4.10. Levantamiento y estandarización de procesos
4.10.2. Procesos contables
Los procesos contables son un instrumento importante para los registros de la salvaguarda de los activos y que permita una seguridad en el manejo, integridad y cuidado de los mismos.
4.10.2.1. Proceso: Trámites para registro del ciclo contable Cuadro N° 4. 21
SERVIPALLET S.A
PROCESO Trámites para registro del ciclo contable
CÓDIGO PC -01
No.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
1 Contadora
Recibir o generar documentos contables, por cada proceso, se generan algunos de estos eventos: a) solicitud de cotizaciones. b) cotizaciones. c) análisis de las cotizaciones. d) orden de compra o de servicio. e) informe de recepción. f) copia del instrumento de pago. g) cualquier otra información relacionada de deberá organizar estos documentos. Documento generado con la transacción realizada de cotización.
2 Contadora
Registrar cada transacción en el diario general, conforme su naturaleza y las políticas que rigen en la materia, Deberá registrarse cada transacción en el libro de diario donde los documentos descritos constituyen el soporte de la operación Codificarlas conforme la clasificación establecida. Documento generado Diario General.
3 Contadora
Registrar el resumen de las transacciones al Mayor General. Trasladando los saldos del libro diario al mayor general. Documento generado Libro Mayor.
4 Contadora
Elaboración de los estados financieros al cierre de cada mes, extraerá la información registrada en el diario general , mayor general , y en los correspondientes auxiliares las que resumirá conforme el formato estructurado en el Plan de Cuentas El contador enviara este informe a la gerencia para su presentación final. Documento generado Estados Financieros.
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
65
Diagrama N° 4. 6. Trámites para el registro del ciclo contable
GERENCIA CONTABILIDAD Fa se INICIO Recibir o generar información contable como: recibos, facturas, comprobantes de egreso Registrar cada transacción en el diario general
Trasladar saldos del libro diario al mayor
general
Al cierre de cada mes deberá realizar:
cierre de operación mensual, conciliación bancaria Revisa el cierre de operación mensual Aprueba? Elaborar estados financieros SI FIN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
66
4.10.2.2. Proceso: Registros contables Cuadro N° 4. 22
SERVIPALLET S.A
PROCESO Registros contables
CÓDIGO PC -02
No.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
1 Contadora Organizar, dirigir, coordinar, controlar, mantener actualizado el sistema de contabilidad de la empresa
2 Contadora
Preparar y mantener actualizadas las normas técnicas,
instructivos y otros instrumentos de trabajo relacionados con el sistema de contabilidad
3 Contadora Estructurar los estados de informes financieros. 4 Gerente Firma los estados financieros
5 Contadora Ejecutar un control previo de los gastos, para correlacionar con el flujo de efectivo que dispone la organización.
