La Administración Pública. Se reconoce en las actividades funcionales que se realizan en instituciones del estado, tienen por objeto, desarrollar la sociedad a través del orden, la seguridad, el progreso y la subsistencia, para la cual prestan sus servicios. Está
encaminada a producir las condiciones que facilitan la prolongación de la sociedad y crear los medios necesarios para la viabilidad social.76
Las actividades funcionales, son las que tienen como propósito, dirigir la realización del trabajo como objeto vital de la administración pública; en tanto que las actividades institucionales, son aquellas cuyo objeto, es el mantenimiento y operación de la administración pública, por cuanto constituye un organismo.77
En las instituciones educativas, la administración y la academia, están íntimamente relacionadas. En cuanto a la administración, ella está en función del objeto educativo y de sus componentes, esto es de la gestión pedagógica, curricular didáctica y de evaluación, que en la educación superior se complejiza en las funciones de docencia, investigación, extensión y proyección social e internacionalización. Se reconoce entonces una administración propiamente educativa y una administración de la organización, que vela por la optimización de los recursos, sus procesos, su estructura, la planeación, la gestión, el control y la evaluación eficiente.
La administración pública, debe estar en función de la administración78académica en las instituciones de educación superior; la una ha de estar integrada al sistema de calidad y acreditación institucional y la otra, la académica, en función de la acreditación de programas. El objetivo concluyente de la administración institucional es la promoción de la Misión, el logro de la Visión y la preservación de los valores institucionales y la cultura; todo ello, dentro del logro de la eficiencia administrativa y financiera, de la autorregulación y del reconocimiento consciente de una responsabilidad social.
La administración de las instituciones universitarias públicas se fundamentan, además, en la planeación, en el control interno y en la rendición de cuentas; en ello se advierte la gestión, suministro y optimización de los recursos para el logro de los propósitos y desarrollos académicos de docencia, investigación, extensión y proyección social e internacionalización; se advierte el control al personal administrativo en el valor de responsabilidad que adopta, en lo financiero y en lo físico.
La Institución Universitaria Pascual Bravo – IUPB - es un establecimiento público con personería jurídica, autonomía administrativa, patrimonio independiente y su especialidad es prestar el servicio público de educación superior en la modalidad tecnológica y profesional; cuenta con una política de estímulos y reconocimientos que beneficia las diferentes comunidades académicas y administrativas.79” Dado lo anterior, la labor administrativa de la IUPB, ha sido consecuente con la constitución y políticas del estado trazadas desde la ley 30 de educación, en la Ley 80 de 1993 del Estatuto de Contratación de la Administración Pública, en la Ley 44380 de 1998 reguladora de la Carrera Administrativa, en la Ley 489 de 1998 por la cual se modernizó el Estado, entre otras. Los Principios Orientadores: La administración se desarrolla con “arreglo en los principios de eficiencia, eficacia, efectividad, celeridad y transparencia, estos son
76
GUERRERO Omar, Principios de administración pública, Escuela superior de administración pública Colombia. 2007.
77 Ibid 1. 78
ORTOUF, Omar, Administración y Pedagogía. Fondo Editorial Universitario. EAFIT. Medellín. 2000 79
AKTOUF, Omar, Administración y pedagogía., Prologo, pág.11. fondo editorial Universidad Eafit, 2000. 80
Derogada por el artículo 58 de ley 909 de 2004, con acepción de los artículos 24, 58, 81 y 82, reglamentada por el decreto nacional 1572, de 1998, por lo cual se expide norma sobre carreras administrativa y se dictan otras disposiciones.
presupuestos esenciales para cumplir los fines del Estado y brindar en condiciones de calidad, el servicio público de la educación81” esta actividad administrativa conjuga la planeación, la dirección, la decisión, el control y la organización coherente con los estándares de la administración pública y calidad de la educación superior.
