Entrevista realizada a la propietaria de la empresa

Pregunta N° 1: ¿Existe un manual de procedimientos que administre las compras existentes en la Empresa?

No, en la empresa no contamos con ningún tipo de manual que administre las compras que realizamos en la empresa.

Pregunta N° 2: ¿Existe un manual de procedimientos que administre ventas existentes en la Empresa?

No, tampoco no existe un manual de procedimiento para las ventas.

Pregunta N° 3: ¿Las actividades que se realizan en las oficinas encargadas del manejo de los inventarios están claramente especificadas?

No, ya que la empresa no cuenta con un manual de funciones que le permita conocer cuáles son las actividades que deben realizar los empleados.

Pregunta N° 4: ¿Existe algún documento para la revisión de los inventarios?

No, contamos con ningún documento que nos informe cuanta mercadería existe en la empresa.

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Pregunta N° 5: ¿En qué lugar se lleva a cabo el control y registro de entradas y salidas de almacén?

En la bodega del almacén y el único control que le hacemos a los inventarios es cuando se compra nueva mercadería ya que se revisa si llego en buenas condiciones y si está de acuerdo con el pedido.

Pregunta N° 6: ¿Existe un programa calendarizado de las compras que se realizan?

No, la empresa realiza las compras dependiendo del stock existente.

Pregunta N° 7: ¿Se cuenta con un catálogo por artículos?

No, la empresa no cuenta con ningún catálogo de artículos, por ahora desconozco cuantos muebles tengo en el almacén y la bodega.

Pregunta N° 8: ¿Existen un control sobre un máximo y mínimo de existencias?

No, En este momento no contamos con un control interno de las existencias.

Pregunta N° 9: ¿La empresa cuenta con un catálogo actualizado de proveedores?

No, contamos con un catálogo de proveedores, pero si tenemos una lista de las fabricas donde podemos adquirir la mercadería.

Pregunta N° 10: ¿Hay un sistema de seguridad en la empresa?

Sí, la empresa cuenta con alarmas en todo el almacén, que se activa al forzar alguna puerta o ventada cerrada, esta alarma esta activada las 24 horas del día.

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Pregunta N° 11: ¿Cuál es la documentación soporte de las salidas de almacén?

Orden de entrega, Guía de revisión, la factura.

Pregunta N° 12: ¿Qué personal interviene en la realización de inventarios?

Bueno, inventarios no lo hemos realizado hace 1 año, anteriormente las personas que intervenían en la realización era la Gerente, Administrador, jefe de Bodega, y auxiliar contable.

Pregunta N° 13: ¿Se considera en el inventario a los artículos y materiales en mal estado y obsoleto?

Sí se consideran en el inventario a los artículos y materiales en mal estado y obsoleto, pero también contamos con un taller donde nuestros empleados se encargan de que el artículo que se está en malas condiciones se han cambiados por unos nuevos nuevo.

Pregunta N° 14: ¿Existe la coordinación entre compras, almacén y cuentas por pagar para el pago de proveedores?

Si ya que se le realiza el cheque al proveedor después que el jefe de bodega verifique que ha llegado todo de acuerdo al pedido.

Pregunta N° 15: ¿Quiénes elaboran y autorizan las compras?

El jefe de bodega realiza la lista de compras junto a la Gerente y quien la autoriza es la gerente y el administrador.

Pregunta N° 16: ¿Antes de realizar los pedidos de compras, se verifican las existencias en el almacén?

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Pregunta N° 17: ¿Existen informes actualizados de inventarios para efectos de facilitar el análisis de pérdidas y manejo de los mismos?

No, por el momento no contamos con ningún informe sobre inventarios.

Pregunta N° 18: ¿Cree usted que la implementación de un sistema de control interno beneficiaria los procesos de los inventarios?

Sí, en la empresa es necesario aplicar un sistema de control interno ya que nos ayudaría mucho en la rotación de inventarios, para que estos no se estanquen en nuestras bodegas.

Pregunta N° 19: ¿Autoriza realizar una evaluación de Control Interno para mejorar el área de inventarios?

Sí, claro yo le autorizo que realice la evaluación de control interno a los inventarios.

Encuesta aplicada al personal de la Empresa Comercial Mera.

Tabla N° 2: Encuesta realizada al personal de la Empresa Comercial Mera.

PREGUNTAS SI _NO BUEN O M AL O REG ULAR 1 M ES 3 M ESES 6 M ESES 1 AÑO TOTAL

1.- ¿Cree usted que realizar una evaluación al control interno mejoraría los inventarios de la empresa?

100% 100%

2.- ¿Conoce usted las funciones que debe realizar en la

empresa? 100% 100%

3.- ¿En la empresa existe un manual de políticas para el

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4.- ¿Cómo califica usted la información suministrada sobre

los inventarios? 100% 100%

5.- ¿Conoce usted la importancia de obtener información confiable

y real de los inventarios? 100% 100%

6.- ¿La empresa cuenta con un sistema contable que le permita conocer el stock de los inventarios?

