III. ESTRATEGIA SEGUIDA
III.6 Planeación y elaboración de la documentación del SGC
III.6.13 Control del proceso
Fabricación de Azúcar Estándar: Establecer los procesos necesarios para la realización del azúcar estándar, asegurar que se llevan a cabo bajo condiciones controladas con el fin de producir azúcar que cumpla los requisitos requeridos. Lo anterior se resume en el Tabla 4 siguiente:
Tabla 4. Descripción del Proceso.
Etapa Actividad Documentos
Planear
Definición de los procesos de fabricación y sus controles Definición de objetivos de calidad del producto
Programa de Producción
PC-71-FA-01 Plan de Calidad
PRO-71-LF-01 Programa del Plan de Producción.
FOR-823-AG-01 Tabla de indicación por Proceso.
Hacer
Ejecutar los procesos de fabricación bajo condiciones controladas (gestión de cada proceso)
Procedimientos establecidos para cada proceso Verificar Revisar cumplimiento de objetivos de producto Revisión Programa de Producción
Revisión del desempeño del proceso de fabricación
FOR-823-AG-01 Tabla de indicación por Proceso.
Reporte Diario de Fábrica. Gráficas de Proceso. Actuar Cambios al programa de producción Mejoras al Proceso de fabricación.
Ver proceso de mejora, sección 8.6
Monitoreo / Control del Proceso:
El Superintendente de Fábrica es responsable de aplicar lo establecido en la actividad de verificar la tabla anterior.
El Superintendente de Fábrica, el Superintendente de Maquinaria y Equipo, Superintendente de Elaboración y el Jefe de Laboratorio Químico de Fábrica son responsables de planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del azúcar estándar y deben asegurar que la planificación de la realización del producto sea coherente con los requisitos de los otros procesos del SGC (ver sección 7 del presente manual).
Durante la planificación de la realización del producto, el Superintendente de Fábrica, el Superintendente de Maquinaria y Equipo, Superintendente de Elaboración y el Jefe de Laboratorio Químico de Fábrica la organización determinan, cuando sea apropiado, lo siguiente:
• Los objetivos de la calidad y los requisitos para el azúcar estándar.
• La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto.
• Las actividades requeridas de verificación, validación, monitoreo, inspección y ensayo/prueba específicas para el azúcar estándar así como los criterios para la aceptación del mismo.
• Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el azúcar estándar resultante cumplen los requisitos controlados conforme al proceso de control de registros (ver sección 8.3.2 del presente manual).
El resultado de esta planificación se documenta a través: • Del plan de calidad (PC-71-FA-01).
• De los instructivos de trabajo mencionados en el plan de calidad.
de Elaboración y Jefe de Laboratorio Químico de Fábrica, llevan a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas incluyen, cuando sea aplicable:
• La disponibilidad de información que describa las características del azúcar (especificaciones de azúcar, ESP-824-LF-01).
• La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario, • El uso del equipo apropiado,
• La disponibilidad y uso de dispositivos de monitoreo y medición, • La implementación del monitoreo y de la medición, y
• La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega. Lo anterior se muestra en las siguientes tablas 5, 6, 7, 8, 9 y 10 de gestión de los sub-procesos de elaboración de azúcar estándar, desde el proceso de extracción hasta secado y envase:
Tabla 5. Sub-Proceso: Extracción Dueño del Subproceso: Superintendente de Maquinaria
Etapa Actividad Documentos
Planear Definición de los documentos y controles
PC-71-FA-01 Plan de Calidad
Hacer
Ejecutar las actividades necesarias de la extracción
PRO-751-EX-01 Puesta en Marcha del Batey y Molinos.
PRO-751-EX-02 Puesta en Marcha turbina de Batey y juego de cuchillas.
IT-751-EX-01 Operación de turbinas de molinos. IT-751-EX-02 Operación de conductores de caña. IT-751-EX-03 Operación del Tándem de Molinos. IT-751-EX-04 Operación de Mesas Alimentadoras.
Control
Parámetros de control: Celdas Rotas.
Caída de Brix.
Ver proceso de Laboratorio de Fábrica (sección 8.5.3 de este manual)
Actuar
Correcciones al proceso o acciones correctivas
PRO-751-EX-01 Puesta en Marcha del Batey y Molinos.
PRO-751-EX-02 Puesta en Marcha turbina de Batey y juego de cuchillas.
IT-751-EX-01 Operación de turbinas de molinos. IT-751-EX-02 Operación de conductores de caña. IT-751-EX-03 Operación del Tándem de Molinos. IT-751-EX-04 Operación de Mesas Alimentadoras.
