Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones 1 Comentarios de auditoría financiera

Ausencia de registros auxiliares de activos fijos

La entidad no cuenta con auxiliares individuales de los bienes que constituyen su activo fijo, la servidora a cargo, mantiene un listado de los bienes que pertenecen a la institución, sin que se detalle fechas de adquisición, costos, valor de depreciación, etc.

Las Normas de Control Interno 406-04 “Almacenamiento y distribución”, 406-05“Sistema de registro” y 406-06 “Identificación y registro”, emitidas por la Contraloría General del Estado, señalan que las entidades establecerán un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características, dichos registros se mantendrán actualizados, numerados, debidamente organizados y archivados que permitan controlar los retiros, traspasos o baja de bienes

La falta de información no permite identificar fechas de adquisición de los bienes, su venta o baja, tipo de bien, valor de adquisición, depreciación acumulada, valor neto, custodio, entre otros datos relevantes necesarios para la toma de decisiones y de control posterior. (AC AF, CAF 1/1)

Conclusión

La entidad no cuenta con registros auxiliares individuales o por grupo de activos fijos, que doten de información relevante para el control o toma de decisiones; no obstante el 100% de los activos se encuentran etiquetados, entregados a su custodio mediante actas de entrega recepción, las cuales están legalizadas y son de fácil ubicación física.

Recomendación A la Tesorera

1. Elaborará registros auxiliares individuales o por grupos de bienes de activos fijos según su características, que permita identificar fecha y valor de adquisición, ubicación, código asignado, custodio, depreciación periódica y acumulada, entre otra información relevante.

30

Depreciación de activos fijos sin observar la normativa aplicable.

La depreciación de activos fijos no se realizó conforme lo previsto por la normativa de contabilidad gubernamental; la Secretaria – Tesorera depreció los bienes adquiridos en mayo y julio de 2012, sin considerar la fecha de su adquisición.

Las Normas de Contabilidad Gubernamental, en su numeral 3.2.6.4 “Método de cálculo”, establece la metodología para determinar la cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración, considerando el número de meses a depreciar el activo, contados a partir del mes siguiente al de su adquisición.

La falta de aplicación correcta de la Norma de Contabilidad Gubernamental, incrementó el valor de depreciación en 16%, (AC AF, CDAF 1/1)

Conclusión

No se consideró la fecha de adquisición para el cálculo de la depreciación de activos fijos, conforme lo señala la normativa de Contabilidad Gubernamental.

Recomendación

A la Tesorera

2. Realizará el cálculo de la cuota de depreciación de activos fijos, considerando la fecha de adquisición y utilización del bien; se registrará en la contabilidad la amortización periódica prorrateada, en función del valor contable de los bienes y su vida útil.

31 4.2.2. Comentarios de auditoría de Control Interno Organización del sistema de contabilidad

La entidad dispone de estados financieros, auxiliares, registros y reportes de información gerencial conforme lo señala la Norma de Control Interno 405-02 “organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental” referente a la planificación y organización contable, objetivos, procedimientos, registros, reportes y demás información gerencial, y los archivos de la documentación que sustentan las operaciones.

Los desembolsos a proveedores están legalizados por el titular de la entidad, se encuentran respaldados con comprobantes de pago diseñados y elaborados en excel y numerados secuencialmente; se archiva en forma cronológica con su respectivo comprobante de venta y retención. La información contable generada, es procesada y organizada en forma diaria por la Secretaria – Tesorera, diligencia que le ha permitido a la entidad contar con estados financieros y reportes de gestión de forma oportuna. (AC ACI, MNC 6/9)

No obstante, la Norma de Control Interno 405-04“Documentación de respaldo y su archivo” establece que la máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. El numeral 3.2.21.3 “Mantenimiento de documentos y registros” de la Normativa de Contabilidad Gubernamental, emitida por el Ministerio de Finanzas, establece que los documentos que contienen cifras y registros contables se los mantendrá y conservará debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10 años.