100% 100%

7.- ¿En la empresa se realiza algún tipo de registros para la constancia de entradas o salidas de la mercadería en la bodega?

100% 100%

8.- ¿Existe una adecuada clasificación y separación de los artículos, para facilitar su control y localización?

100% 100%

9.- ¿Existe un sistema de control de calidad para la recepción de los artículos entregados por el proveedor?

32% 68% _100%

10.- ¿Se cuenta con tarjetas kárdex o algún tipo de documento para el control de los inventarios?

100% 100%

11.- ¿Se cuenta con un registro actualizado de los inventarios

existentes en la empresa? 100% 100%

12.- ¿Con qué periodicidad se practican inventarios físicos en el

almacén? 100% 100%

13.- ¿La implementación de un sistema de control interno beneficiaria los procesos de los inventarios?

100% 100%

Fuente: Empresa Comercial Mera Elaborado: La Autora.

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Interpretación de resultados de la encuesta aplicada.

1.- ¿Cree usted que realizar una evaluación al control interno mejoraría los inventarios de la empresa?

Según la encuesta el 100% del personal cree que se debe realizar una evaluación al control interno ya que esto permitiría mejorar los inventarios de la empresa.

2.- ¿Conoce usted las funciones que debe realizar en la empresa?

El 100 % de los encuestas desconocen las funciones que deben realizar en la empresa.

3.- ¿En la empresa existe un manual de políticas para el control de los inventarios?

En la empresa no existe manuales de políticas para el control de inventarios así opino el 100% de los encuestados.

4.- ¿Cómo califica usted la información suministrada sobre los inventarios?

Según los encuestados es mala la información suministrada sobre los inventarios.

5.- ¿Conoce usted la importancia de obtener información confiable y real de los inventarios?

La encuesta revela que el personal no conoce la importancia de obtener información confiable y real de los inventarios.

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6.- ¿La empresa cuenta con un sistema contable que le permita conocer el stock de los inventarios?

El 100% de los encuestados menciona que en la empresa no cuenta con un sistema contable que dé a conocer el stock que existe en la bodega de la mercadería.

7.- ¿En la empresa se realiza algún tipo de registros para la constancia de entradas o salidas de la mercadería en la bodega?

En la empresa no se realiza ningún tipo de documentos donde quede registrado las entradas y salidas de la mercadería eso opina todos los encuestados.

8.- ¿Existe una adecuada clasificación y separación de los artículos, para facilitar su control y localización?

Según los encuestados existe una mala e inadecuada clasificación y separación de los artículos esto no permite facilitar el control y localización.

9.- ¿Existe un sistema de control de calidad para la recepción de los artículos entregados por el proveedor?

El 32% de los encuestados opina que si existe un control de calidad para la recepción de los artículos entregados por el proveedor mientras que el 68% dice que no es así.

10.- ¿Se cuenta con tarjetas kárdex o algún tipo de documento para el control de los inventarios?

No se cuenta con ningún Kárdex ni ningún otro documento para el control de los inventarios eso considera el 100% de los encuestados.

11.- ¿Se cuenta con un registro actualizado de los inventarios existentes en la empresa?

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En la empresa no se cuenta con un registro actualizado de los inventarios existente esto fue lo que opino el 100% de los encuestados.

12.- ¿Con qué periodicidad se practican inventarios físicos en el almacén?

La empresa realiza cada año los inventarios físicos en el almacén.

13.- ¿La implementación de un sistema de control interno beneficiaria los procesos de los inventarios?

Según la encuesta realizada al personal ellos mencionan que si se beneficiaría los procesos de los inventarios al implementar un sistema de control interno.

Verificación de la idea a defender.

Según la entrevista y las encuestas realizadas a la propietaria, personal administrativo y clientes internos de la empresa se ha llegado a la conclusión de que la idea de defender se verifica por las siguientes razones:

En la pregunta 1 de la encuesta los empleados manifestaron que realizar una evaluación al control interno mejoraría los inventarios de la empresa, y en la pregunta 18 de la entrevista a la gerente está de acuerdo ya que esto ayudaría a la rotación de los inventarios.

De acuerdo con la pregunta 2,3 de la encuesta realizada se determina que en la empresa no existe un manual de políticas para el control de los inventarios, además en la entrevista pregunta, 1, 2,3 la propietaria coincide al expresar que la empresa no se cuenta con ningún tipo de manuales, por lo que consideran que la empresa cuenta con un control interno inadecuado.

De la misma manera en la pregunta 6, 7,10,11 de la encuesta se demuestra que la empresa no realiza ningún registro para la constancia de entradas o salidas de la mercadería en la bodega, y en la entrevista realizada a la propietaria en la

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pregunta 4,5,6,8,13,16,17 nos menciona que la empresa desconoce totalmente el stock existente.

En la encuesta la pregunta 4,5,8 9,12 y en la pregunta 7,11,12,14,15,18 de la entrevista realizada a la propietaria y a los clientes internos se concluyó que la empresa no cuenta con un control interno eficiente para la gestión de inventarios, por lo que es muy importante realizar una auditoría para mejorar el control interno.