UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDIORÍA CPA
TEMA:
“LEVANTAMIENTO Y ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVO CONTABLE DE CONTROL INTERNO, EN LA EMPRESA SERVIPALLET DE LA CIUDAD DE QUITO”
Autora:
Nathaly Karina Armas Villagómez
Director:
Ing. Marcelo William Moreno Cazar
i AUTORÍA
La información y los criterios que se han emitido en el presente trabajo de investigación, sobre “LEVANTAMIENTO Y ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVO CONTABLE DE CONTROL INTERNO, EN LA EMPRESA SERVIPALLET DE LA CIUDAD DE QUITO”. Son de absoluta responsabilidad de la autora, ya que, se han tomado en cuenta todas las normativas de redacción y recopilación de la información en especial, la obtenida de las diferentes fuentes de consulta bibliográfica y documental.
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CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
En calidad de Director de la Investigación o Trabajo de Grado, sobre el tema:
“LEVANTAMIENTO Y ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVO CONTABLE DE CONTROL INTERNO, EN LA EMPRESA SERVIPALLET DE LA CIUDAD DE QUITO”. De la autoría de la Señorita Nathaly Armas V., con cédula de identidad Nº. 1004188395; estimo que este trabajo, luego de haberle revisado detenidamente, toda la información en forma integral; cumple con los requisitos metodológicos, técnicos y de aporte científico, en el área Administrativo Contable; acorde a las, leyes y normas vigentes que corresponde; por lo que dicho trabajo de Tesis, puede ser sometido al más estricto proceso de revisión y evaluación del presente documento, que el Honorable Consejo Académico de la Universidad Tecnológica Equinoccial, designe para su correspondiente estudio y calificación.
Quito, mayo 2015
El Director
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APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO
En calidad de Miembros del Tribunal de Grado, aprueban el presente Informe de Investigación de acuerdo a las disposiciones reglamentarias emitidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial: Por cuanto la Señorita postulante Natalia Armas V., con el título de Tesis “LEVANTAMIENTO Y ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVO CONTABLE DE CONTROL INTERNO, EN LA EMPRESA SERVIPALLET DE LA CIUDAD DE QUITO”. Han estimado que dicho trabajo cumple con los méritos suficientes para ser sometido al acto de Defensa de Tesis.
Por lo antes expuesto, se autoriza la presentación de los originales correspondientes, según las normativas estandarizadas y vigentes de la Universidad.
Quito, mayo 2015
Miembro del Tribunal 1 Miembro del Tribunal 2
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DEDICATORIA
La presente investigación se encuentra plasmada en calidad de Tesis de Grado, está dedicado al ser que me ha dado la existencia a DIOS, quien me ha dado todas las fuerzas y la motivación necesaria para seguir adelante con mucho sacrificio, esfuerzo y
dedicación.
Ésta presente tesis va dedicada a mis Padres, mi Hermano, mi tía Guadalupe Villagómez y mi prima Patricia Vargas, ya que fueron las personas quienes supieron apoyarme en los momentos más difíciles de mi adolescencia y con sus consejos pude
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AGRADECIMIENTO
Agradezco a la Empresa SERVIPALLET S.A. por brindarme todo el apoyo necesario para el cumplimiento y culminación de la presente investigación y a la vez por permitirme aplicar mis conocimientos adquiridos en el transcurso de mi formación académica; y a todas aquellas personas que sin interés alguno me apoyaron para este logro muy importante en mi vida.
Con un eterno agradecimiento al Ing. Marcelo William Moreno Cazar, por ser el Director de la presente Investigación, y darme en forma oportuna las necesarias asesorías y conocimientos.
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RESUMEN EJECUTIVO
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ÍNDICE GENERAL DE CONTENIDOS
CONTENIDO PÁGS.
INTRODUCCIÓN………...1
CAPITULO I 1. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN……….3
1.1.Enunciado del Tema……….3
1.2.Planteamiento del Problema………...3
1.3.Formulación del problema………...4
1.4.Justificación………...4
1.5.Objetivos………...5
1.5.1. Objetivo general………...5
1.5.2. Objetivos específicos……….5
1.6.Idea a Defender………...5
1.7.Variables de la investigación………...6
1.7.1. Variable independiente………...6
1.7.2. Variable dependiente………...6
1.8.Metodología de la investigación………...6
1.9.Técnicas de Investigación ………. 7
CAPITULO II 2. MARCO TEÓRICO………9
2.1.La empresa………...9
2.1.1. Definición………9
2.1.2. Clasificación de la empresa………...9
2.1.3. Administración………...9
2.1.3.1. Definición………..9
2.1.3.2. Importancia………...10
2.1.4. Planificación………..10
viii
2.1.6. Dirección………...11
2.1.7. Control………..12
2.1.8. Misión………12
2.1.9. Visión……….13
2.1.10. Políticas………...13
2.1.11. Objetivos………13
2.1.12. Valores y principios………...14
2.1.13. Organigrama………...14
2.1.14. Análisis FODA………...14
2.2.Manual de funciones……….15
2.2.1. Objetivos del manual de funciones………...16
2.2.2. Tipos de Manuales………...16
a) Manual de Organización………...16
b) Manual de Políticas………...16
c) Manual de procedimientos y normas……….……...17
d) Manual del especialista……….………..17
e) Manual del empleado………...17
f) Manual de Propósito múltiple………...17
2.3.Proceso ……….…..17
a) Objetivos del análisis de procesos ………...18
b) Características relevantes de los procesos:………..…………..18
c) Tipos de procesos………...18
2.3.1. Gestión administrativa por procesos………...19
2.3.2. Mapa de procesos………...20
2.3.3. Diagramas de flujo para levantar procesos……….21
2.4.Gestión Financiera – Contable………22
2.4.1. Estados Financieros……….…...22
2.4.2. Estado de situación financiera……….………...23
2.4.3. Estado de resultados……….………...23
2.4.4. Estado de flujo de efectivo……….……….23
2.4.5. Análisis financiero………..………...24
2.5.El control interno………..………...24
ix
2.5.2. Características………...26
2.5.3. 2Objetivos del control interno………...26
2.6.Coso II (ERM)………..27
2.6.1. Definición de COSO II (ERM)………..27
2.6.2. Componentes del COSO II (ERM)………...28
CAPÍTULO III 3. DIAGNÓSTICO TÉCNICO SITUACIONAL……….…………31
3.1.Antecedentes………....31
3.2.Organización de la compañía, con organigramas y gráficos pertinentes………..……32
3.2.1. Organización de la compañía……….32
3.3.Sistema de paletización………..33
3.3.1. Reporte de operaciones………34
3.3.2. Transporte o almacenaje de mercancías peligrosas……….34
3.3.3. Controles de seguridad………..35
3.4.FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas)………...36
3.4.1. Fortalezas (Ventaja competitiva) ……….……36
