Hace un tiempo atrás llevamos una computadora, que estaba funcionando correctamente, a una empresa para que le agregaran más memoria.
El operario que nos recibe dice que la dejemos allí y pasemos a retirarla en una semana.
¿Una semana? ¿Cómo se van a demorar tanto tiempo en algo tan simple? No Señor, el servicio que nos solicita se realiza en 15 minutos, pero tenemos muchas computadoras antes de la suya que tienen que ser reparadas. Cuando le toque su turno le vamos a agregar la memoria que necesita. Ahora comprendo, bueno vuelvo entonces la semana próxima cuando hayan completado el trabajo pendiente que tienen y los esperaré esos 15 minutos para que agreguen la memoria en mi computadora.
Lo siento Señor, pero si no nos deja la computadora perderá su turno y seguramente la semana próxima también tendremos una demora estimada de una semana o más.
Conclusión: muchas empresas, médicos, mecánicos, consultores, etc., siguen trabajando con este sistema PODeL sin ningún tipo de racionalidad. ¿Por qué no trabajar con un sistema de turnos?
Resumiendo, un informe que podría haber llegado en una semana, está plagado con varios baches de tiempo, lo que hicieron que Ana se enterara del problema de suelo a los dos meses de la toma de la muestra.
Con baches de tiempo = 2 meses
Sin baches de tiempo = 1 semana
Informe por lotes 1 mes PODeL 2 semanas Correo 1 semana Muestras 1 semana Informar urgencias 2 días Prioridad 1 día Envío 1 día Muestras 1 día
O sea, Ana se podría haber enterado a la semana que estaban perforando una zona con riesgo de suelos. Suspender los trabajos defectuosos a la semana, hubiera ocasionado muchísimos menos costos y retrasos que un mal trabajo realizado durante dos meses consecutivos.
Uno de los grandes problemas o pecados en nuestros proyectos, es que estamos trabajando con
baches de tiempo
que nos llenan deineficiencias, retrasos, trabajo innecesario, costos, etc., etc., etc.
4.1 PARÁLISIS EN LA TOMA DE DECISIONES
La
pereza
es uno de los pecados capitales. Esa vagancia e incapacidad para aceptar y hacerse cargo de las cosas es un problema para la dirección de nuestros proyectos.La parálisis en la toma de decisiones se asimila a la pereza y es un bache de tiempo permanente.
¿Cómo seguimos jefe? No tengo tiempo ahora, la semana próxima lo vemos. Y a la semana siguiente se repite la misma película, ¿Para dónde avanzamos jefe?, Sigo muy ocupado, la semana próxima lo veremos. Y las semanas siguientes, y siguientes, y siguientes, la misma situación. El proyecto está totalmente estancado, super-retrasado, con grandes quejas del cliente y no podemos avanzar por esa pereza en la toma de decisiones.
A veces esa falta de decisión se origina en el temor a equivocarnos y el riesgo asociado que una mala decisión significa. Pero cabe recordar que en ciertas situaciones una “no decisión” que genera ese bache de tiempo permanente, puede ser peor que una “mala decisión”. Después de todo, una mala decisión permitió que el proyecto avanzara y tenemos chances de encontrar una solución para reparar ese error.
4.2 CICLOS DE APROBACIÓN RECURRENTE
El consumo excesivo que origina el pecado capital de la
gula
, se parece a los ciclos de aprobación excesivos que retrasan el avance del proyecto.Por ejemplo, María, envía el informe de avance de proyecto a Carlos para que éste lo revise, apruebe o desapruebe y así poder pasar a la fase siguiente del proyecto. Carlos se encarga de encontrar algunos errores, tenía que justificar su sueldo , y pasa el informe a Carolina para su revisión. Carolina encuentra algunos errores en lo que propone Carlos, más otras pequeñas mejoras que recomienda ella y envía el informe al departamento
de Roberto. Roberto comenta los cambios propuestos por sus tres colegas y como debe demostrar que no es menos que los demás, también descubre algo propio para agregar y le manda el informe con todos esos comentarios a María, quien originariamente había enviado el documento. María revisa todos los comentarios, intenta conciliar los diferentes estilos de redacción y ahora sí vuelve a enviar el informe a Carlos para su aprobación. Pero Carlos encuentra diferencias con los cambios propuestos por sus colegas, más algunos errorcillos que se le pasaron en su primera revisión y todo eso lo comenta en el informe que le vuelve a enviar a Carolina… y Carolina a Roberto … y Roberto a María … y volvemos a empezar …
Bueno, esta historia conocida se puso muy aburrida, asique mejor cortemos aquí, con un gráfico de como es el
esquema lechero
, lleno de excesos y burocracias para aprobar un simple informe. Uno de los típicos baches de tiempo en nuestros proyectos.Modelo Lechero
Esa gula por tanto consumo de leche nos pone obesos, lentos, e ineficientes!
