Comunicación de resultados

Informe del examen de auditoría de control interno al área de control interno a la EMPRESA COMERCIAL MERA, Correspondiente al mes de agosto del 2012.

Santo Domingo, 31 de agosto del 2012

Señora. Luz Mera.

PROPIETARIA DE LA EMPRESA COMERCIAL MERA.

Presente.-

De mi consideración:

Hemos practicado una auditoría de control interno a la Empresa Comercial Mera en el mes de agosto del 2012, la cual cubre la evaluación de control interno, la administración es responsable de la preparación, integridad y presentación de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la empresa, así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio.

Nuestra obligación son las de expresar conclusiones sobre cada uno de los temas de la auditoría de control interno con base en los procedimientos que hemos considerado necesarios para la obtención de evidencia suficientes y apropiadas, con el propósito de obtener una seguridad razonables de nuestras conclusiones sobre la temática de la auditoría de control interno.

Dados las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también proyecciones de

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cualquier evaluación de control interno para periodos futuros están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tomar por los cambios en sus elementos.

Realicé la auditoría de control interno de acuerdo con las normas NAGA´S Y SAS. Esas normas requieren que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad; si la estructura del control interno ha sido diseñada adecuadamente y opera de manera efectiva.

Con base en nuestros procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluimos que la empresa mantuvo en todos sus aspectos importantes una inadecuada estructura de control interno en relación con la conducción de sus operaciones.

Atentamente;

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Informe de las actividades realizadas en la evaluación del control interno.

Santo Domingo, 3 de octubre del 2012.

Sra. Luz Mera.

Propietaria de la Empresa Comercial Mera.

En uso de las facultades conferidas se procede a efectuar una auditoría de control interno en la Empresa Comercial Mera con el objeto que se detalla en lo siguiente:

a) Objeto del informe.

Es la evaluación del control interno en el área de inventarios existente en la empresa con el propósito de conocer el grado de confiabilidad del mismo.

b) Alcance del informe.

Nuestro examen fue realizado básicamente en evaluar el control que la Empresa Comercial Mera tiene sobre los inventarios.

c) Resumen gerencial.

El control interno realizado en la Empresa Comercial Mera es un proceso efectuado a la propietaria, a la administración y personal operativo, para demostrar la situación y confiabilidad de la empresa.

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d) Evaluación de las fases de control interno.

 Ambiente de Control.

Falta de un código de ética, la personal no cuenta con políticas y prácticas de recursos humanos, además no existe cultura organizacional en la empresa.

Conclusión:

La empresa ha dado a conocer al personal la importancia de los valores éticos y la integridad, no existe políticas, ni prácticas de recursos humanos donde especifique las habilidades y destrezas, no cuenta con un organigrama estructural ni funcional.

Recomendación:

Realizar un código de ética para que mediante este documento se establezcan los principios generales, las conductas para alcanzar el bien interno y los medios para que conozcan la importancia que tiene en la empresa, establecer políticas y prácticas de recursos humanos donde definan las destrezas y/o habilidades que los empleados, además realizar un organigrama donde se especifique los departamentos y las unidades de modo que cada una cuente con un conjunto diferente de deberes y responsabilidades.

 Valoración de riesgo.

Desconocimiento de los objetivos de la evaluación de riesgos, falta de identifican los riesgos internos y externos, y no se ha constituido un comité de evaluación de riesgos.

Conclusiones:

Los empleados no están vinculados con los objetivos de la evaluación de riesgos, y tampoco identifican los riesgos internos y externos, además no se han definido

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los riesgos en función de los objetivos generales y estratégicos, esta situación incluye eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información.

Recomendación.

Los objetivos deben ser establecidos y comunicados, se debe realizar evaluaciones internas y externas que permita la consecución de los controles a sus objetivos, esto representa el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito y establecer criterios para medirlos.

 Actividades de Control.

La empresa Comercial Mera tiene los siguientes problemas en las actividades de control:

Falta de un manual de clasificación de puestos y actualización de la información de su personal y manual de procedimiento para el área de inventarios, Inexistencia de políticas y documentación para el ingreso y salida de los inventarios, no se realizan evaluaciones de desempeño en la empresa.

Recomendación.

Diseñar manuales de procedimientos, funciones, políticas, porque son muy importantes en el desempeño del personal en la Empresa y constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.

 Información y Comunicación.

La empresa no posee un sistema de información automatizado que permita registrar, procesar, informar la entrada y salida de mercadería.

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El Sistema de información no establece controles que garanticen la seguridad de la información de la empresa.

Conclusión:

La empresa no posee un sistema de información automatizado que permita registrar, procesar, informar la entrada y salida de mercadería, además no se realiza controles que garanticen la seguridad de la información en la empresa, y la información de los jefes a los empleados no es completa ni oportuna.

Recomendación.

Implementar flujogramas para mejorar los procesos y procedimientos de cada actividad, realizar la información y comunicación eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la empresa.

 Monitoreo y Evaluación.

Dentro de la evaluación se constató que no se realizan evaluaciones periódicas de las actividades realizadas por los empleados que permitan conocer la eficiencia de sus operaciones

Conclusión:

No se aplica un proceso que evalúa la calidad del funcionamiento al control interno en el tiempo y tampoco permite al sistema reaccionar en forma dinámica.

Recomendación.

Establecer procedimientos de seguimiento continuo o evaluaciones periódicas o una combinación de ambos para asegurar la eficacia del sistema de control interno.

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COMERCIAL “MERA”

AV.29 de Mayo y Ejército Ecuatoriano

Santo Domingo – Ecuador.

MATRIZ DE RECOMENDACIONES

N. DETALLE DE RECOMENDACIÓN DIRIGIDO

A: RESPONSABLE A CUMPLIR: ACCIÓN A REALIZAR: FECHA INICIO: FECHA FINAL: 1

Crear un ambiente de control bajo un conjunto de circunstancias y conductas que enmarquen al accionar de la entidad desde la perspectiva del Control Interno, ya que es fundamental para la consecuencia de la actitud asumida por los directivos y por el resto de empleado, con relación a la importancia de Control Interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Gerente Gerente Realizar un organigrama estructural y funcional. 10-09-2012 28-09-2012 67

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Establecer mecanismos necesarios para identificar, analizar, tratar los riesgos a los que esta expuestos la empresa para el logro de los objetivos.

Gerente Gerente Revisar factores externos como: Económicos, políticos, tecnológicos, sociales, y ambientales Factores Internos: Infraestructura, Personal, tecnológico y los procesos. 01-10-2012 12-10-2012 3

Establecer políticas y procedimientos para mejorar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de información.

Gerente Gerente Elaborar manual de políticas y procedimientos. 15-10-2012 19-10-2012

4 Identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la

Gerente Gerente Sistema de

Información automatizada. 22-10-2012 25-10-2012 68

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cumplir con sus responsabilidades.

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Efectuar un seguimiento constante del ambiente interno y externo que los permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales y potenciales que afecten al desarrollo de las actividades institucionales, la ejecución de los planos y el cumplimiento de los objetivos previstos.

Gerente Gerente

Supervisión. 26-10-2012 26-11-2012

Elaborado: El autor.

Revisado: Mba. Leonardo Carrión.

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