Si queremos acelerar los plazos de ejecución del proyecto, es fundamental una buena identificación, cuantificación, priorización y plan de respuesta a los riesgos.
9.1 ANÁLISIS DE RIESGOS
El riesgo es un evento incierto que, en caso que ocurra, tendrá un efecto negativo o positivo sobre el proyecto. Los riesgos no se pueden eliminar, pero sí se pueden administrar.
La administración del riesgo del proyecto es un proceso sistemático que iden- tifica, analiza, prioriza y responde a los riesgos. Según la Guía del PMBOK®, se distinguen seis procesos de gestión para la administración del riesgo, que se mencionan a continuación:
1.
Planificación
: se decide cómo se va a planificar la gestión de riesgo en las distintas actividades del proyecto.2.
Identificación
: se determinan cuáles riesgos podrían llegar a afectar al proyecto y se documentan las características de cada uno de ellos.3.
Análisis cualitativo
: se evalúa el impacto y probabilidad de los riesgos identificados, priorizando los mismos según su potencial impacto sobre el proyecto.4.
Análisis cuantitativo:
se analiza numéricamente laprobabilidad de cada riesgo y su consecuencia sobre los objetivos del proyecto.
5.
Planificación de la respuesta al riesgo:
se desarrollanacciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas sobre los objetivos del proyecto.
A
P
Í
T
U
L
O
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El que busca la verdad…corre el riesgo de encontrarla.
MANUEL VICENT (1936-?) Escritor español
6.
Monitoreo y control:
se lleva a cabo el seguimiento de los riesgos identificados, se detectan aquellos riesgos residuales no identificados con anterioridad y se identifican nuevos riesgos.No es objeto de este libro profundizar detalladamente el análisis de riesgo del proyecto. Sin embargo, se explicará en forma concisa cómo podría realizarse un análisis de riesgo con tres
pasos básicos:
Identificar
riesgos en agenda, costos, alcance y calidad.
Análisis cualitativo
para estimar el posible impacto,probabilidad de ocurrencia y probabilidad de detección de cada uno de los riesgos identificados.
Priorización
de riesgos y toma de decisiones.9.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
Una de las técnicas más utilizadas en el proceso de identificación de riesgos son las entrevistas con personas especializadas.
Generalmente, la persona responsable de la identificación del riesgo selecciona a los individuos apropiados por entrevistar, les brinda información sobre el proyecto y les pide su opinión en relación a los riesgos de su área del proyecto.
Con el proceso de entrevistas se obtiene información sobre el riesgo asociado al proyecto en relación al alcance, tiempos, costos y calidad.
Gestión de Riesgos Planificación Identificación Análisis cualitativo Análisis cuantitativo Plan de respuesta Monitoreo y control
Las entrevistas permitirán identificar los principales riesgos del proyecto y se convertirán en el punto de partida del análisis cualitativo.
El resultado final del proceso de identificación del riesgo no solo será el documento que incluye todos los posibles riesgos del proyecto, sino también se identificarán cuáles son los disparadores del riesgo. Por ejemplo:
El retraso de alguna de las actividades críticas del proyecto puede ser el disparador para estimar un atraso en todo el proyecto.
El efecto de un tornado puede ser el disparador para estimar un mayor precio de los productos agrícolas.
9.3 ANÁLISIS CUALITATIVO Y PRIORIZACIÓN
Una vez identificados los riesgos es necesario clasificarlos. Con el análisis cualitativo se pueden priorizar los riesgos, definiendo para cada uno de ellos:
La probabilidad de ocurrencia.
La magnitud del impacto sobre el proyecto. La probabilidad de detectar el evento riesgoso.
En el enfoque tradicional de administración de riesgos solo se considera la probabilidad de ocurrencia y el impacto. Sin embargo, hemos introducido una tercera variable en el análisis de riesgo: la probabilidad de detección.
Por ejemplo, no es lo mismo estar manejando su automóvil y fundir el motor porque se quedó sin aceite, a tener una luz roja en el tablero que indique “se está por quedar sin aceite”. Cuando existe la posibilidad de detectar un evento riesgoso se está en mejores condiciones para prevenir un problema, que cuando no existe posibilidad de detección alguna.
Si se identifica un huracán como un posible riesgo, se podría pedir a expertos que digan cuál es la probabilidad de que el huracán pase por el lugar del proyecto, cuán grave sería el impacto sobre el proyecto (en tiempos, costos, alcance, calidad) y qué probabilidad existe de detectarlo con cierta anticipación.
Alcance
Tiemo Costo
En el análisis cualitativo del riesgo la respuesta a cada una de estas incógnitas podría ser: muy alto, alto, medio, bajo y muy bajo. Pero podría elegirse una escala más amplia, como sería del 1 al 10, o una escala más simple: alto, medio y bajo. Con estas definiciones de probabilidad de ocurrencia, impacto y probabilidad de detección, se puede elaborar una matriz de riesgo como la que se presenta a continuación.
Probabilidad Impacto Detección Prioridad
Alta Alto Baja ALTA
… … …
Media Medio Media MEDIA
… … …
Baja Bajo Alto BAJA
Se podrían categorizar los riesgos con alta prioridad, media prioridad o baja prioridad. Esta categorización es subjetiva y varía para cada proyecto en particular.
El peor riesgo sería aquel con alta probabilidad de ocurrencia, alto impacto sobre el proyecto y una baja probabilidad de detección. En el otro extremo, el riesgo menos significativo sería aquel que tiene baja probabilidad de ocurrencia, bajo impacto y una alta probabilidad de detección.
También se podría cuantificar el riesgo colocando alguna valoración ordinal. Por ejemplo, se podría asignar un puntaje de 1, 2 y 3. Donde 1 significa poco importante y 3 significa muy importante. Luego, se multiplican esos valores entre sí y se calcula un puntaje cualitativo para cada riesgo identificado.
Probabilidad Impacto Detección Puntaje Prioridad Alta = 3 Alto 0 3 Baja = 3 27 ALTA
… … …
Media = 2 Medio = 2 Media = 2 8 MEDIA
… … …
Baja = 1 Bajo = 1 Alto = 1 1 BAJA
Como se puede observar, en base a esta escala, el riesgo más significativo tendría un puntaje de 27 y el menos importante tendría un puntaje de 1. Utilizando estos valores se pueden ordenar los distintos riesgos o se pueden agrupar en grandes categorías de riesgo. Por ejemplo:
Puntaje 1 a 3: riesgos de prioridad baja. Puntaje 4 a 9: riesgos de prioridad media. Puntaje 10 a 27: riesgos de prioridad alta.
Cabe aclarar que esto es solo un ejemplo de cómo utilizar el método; los valores ordinales y las categorías de riesgo variarán para cada proyecto en particular.
Si bien estas categorizaciones de los riesgos son subjetivas, son de gran
ver cuáles de ellos requieren mayor análisis y cuáles no son relevantes como para destinar mayores recursos en analizarlos.
No cabe duda de que esta herramienta subjetiva dista mucho de ser exacta. Sin embargo, suele ser muy útil y práctica para comenzar con un análisis simple de riesgo. Luego, aquellos riesgos de alta prioridad deberían ser examinados con un análisis más exhaustivo.