Hay veces que el modelo de aprobación
tipo estrella
nos da mejores resultados y origina menos demora. En ese modelo, se envía el informe a todos los involucrados al mismo tiempo, todos tienen, por ejemplo, “una semana” para revisar y comentar lo que sea, y luego se concilian todos esos comentarios en un informe final para poder avanzar. El que no opinó en ese plazo de “una semana”, perdió su oportunidad.Modelo Estrella Carlos Carolina Roberto María María Carlos Carolina Roberto
4.3 FORMALIDAD DE DOCUMENTOS
¿Qué necesidad tenemos de seguir esperando a tener toda la documentación formal del proyecto antes de avanzar hacia la próxima fase?
Esta
avaricia
en exceso de querer juntar toda la documentación formal, con las firmas de todos los interesados, todos los sellos oficiales de todos los departamentos, las últimas versiones definitivas, etc., etc., nos puede hacer pecar en exceso, generando un bache de tiempo y retrasando así el avance del proyecto.A veces queremos adquirir toda la documentación formal, esperando hasta el último segundo de tiempo disponible, pensando que de esa forma evitaremos los posibles cambios que luego nos podría pedir el cliente o patrocinador. Este pre-concepto de que si esperamos hasta el final, juntando firmas y aprobaciones por los pasillos, será beneficioso para el proyecto, no siempre es correcto.
Por un lado, en varias oportunidades podríamos avanzar en nuestras actividades teniendo información preliminar, aunque no incluya toda la formalidad que indican las normas de nuestra compañía. Por ejemplo, por problemas de agenda no se ha podido firmar el documento, pero por teléfono ya nos informaron que está todo en orden para poder avanzar.
Por otro lado, aunque tengamos toda la documentación formal con sus respectivos sellos y firmas en original, eso no evitará que nos soliciten cambios en las fases siguientes del proyecto.
4.4 REUNIONES REGULARES
¿Otra vez una reunión? ¿Acaso estos tipos se creen que si no estamos en reuniones no estamos trabajando? ¿Para qué me citaron a esta reunión donde no se trataron ninguno de mis temas? ¿Por qué no me dejarán más tiempo para agregar valor al proyecto, en lugar de quitarme tanto tiempo en reuniones y más reuniones?
Esta
ira
, odio o enojo que a veces nos ocasionan el exceso de reuniones, se explica en que este pecado de la “reunionitis” nos genera baches de tiempo, que nos retrasan los proyectos.Si el proyecto está avanzando bien, ¿para qué frenarlo con reuniones periódicas programadas? Más de una vez, en esas reuniones nos juntamos solamente a mirarnos las caras y contar lo bien que está todo, sin ningún intercambio de valor para el proyecto o cliente.
En las fases iniciales del proyecto es normal planificar reuniones de avance semanal. Pero cuando el proyecto está avanzado y esas reuniones programadas ya no están agregando valor, deberíamos pensar en cambiar el plan y espaciar esas reuniones en el tiempo. Ahora bien, si en cualquier momento el proyecto presenta algún problema, tendremos que organizar la reunión lo antes posible, aunque esa fecha no coincida con la que figura en nuestra agenda de reuniones programadas.
4.5 COLAS Y ESPERAS
¿Por qué mi cola sigue frenada y todo el resto está avanzando? ¿Por qué esos clientes VIP no hacen cola y yo sigo parada aquí esperando? ¿Por qué me hacen perder tanto tiempo esperando sentada en esa reunión hasta que toque mi tema cuando los primeros ya terminaron y volvieron a trabajar en el proyecto? ¿Por qué estos retrógrados siguen trabajando con un esquema PODeL cuando a otros colegas les dan un turno para volver más tarde?
Esta
envidia
de desear lo que tiene nuestro prójimo, cuando mi cola se retrasa y vemos que la de todo el resto avanza, nos angustia bastante. Peor aún, estas esperas en colas son otro bache de tiempo que nos retrasa el proyecto.Como veremos más adelante en uno de los mandamientos de este libro, deberíamos intentar empezar a trabajar con un esquema de turnos, en lugar de perder tanto tiempo esperando en colas innecesarias.
4.6 DUEÑOS DE LA INFORMACIÓN
La
soberbia
de creerse mejor que los demás es el principal pecado capital.Algunas empresas han creado gurúes o dueños de la información que se creen ser mejor que los demás y por las dudas que alguien intente llegar a ser como ellos, no comparten la información con el resto del equipo.
La información es poder, asique mejor si no la comparto, piensan los dueños de la información.
Por ejemplo, ese genio informático que es el único que conoce las claves para hacer funcionar un software, que si un día no va a trabajar, el resto del equipo demora sus actividades porque no funcionan sus computadoras.
Trabajar en proyectos con dueños de la información es un gran pecado, ya que se generan cuellos de botella, o sea baches de tiempo, donde en algún punto terminamos dependiendo de estas personas y el proyecto avanza más lento de lo que podría avanzar en caso que se compartiera la información.