3.4.2. Debilidades ……….………..37
3.4.3. Oportunidades (capacidad ofensiva o defensiva) ……..………...38
3.4.4. Amenazas ………..…38
3.4.5. Estrategias FO – DO – FA – DA……….……..39
3.5.Aplicaciones de la entrevista………...41
CAPITULO IV 4. PROPUESTA……….46
4.1.Introducción………46
4.2.Finalidad……….46
4.3.Objetivos de la propuesta………..…….47
4.3.1. Objetivo general………...47
4.3.2. Objetivos específicos………...47
4.4.Estructura organizativa de la empresa Servipallet………...47
x
4.5.1. Misión……….……48
4.5.2. Visión………..49
4.5.3. Políticas...………...49
4.5.4. Objetivos del control interno………...49
4.6.Definición de procesos………...49
4.7.Finalidad y estandarización de procesos..………....50
4.8.Control de procesos………..50
4.9.Mapa de procesos………..50
4.10. Levantamiento y estandarización de procesos………52
4.10.1. Procesos administrativos……….53
4.10.2. Procesos contables………...64
4.11. Control contable………82
4.12. Monitoreo y evaluación de los procesos administrativos contables de control interno……….88
CAPITULO V 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………....90
5.1.CONCLUSIONES………...90
5.2.RECOMENDACIONES………...91
5.3.BIBLIOGRAFÍA………...92
xi
ÍNDICE DE TABLAS Y CUADROS
CONTENIDO PÁGS
Cuadro # 2. 1. SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR FLUJOGRAMAS
(DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA)……….22
Cuadro N° 3. 1. Población………...32
Cuadro N° 3. 1. Entrevista aplicada al Gerente de la Empresa SERVIPALLET……….41
Cuadro N° 3.3.Entrevista aplicada a la Administrador de la Empresa SERVIPALLET………...42
Cuadro N° 3. 2. Entrevista aplicada a la Contadora de la Empresa SERVIPALLET…………44
Cuadro N° 4. 1 Planificación Estratégica………..54
Cuadro N° 4. 2 Levantamiento de perfiles por competencias………..56
Cuadro N° 4. 3 Reclutamiento del personal………...58
Cuadro N° 4. 4 Evaluación del desempeño del talento humano……….60
Cuadro N° 4. 5 Proceso. Pago de nómina………...62
Cuadro N° 4. 6 Proceso. Trámites para registro del ciclo contable………64
Cuadro N° 4. 7 Proceso. Registros contables………66
Cuadro N° 4. 8 Proceso. Registro de operaciones contables – financieras……….68
Cuadro N° 4. 9 Proceso. Libro Bancos………...70
Cuadro N°4. 10 Proceso. Fondo rotativo……….72
Cuadro N° 4. 11 Proceso. Conciliación bancaria………74
xii
Cuadro N° 4. 13 Proceso: Cierre mensual de presupuesto……….78
Cuadro N° 4. 14 Proceso: Control presupuestario………...80
1
INTRODUCCIÓN
La gestión por procesos en la administración moderna va tomando mayor importancia en el nuevo entorno económico y los niveles de competitividad que exige la globalización y el mercado, sistemas productivos más eficientes, eficaces en las organizaciones.
El control interno en las empresas nace de la necesidad de conservar una seguridad razonable y permanente en las organizaciones, concerniente a la eficacia de los controles establecidos a los procesos y la preservación de los bienes e intereses de la compañía, convirtiéndose en una herramienta de soporte para la administración mediante la evaluación de riesgos, y la detección oportuna de problemas y desviaciones.
El control interno dentro de este contexto es de fundamental importancia para cualquier organización aplicando herramientas que están al servicio de los administradores, gerentes para evaluar y monitorear las operaciones de sus organizaciones. La perspectiva del control interno en las empresas es usar métodos, procesos coordinados y adaptados a las características propias de cada empresa.
Con este marco integrador es de importancia para la empresa Servipallet S.A realizar el levantamiento y estandarización de los procesos administrativos contables de control interno, para lo cual se estructura los siguientes capítulos:
En el primer capítulo se establece el problema de la investigación, la formulación del problema, las ideas de investigación, la metodología de investigación, la aplicación de los métodos y las técnicas de investigación.
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En el tercer capítulo se hace constar el diagnóstico técnico situacional sobre la empresa que fuera escenario de la investigación; en la misma que se hace constar los antecedentes, los objetivos, los diferentes servicios que presta, las áreas y sus respectivas competencias, las tecnologías, los controles y la seguridad que garantiza la empresa a sus clientes, además se cuenta con el análisis FODA, y la presentación de resultados de las entrevistas aplicadas al gerente, administrador y contadora de la empresa SERVIPALLET.
En el cuarto capítulo se realiza el levantamiento y estandarización de los procesos administrativos contables de control interno definiendo los mismos, en actividades sistémicas, diagramas de flujo y mecanismos de control interno contable, así como el sistema de monitoreo mediante indicadores de gestión. Y en el quinto y último capítulo constan las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos.
3
CAPITULO I
1.
PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Enunciado del Tema
Levantamiento y estandarización de los procesos administrativo contable de control interno, en la empresa SERVIPALLET de la ciudad de Quito”.
1.2 Planteamiento del Problema
La empresa Servipallet se localiza en Distrito Metropolitano de Quito, parroquia Tababela en el terminal de carga internacional del Aeropuerto Mariscal Sucre a 200 metros del Gate Gourmet, tiene como actividad económica principal servicios de recepción, almacenaje, paletización y despacho de toda clase de cargas aéreas
Toda organización pública o privada en su estructura administrativa debe mantener un sistema integral de procesos, procedimientos de control interno ajustado a las normativas generales, a la contabilidad generalmente aceptada con la finalidad de mantener registros debidamente llevados y que permitan a la gerencia una mejor toma de decisiones.
La falta de controles internos no promueven en las organizaciones los principios de eficacia, efectividad, eficiencia y economía en las operaciones; a la vez que disminuyen las acciones para proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro o uso indebido, irregularidad o acto ilegal en detrimento de las empresas.
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salvaguarda de activos, la prevención y detección de errores, la integridad de los registros contables y la oportuna preparación de información financiera.
1.3. Formulación del problema
¿De qué manera incide la estandarización de los procesos administrativos contables de control interno en el manejo de la información de custodia de activos, integridad de registros contables en información financiera de la empresa Servipallet?