Recomendación

Al Presidente

3. Emitirá políticas y procedimientos de archivo a fin de que la entidad cuente con evidencia documental suficiente, pertinente y legal de todas sus operaciones, la misma que facilite las acciones de control, así como, dote de información oportuna a usuarios autorizados.

32

Ausencia de informes de la gestión de las comisiones de trabajo.

Con el fin de alcanzar los objetivos institucionales, el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural "San Pedro de la Bendita", conformó comisiones de trabajo para las áreas de: obras públicas, deportes, planificación de salud y medio ambiental; y, de proyectos productivos. Se integran por un vocal designado por el gobierno Parroquial, quien la preside y dos representantes de la ciudadanía propuestos por la Asamblea Local y nombrados por la entidad. (AC ACI, MNC 1/9);(AC AG, ECI 3/3)

El resultado de la gestión realizada por las comisiones, no se evidencia en informes o reportes de cumplimientos de las actividades o proyectos encomendados, situación que ha limitado a la entidad contar con información oportuna en el proceso de gestión institucional. El artículo 23 del Reglamento Orgánico Funcional Institucional “De los informes mensuales”, dispone que las comisiones presentarán los informes de los temas asignados en un plazo máximo de quince días a partir de la fecha en que se realice la asignación de un tema o trimestralmente según la actividad. Así mismo, el literal b) del artículo 24 “Atribuciones y Responsabilidades de las comisiones conformadas” del mismo reglamento, establece la obligación de presentar los informes, en los plazos fijados por el Gobierno Parroquial.

La Norma de Control Interno 100-04 “Rendición de cuentas”, dispone que Las servidoras y servidores, presentaran informes periódicos de su gestión ante la alta dirección para la toma de decisiones, en los que se harán constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado.

Recomendación Al Presidente

4. Evaluará periódicamente los resultados de las actividades encomendadas a las comisiones, de lo cual dejará constancia documentada e informará sobre sus resultados en la rendición de cuentas a la ciudadanía.

33

Utilización de usuario y clave personal, sin observar las disposiciones legales establecidas.

Las transferencias o pagos a proveedores se realizan a través del Sistema de Pagos Interbancarios SPI; para el pago o transferencia entre instituciones del sector público se lo realiza mediante el sistema de pagos en línea SPL. Cuentan con dos niveles, uno de registro utilizado por la Secretaria – Tesorera y de autorización utilizado por el Presidente de la Junta Parroquial.

No obstante, varios pagos los realiza directamente la Secretaria – Tesorera, utilizando la clave del titular de la entidad, proporcionada por el mismo funcionario, debido a que por gestiones institucionales en otras ciudades no se encuentra en la entidad; y, con el fin de cumplir con las obligaciones oportunamente evitando multas o sanciones. (AC ACI, MNC

5/9)

Los usuarios y claves, son de uso personal y confidencial e intransferible, conforme lo establecen los acuerdos de confidencialidad suscritos al momento de recibirlas. La Norma de Control Interno 403-13 “Transferencia de fondos por medios electrónicos”, en su inciso segundo, establece la importancia de usar mecanismos de seguridad en uso de claves, cuyo acceso será restringido y permitido únicamente a las personas autorizadas.

Durante la evaluación del control interno, se le comunicó del particular a la máxima autoridad y a la Secretaria - Tesorera, quienes inmediatamente acogieron la recomendación, actualizando sus claves personales para corregir esta desviación.

Recomendación Al Presidente

5. Dispondrá que la asignación y utilización de usuarios y claves para los pagos y transferencias de fondos, se realice de manera confidencial y personal, observando los roles asignados a cada servidor.

34 4.2.3. Comentarios de auditoría de cumplimiento

Proceso de contratación de Obra efectuado con base en las disposiciones legales A través del Sistema Nacional de Contratación Pública, mediante proceso de contratación

por menor cuantía en obras, signado con el código MCO-GADSB-001-2012, el GAD

Parroquial, adjudicó la construcción de la primera etapa del parque central de San Pedro de la Bendita, por un monto de 160 517,74 USD., observando las disposiciones establecidas por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, LOSNCP.

