La dinámica de trabajo se da de manera continua, tal cual el flujo de producción lo propone.
Las solicitudes van llegando a la lista, en donde se priorizan. El equipo de trabajo va “sacando” de la lista las solicitudes a ser trabajados.
Las mismas van fluyendo a través del flujo de trabajo definido. Se controla que no se superen los límites definidos. Si en algún caso (estado) se llega a un límite, el equipo se preocupa por descomprimir los cuellos de botella, por sobre el tomar nuevas solicitudes.
¿Cómo se coordinan las actividades?:
- Primero a través de un tablero visible para todo el equipo.
- Luego a partir de reuniones rápidas de seguimiento, en la cual un facilitador controla los siguientes aspectos:
o ¿El tablero representa la realidad?
o ¿Existe alguna solicitud que esté bloqueando el trabajo? o ¿Se presentan cuellos de botella en algún estado?
o ¿Se está cerca de superar algún límite definido?
- Luego de la reunión se actualizan los indicadores (tiempo de respuesta y ciclo) y el tablero.
Indicadores
Los dos indicadores por excelencia de Kanban son tiempo medio de respuesta (lead time) y tiempo del ciclo (cycle time).
El tiempo de respuesta comienza cuando el cliente realiza una solicitud y finaliza cuando la misma le es entregada y está lista para su uso. Es medido en tiempo, no en esfuerzo. Por su parte, el tiempo de ciclo comienza cuando el trabajo sobre la solicitud comienza y finaliza cuando la misma está lista para su entrega.
Otro aspecto conocido para controlar la performance del proceso es el llamado rendimiento (throughput). Este es el ratio de entregas de valor que se realizan al cliente durante la producción. Este indicador combina el tiempo de respuesta y ciclo, indicando la cantidad de funcionalidades que pueden ser realizadas en un tiempo dado.
¿Cómo logramos reducir el tiempo de ciclo?
A través de las siguientes acciones:
- Reduciendo la cantidad de solicitudes que se encuentran “en proceso”.
- Mejorando la productividad o tiempo de resolución en los diferentes estados (tiempo de procesamiento).
- Reduciendo el re-trabajo.
- Logrando visibilidad de todo aspecto que esté bloqueando el trabajo.
- Logrando que cada solicitud posea un tamaño adecuado, para ser manejada de manera ágil y le agregue valor al cliente. Esto es conocido como MMF: Minimal Markable Feature. Estos MMF son descompuestos en historias, solicitudes cuya información es estructurada en tarjetas (Kanban) y Tareas, para ser administrados a través de un tablero como vimos anteriormente.
Error reportado por el usuario
Inicio de tareas para solución del error
Error solucionado durante la producción
Tiempo de ciclo Tiempo de respuesta
B.4 CONCLUSIÓN SOBRE KANBAN
Kanban es otro de los marcos de trabajo que siguen los principios descriptos en el manifiesto ágil.
A diferencia de otros enfoques, Kanban, se alinea en mayor medida a la idea de flujo continuo de trabajo, donde cada solicitud, luego de ser priorizada, es desarrollada individualmente. A diferencia de ello, por ejemplo SCRUM, incorpora el concepto de lotes que agrupan funcionalidad y definen períodos fijos de tiempo en los cuales los mismos son entregados.
Kanban es un excelente marco de trabajo para ser incorporado en todos aquellos casos en los que se presenten algunas de las siguientes características:
- Se requiere rápida respuesta ante cada pedido.
- Se requiere un procesamiento continuo, no ante períodos definidos de tiempo.
- Se posee un equipo de trabajo con capacidad para auto gestionar su trabajo y tomar decisiones de compromiso para acelerar los tiempos y las entregas. - Se deben incorporar características y cambios, en etapas tardías del ciclo de
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