1.4. Justificación
En la administración moderna adquieren importancia los procesos administrativos contables de control interno como instrumentos que tienen el propósito de servir de consulta y orientación acerca de información relacionada con los registros de la custodia de los activos, la confiabilidad de la información financiera contable. Los procesos de control interno son eficaces, promueven un proceso continuo de evaluación y revisión del desempeño de los logros relacionados con las previsiones contempladas en los distintos planes institucionales. Son herramientas de procesamiento de información con la aplicación de controles relacionados con la información contable a fin de lograr que sea correcta, completa y que su formulación se fundamente en transacciones debidamente reconocidas, verificadas y autorizadas. El control interno permite controles físicos, involucra la realización de arqueos, constataciones físicas, inspecciones y otras acciones dirigidas a la protección de los activos de las entidades.
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Con los procesos administrativos contables de control interno la empresa dispondrá de una herramienta indispensable como componente de control interno, para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral, que contenga todas las instrucciones, responsabilidades, funciones de las distintas operaciones administrativas y financieras así como para el cumplimiento correcto y oportuno de las obligaciones tributarias fiscales y laborales con lo que debe cumplir la empresa.
1.5. Objetivos
1.5.1. Objetivo general
Diseñar y estandarizar los procesos administrativos contables de control interno en la empresa Servipallet S.A para mantener un ambiente de control eficaz en la custodia de los activos y la confiabilidad de los datos e informes no financieros.
1.5.2. Objetivos específicos
Definir un marco teórico que sustente los componentes científicos técnicos para el levantamiento y estandarización de procesos administrativos contables de control interno
Determinar la incidencia que tiene la falta de procesos administrativos contables de control interno en la empresa Servipallet
Levantar y estandarizar los procesos administrativos contables de control interno más relevantes en la empresa Servipallet.
1.6. Idea a Defender
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manera lograr que la empresa obtenga una seguridad razonable en su control interno mejorando la imagen y prestigio de la empresa.
1.7. Variables de la investigación
1.7.1. Variable independiente
Procesos estandarizados administrativos contables de control interno de la empresa Servipallet S.A.
1.7.2. Variable dependiente
Sistematizar las actividades de verificación, evaluación de la gestión administrativa, financiera y operativa de la empresa Servipallet S.A.
Protección de los bienes, activos e intereses de la compañía. Cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes en el país. Optimización de los recursos en las operaciones.
1.8. Metodología de la investigación
Mediante este tipo de investigación permitió establecer el problema actual de la empresa Servipallet S.A, respecto a la necesidad de levantar y estandarizar procesos administrativos contables de control interno, describir la información obtenida de las entrevistas realizadas al gerente, administrador y contadora de esta institución, así como la estructura organizacional, el marco filosófico de la organización. A continuación se presenta una breve descripción de los principales métodos de investigación:
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Método Deductivo: Este método se utilizó como un proceso para presentar conceptos, principios, definiciones, leyes o normas generales, respecto al levantamiento y estandarización de procesos administrativos contables de control interno, sobre la base de bibliografía actualizada de expertos sobre este tema y que son de sustento técnico y fundamento para la estructura de la propuesta.
Método Analítico: Su aplicación permitió analizar las causas y efectos de la falta de procesos administrativos contables de control interno en la empresa Servipallet S.A. y sustentar los resultados, a la vez la determinación de las conclusiones y recomendaciones.
1.9. Técnicas de Investigación
Las técnicas de investigación fueron empleadas para obtener información de dos fuentes de información, las mismas que son:
Fuentes primarias
Entrevista.- Esta técnica se utilizó para la obtención de información relevante del gerente, administrador y contadora de la empresa Servipallet, en relación a la necesidad de levantar y estandarizar los procesos administrativos contables de control interno en la empresa.
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Fuentes secundarias
9
CAPITULO II
2.
MARCO TEÓRICO
2.1. La empresa
2.1.1. Definición
Delgado, H; (2011) “son unidades sociales (o agrupaciones humanas) construidas intencionalmente y reconstruidas para alcanzar objetivos específicos.”
Una empresa está integrada por trabajo (directivo y operativo), capacidad empresarial y recursos naturales con la finalidad de desarrollar una acción de aporte a la sociedad.
Empresa se la define como una organización, institución o industria, dedicada a diferentes actividades con la finalidad de cumplir cada objetivo propuesto persiguiendo fines económicos, para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los demandantes
2.1.2. Clasificación de la empresa
De acuerdo a lo citado por Delgado, H; (2011), establece que, las empresas acorde a su actividad se clasifican en:
Industriales: Son aquellas que transforman materias primas en nuevos productos.
Comerciales: Se dedican a la compraventa de productos, intermediarias entre productores y proveedores.
Servicio: Son aquellas que generan y venden productos intangibles”.
2.1.3. Administración
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Según KOONTZ, H; WEINHRICH, H (2009), señala: “La administración es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos económico, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas técnicas sistematizadas”.
2.1.3.2. Importancia
De acuerdo a los citado por: Robbins, P; Coulter, M (2008), dice: “La importancia de la administración, está en que imparte efectividad a los esfuerzos humanos, ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.
La administración son los diversos procesos que se deben considerar, con el propósito de que sus resultados sean significativos y se enfoquen en darle un real crecimiento productivo, económico y financiero.
Es muy importante la administración de cualesquier tipo de empresa; sean estas de productos, bienes y/o servicios; siempre estarán encaminadas a que sus actividades debidamente planificadas sean para lograra procesos y procedimientos de crecimiento en cada una de las áreas y departamentos de la organización. Por lo tanto, las personas dedicadas a administrar una organización está en la obligación de realizar de la mejor la planificación, organización, ejecución, control y evaluación de los procesos de la empresa; estas etapas garantizarán un mejor futuro de las mismas.
2.1.4. Planificación
Según Duane, Mi; (2009), “La planeación es formular un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.”
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recursos necesarios para alcanzar sus objetivos. La planificación es un pilar fundamental de la gestión administrativa y comprende definir los lineamientos fundamentales de las políticas y acciones que se desarrollara en un periodo de tiempo establecido.
2.1.5. Organización
Para Illera, C; (2009), señala: “La organización es distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo.”
La función de toda organización se fundamenta en objetivos verificables, una idea clara de los principales deberes o actividades implicados en la planificación y precisa las responsabilidades de las personas que van a formar parte, para el cumplimiento de las metas; la organización es la identificación y clasificación de las actividades, procesos, procedimientos o proyectos; considerando que la coordinación sea de tipo horizontal o vertical de acuerdo a la estructura misma de las empresas.