La Institución Universitaria Pascual Bravo – IUPB, adopta los principios contenidos en el Título Primero de la Ley 30 de educación de 1992, y los define en concordancia a la misión institucional y por ende, la autonomía universitaria que acoge la Institución, propicia la autorregulación y generación de políticas administrativas extendidas a los regímenes contractual, financiero, presupuestal y de control interno.
En el contexto de la administración, la calidad es un valor que busca cumplir con la misión de ésta, propendiendo por el mejoramiento continuo de las funciones y procesos acogiéndose a los principios de eficiencia, eficacia, efectividad, celeridad y la transparencia, entendida tanto en la rectitud de sus actos, como en la disponibilidad de hacer públicas todas sus actuaciones para el bien de la comunidad y su responsabilidad social universitaria.
Las Políticas Administrativas. La Institución Universitaria Pascual Bravo – IUPB es un establecimiento con autonomía administrativa, patrimonio independiente y su especialidad es prestar el servicio público de educación superior y sus funciones y procedimientos tienen como punto de partida administrativa el “Estatuto General”, cuyo “Régimen Administrativo” plantea: “adoptar políticas y procedimientos apropiados de planeación, programación, dirección, ejecución, evaluación y control de las actividades de la entidad82.”
Las políticas que en la actualidad regulan la administración pública de la IUPB, se enmarcan en la normatividad del estado Colombiano, tales como en la Constitución Política de 1991; en la Ley 30 de 1992, por la cual se reorganizó el servicio público de la educación y sus Decretos reglamentarios; en la Ley 80 de 1993; en el estatuto de Contratación de la Administración Pública; en la Ley 87 de 1993 reguladora del Sistema de Control Interno; en la Ley 190 de 1995, en el Estatuto de Anticorrupción; en la Ley 734 de 2002 del Código Disciplinario único; en la Ley 443 de 1998 reguladora de la Carrera Administrativa; en la Ley 489 de 1998 por la cual se modernizó el Estado; en la ley 872 del 2003 reglamentada por el decreto nacional 4110 del 2004, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder publico y en otras entidades prestadoras del servicio. La normatividad interna que regula la administración de la Institución, se contempla en el Estatuto General del año 2010, la política de gestión integral, en el Reglamento Estudiantil; en el Estatuto Docente; en el Proceso de selección de estudiantes, entre otros.
La constitución política de Colombia, al consagrar el principio de autonomía, reconoce la capacidad de autodeterminación de las universidades, característica que se traduce en la real posibilidad de que se desarrolle en su propia e individual identidad, necesaria para el cumplimiento de una actividad administrativa publica que se considera esencial para el desarrollo y el Estado: impartir educación superior pertinente y de calidad.
81
Plan de desarrollo 2010-2020, Tecnológico Pascual Bravo, pág. 26. 82
Estatuto General de La Institución Universitaria Pascual Bravo, del régimen Administrativo, Artículo 46, pág. 26.
La estructura organizativa Académico-Administrativa de la Institución Universitaria Pascual Bravo – IUPB. Como mecanismo administrativo de gestión, permite dirigir, coordinar y ejecutar procesos de planeación, administración, evaluación y seguimiento de los diferentes servicios y recursos de la razón social de la educación pública superior, garantizando el logro de los objetivos institucionales definidos en el Proyecto Educativo Institucional – PEI- y el Plan Estratégico de Desarrollo de la Institución.
La administración en la IUPB, se realiza en un modelo de operación por procesos, soportados en las funciones sustanciales de la educación superior que se definen como misionales. En este enfoque por procesos se reconoce una estructura jerárquica plana, las dependencias y departamentos centrados en las funciones dan paso a los grupos multidisciplinarios que se subordinan a los procesos, los empleados se concentran en la atención a los usuarios disminuyendo su atención a los puestos de mando (jefes). Se espera que las organizaciones que centran su acción en procesos generen mayor valor, mejor fluidez en la información y manejo de materiales. En la Gestión se articula el nivel de eficiencia y de planeación, es esta la que da vida a la organización que se mueve en el eje de procesos misionales y de apoyo, entre servidores públicos y usuarios.
