entre otros.
c) Enseñanza Virtual- La investigadora la define como la modalidad de enseñanza realizada a través plataformas tecnológicas como las salas virtuales, que se realizan en forma asincrónica, es decir, en una fecha y horario determinado y en las que hay interacción de los estudiantes con el Instructor a través de diferentes recursos como el Chat y pueden interactuar bajo aplicaciones que pueden ser compartidas por el instructor o el alumno. Cuando el ancho de banda de la conexión a Internet lo permite, incluye el audio por Internet, en caso contrario se realiza a través de una conferencia telefónica. Entre algunos de los software utilizados están: iLinc, Webex, HP virtual classroom o Multimedia Net Meeting entre otros.
Existen otras modalidades que se combinan con el aprendizaje en un salón de clases, con un profesor y el eLearning, este es el caso del blended learning, que mezcla el aprendizaje
tradicional combinando herramientas de eLearning proponiéndose que sea mayormente
efectivo.