2.1.6. Dirección
Duane, M; (2009) “Es la acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo”.
La dirección es una las de etapas más importantes en las empresas, en esta etapa de dirección se definen las estrategias, directrices y políticas de la organización, por lo tanto una buena administración de las empresas se fundamentan en los procesos bien delineados en la planificación, esta una guía elemental para que estas organizaciones crezcan y se desarrollen y se posesionen en los diferentes segmentos del mercado.
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del liderazgo que tenga quien está a la cabeza de la empresa; por lo tanto los líderes cumplen un papel muy importante en la dirección y alientan a los individuos a desarrollarse, no solo en la disposición a trabajar, sino que de hacerlo con eficacia, eficiencia y altos niveles de desempeño académico.
2.1.7. Control
Para Ortiz, A; (2008), cita: “Capacidad de influir o de dirigir las actividades de una empresa o sociedad ejercida a través de la posesión o representación del capital de la misma”
El control consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes, e implica los lineamientos para la medición del desempeño, fundamentado en las metas y planes de la organización. Mediante el control se establece la detección de desviaciones, respecto a las normativas, políticas y la contribución a la corrección de estas. El proceso básico del control implica tres aspectos fundamentales: establecimiento de normas, medición del desempeño basándose en esas normas y corrección de las variaciones respecto de normas y planes.
2.1.8. Misión.
Para Duane, M; (2009) señala: “Es la razón social de una organización y es dar una respuesta a la siguiente pregunta ¿Para qué existe esta organización?, ¿Cuál es su razón de ser? En la misión aparecen las características que dan identidad a la organización”.
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2.1.9. Visión
Encomendero, A; (2008) “Es una expresión del futuro deseada para la organización, es un sueño colectivo, factible de alcanzarlo, construido en el marco de un conjunto de valores compartidos”.
Es una expresión del futuro deseado para la organización o empresa, se traduce en un sueño colectivo, factible de alcanzarlo, constituirlo en un marco de conjunto de valores corporativos, la visión es el camino para alcanzar la misión.
2.1.10.Políticas.
Para Fernández, Andrés (2010), la política: Son los criterios de adecuación que guían las actividades, programas y planes de acción de toda la organización para alcanzar resultados positivos para todos los grupos de interés (clientes, empleados, gobierno, sociedad) pueden ser generales de empresa, o específicas por función (financiera, comercial, operaciones) por área geográfica o área temática (subcontratación, formación), por unidad de función.
La política es una actividad orientada a la toma de decisiones de un grupo para conseguir ciertos objetivos. Por lo que pueden definirse como una manera de ejercer la autoridad con la intención de solucionar o minimizar el impacto entre los intereses hallados que se producen dentro de una sociedad.
2.1.11.Objetivos
Encomendero, A; (2008) “Los objetivos globales son los resultados que una organización desea alcanzar en un periodo determinado de tiempo, por ser globales, los objetivos deben cubrir e involucrar a toda la organización, sin objetivos, una organización es como un barco a la deriva”.
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estratégicos se relacionan con la dirección general e involucran a toda la organización. Los objetivos pueden ser de largo, mediano y corto plazo.
2.1.12.Valores y principios
Para Illera, C; (2009) “Son valores organizacionales, ciertos principios que deben guiar a la organización; estos corresponden a los aspectos: éticos, culturales, sociales que servirán como norma de conducta y han de observar todos los miembros de la organización”.
Los valores y principios en una empresa son importantes y son parte de la cultura organizacional, del clima organizacional, trabajo en equipo, con la finalidad de desempeñar las actividades de una manera ética, eliminando la duplicidad, sumiendo las responsabilidades para lograr los objetivos institucionales con responsabilidad, calidad y ética.
2.1.13.Organigrama
Para Illera, C; (2009), al referirse a los organigramas señala: “Los organigramas también llamados estructura de organización son la representación gráfica y objetiva de los sistemas de organización”.
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución, empresa u organización, define sus áreas o unidades administrativas, las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen y los puestos de trabajo así como las distintas relaciones de autoridad y responsabilidad. El objetivo principal de los organigramas es presentar en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una organización, y se convierte en una carta de presentación de la organización.
2.1.14.Analisis FODA
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hecho en una de estas cuatro categorias son basicamente dos: si son internos o externos a la organización, si son convenientes o inconvenientes para la organización. El FODA o DAFO es una herramienta de diagnóstico que permite conocer el estado de la situación de una organización interna y externa (macro y microambiente).
Mediante el FODA permite identificar las fortalezas, es decir las principales ventajas comparativas, capacidades y recursos en las cuales la organización se puede apoyar para concretar la visión. Identifica las debilidades que son las razones o circunstancias reales por las cuales la organización no funciona bien y los clientes no se sienten satisfechos.
A través del análisis del entorno y sus factores del macro y microambiente permite la identificación de oportunidades que son circunstancias externas favorables para la organización y que pueda aprovechar para avanzar hacia la visión; así como detectar las amenazas que son aspectos desfavorables en el contexto que pueden afectar negativamente en el desarrollo de la organización.
2.2. Manual de funciones
De acuerdo al criterio de Duane, M; (2009) señala:
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades traducidas a un procedimiento determinado, señalando quien lo realizara, que actividades han de desempeñar y la justificación de todas y cada una de ellas en forma que se constituye en una guía para el personal que ha de realizarlas.
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cronológica de las actividades, es una guía para que el talento humano desarrolle en su puesto de trabajo o unidad organizativa de una manera eficiente y eficaz.
2.2.1. Objetivos del manual de funciones
Para Duane, M; (2009) los objetivos del manual de funciones son los siguientes:
Estandarizar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su duplicación o alteración.
Determina en una forma clara las responsabilidades que tiene el talento humano en su puesto de trabajo o en su unidad organizativa.
Facilitar las actividades y los procesos de control, monitoreo, evaluación, a la vez permite el control interno y las auditorias de gestión.
Promover la eficacia y eficiencia del talento humano ya que señala lo que deben hacer y cómo se debe hacer.
Servir como medio de integración y orientación al talento humano que ingresa a la organización o personal nuevo para que se le facilite su incorporación a su puesto de trabajo.
2.2.2. Tipos de Manuales
d) Manual de Organización
El manual de organización describe la organización formal mencionando para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
e) Manual de Políticas
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f) Manual de procedimientos y normas
El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución.
g) Manual del especialista
El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
h) Manual del empleado
El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
i) Manual de Propósito múltiple
El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.