Tabla 6. Sub-Proceso: Clarificación Dueño del Sub-Proceso: Superintendente de Elaboración
Etapa Actividad Documentos
Planear
Definición de los documentos y controles del proceso
PC-71-FA-01 Plan de Calidad
Hacer
Ejecutar las actividades
necesarias de clarificación
PRO-751-CL-01 Operación de la Preparación de la Lechada de Cal.
PRO-751-CL-02 Preparación del ácido fosfórico. PRO-751-CL-03 Operación del tanque de Jugo Alcalizado.
PRO-751-CL-04 Operación de los calentadores. PRO-751-CL-05 Operación de los clarificadores. PRO-751-CL-06 Control de filtros de cachaza. IT-751-CL-01 Preparación del floculante.
IT-751-CL-02 Operación de coladores de jugo claro.
IT-751-CL-03 Calentador puesto en operación.
IT-751-CL-04 Operación de calentadores en limpieza química.
IT-751-CL-05 Operación de los filtros de cachaza. IT-751-CL-06 Instructivo de operación de bombas de vacío de los filtros de cachaza.
IT-751-CL-07 Instructivo de operación de bombas de cachaza.
IT-751-CL-08 Instructivo de operación de bombas de jugo filtrado.
Etapa Actividad Documentos
de liquidación de los clarificadores.
Control Parámetros de control: pH de jugo alcalizado. Temperatura de calentadores de jugo. Claridad Kopke. pH de jugo claro. Pol en cachaza.
PRO-751-CL-01 Operación de la Preparación de la Lechada de Cal.
PRO-751-CL-03 Operación del tanque de Jugo Alcalizado.
PRO-751-CL-04 Operación de los calentadores. PRO-751-CL-05 Operación de los clarificadores. PRO-751-CL-06 Control de filtros de cachaza. Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección 8.5.3 de este manual.
Actuar
Correcciones al proceso o acciones correctivas
PRO-751-CL-01 Operación de la Preparación de la Lechada de Cal.
PRO-751-CL-03 Operación del tanque de Jugo Alcalizado.
PRO-751-CL-04 Operación de los calentadores. PRO-751-CL-05 Operación de los clarificadores. PRO-751-CL-06 Control de filtros de cachaza. Ver proceso de mejora (sección 8.6 de este manual)
Tabla 7. Sub-Proceso: Evaporación Dueño del Proceso: Superintendente de Elaboración
Etapa Actividad Documentos
Planear
Definición de los documentos, y controles de proceso
PC-71-FA-01 Plan de Calidad
Hacer
Ejecutar las actividades
necesarias de evaporación
PRO-751-EV-01 Operación de pre-evaporadores PRO-751-EV-02 Operación de triple efecto
IT-751-EV-01 Instructivo de operación de bombas de jugo claro.
IT-751-EV-02 Instructivo de operación de bombas de meladura.
IT-751-EV-03 Instructivo de operación de bombas de vacío vaco.
Control
Parámetros de control:
°Brix, pureza de meladura
PRO-751-EV-01 Operación de pre-evaporadores PRO-751-EV-02 Operación de triple efecto
Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección 8.5.3 de este manual
Actuar
Correcciones al proceso o acciones correctivas
PRO-751-EV-01 Operación de pre-evaporadores PRO-751-EV-02 Operación de triple efecto
Tabla 8. Sub-Proceso: Cristalización Dueño del Sub-Proceso: Superintendente de Elaboración
Etapa Actividad Documentos
Planear
Definición de los documentos y controles de cristalización
PC-71-FA-01 Plan de Calidad
Hacer
Ejecutar las actividades necesarias de la Cristalización
PRO-751-CR-01 Procedimiento para el control de tachos en el departamento de cristalización.
PRO-751-CR-02 Procedimiento para el control de los cristalizadores.
IT-751-CR-01 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de B.
IT-751-CR-02 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de A.
IT-751-CR-03 Instructivo de operación del tacho continúo.
IT-751-CR-04 Instructivo de operación de la semilla para ensemillar templas de c.
IT-751-CR-05 Instructivo para la operación de una bomba de vacío.
Etapa Actividad Documentos
Control
Parámetros de control:
°Brix y pureza para masa A, B y C.
°Brix y pureza en miel de A y B.
Temperatura y caída de pureza para banco de agotamiento.
PRO-751-CR-02 Procedimiento para el control de los cristalizadores.
IT-751-CR-01 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de B.
IT-751-CR-02 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de A.
IT-751-CR-03 Instructivo de operación del tacho continúo.
Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección 8.5.3 de este manual
Actuar
Correcciones al proceso o acciones correctivas
PRO-751-CR-02 Procedimiento para el control de los cristalizadores.
IT-751-CR-01 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de B.
IT-751-CR-02 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de A.
IT-751-CR-03 Instructivo de operación del tacho continúo.
Tabla 9. Sub-Proceso: Centrifugación Dueño del Sub-Proceso: Superintendente de Elaboración
Etapa Actividad Documentos
Planear
Definición de los documentos y controles de proceso
PC-71-FA-01 Plan de Calidad
Hacer
Ejecutar las actividades
necesarias de centrifugación
PRO-751-CE-01 Purgado de masa de A. PRO-751-CE-02 Purgado de masa de B. PRO-751-CE-03 Purgado de masa de C. PRO-751-CE-04 Mingleo de semilla de B. PRO-751-CE-05 Mingleo de semilla de C.
Control
Parámetros de control: Color de azúcar húmeda para purgado de masa de A.
ºBrix y Pureza de para semilla de B
ºBrix y Pureza de para miel final.
ºBrix y Pureza de para semilla de C
PRO-751-CE-01 Purgado de masa de A. PRO-751-CE-02 Purgado de masa de B. PRO-751-CE-03 Purgado de masa de C. PRO-751-CE-04 Mingleo de semilla de B. PRO-751-CE-05 Mingleo de semilla de C.
Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección 8.5.3 de este manual
Actuar
Correcciones al proceso o acciones correctivas
PRO-751-CE-01 Purgado de masa de A. PRO-751-CE-02 Purgado de masa de B. PRO-751-CE-03 Purgado de masa de C. PRO-751-CE-04 Mingleo de semilla de B. PRO-751-CE-05 Mingleo de semilla de C.
Tabla 10. Sub-Proceso: Secado y Envase Dueño del Sub-Proceso: Superintendente de Elaboración
Etapa Actividad Documentos
Planear
Definición de los documentos y controles de proceso
PC-71-FA-01 Plan de Calidad
Hacer
Ejecutar las actividades necesarias de secado y envase
PRO-751-SE-01 Operación de tolvas de azúcar. PRO-751-SE-02 Operación del secador.
PRO-751-SE-03 Procedimiento de envase de azúcar.
IT-751-SE-01 Instructivo de operación del tanque fundidor de granza.
Control
Parámetros de control: Temperatura y humedad para el secado de azúcar
Determinaciones al Azúcar Estándar:
Color por reflectancia. Pol.
Cenizas. Peso.
Microbiológicos
PRO-751-SE-02 Operación del secador.
PRO-751-SE-03 Procedimiento de envase de azúcar.
Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección 8.6 de este manual Actuar Correcciones al proceso o acciones correctivas Control de Producto No Conforme
PRO-751-SE-02 Operación del secador.
PRO-751-SE-03 Procedimiento de envase de azúcar.
PRO-83-VT-01 Control de Producto No Conforme Ver proceso de mejora (sección 8.6 de este manual)
III.6.14 Establecimiento de mecanismos que asegure que el personal esté formado Capacitación.
Objetivo del Proceso: Identificar y asignar los recursos (humanos, infraestructura y financieros) necesarios dentro del Sistema de Gestión de Calidad.
Monitoreo / Control del Proceso: El Administrador General da seguimiento al presupuesto y a través del proceso de Revisión por la Administración identifica nuevas necesidades de recursos.
Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Administrador General en colaboración con los Dueños de Proceso determinan y proporcionan los recursos necesarios para:
• Implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad y mejorar continuamente su eficacia y, Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
Los recursos necesarios se establecen a través de un presupuesto de operación y son revisados y aprobados por el Administrador General.
Proceso de Capacitación
Dueño del Proceso: Gerente de Recursos Humanos y coordinador de capacitación
Objetivo del Proceso: Definir el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto con el fin de llevarlos a la competencia requerida por el Ingenio y capacitar al personal que lo requiera.
Monitoreo / Control del Proceso:
Los Dueños de Proceso y el Gerente de Recursos Humanos son responsables suministrar personal competente en aquellas funciones que realicen trabajos que afecten a la calidad del producto basándose en una educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.
El Gerente de Recursos Humanos y los Dueños de Proceso determinan la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a calidad del producto y la documentan en la matriz de competencia (FOR-62-RH-01).
El Gerente de Recursos Humanos y la Coordinación de Capacitación asegura que:
• Se proporcione formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades. • Se evalúe la eficacia de las acciones tomadas,
• Se asegure que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia conforme al proceso de control de registros (Ver sección 8.3.2 de este manual).
Inspección.