Desde sus inicios, la Institución ha relacionado su estructura operativa y funcional de gestión humana y financiera para hacer posible el funcionamiento de un proceso educativo. De ser una organización simple, se ha ido construyendo en una Institución que ofrece servicios educativos de diversos niveles y en diferentes campos de acción, pero que también interactúa con los distintos sectores de la sociedad colombiana y sus pares internacionales. En consecuencia, su actual y futura acción - enmarcada en la misión y un Proyecto Educativo de gran responsabilidad - necesitan de una organización que adopte un modelo de “direccionamiento estratégico integrado por los elementos de control” así: a. “Planes y programas: Elemento de control, que permite modelar la proyección de la
entidad pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos”83
b. “Estructura organizacional: Elemento del control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su Misión”84.
c. El Modelo de Operación por procesos: Elementos de control, que permiten conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la Entidad Pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto, garantizan una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública85.
La estructura administrativa de la IUPB, es idealmente sustentada en un modelo operativo por procesos, sin embargo, dadas las responsabilidades de ley, pertinentes con la estructura organizacional de la Institución de educación superior y oficial, en esta
83
Numeral 10.1. artículo décimo, página 3. En la Resolución 300 creada mediante acto administrativo del 3 de julio de 2007, en que se adopta el sistema de Gestión Integral, que en su contenido se refiere a la adopción del modelo estándar de control interno-MECI 1000:2005.
84
Idem, Numeral 10.3. 85
organización86 se reconoce para la toma de decisiones, los niveles de responsabilidad y de autoridad, un Consejo Directivo, la Rectoría, a la cual se articulan en staff el Consejo Académico, el Comité Rectoral y el Comité de Calidad, son oficinas de gestión articuladas a esta Rectoría, la Secretaría General, con su gestión de archivo y correspondencia institucional, y la oficina de Planeación. Dependen en línea directa de la Rectoría, dos vicerrectorías: la Vicerrectoría Administrativa (con sus unidades de desarrollo de talento humano, financiera, y compras), y la Vicerrectoría Académica (con sus de decanaturas, dirección operativa de investigación, admisiones y registro, bienestar universitario, regionalización, virtualidad, biblioteca, entre otras) a las que se articulan en staff diferentes comités y grupos primarios.
Los procesos misionales que dan vida a la Institución Universitaria Pascual Bravo, tienen su alcance académico y su PHVA en correspondencia con la gestión realizada desde la Vicerrectoría Académica y sus equipos de trabajo, a los cuales se articula en staff, el comité de autoevaluación, de currículo, de bienestar y regionalización, entre otros y los procesos de gestión académica como admisiones y registro, procesos docentes educativos y administrativos (las facultades), procesos de creación e innovación de conocimiento (la dirección operativa de Investigación), la Extensión Académica, la Proyección Social y el Bienestar; procesos de internacionalización y regionalización, todos ellos procesos misionales y de apoyo.
Coherente con la resolución 300, mediante el acto administrativo del 3 de julio de 2007, en que se adopta el sistema de Gestión Integral, que en su contenido se refiere a la adopción del modelo estándar de control interno-MECI 1000:2005. Art. 1. Título I y al artículo décimo, elementos del componente “Direccionamiento Estratégico”, se presentan a continuación, los elementos de control, que permiten la proyección de la entidad pública en su “Modelo de estructura Institucional de planes y programas” y la “valoración de la productividad institucional”, “la modelación de control de indicadores institucionales” (figuras 9 y 10, y la tabla No 3 en las páginas 97 y 98); la “Estructura Académico- Administrativa” (figura 11 de la página 98); y por último la aplicación del “Modelo de Operación por procesos” (Figura 12, página 99).