6 Contadora Formular los balances anuales
7 Contadora Llevar los libros diarios de ingresos y egresos con sus respectivos registros.
8 Contadora Hacer los respectivos pagos a proveedores que tiene la empresa.
9 Gerente Aprueba y firma los pagos
10 Contadora Elaborar los registros de los costos de operación que ejecuta la empresa.
11 Contadora Determinar los costos operativos de la empresa.
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
67
Diagrama N° 4. 7. Registros contables
GERENCIA CONTABILIDAD Fa se INICIO Organizar, dirigir, coordinar, controlar y mantener actualizado el sistema contable Preparar instructivos y otros instrumentos de trabajo Estructura los
estados financieros Firma los estados
financieros
Ejecutar un control previo de los gastos
Formular balances anuales
Llevar los libros diarios de ingresos y
egresos
Hacer los pagos respectivos a proveedores
Aprueba y firma los pagos
Elaborar registros de costos de
operación
FIN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
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4.10.2.3. Proceso: Registro de operaciones contables - financieras
Cuadro N° 4. 23
SERVIPALLET S.A
PROCESO Registro de operaciones contables - financieras
CÓDIGO PC -03
No.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
1 Contadora La contadora realiza el mantenimiento actualizado de los registros contables
2 Contadora La contadora analiza las partidas de ingresos y egresos que se han generado en la empresa a nivel diario, semanal, mensual. 3 Contadora La contadora elabora los asientos contables respectivos para
su registro y control
4 Contadora
La contadora elabora planilla de sueldos del personal de la empresa de acuerdo al número de días y horas extras que les corresponde a cada uno así como a su salario fijado y lo envía a la gerencia para que lo aprueben
5 Contadora
La contadora una vez aprobada la planilla de pago realiza los pagos pertinentes al personal de acuerdo a las políticas de la empresa
6 Contadora La contadora elabora los asientos respectivos para su registro y control
7 Contadora La contadora realiza el mantenimiento actualizado de los registros contables
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
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Diagrama N° 4. 8. Registro de operaciones contables - financieras
CONTADORA GERENTE INICIO Realiza el mantenimiento actualizado de los registros contables Analiza las partidas de ingreso y egresos Elabora asientos contables Elabora planilla de sueldos Aprueba? Aprueba planilla SI
Realiza los pagos al personal Elabora los asientos respectivos FIN NO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
70
4.10.2.4. Proceso: Libro Bancos
Cuadro N° 4. 24
SERVIPALLET S.A
PROCESO Libro Bancos
CÓDIGO PC -04
No.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
1 Contadora
Recibe facturas, comprobantes de depósitos, recibos de caja o cualquier otro documento de las transacciones que realice la empresa y los registros
2 Contadora
En un tiempo estimado de una a dos horas después de haber recibido la recepción de los documentos de respaldo procede a la elaboración de los comprobantes respectivos al ingreso o egreso y registra en el libro bancos correspondiente
3 Contadora
En los primeros días de cada mes recibe los estados de cuenta emitidos por las entidades bancarias y realiza el asiento respectivo en el libro bancos para la aprobación de la directora administrativa.
4 Contadora Revisa el libro bancos y comunica sobre los saldos existentes a la directora administrativa
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
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Diagrama N° 4. 9. Libro Bancos
ADMINISTRADORA CONTADORA Fa se INICIO Recibe facturas, comprobantes de depósitos entre otros documentos de la empresa Elabora los comprobantes respectivos y registra en el libro bancos
En los primeros días de cada mes realiza el asiento de los estados de cuenta Aprueba los registros realizados en el libro bancos Revisa el libro bancos y comunica los saldos existentes
a la directora administrativa
FIN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
72
4.10.2.5. Proceso: Fondo rotativo
Cuadro N°4. 25
SERVIPALLET S.A
PROCESO Fondo rotativo
CÓDIGO PC -05
No.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
1 Contadora
Mantiene el fondo rotativo de $250.00 para gastos menores que puede tener la empresa y se sustenta en los registros aprobados por la dirección administrativa y los comprobantes de gastos que se han efectuado.
2 Contadora Realiza el registro de los gastos efectuados con el fondo rotativo
3 Contadora Anticipa la reposición del fondo rotativo a la dirección administrativa con la finalidad de mantener el mismo
4 Contadora
Establece la suma de los soportes de egreso (facturas) y realiza el comprobante de egreso en el que se detalla los gastos que se han realizado con este fondo para su respectiva reposición.
5 Contadora
Una vez establecido los comprobantes de egreso y revisado por la directora administrativa un día previo a la entrega y firma de los pagos a proveedores se procede al cambio en efectivo 6 Contadora Archiva los comprobantes de egreso con los soportes
correspondientes dando por cerrado el fondo rotativo del mes.
