Procesos administrativos

Los procesos se integraron en base al mapa de procesos de la empresa Servipallet S.A y en relación a su estructura organizativa, los cargos, las funciones que deben desempeñarse en cada puesto ocupacional o de trabajo, de modo que se constituya en un conjunto de actividades e interacciones de manera secuencial, sistémica para el logro de los objetivos de la institución, que se convierta en una herramienta para mejorar el desempeño del control interno, optimizando la salvaguarda de los activos. Los procesos son los siguientes:

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4.10.1.1. Proceso: Planificación Estratégica Cuadro N° 4. 16

SERVIPALLET S. A

PROCESO Planificación Estratégica

CÓDIGO PA-01

No. RESPONSABLES ACTIVIDADES

1 Gerente Realiza reunión técnica con el equipo integrador de la dirección administrativa, dirección financiera.

2 Administrador Son convocados a la reunión técnica de la dirección ejecutiva

3 Gerente Establece los lineamientos estratégicos en base a las políticas y proyectos que se consideraran en el POA

4 Gerente Realiza actividades orientadas por las decisiones de los requerimientos de los directores, para estructurar los elementos del plan estratégico

institucional

5 Gerente Estructura los componentes y sub componentes del plan estratégico en concordancia con los requerimientos de las direcciones de la cámara de comercio

6 Gerente Establece objetivos – metas, estrategias y acciones del plan estratégico con su correspondiente presupuesto.

7 Gerente Elabora el cronograma de aplicación del plan estratégico con sus respectivos responsables y productos finales

8 Gerente Realiza los programas por ejes estratégicos o subsistemas.

9 Gerente Identifica los proyectos y sub proyectos que deberá contener el plan estratégico

10 Gerente Desarrolla el plan de supervisión, monitoreo y evaluación del plan estratégico

Fuente: Empresa SERVIPALLET Elaboración: Nathaly Armas V.

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Diagrama N° 4. 1. Planificación estratégica

ADMINISTRADOR GERENTE Fas e INICIO Realiza reunión técnica con el equipo integrador Son convocados a la reunión técnica en la gerencia Establece los lineamientos estratégicos en base a las políticas y proyectos del POA Realiza actividades

orientadas por las decisiones de los requerimientos del directorio Estructura los componentes y sub componentes del plan estratégico Establece objetivos – metas, estrategias y acciones Elabora el cronograma de aplicación del plan

estratégico

Realiza los programas por ejes

estratégicos

Identifica los proyectos y sub proyectos del plan

estratégico Desarrolla el plan de

supervisión, monitoreo y evaluación del plan

estratégico

FIN

Fuente: Empresa SERVIPALLET Elaboración: Nathaly Armas V.

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4.10.1.2. Proceso: Levantamiento de perfiles por competencias

Cuadro N° 4. 17

SERVIPALLET S.A

PROCESO Levantamiento de perfiles por competencias.

CÓDIGO PA-02

No. RESPONSABLES ACTIVIDADES

1

Administrador Elabora una lista de actividades del cargo que se va a realizar 2 Administrador Califica las actividades descritas considerando la frecuencia y

complejidad de las mismas 3

Administrador Identifica las actividades esenciales

4 Administrador Identifica las competencias para desempeñar las actividades esenciales

5

Administrador Determina las competencias profesionales y generales 6 Gerente Revisa las competencias generales y profesionales según el

cargo y aprueba

7 Administrador Establece las competencias a evaluarse en la selección y capacitación

8

Administrador Ingresa todo el proceso de perfiles al sistema

Fuente: Empresa SERVIPALLET Elaboración: Nathaly Armas V.

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Diagrama N° 4. 2. Levantamiento de perfiles por competencias

GERENTE ADMINISTRADOR

Fa

se

INICIO

Elabora una lista de actividades del cargo que se va a realizar Califica las actividades descritas, considerando frecuencias y complejidad Identifica las actividades esenciales Identifica las competencias para desempeñar las actividades esenciales Determina las competencias profesionales y generales Revisa las competencias generales y profesionales según el cargo y aprueba Establece las competencias a evaluarse en la selección y capacitación Ingresa todo el proceso de perfiles al sistema FIN

Fuente: Empresa SERVIPALLET Elaboración: Nathaly Armas V.

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4.10.1.3. Proceso: Reclutamiento del personal

Cuadro N° 4. 18

SERVIPALLET S.A

PROCESO Reclutamiento del personal.