Fase preparatoria

Con el apoyo de un técnico designado por la Asociación de Gobiernos Parroquiales de Loja ASOGOPAL, la máxima autoridad aprobó los pliegos para la contratación de la obra, utilizando los modelos obligatorios establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública, INCOP, actual Servicio Nacional de Contratación Pública, SERCOP., además contó con los estudios, diseños y disponibilidad presupuestaria, de conformidad con el art. 27 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación pública LOSNCP y la Norma de Control Interno 406-03 emitida por la Contraloría General del Estado, referente a los procedimientos establecidos para la contratación de obras, bienes y servicios.

Fase precontractual

La entidad recibió ofertas técnicas de cuatro proveedores, las mismas que fueron evaluadas mediante la metodología de cumple no cumple. Como resultado de la calificación, se habilitó la oferta de un solo oferente por cuanto cumplía con todos los requisitos mínimos establecidos en los pliegos aprobados por el proceso, conforme lo establece el art. 52 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Fase contractual

En cumplimiento a la resolución de adjudicación, la entidad y oferente ganador suscribieron el contrato 001-MCO-GADSB-2012, el 23 de agosto 2012, el mismo que fue registrado en el Portal de Compras Públicas, dentro de los cinco días establecidos en el art. 147 de Reglamento de la LOSNCP.

35 Publicación de la información relevante

Se verificó que toda la información relevante del proceso de contratación, fue publicada en el Portal de Compras Públicas, entre otra la certificación presupuestaria, especificaciones técnicas, pliegos y su resolución de aprobación, planos, presupuestos, ofertas técnicas, informe de calificación, actas de adjudicación y contrato.

Además, la Secretaria – Tesorera, responsable del manejo de la información, organizó un expediente con toda la documentación generada durante el proceso, observando lo previsto en la Resolución 053-2011, de 14 de octubre de 2011, emitida por el INCOP, actual SERCOP; esta diligencia facilitó la revisión íntegra del proceso.

La recepción de la obra y la finalización del contrato se efectuaron con posterioridad al período analizado. (AC AC, NPC 1-4/4).

Conclusión

El GAD Parroquial, efectuó el proceso de contratación para la construcción de la primera etapa del parque central de San Pedro de la Bendita, por un monto de 160 517,74 USD., cumpliendo los procedimientos, las disposiciones legales y reglamentarias establecidas por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación pública en cada etapa del proceso.

36 4.2.4. Comentarios auditoría de gestión

Falta de aplicación de instrumentos de gestión

El Gobierno Parroquial Rural, dentro de su planificación no ha realizado un análisis FODA que sirva de base para formulación de sus objetivos institucionales, conforme lo establece la norma de control interno 200-02 Administración estratégica, difundida por la Contraloría General del Estado. Esta situación se presenta como resultado de la falta de capacitación a los dignatarios del GAD parroquial en temas relacionados con principios y metodologías básicas de administración pública, La inobservancia de la norma antes referida ha incidido para que no se tomen acciones específicas sobre los siguientes aspectos:

 La población desconoce de las actividades y proyectos propuestos y en ejecución por parte de la entidad, situación que a su vez genera pérdida de credibilidad en el GAD parroquial. (AC AG, TE 3-4/35)

 Falta de un sitio web oficial, a fin de cumplir con la Ley de Transparencia que norma el derecho fundamental de las personas a la información y a exigir la rendición de cuentas respecto de la utilización y administración de los recursos entregados a las instituciones, limitando a la entidad contar con una herramienta eficaz para hacer conocer los planes y proyectos que se llevan a cabo en el Gobierno Parroquial. (AC AG, TE 28/35)

 No se formuló un plan de capacitación que promueva el entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de la entidad, conforme lo prevé la norma de control interno 407-06, expedida por la Contraloría General del Estado, hecho que no contribuye al mejoramiento de los conocimientos y habilidades del personal ni al desarrollo de la gestión institucional. (AC AG, TE 30/35)

Conclusión

La falta de aplicación de herramientas de gestión como el análisis FODA, incidió en la planificación y formulación de los objetivos institucionales del Gobierno Parroquial, situación que no permitió la toma de acciones correctivas sobre aspectos importantes de la organización.