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
73
Diagrama N° 4. 10. Fondo rotativo
ADMINISTRADORA CONTADORA Fa se INICIO Mantiene el fondo rotativo de $250.00 Realiza el registro de los gastos efectuados Anticipa la reposición del fondo
rotativo a administración Recibe el informe de reposición de fondo rotativo Establece la suma de los soportes de egreso y realiza el comprobante de egreso
Una vez revisado los comprobantes de egreso por la directora administrativa realiza el cambio en efectivo Archiva los comprobantes de
egreso con los soportes correspondientes
FIN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
74
4.10.2.6. Proceso: Conciliación bancaria Cuadro N° 4. 26
SERVIPALLET S.A
PROCESO Conciliación bancaria
CÓDIGO PC -06
No.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
1 Contadora El departamento contable determina los saldos de las cuentas bancos, partiendo del saldo del libro mayor.
2 Contadora La contadora suma o resta los errores cometidos por el banco al saldo del estado de cuenta
3 Contadora
La contadora efectúa la comparación a ambos saldos correctos y elabora la conciliación bancaria con los datos obtenidos y calculados. Envía a la gerencia para su aprobación
4 Contadora
La contadora una vez que recibe la aprobación de la gerencia registra los elementos de ajuste que se deriven de la
conciliación bancaria aplicando su plan de asientos 5 Contadora La contadora una vez efectuado las operaciones antes
señaladas archiva la conciliación bancaria
6 Contadora El departamento contable determina los saldos de las cuentas bancos, partiendo del saldo del libro mayor.
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
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Diagrama N° 4. 11. Conciliación bancaria
GERENCIA CONTADORA Fa se INICIO Determina los saldos de las cuentas bancos partiendo del saldo
del libro mayor
Suma o resta los errores cometidos
por el banco al saldo del estado de
cuenta
Compara ambos saldos correctos y
elabora la conciliación bancaria con los datos obtenidos y calculados Aprueba? Aprueba conciliación bancaria SI
Registra los asientos de ajuste que se deriven de la conciliación bancaria (plan de asientos) Archiva conciliación bancaria FIN NO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
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4.10.2.7. Proceso: Elaboración de Estados Financieros
Cuadro N° 4. 27
SERVIPALLET S. A
PROCESO Elaboración de Estados Financieros
CÓDIGO PC-07
No.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
1 Contadora
Accede al módulo de consulta y reportes de presupuesto y contabilidad y emite el reporte de información financiera del gasto corriente
2 Contadora Accede al módulo de asientos contables y verifica los movimientos realizados, para contabilizarlos.
3 Contadora Elabora el reporte de avance presupuestal y por programa con sus respectivas cuentas y elabora el balance de comprobación 4 Contadora Valida el importe del presupuesto ejercido o ejecutado con el
documento: Reporte de Avance Presupuestal por partida. 5 Contadora
Si esta correcta la información pasa al siguiente proceso, caso contrario accede al módulo de asientos contables y realiza los ajustes que sean necesarios bajo el principio de las normas contables.
6 Contadora
Elabora las notas de Estados Financieros que permitan tener una interpretación amplia y clara sobre la aplicación de los recursos presentados en los estados financieros.
7 Contadora
Emite los reportes financieros siguientes: Balance General, Balance de Comprobación, Estado de Ingresos y Egresos, Estado de ingresos y egresos, elaboración de notas de los estados financieros, resumen de movimientos de bodega y suministros y arqueo de fondo revolvente.
8 Contadora
Entrega un informe al administrador y al gerente, sobre los estados financieros a fin de que reciba la firma de autorización y archivo.
9 Administrador Recibe el informe sobre los estados financieros 10 Contadora Realiza el archivo correspondiente
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
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Diagrama N° 4. 12. Elaboración de Estados Financieros
ADMINISTRADOR CONTADORA GERENTE Fa se INICIO Accede al módulo de consulta y reportes de presupuesto Accede al módulo de asientos contables y verifica los movimientos realizados Elabora el reporte de avance presupuestal Valida el importe del presupuesto ejercido ¿Correcto?
Elabora las notas de estados financieros
SI
NO
Emite los reportes financieros de los estados financieros Recibe un informe de los estados financieros Recibe un informe de los estados financieros Firma y autoriza Realiza el archivo correspondiente FIN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
78
4.10.2.8. Proceso: Cierre mensual de presupuesto Cuadro N° 4. 28
SERVIPALLET S.A
PROCESO Cierre mensual de presupuesto
CÓDIGO PC-08
No.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
1 Contadora Recibe de la unidad de administración el reporte de avance presupuestal registradas en el mes.
2 Contadora
Accede al sistema interno del presupuesto y emite el avance presupuestal interno, con los movimientos de afectaciones, transferencias registradas en el mes.