2.3.Proceso
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el objetivo de que la administración de las empresas u organizaciones entreguen servicios de calidad que satisfagan a la sociedad.
a) Objetivos del análisis de procesos
Asegurar la eficiencia. Genera los resultados esperados Asegura eficiencia. Optimiza los recursos empleados.
Asegura adaptabilidad. Genera capacidad para adaptación al cambio del cliente, tecnológico y necesidad de empresa.
b) Características relevantes de los procesos:
Son medibles: se pueden incorporar medidas de valor tales como: tiempo, costo, calidad, uso adecuado de recursos materiales y tecnológicos para una mejora continua de los procesos de producción.
Se puede detectar con facilidad la problemática asociada a cada proceso, producto, mediante el estudio de métodos y tiempos.
Son adaptables: fáciles de cambiar, mejorar (reducir variaciones, prevenir errores), de terminar no conformidades, aplicar auditorias de procesos.
Están centrados en el cliente: son una cadena de valor que comienza con el cliente y termina con el cliente.
c) Tipos de procesos:
Procesos estratégicos: proporcionan directrices, lineamientos a los procesos claves.
Procesos claves o fundamentales: son la razón de ser de la empresa, ya que generan un impacto en los flujos operativos por los diagramas de flujos que se convierten en herramientas claves de la operatividad de la empresa.
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Ejemplos de tipos de procesos
Procesos gerenciales
Estrategia corporativa Manejo de relaciones externas
Transformación de la cultura Organizacional
Procesos claves
Diseñar el portafolio de productos Sistema de control y sistemas de calidad Producción modular en los procesos.
Implementación de sistema de gestión de planeamiento de la producción. Implementación de un sistema integrado de operaciones.
Comercializar y vender
Manufacturar (diagramas de flujos operativos) Servicio a clientes internos y externos
Procesos de soporte
Desarrollo del talento humano Sistema de información Gestión ambiental Auditorias de gestión
2.3.1. Gestión administrativa por procesos
De acuerdo a Maldonado, H; (2009). Dice:
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El expediente será la base que permitirá llegar a una resolución. La gestión administrativa por procesos es una herramienta administrativa para mejorar los resultados en el sector empresarial de cualquier actividad económica ya que permite el control, supervisión, la optimización de recursos, el control de costos, el balanceo de cargas y la determinación de funciones y responsabilidades.
Para que una empresa llegue a implementar la gestión de calidad organizacional debe estructurar su administración bajo el enfoque de gestión por procesos, que apoye a los objetivos estratégicos de la empresa, aumente la capacidad competitiva y mejore el uso de los recursos.
2.3.2. Mapa de procesos
Amat, C; (2008), “Es un diagrama que permite identificar los macro procesos de una institución u organización por su tipo y describe sus interrelaciones principales”.
El mapa de procesos es una filosofía de administración de gestión por procesos y determina los tres macro procesos que son: los directivos o estratégicos, los macro procesos agregados de valor o generadores de valor y los macro procesos de apoyo.
Los macro procesos directivos son aquellos que proporcionan directrices, políticas y planes estratégicos para la gestión de la institución, generalmente son realizados por los niveles directivos.
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Los macro procesos de apoyo son aquellos que apoyan a los procesos directivos y a los agregados de valor y están representados por los procesos contables, financieros, de gestión del talento humano, del manejo de inventarios, planes de marketing y otros.
2.3.3. Diagramas de flujo para levantar procesos
Para Cruz, B; (2009), señala: “Los diagramas de flujo son diseños graficos que permiten identificar los procesos y procedimientos en una forma lógica de acuerdo a las unidades administrativas en las que se ejecutan las actividades de un proceso”.
Para diseñar un diagrama de flujo es pertinente estructurar las actividades del proceso y las interrelaciones administrativas de las mismas, con la finalidad de que sea aplicado por el talento humano que ejecuta o que tiene relación directa o indirecta con el proceso determinado.
El diagrama de flujo es una figura en la cual se especifican los diferentes procesos y procedimientos que debe seguirse para la realización o elaboración de los diferentes productos, bienes o, inclusive la prestación de servicios; estos diagramas de flujo permiten inclusive conocer las características de cada uno de los procesos; esto es importante ya que de existir algún problema o cuello de botella en el desarrollo de las actividades productivas de la misma, se pueda considerar en forma inmediata las respectivas medidas preventivas y correctivas de las empresas.
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Cuadro # 2. 2. SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR FLUJOGRAMAS (DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA)
Símbolo Representa
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.
Documento. Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.
Archivo. Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.
Fuente: BENJAMÍN, Enrique. FINCOWSKY, Franklin. Organización de Empresas. Edición 2009. Pág. 301.
2.4. Gestión Financiera - Contable
2.4.1. Estados Financieros
Illera, C; (2009) señala: “Se denominan estados financieros aquellos resultados que se obtiene de los estados contables y que permiten medir el estado de situación financiera de una empresa.”
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relevantes son el estado de situación financiera o balance general, el flujo neto de efectivo, el estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados.
2.4.2. Estado de situación financiera
De acuerdo a lo citado por Moreno, J; (2008), señala: “Es considerada como una radiografía de la estructura y composición de los recursos financieros que maneja la empresa y la relación entre las fuentes y usos de los mismos en un punto de tiempo específico, como su nombre lo indica equivale a una balanza que compone dos partes de igual valor (activo, pasivo y patrimonio)”
El balance general o estado de situación financiera es el resultado de los saldos finales de las cuentas del mayor a la fecha de corte, por tanto refleja una situación estática de los valores del activo, del pasivo y del patrimonio a la fecha de corte, permitiendo conocer con profundidad la posición financiera a una fecha determinada.
2.4.3. Estado de resultados
Moreno, J; (2008), “El Estado de resultados o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado”.
El estado de resultados también llamado estado de pérdidas y ganancias, se refiere a los ingresos totales y costos y gastos totales que la empresa ha incurrido en un periodo o ejercicio económico. Al igual que el balance general el estado de pérdidas y ganancias se presenta para fines de tributación fiscal y determinar la rentabilidad o déficit generada en un periodo económico por la empresa.
2.4.4. Estado de flujo de efectivo
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Cuentas por Pagar, respectivamente y calculado separadamente el superávit o déficit corriente y de capital; de la sumatoria de los conceptos antes indicados se obtendrán el Superávit o Déficit Bruto”.
La aplicación de Superávit o el financiamiento de Déficit Bruto, según corresponda, se determinaran sumando al superávit o Déficit de financiamiento, resultado de la diferencia entre las fuentes y usos de financiamiento y de las variaciones en los flujos financieros no presupuestarios.