86
Figura 9. Modelo de estructura Institucional de Planes y programas
Planes Programas y proyectos
Estratégicos Políticas Misionales De apoyo Académicos -Formativos -Desarrollo Investigación
Extensión y proyección social
Internacionalización Bienestar Administrativo s Jurídicos Informació n Desarrollo -Educación Continua - Asesorías -Consultoría Informes de gestión Evaluación de desempeño Rendición de cuentas Evaluación de planes, programas y proyectos Evaluación y control
Fuente: Resolución 300 de 3 de julio de 2007
Fuente: Resolución 300 de 3 de julio de 2007
En relación con el modelo de valoración y control institucional, se reconocen dos subsistemas de la organización: el académico y el administrativo, los que en la Institución, realizan sus propios procesos de autoevaluación y evaluación. En el subsistema académico se apunta al registro y acreditación de programas, el cual se soporta la autoevaluación (factores, características e indicadores). En el subsistema administrativo, se trabaja coherente a la evaluación del desempeño y de procesos de certificación de calidad. En el cuadro siguiente se puede observar una aproximación para la comprensión de la productividad institucional mirada desde la valoración.
Tabla 3. Tabla de valoración de productividad institucional.
Valoración de la Productividad institucional
Tipos de evaluación Proceso Producto Técnica
Académica Autoevaluación Registros y Acreditación Factores,
características e indicadores
Administrativa Evaluación Certificación de calidad. Procesos
estratégicos, misionales y de apoyo
Figura 10. Modelación de control Indicadores
Fuente. Oficina de planeación. Junio 2 de 2012.
Figura 11. Estructura Académico-Administrativa
Consejo Directivo
RECTOR
Secretaria general
Planeación Unidad de proyectos
Vicerrectoría académica
Vicerrectoría Administrativa
Facultades
Departamentos
Extensión y proyección social
Bienestar Universitario
Talento humano
Servicios Generales
Emprendimiento Medios educativos Comité Rectoral Comité de Calidad Archivo y Correspondencia Subsistema académico Decanos Unidad Ambiental Consejo Facultad Comité Investigación Regionalización Comité de Bienestar Gestión Financiera Contabilidad Tesorería Cartera Consejo Académico
Dirección Operativa de Investigación Junta De Licitaciones
y Adquisiciones
Gestión admisiones, registro y Control académico Comité extensión
Internacionalización
Comité de Autoevaluación
Subsistema Administrativo Centro Integrado de Servicios
Comité de Curriculo
Comité de trabajos de grado
Biblioteca
Compras
Fuente reunión con directivos 201287
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Resultado de las reuniones del 31 de mayo en comité de currículo y de reunión del 1 de junio con, la jefa de planeación. IUPB. Medellín. 2012
Figura 12. Modelo Operacional por procesos
Fuente oficina de Planeación. Febrero 27 de 2012
Consecuente con la Constitución Política de Colombia, donde la subordinación de la administración a operación de proceso, nivela horizontalmente la estructura organizativa en función de la gestión de cubrimiento de las necesidades, requerimientos y búsqueda de la solución de los problemas sociales, que promueva una relación administrativa con los representantes de las comunidades funcionales del estado de forma equitativa y eficaz en el mantenimiento y multiplicación de los recursos.
En la distribución y composición orgánica de la estructura de la IUPB, se alinean los componentes integradores que administran la academia, sirviéndose en la dirección, la gestión, el control, la retroalimentación, el mejoramiento y la calidad; en términos de eficiencia, eficacia, efectividad y celeridad. La organización administrativa de la IUPB, está basada en la siguiente estructura: Consejo Directivo, al Consejo Académico y el Rector, los cuales ejercen el Gobierno de la Institución88.
El Consejo Directivo encabeza la estructura administrativa de la IUPB, es el máximo órgano de la Institución, el cual formula o gestiona general y específicamente la normatividad y las políticas en materia de planeación y presupuesto; este ha de apoyar permanentemente al consejo académico, realizando las respectivas gestiones e inversiones que garanticen los recursos y desarrollo de proyectos financieros que solidifiquen el futuro económico-académico de la Institución, entre otros.