3 Contadora
Verifica las afectaciones que por concepto de ingresos o transferencias se han registrado en el reporte de avance presupuestal (documento del sistema interno de presupuesto), para determinar si existen diferencias
4 Contadora
En caso de no existir diferencias realiza el cierre mensual en el sistema interno de presupuesto y archiva de manera cronológica permanente el reporte de avance presupuestal.
5 Contadora
Realiza el informe del cierre mensual del presupuesto, con los ajustes de los movimientos que afectaron el presupuesto en el mes.
6 Contadora
Con el sistema interno del presupuesto revisa los ajustes realizados y archiva de manera cronológica el reporte de avance presupuestal.
7 Contadora El contador realiza el cierre mensual en el sistema interno de presupuesto y emite un informe al gerente y administrador 8 Administrador Recibe informe de cierre mensual de presupuesto
9 Contadora Archiva el informe mensual de presupuesto
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
79
Diagrama N° 4. 13. Cierre mensual de presupuesto
ADMINISTRADOR CONTADORA GERENTE Fa se INICIO Recibe de administración el reporte de avance presupuestal Accede al sistema interno del presupuesto y emite el avance presupuestal interno Verifica las afectaciones por concepto de ingresos o transferencias ¿diferencias? Realiza el cierre mensual en el sistema interno de presupuesto NO Realiza el informe del cierre mensual del presupuesto
Recibe el informe del cierre mensual de presupuesto
Recibe el informe del cierre mensual de presupuesto
Archiva el informe presupuestal
FIN
Fuente: Investigación Directa Elaboración: Nathaly Armas V.
80
4.10.2.9. Proceso: Control presupuestario Cuadro N° 4. 29
SERVIPALLET S.A
PROCESO Control presupuestario
CÓDIGO PC-09
No.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
1 Contadora Recibe de las diversas áreas los requerimientos de partidas presupuestarias, en original y copia
2 Administrador Analiza la solicitud de los requerimientos presupuestarios, para que sean aprobadas o no.
3 Administrador
Elabora el documento informativo en original y copia para notificar que las partidas presupuestarias están consideradas en el presupuesto.
4 Administrador Entrega un original y copia de las respuestas de las partidas presupuestarias a la contadora y envía por correo electrónico. 5 Contadora Estructura las solicitudes de transferencias presupuestarias, para
enviar al gerente para su aprobación 6 Gerente Aprueba las transferencias presupuestarias
7 Administrador Elabora el oficio de solicitud de transferencias al contador y al gerente para su aprobación
8 Contadora
Realiza el control presupuestario y reporta los resultados de las partidas al gerente para su aprobación del avance presupuestario (reporte de avance presupuestario)
9 Administrador Recibe las partidas de avance presupuestario y aprueba 10 Contadora
El contador prepara los reportes trimestrales del gasto y envía a la gerencia y al administrador. Estado de flujo de efectivo, estado económico de los ingresos y gastos, estado analítico de los programas y partidas.
11 Contadora Elabora el cierre mensual presupuestado
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
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Diagrama # 4. 14. Control presupuestario
ADMINISTRADOR CONTADORA GERENTE Fa se INICIO Recibe los requerimientos de partidas presupuestarias Analiza la solicitud de los requerimientos presupuestarios Elabora el documento informativo para notificar las partidas
presupuestarias Entrega un original y copia a la contadora por correo Estructuran las solicitudes de transferencias presupuestarias Aprueba las transferencias presupuestarias Elabora el oficio de solicitud de transferencias al contador Realiza el control presupuestario y reporta los resultados de las partidas
Recibe las partidas del avance presupuestario y
aprueba
Prepara los reportes trimestrales del gasto Elabora el cierre mensual presupuestado FIN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Nathaly Armas V.
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