2.4.5. Análisis financiero
Illera, C; (2009) “Es una técnica que permite llegar a conclusiones sobre la situación financiera a una fecha determinada y de los resultados operacionales en un ejercicio económico o periodo”.
Las ventajas más importantes del análisis financiero son: se adquiere el conocimiento de la posición financiera a una fecha determinada, se identifica la información de forma mucho más razonada de los resultados operacionales en un periodo o ejercicio determinado, ayuda a detectar nudos críticos o cuellos de botella en los diferentes órdenes contable, financiero y organizacional, y lo importante es contar con los adecuados y técnicos índices o razones financieras de distinto orden a fin de aprovechar posiciones financieras adecuadas que faciliten la estabilidad, así como detectar y corregir defectos en el ámbito financiero, en forma oportuna y efectiva.
2.5. El control interno
Según Cheny, C: (2009, pág. 63) “Control es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realice según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa”.
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una de las pareas y departamentos de la organización; esto con la finalidad de llevar a cabo en su momento las respectivas evaluaciones, seguimientos y controles de los procesos y procedimientos que deben ser valorados y medidos; estos controles deberán realizarse tanto en el momento de las entradas y salidas de los productos o servicios que hayan llegado a los consumidores o clientes.
Los controles internos de una empresa está orientado generalmente para establecer ciertos ajustes o, para que se tomen las precauciones oportunas y necesarias; todo para que la imagen y el prestigio de la empresa se mantenga; de igual manera es importante resaltar que de los resultados de los diversos controles que se hace a la empresa dependerá el éxito o el fracaso de las mismas. El crecimiento y fortalecimiento de las empresas dependen de las medidas que se tomen si estas son tomadas en base a los resultados de los que sucede en el interior de la empresa y, en cada una de las áreas y departamentos; las medidas tomadas o las decisiones encaminará de una forma correcta y, se podrá vislumbrar el crecimiento y un mayor posicionamiento de la misma.
2.5.1. Importancia
Madariaga, J; (2008) El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así, el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.
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2.5.2. Características
Gaitán, R; (2010) Las principales características son las siguientes:
Está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación, verificación, información y operacionales de la respectiva organización.
Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, que debe adecuarse a la naturaleza, la estructura, las características y la misión de la organización.
La auditoría interna, o a quien designe la máxima autoridad, es la encargada de evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del Sistema de Control Interno de la organización y proponer a la máxima autoridad de la empresa las recomendaciones para mejorarlo o actualizarlo.
El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización (como la sal en la preparación de las comidas).
Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas de la organización.
La ausencia del control interno es una de las causas de las desorientaciones en las organizaciones.
2.5.3. Objetivos del control interno
Gaitán, R; (2010) El diseño, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del Control Interno es fundamental para el logro de los siguientes objetivos:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control interno contable).
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Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer el logro de los objetivos programados (control interno administrativo).
Procurara que todas las actividades de Control Interno, se enmarquen de sus estrategias y acciones de verificación y evaluación, en los mismos que, es parte elemental y prioritaria la auditoría interna (control interno administrativo).
2.6. Coso II (ERM)
Según Amat, J; (2010) COSO II (ERM) se enuncia por primera vez en el año 2004, fundamentados en el informe de COSO I que tiene como objetivo principal establecer una herramienta de control interno con un mayor enfoque a la gestión de riesgos, con la finalidad de mejorar sus capacidades institucionales, organizacional, económica – financiera, evitando riesgos, manejando la incertidumbre y aprovechando las oportunidades de las organizaciones.
2.6.1. Definición de COSO II (ERM)
Amat, J; (2010) La administración de riesgos se considera como un proceso sistémico realizado por los directivos de las empresas con la finalidad de definir estratégicamente las actividades para identificar eventos potenciales que pueden afectar a la organización y administrar los riesgos, y proveer una seguridad razonable en función al logro de los objetivos de la organización.
En sistema COSO II (ERM) establece una certeza razonable en el logro de los objetivos en las siguientes categorías:
a) Estratégico
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De esta forma la evaluación del control interno por medio del modelo COSO II (ERM) generalmente permite a las empresas determinar los riesgos que pueden impedir la consecución de los objetivos y metas en términos de eficacia y eficiencia apegados a su plan estratégico en todos los niveles de la empresa, a la vez que permite detectar riesgos por errores o regularidades, aplicando herramientas para identificar sus causas y efectos y establecer acciones correctivas que permitan manejar y controlar los riesgos y sus efectos.
2.6.2. Componentes del COSO II (ERM)
Los componentes del COSO II (ERM) son los siguientes: Ambiente interno
Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Evaluación de riesgos Respuesta a los riesgos Actividades de control Información y comunicación Monitoreo
Ambiente interno
El ambiente interno es un proceso mediante el cual se establece los siguientes factores: Filosofía de la administración de riesgos
Misión Visión Políticas Valores
Estructura organizativa
29 Establecimiento de objetivos
El establecimiento de objetivos se realiza a nivel de la alta dirección en la que se debe seleccionar la estrategia y los objetivos específicos para enfrentar una gama de riesgos que pueden ser de fuentes externas e internas con la finalidad de identificar la evaluación de sus riesgos y las respuestas a ellos, mediante la fijación de objetivos, para cumplir con la misión y visión de la entidad.
Identificación de eventos
Es un proceso mediante el cual se identifican los eventos potenciales de fuentes internas o externas que afectan a la implementación de la estrategia o a la consecución de los objetivos. Los eventos identificados podrán ser positivos y negativos, por lo tanto deben ser diferenciados entre riesgos y oportunidades; bajo el principio de que “riesgos son sucesos que pueden tener impactos negativos para la empresa”. Mientras que “oportunidades son eventos que generan impactos positivos para la empresa”.
Evaluación de riesgos
En esta etapa la empresa identifica y analiza los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y servirá de base para determinar de qué manera serán gestionados los riesgos, considerando sus niveles de probabilidad e impacto, para lo cual se deberá considerar su importancia y alcance. Los riesgos son evaluados sobre la base de las perspectivas de probabilidad de que existan estos eventos y los impactos que pueden tener en la operatividad de la empresa.
Respuesta al riesgo
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Evitarlo. Se toman acciones de manera que los riesgos se minimicen, se eliminen de las actividades y de los procesos que generan los riesgos.
Reducirlo. Se estructuran acciones con la finalidad de que se reduzcan al mínimo el impacto o la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
Compartirlo. Son las acciones que pretenden reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
Aceptarlo. La alta dirección no establece acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo.
