El control interno contable es el proceso que comprende la organización y los registros que tiene relación con la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de registros contables, lo que permite seguridad para:
a) El uso de los activos serán autorizados por la dirección administrativa o la gerencia b) Se registraran los cambios con la finalidad de mantener un control adecuado y se
preparen los estados financieros.
c) Todos los activos se salvaguardan cuando tienen autorización para su acceso d) Los activos registrados deben ser comparados con las existencias.
La unidad de control interno tendrá la responsabilidad administrativa y operativa de mantener un sistema integrado patrimonial y presupuestario de contabilidad, ajustado a las normas contables generalmente aceptadas y a las normas específicas internas que se emitan en la institución.
El control interno deberá correlacionarse con el sistema de contabilidad de la institución complementándose con los documentos y registros que le corresponde mantener a cada unidad administrativa para evidenciar la responsabilidad asignada por la gerencia a cada funcionario, respecto a la custodia, administración y manejo de los bienes.
La responsabilidad de la unidad de control interno será sobre el control, respecto al adecuado manejo de los bienes conjuntamente con los funcionarios a los cuales se les haya delegado las funciones asociadas respecto a la vigilancia, control, a su manejo y utilización. Considerando esta referencia se diseñó los procedimientos que más adelante se detalla.
4.11.1.Normas de control interno para el área de inversiones en existencias y bienes de larga duración
83 Adquisición Almacenamiento y distribución Sistema de registro Identificación y protección Custodia
Uso de los bienes de larga duración Control de vehículos
Constatación física de existencias y bienes de larga duración Baja de bienes por obsolencia, pérdida o robo
Mantenimiento de bienes de larga duración
Adquisición
Las adquisiciones que se realicen en la empresa será responsabilidad de la unidad de adquisiciones y de abastecimientos que actualmente tiene la institución, los procesos serán determinados por la unidad de adquisiciones.
Se establecerán mínimos y máximos de existencias
El responsable del comité de adquisiciones y los miembros de esta unidad serán los responsables de la aprobación de las cotizaciones, concursos de ofertas o licitaciones, para determinar:
Deberá existir como mínimo tres cotizaciones
Las empresas cotizadoras deberán tener su registro actualizado de proveedores de la empresa y las cotizaciones tendrán como finalidad asegurar un debido control, calidad y precio de los productos.
Se determinara un criterio de economía en la compra de los bienes.
Almacenamiento y distribución
Los bienes adquiridos deberán ingresar físicamente al almacén o bodega
El almacén o bodega dispondrá de instalaciones seguras y tendrá el espacio físico necesario donde se colocaran los bienes.
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El bodeguero o guarda almacén deberá acreditar con documentos sobre los bienes que ingresan y los que salen
La gerencia, la unidad de control interno y la unidad de adquisiciones establecerán un sistema para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados
Se establecerá un sistema adecuado de registro permanente por unidades de iguales características
El responsable del almacén o bodega realizará la verificación física y su trámite de la documentación respectiva de los bienes que por su característica deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente.
Sistema de registro
Se deberá establecer un sistema adecuado de control contable para verificar las existencias como los bienes de larga duración (expediente de la vida útil de los bienes)
Conciliación de saldos y auxiliares con cuentas de mayor, verificaciones físicas periódicas.
Identificación y protección
Se establecerá una codificación adecuada
Se establecerá el respectivo código de identificación de los bienes
El responsable de bodega mantendrá registros individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados.
La protección de los bienes será responsabilidad del bodeguero
La protección de los bienes deberá incluir la contratación de pólizas de seguro
Custodia
La unidad de control interno mantendrá los registros custodios de los bienes, así como procedimientos que salvaguarden los mismos.
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Uso de bienes de larga duración
Los bienes de larga duración se utilizaran únicamente en actividades institucionales y no en personales
Cada empleado o funcionario de la entidad será el responsable del uso, custodia y conservación de los bienes entregados.
Control de vehículos
El control de vehículos estará a cargo de la dirección administrativa, con el apoyo de la unidad de control interno, con la finalidad de que estos cumplan con las actividades específicas de la empresa.
El cuidado y conservación de los vehículos estará a cargo de los choferes de los mismos.
Todo vehículo que salga de la institución deberá disponer de la orden de salida firmada por la dirección administrativa de la entidad.
Constatación física de existencias y bienes de larga duración
Se efectuará una constatación física de existencia y bienes de larga duración una vez al año.
El bodeguero será el responsable de su registro y manejo codificado de estos bienes Como resultado de esta constatación física se realizara un acta de todas las novedades y diferencias con la finalidad de conciliar contablemente.
Se establecerá las condiciones en las que se encuentran los bienes con la finalidad de dar el tramite respectivo si requieren de mantenimiento predictivo, preventivo o correctivo.
El mantenimiento de estos bienes deberá hacerse en empresas o talleres que estén acreditadas como proveedores de este servicio en la empresa.
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Baja de bienes por obsolescencia
Se procederá a la baja de bienes que ya no estén acorde a las exigencias y necesidades de la institución, para lo cual se aplicara el procedimiento administrativo establecido.
Para proceder a la baja de un bien, se necesitara del visto bueno de la unidad de control interno.
Clasificación de los inventarios
La clasificación de los inventarios será un control contable que permita tener organizado los principales grupos de productos o bienes de uso o consumo que tiene la institución, para lo cual se clasificará de acuerdo a sus características y en las cuentas contables correspondientes, así por ejemplo:
Materiales de oficina Materiales de aseo Vestuario
Herramientas
Materiales de impresión, reproducción, repuestos y accesorios de vehículos
Sistema de valoración
Los sistemas de valoración del control contable serán los siguientes:
a) Periódico. Se ajustaran los saldos en los estados financieros, basándose en los resultados de las constataciones físicas que se realicen de forma que respalden las cifras de los estados financieros.
b) Permanente. Este tipo de valoración permitirá que se ajusten los saldos en los estados financieros por cada movimiento que se realice: ingreso o egreso bajo la modalidad control por kardex.
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c) Método de valoración. Se recomienda utilizar los siguientes métodos de valoración: promedio ponderado, primeras entradas, primeras salidas (PEPS); últimas entradas, primeras salidas (UEPS).
4.12. Monitoreo y evaluación de los procesos administrativos contables de