37 Recomendación

Al Presidente y Vocales

6. Adoptarán e implementarán un sistema estratégico de gestión alineado a la misión, visión, metas y objetivos institucionales, encaminado a medir la correcta utilización de los recursos financieros, a evaluar la calidad de los procesos internos y a conocer y satisfacer las necesidades de la comunidad con oportunidad.

7. implementarán medios o canales de comunicación abiertos, mediante los cuales se difundirá a la colectividad sobre las actividades que ejecuta la entidad; y, a la vez le permita conocer de la ciudadanía sus necesidades e inquietudes prioritarias, a fin de garantizar el derecho a la información que tienen las ciudadanas y ciudadanos.

8. Formularán planes de capacitación acorde a las necesidades de los servidores, en función al puesto que desempeñan; y, establecerán procedimientos para que los conocimientos adquiridos sean replicados al resto del personal y utilizados adecuadamente en beneficio de la gestión institucional, de lo cual se dejará evidencia para efectos de control posterior.

38 Nivel de eficacia de la gestión institucional

Para el año 2012, las autoridades del Gobierno Parroquial de San Pedro de la Bendita, planificaron invertir 195 399,56 USD., que equivale al 59% del presupuesto para gastos de inversión; estos recursos se destinaron a 23 proyectos enfocados a las áreas de cultura, deporte, educación, medio ambiente, infraestructura, productividad, salud y área social. (AC AG, APOA 2-5/8)

Del total de proyectos planificados, 16 fueron ejecutados conforme con la programación realizada en el POA 2012. El resultado obtenido, equivale al cumplimiento eficaz del 70% de la meta planteada. El 30% de los proyectos programados no fueron ejecutados, en razón de que el GAD Parroquial no contaba con documentación legal requerida para la inversión, aspectos que no fueron considerados ni gestionados con oportunidad.

La norma de control interno 200-02 “Administración estratégica” expedida por la Contraloría General del Estado, establece que para la formulación del plan operativo anual debe considerarse entre otros aspectos, las directrices del sistema de presupuesto, así como, un análisis pormenorizado de la situación y del entorno, que permitan identificar los hechos que implicarían desvíos en las programaciones. (AC AG, APOA 6-8/8)

Los recursos no utilizados por la entidad en el período 2012, limitó a la comunidad de contar con obras sociales o de infraestructura que contribuyan a incrementar su calidad de vida.

Conclusión

El Gobierno Parroquial alcanzó el 70% de cumplimiento de los proyectos planificados para diferentes áreas sociales. Medidas no tomadas oportunamente, impidieron dotar a la colectividad de obras sociales.

Recomendación

Al Presidente y Vocales

9. Formularán el Plan Operativo Anual, el mismo que contendrá objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período anual, analizando el entorno y considerando la disponibilidad real de los recursos.

39 Nivel de eficiencia de la gestión institucional

Cálculo del nivel de eficiencia en el uso de los recursos

En el año 2012, el Gobierno Parroquial rural, ejecutó 16 proyectos sociales con un presupuesto asignado de 142 800,00 USD., de estos recursos, la entidad utilizó 119 630,39 USD., equivalente al 84% de lo presupuestado. Este resultado muestra la eficiencia en la utilización de los recursos monetarios, evidenciando un ahorro del 16% del total programado, los mismos que servirán para invertir en nuevas obras públicas en beneficio de la comunidad. (AC AG, APOA 6-8/8)

La optimización de los recursos por parte del Gobierno Parroquial, se debe principalmente por la adecuada gestión de su titular, por cuanto consiguió el apoyo de organismos públicos seccionales y de empresas privadas, quienes a través de convenios y/o apoyo directo, entregaron mano de obra y materiales para la construcción de obras de infraestructura.