Actividades de control
Se establecen las políticas y procedimientos que se deben implementar en la organización con la finalidad de asegurar que las respuestas a los riesgos, se ejecute en forma efectiva en los diferentes niveles de la organización. La dirección deberá disponer de los controles destinados a evitarlos o minimizarlos. Al establecer las políticas se establecen los procedimientos y las acciones que se deben llevar a cabo para el cumplimiento de las mismas. Las actividades de control deben incluir las aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, revisiones con la finalidad de establecer la rentabilidad y salvaguardar los activos de la empresa.
Información y comunicación
En esta parte del sistema COSO ERM se debe establecer con que canales de información se va a verter con la finalidad de que esta fluya en los distintos niveles de la estructura organizativa de la empresa. Información que será importante a nivel interno como externo, considerando la oportunidad, accesibilidad y la calidad de sus contenidos.
Monitoreo
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CAPÍTULO III
3.
DIAGNÓSTICO TÉCNICO SITUACIONAL
3.1.Antecedentes
SERVIPALLET S.A., es una empresa legalmente constituida con capitales nacionales, la cual se dedica a la comercialización y exportación de toda clase de flores y plantas ornamentales, desde el Ecuador a la mayoría de países de los diferentes continentes del planeta. En forma adicional, la empresa SERVIPALLET S.A. está dedicada a ofertar servicios de paletizaje, almacenamiento y transporte de carga para sus clientes; labor contemplada dentro de la EJECUACION DE SERVICIOS AUXILIARES, específicamente paletización. La empresa citada cuenta con un personal directivo, dentro de los cuales se les puede considerar a los accionistas, como parte del directorio, quienes tienen la potestad de tomar decisiones y políticas que encaminan a la empresa, así también son quienes marcan los estatutos y califican o no la contratación de Gerentes en la empresa.
SERVIPALLET S.A. cuenta con Seguros contra incendio, robo, asalto, póliza de seguro de equipo electrónico, en Seguros Panamericana del Ecuador. Con la finalidad de realizar la investigación sobre los procesos administrativos contables de la empresa, fue necesario, realizar la investigación de campo únicamente a tres personas que son las que administran y dirigen a la organización.
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Cuadro N° 3. 1. Población
Personal Frecuencia
Gerente 1
Administrador 1
Contadora 1
Total 3
Fuente: empresa Servipallet Elaboración: Nathaly Armas V.
SERVIPALLET S.A. se divide en cuatro grupos, el primero es el grupo Administrativo, el segundo es el grupo de Supervisión, el tercer grupo es el de Asistentes de Seguridad y el último grupo está constituido por los Técnicos de Carga. Cada grupo tiene sus funciones muy claramente definidas y diferenciadas, así también, dentro de cada grupo, sus integrantes también tienen funciones diferentes pero complementarias. La toma de decisiones se ha dispuesto a partir de los supervisores, pues desde ese nivel se ha dado la libertad de poder discernir y tomar decisiones sobre la operación, siempre y cuando estas se encuentren dentro de los límites que se han otorgado a cada grupo.
3.2.Organización de la compañía, con organigramas y gráficos pertinentes
3.2.1. Organización de la compañía
SERVIPALLET S.A. se divide en cuatro grupos, el primero es el grupo Administrativo, el segundo es el grupo de Supervisión, el tercer grupo es el de Asistentes de Seguridad y el último grupo está constituido por los Técnicos de Carga. Cada grupo tiene sus funciones muy claramente definidas y diferenciadas, así también, dentro de cada grupo, sus integrantes también tienen funciones diferentes pero complementarias.
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Tomado del Manual de SERVIPALLET S.A. (2015) Con interés únicamente didáctico
3.3. Sistema de paletización
La empresa SERVIPALLET S.A. de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes adquirió un sistema de paletizada, el mismo que ha conseguido lograr la optimización de recursos humanos, eficiencia y rapidez con toda la documentación necesaria para nuestros clientes.
El sistema radica en los siguientes puntos:
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objetivos generales de nuestra empresa en cuanto a la modernización de nuestro servicio.
El segundo, consiste en que nuestro software brinda la oportunidad de facturar a nuestros clientes con un nivel máximo de precisión, lo que significa un alto profesionalismo de nuestra parte hacia los distintos clientes que trabajan con nosotros.
El sistema de paletizada permite emitir los siguientes reportes:
REPORTE DE OPERACIONES CIERRE DE VUELO
REPORTE DE PALETIZAJE DISTRIBUCIÓN POR PALLETS DISTRIBUCIÓN POR GUIAS WAREHAUSE
LISTADO DE PALLETS
En la parte superior de todos los formatos del sistema de paletizada encontramos la siguiente información:
OPERACIÓN.- Cada una de las operaciones del sistema está programado para asignar una numeración única la misma que nos permitirá llevar un registro por cada uno de los vuelos
3.3.1. Reporte de operaciones.- El reporte de operaciones nos permite visualizar la información básica para presentar al supervisor de la aerolínea, la información del vuelo.
3.3.2. Transporte o almacenaje de mercancías peligrosas.-
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transportar la mercancía peligrosa, guiado por el manual de MERCANCIAS PELIGROSAS de la IATA.
La persona que llena la documentación, revisa el paquete, y pega todas las etiquetas que corresponden a la mercancía peligrosa a transportar deberá tener el curso aprobado por la IATA. El almacenaje de las mercancías peligrosas se deberá realizar en un lugar seguro de preferencia en una jaula diseñada para el manejo de mercancías peligrosas. Toda mercancía peligrosa deberá tener en un lugar visible la hoja de procedimiento en caso de accidentes para saber cómo proceder en cualquier eventualidad. Para la recepción de cualquier Mercancía Peligrosas se recibirá por escrito la autorización de parte de la aerolínea, confirmando que esta sea cantidad mínima, y sea permitido el transporte de la misma.
3.3.3. Controles de seguridad
Una vez paletizada la carga esta lista para ser ubicada en el lugar asignado para la aerolínea de turno.
Adicionalmente por seguridad se procede a un repesaje de la carga una hora antes del procedimiento de acarreo de la misma fuera de nuestras instalaciones. Esta información del re pesaje va directamente a nuestros formatos de acarreo.
Cabe recalcar que con los pesos que asignamos nosotros a los pallets armados las distintas aerolíneas realizan sus procedimientos de peso balance.
Adicionalmente se realizan chequeos anti narcóticos por parte del personal del Centro de Adiestramiento Canino. Tanto al ingreso de carga como a la carga que haya sido estibada con anterioridad.