El Rector. En la estructura organizacional de la Institución, es el representante legal y la primera autoridad ejecutiva de la Institución, de él depende directamente el Comité Académico; en tal carácter y en el ámbito de su competencia, es responsable de la gestión académica y administrativa, y debe adoptar y apoyar las decisiones necesarias
88
Estatuto General, Capítulo V, De La Dirección Académica Y Administrativa De La Institución, Artículo 10, página 10.
del consejo académico y el directivo para el desarrollo y buen funcionamiento de la Institución. La IUPB como Institución pública adscrita al orden Municipal debe rendir informe ejecutivo de los avances y desarrollos de la gestión de manera periódica a la administración municipal.
El Consejo Académico es la máxima autoridad académica de la Institución y órgano asesor del Rector en las actividades estrictamente pedagógicas, Macro-curriculares, meso-curriculares, micro-curriculares y didácticas; desde aquí, se dan avales a la gestión académico-administrativa requerida en el marco de la gestión de calidad y la acreditación de programas e institucional.
El Comité Rectoral, que desde la gestión administrativa, genera los procesos legales con eficiencia y transparencia y encargado de definir los proyectos financieros apoyado del comité primario en la gestión de la dirección administrativa, de manera que solidifiquen el futuro económico de la Institución, apoyando en forma permanente la promoción de los programas, realizando las respectivas inversiones que garanticen los recursos, materiales y la infraestructura, acordes con el buen desarrollo de las actividades institucionales. La Secretaría General, Realiza la gestión jurídica y legal de la Institución, asesora directamente al Rector. Entre sus procesos está conservar y custodiar, en condiciones adecuadas, los archivos correspondientes al Consejo Directivo y demás corporaciones de las cuales sea Secretario, de acuerdo a lo dispuesto entre otras cosas, en el Estatuto General.
La Gestión de Comunicaciones, depende directamente de la rectoría como asesora de comunicaciones y divulgación de la Institución; se encarga de la gestión de comunicación integral de la comunidad académica con la administrativa; diseña las formas de comunicación efectiva del interior de la Institución al exterior, en las relaciones interinstitucionales funciona como vocero; opera los recursos tecnológicos de comunicación de impacto proporcionadas por informática y sistemas. La gestión de las comunicaciones permite de manera eficiente y oportuna el flujo en doble sentido de la información y permite transversalizar en la estructura, los sistemas de regulación y decisión entre las comunidades de la IUPB. Se reconoce como un proceso de apoyo a los procesos misionales y de administración.
La Gestión de Planeación. Elevar los niveles de calidad en los procesos de la Institución a través de la incorporación de la cultura basada en el liderazgo. La IUPB desde 1990 realiza su proceso de gestión administrativa de acuerdo con las teorías de la planeación y la gerencia estratégica, lo cual ha permitido generar una cultura organizacional basada en los parámetros de calidad que la administración moderna aporta a las organizaciones para hacerlas más eficaces y eficientes. Garante del cumplimiento del PHVA, en la los procesos misionales y de apoyo
La organización académica complementa los procesos vertebrales de la estructura administrativa de la Institución y se basa en la siguiente composición:
La Vicerrectoría Académica, la cual vela por el cumplimiento de las políticas académicas que señale el Consejo Académico; es el gestor intermediario de los procesos de administración organizacional con los procesos académicos, asesora y apoya a la gestión de los decanos en el desempeño de sus funciones; participa como miembro del Comité para el mejoramiento de la Calidad y coordina el comité de Autoevaluación Institucional; asesora a las facultades en la planeación y diseño de planes, políticas y proyectos de
desarrollo académico; Identifica, formula y diseña proyectos de mejoramiento de calidad académica de la Institución y hace gestión ante la dirección administrativa y los organismos adscritos a ésta; da dirección curricular según el PEI y el plan de desarrollo, entre otras generalidades.
Dirección Operativa de Investigación. Circunscribe la política de desarrollo de investigación, al análisis de las condiciones académicas e institucionales, que son las que determinan -en gran medida- la capacidad de producción del conocimiento y de reconocimiento de las oportunidades técnicas, tecnológicas y académicas en el sector