Los resultados económicos alcanzados por la entidad, se alinea con lo previsto en el art. 227 de la Constitución de la República del Ecuador, el cual señala que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige, entre otros, por el principio de eficiencia.

Conclusión

El Gobierno Parroquial Rural utilizó eficientemente los recursos económicos asignados para obras sociales, ahorrando 16% del total del presupuesto asignado para el ejercicio económico de 2012.

40 Nivel de calidad de la gestión institucional

Las ciudadanas y ciudadanos de la población de la parroquia San Pedro de la Bendita, determinaron desde su percepción cinco factores relevantes que consideran importantes para el bienestar colectivo: fuentes de empleo, calidad de atención en la GAD parroquial, talleres de capacitación, eventos de esparcimiento y obra en infraestructura pública. (AC AG, IPC 1-5/13)

El Índice de percepción de la calidad, de acuerdo a la importancia de los factores relevantes y a la percepción de desempeño del Gobierno Parroquial frente a estos factores, se ubica en 36,07%, lo que determina un bajo nivel de percepción de calidad de la gestión institucional.

(AC AG, IPC 13/13)

Gráfico 6. Índice de Percepción de la Calidad Fuente: Entrevistas

El bajo nivel de percepción de calidad en la gestión institucional, se da por cuanto no hay un manejo adecuado del sistema de comunicación e información respecto de las actividades que realiza la entidad, lo que provoca un distanciamiento de la población al no involucrarse activamente en los proyectos y programas que lleva adelante el Gobierno Parroquial.

Conclusión

La falta de un adecuado sistema de comunicación e información, afecta al índice de percepción de la calidad, el cual refleja el 36,07% de nivel de satisfacción de las necesidades de la comunidad. Empleo; 5,85 Capacitación ; 2,95 Atenció n ; 4,94 Esparcimeint o; 1,54 Obra pública.; 20,79 Insatisfacció n; 63,93

41 Recomendación

Al Presidente y Vocales,

10. Realizarán un estudio de las necesidades reales de la población, utilizando herramientas técnicas que les permita conocer las obras prioritarias requeridas por la comunidad, en alianza con los líderes barriales y organizacionales existentes en la parroquia, con quienes podrá formar un nexo de comunicación directa con distintos sectores sociales.

11. Diseñaran e implementarán indicadores de calidad, que les permita medir la efectividad de la gestión institucional, el impacto causado en los pobladores y sus necesidades no satisfechas; esta herramienta brindará información útil para la toma de decisiones oportunas.

42

4.3. Plan de implementación de recomendaciones

Nro. Cargos / Recomendación

Plazos Medio de verificación Firmas de los responsables del cumplimiento o aplicación

Marzo Abril Mayo Junio

1

A la Tesorera

Elaborará registros auxiliares individuales o por grupos de bienes de activos fijos según su características, que permita identificar fecha y valor de adquisición, ubicación, código asignado, custodio, depreciación periódica y acumulada, entre otra información

relevante.

X X Informe

2

A la Tesorera

Realizará el cálculo de la cuota de depreciación de activos fijos, considerando la fecha de adquisición y utilización del bien; se registrará en la contabilidad la amortización periódica prorrateada, en función del valor contable de los bienes y su vida útil.

X X X _implementado Medio

3

Al Presidente

Emitirá políticas y procedimientos de archivo a fin de que la entidad cuente con evidencia documental suficiente, pertinente y legal de todas sus operaciones, la misma que facilite las acciones de control, así como, dote de información oportuna a usuarios autorizados.

43 4

Al Presidente

Evaluará periódicamente los resultados de las actividades encomendadas a las comisiones, de lo cual dejará constancia documentada e informará sobre sus resultados en la rendición de cuentas a la ciudadanía.

x x X Informe de _gestión

5

Al Presidente

Dispondrá que la asignación y utilización de usuarios y claves para los pagos y transferencias de fondos, se realice de manera