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3.4. FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas)
Al igual que en toda organización de producción o de prestación de servicios como es en este caso; es necesario tomar en cuenta que, por lo general todas las organizaciones son vulnerables a los riesgos ocasionados por los factores internos como externos, por lo cual es importante considerar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados, como también es importante cuantificar las probables consecuencias que, en el caso de las empresas de producción y/o de servicios pueden ocasionar pérdidas y, para poder minimizar es conveniente tomarlos en cuenta dentro de la respectiva planificación anual. Para el cálculo de la estimación de los riesgos de una empresa, en este caso de prestación de servicios, es recomendable realizarse a través de dos variables: probabilidad de ocurrencia e impacto que tendría el mismo si ocurriera.
Mediante la aplicación de la técnica de la matriz FODA, se realiza el análisis del ambiente de control de la empresa, en el cual se analizan los factores internos y externos que pueden de una u otra manera influir en el éxito o fracaso de la empresa. Estos análisis permiten que los administradores y directivos tomen las decisiones más acertadas en el momento de considerar los puntos fuertes, las debilidades que deben ser analizadas para tratar de minimizarles; de igual forma las situaciones de oportunidad y las amenazas, deben ser transformadas en fortalezas de crecimiento y desarrollo de las organizaciones.
Tanto las fortalezas como las debilidades de la compañía se refieren a los aspectos internos de la compañía, a continuación un detalle de las mismas:
3.4.1. Fortalezas (Ventaja competitiva):
La empresa está creciendo en el nivel de aceptación de sus servicios de carga, cubriendo las necesidades de la demanda.
Experiencia en el sector de carga.
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Hay manejo adecuado de las finanzas a través de la utilización de un flujo de caja diario, con el cual se puede conocer de forma inmediata la liquidez de la empresa para una óptima toma de decisiones.
Imagen de nivel financiero sólido, niveles bajos de endeudamiento, buen cumplimiento de pago de deuda.
Compromiso de los socios, quienes se encuentran dispuestos a la reinversión de capital, para fortalecer el desarrollo de la empresa.
Seguridad para el personal administrativo, operativo y de servicios, con lo cual se asegura una mejor aplicación de procesos y procedimientos.
Mantener un equipo capacitado e íntegro encargado del transporte de los productos y mercaderías.
Aprovechamiento de la tecnología de punta en los sistemas de carga.
Amplio conocimiento y experiencia del personal que administra y opera la empresa.
3.4.2. Debilidades:
Carencia de la aplicación de un sistema estandarizado de control interno con estrategias, políticas y procedimientos, orientados a todo el personal desde las bases hasta los ejecutivos.
Falta de aplicación y seguimiento a los procesos administrativos contables de la empresa.
Poco interés por optimizar los recursos por parte de los trabajadores que operan en los procesos de transporte, inspección y embodegaje de las cargas.
Deficientes estrategias y directrices para mejorar e incrementar la imagen corporativa.
Falta de estrategias de ventas que permitan cumplir de forma adecuada los presupuestos de venta y crecer de manera permanente.
Falta de estrategias de orientaciones a los diferentes tipos de cargas dependiendo de los orígenes y los destinos de las mismas.
Alta rotación de personal en el área de seguridad y carga.
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A continuación se realiza un detalle del entorno, es decir los factores externos que generan tanto oportunidades como amenazas a la compañía.
3.4.3. Oportunidades (capacidad ofensiva o defensiva):
Instalación de nuevas compañías para brindar este servicio complementario de transporte y almacenamiento.
Acuerdos comerciales establecidos con sus principales proveedores de mercadería. Modelo consumista que propone el gobierno actual en el país.
Gran porcentaje de aceptación a los servicios que presta la compañía, por sus seguridades y garantías desde el desembarque hasta el almacenaje y el nuevo transporte.
Apertura de nuevas opciones de conseguir financiamiento para ampliar la capacidad de los servicios de la compañía.
3.4.4. Amenazas:
Crecimiento y fortalecimiento de la competencia, dedicada a los servicios de transporte y almacenaje, con iguales características o más valores agregados.
Costos y precios de transporte y almacenado más bajos.
Otros problemas externos que son un tanto imposible de ser controlados, tales como: inestabilidad de la inflación, aumento del riesgo país, restricción al comercio exterior, las salvaguardias actuales e inseguridad jurídica.
Los poderes y las políticas gubernamentales que afectan a este tipo de empresas, incremento de impuestos, creación de malas políticas económicas.
Ubicación de la empresa en un área de mayor riesgo a la afectación de fenómenos naturales.
La información que nos proporciona el presente FODA, representa la base para la formulación de estrategias de la siguiente manera:
39 c) Utilizar las fortalezas para evitar las amenazas.
d) Reducir al mínimo las debilidades y evitar las amenazas.
3.4.5. Estrategias FO – DO – FA - DA:
EVALUACIÓN INTERNA
FACTORES
INTERNOS
FACTORES
EXTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
La empresa está creciendo en el nivel de aceptación de sus servicios de carga, cubriendo las necesidades de la demanda.
Experiencia en el sector de carga. La empresa cuenta con un programa de seguridad, cuyos resultados son confiables y perdurables.
Hay manejo adecuado de las finanzas a través de la utilización de un flujo de caja diario, con el cual se puede conocer de forma inmediata la liquidez de la empresa para una óptima toma de decisiones.
Imagen de nivel financiero sólido, niveles bajos de endeudamiento, buen cumplimiento de pago de deuda. Compromiso de los socios, quienes se encuentran dispuestos a la reinversión de capital, para fortalecer el desarrollo de la empresa.
Seguridad para el personal administrativo, operativo y de servicios, con lo cual se asegura una mejor aplicación de procesos y procedimientos.
Mantener un equipo capacitado e íntegro encargado del transporte de los productos y mercaderías.
Aprovechamiento de la tecnología de punta en los sistemas de carga. Amplio conocimiento y experiencia del personal que administra y opera la empresa.
Carencia de la aplicación de un sistema estandarizado de control interno con estrategias, políticas y procedimientos, orientados a todo el personal desde las bases hasta los ejecutivos.
Falta de aplicación y seguimiento a los procesos administrativos contables de la empresa.
Poco interés por optimizar los recursos por parte de los trabajadores que operan en los procesos de transporte, inspección y embodegaje de las cargas.
Deficientes estrategias y directrices para mejorar e incrementar la imagen corporativa.
Falta de estrategias de ventas que permitan cumplir de forma adecuada los presupuestos de venta y crecer de manera permanente.
Falta de estrategias de orientaciones a los diferentes tipos de cargas dependiendo de los orígenes y los destinos de las mismas.
Alta rotación de personal en el área de seguridad y carga.