CÓDIGO PA-03

No. RESPONSABLES ACTIVIDADES

1 Administrador Establecer términos de referencia( Perfil ) 2 Administrador Publicación vacante

3 Administrador Recepción de hojas de vida

4 Administrador Clasificar las carpetas que están de acuerdo con el perfil solicitado. 5 Administrador Realizar llamadas a los candidatos para realizar pruebas.

6 Administrador Calificar pruebas y llamar a los candidatos para la entrevista. 7 Gerente Realizar entrevista de selección

8 Administrador Publicar los resultados 9 Administrador Contratación provisional

10 Administrador Proceso de inducción, capacitación.

Fuente: Empresa SERVIPALLET Elaboración: Nathaly Armas V.

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Diagrama N° 4. 3. Reclutamiento del personal

GERENTE ADMINISTRADOR Fa se INICIO Establecer términos de referencia o perfil ocupacional Publicar vacante Receptar hojas de vida Clasificar las carpetas que están de acuerdo al perfil ocupacional ¿Cumple los requisitos? Realiza llamadas a los candidatos SI Realiza pruebas ¿Aprueba? Realiza entrevista de selección SI Publica los resultados Procede a la contratación Realiza el proceso de inducción y capacitación FIN

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.

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4.10.1.4. Proceso: Evaluación del desempeño del talento humano Cuadro N° 4. 19

SERVIPALLET S.A

PROCESO Evaluación del desempeño del talento humano

CÓDIGO PA -04

No.

RESPONSABLES ACTIVIDADES

1 Administrador Establece la estructura del procedimiento de evaluación del desempeño.

2 Administrador Identifica los componentes del programa de evaluación del desempeño y su aplicabilidad en la empresa Servipallet. 3 Administrador Estructura formatos respectivos de evaluación del desempeño,

su aplicabilidad, el manejo de las escalas de calificación, la objetividad del sistema.

4 Administrado Aplicación práctica de formatos estructurados con evaluaciones realizadas en los talleres de capacitación.

5 Administrado Genera mecanismos de retroalimentación en los procesos de evaluación del desempeño con la finalidad de incrementar el compromiso de mejoramiento del talento humano.

6 Gerente Recibe los mecanismos y aprueba

7 Administrador Establece la estructura del procedimiento de evaluación del desempeño.

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.

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Diagrama N° 4. 4. Evaluación del desempeño del talento humano

GERENTE ADMINISTRADOR Fa se INICIO Establece la estructura de evaluación de desempeño Identifica los componentes del programa de evaluación de desempeño Estructura los formatos respectivos de evaluación de desempeño

Aplica los formatos estructurados Genera mecanismos de retroalimentación con evaluaciones realizadas Recibe los mecanismos y aprueba Establece la estructura del procedimiento de evaluación del desempeño FIN

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.

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4.10.1.5. Proceso: Pago de nómina

Cuadro N° 4. 20

SERVIPALLET S.A

PROCESO Pago de nómina

CÓDIGO PA -05

No.

RESPONSABLES ACTIVIDADES

1 Contadora El departamento contable solicita a la gerencia el listado de asistencia del personal que trabaja en la empresa

2 Gerente La gerencia recibe la solicitud de asistencia de personal del mes para que el departamento contable sustente su pago en forma técnica

3 Gerente La gerencia envía el documento solicitado al departamento contable para que siga el trámite correspondiente

4 Contadora El departamento contable determina el número de días y horas extras que se van a cancelar en valores económicos por trabajador

5 Contadora El departamento contable verifica la asignación de mensualidades por pagar a cada trabajador y calcula los montos a pagar para elaborar su respectiva planilla.

6 Contadora El departamento contable elabora la nómina del mes o planilla de personal a pagar para que la gerencia revise y apruebe 7 Contadora El departamento contable una vez que recibe la aprobación

realiza los pagos respectivos a los empleados

8 Contadora El departamento contable realiza los asientos respectivos de la nómina de personal del mes

9 Contadora El departamento contable archiva el pago de nómina del mes.

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.

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Diagrama N° 4. 5. Pago de nomina

TRABAJADORES CONTADORA GERENCIA Fa se INICIO Solicita a la gerencia el listado de asistencia del personal Recibe la solicitud de asistencia de personal Envía documento solicitado Determina el número de días y horas extras que se

va cancelar por trabajador Verifica la asignación de mensualidades por pagar a cada trabajador y calcula

los montos a pagar

Elabora la nómina del mes para que revise y apruebe la

gerencia

Recibe la nómina

Aprueba? Realiza los pagos a

los empleados SI

Recibe el pago correspondiente

Realiza los asientos de pago de nómina

del mes

Archiva pago de nómina del mes

FIN

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.

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