Cuando el proceso de Laboratorio de Fábrica determine que el azúcar estándar no cumple con las especificaciones, notifica al Jefe de Bodega para que realice el control del Producto No Conforme.
Inspección y ensayos
El monitoreo, medición, análisis y mejora necesarios para: • Demostrar la conformidad del producto
• Asegurarse de la conformidad del SGC • Mejorar continuamente la eficacia del SGC
• Incluir métodos aplicables, incluyendo técnicas estadísticas y la extensión de su uso y documentándolos.
Los Dueños de Proceso son responsables de determinar y gestionar el medio ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del azúcar estándar a través de procedimientos dentro de los procesos, principalmente enfocadas al medio ambiente en el que se realizan las actividades productivas y seguridad en el trabajo.
Las BPM son parte esencial del medio ambiente para asegurar la sanidad del azúcar estándar y el Representante de Calidad es responsable de coordinar los esfuerzos internos para su cumplimiento a través del manual general de BPM y del establecimiento de un programa para su cumplimiento.
Adicionalmente, los Dueños de Proceso establecen los métodos aplicables para el monitoreo y, cuando sea posible, la medición de los procesos del SGC, documentándolos en el Manual de Calidad o a través de indicadores de la eficacia de los mismos. Los métodos demuestran la capacidad de los procesos para cumplir el objetivo del mismo y, cuando no se cumple, los Dueños de Proceso realizan las correcciones y aplican el proceso de mejora como sea apropiado, para asegurar la conformidad del producto.
El Administrador General, el Representante de Calidad y los Dueños de Proceso son responsables de asegurar que se determine, recopile y analicen los datos apropiados para demostrar la adecuación y efectividad del SGC y para evaluar en donde se puede realizar una mejora continua de la efectividad del mismo. Esto debe incluir datos generados como resultado del monitoreo y medición, y de cualquier otra fuente relevante. Se documentó a través de un procedimiento los lineamientos para el análisis y en el manual de calidad.
Dueño del Proceso: Jefe de Instrumentación / Jefe de Laboratorio de Fábrica /Intendente de Laboratorio de Campo.
Objetivo del Proceso: Suministrar equipos de medición a los procesos relacionados que cuenten con resultados válidos.
Monitoreo / Control del Proceso:
El Jefe de Instrumentación ,el Jefe de Laboratorio de Fábrica y el Intendente de Laboratorio de Campo son responsables de asegurar que se realicen las actividades definidas en la actividad de Verificar / Control de la tabla anterior.
Lineamientos a Cumplir en este Proceso:
Los Dueños de Proceso son responsables de determinar el monitoreo y la medición a realizar, y los dispositivos de medición y seguimiento necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados
Los Dueños de Proceso son responsables de establecer procesos para asegurarse de que el monitoreo y medición pueden realizarse y se realizan de una manera coherente con los requisitos de monitoreo y medición.
Cuando sea necesario asegurarse de la validez de los resultados, el Jefe de Instrumentación, el Jefe de Laboratorio y el Intendente de Campo aseguran, a través de instructivos de uso, verificación, ajuste y mantenimiento, que el equipo de medición sea calibrado o verificado a intervalos especificados o antes de su utilización, comparado con patrones de medición trazables a patrones de medición nacionales o internacionales; cuando no existan tales patrones sea registrada la base utilizada para la calibración o la verificación:
• Ajustado o reajustado según sea necesario
• Identificado para poder determinar el estado de la calibración
• Protegido contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento.
El Jefe de Instrumentación, el Jefe de Laboratorio y el Intendente de Laboratorio de Campo evalúan y registran la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo no está conforme con los requisitos y aseguran que se tomen las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier equipo afectado. Se mantienen registros de los resultados de la calibración y la verificación conforme al proceso de control de registros. El Jefe de Instrumentación, Jefe de Laboratorio y el Intendente de Laboratorio de Campo se aseguran de confirmar la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista cuando éstos se utilicen en las actividades de seguimiento y medición de los requisitos especificados. Esto se debe llevar a cabo antes de iniciar su utilización y confirmarse de nuevo cuando sea necesario.
III.6.16 Control de Producto No Conforme
Lineamientos para el Control de Producto No Conforme (aplica a las áreas de Almacén de Insumos, Bodega de Azúcar y Campo):
El Jefe de Bodega, Jefe de Almacén y Superintendente de Campo son responsables de que el Producto No Conforme sea identificado y controlado con el fin de prevenir su uso o entrega no intencionada a través del establecimiento de los procedimientos control de Producto No Conforme control de caña no conforme y control de insumos no conformes.
Dichos procedimientos establecen lo siguiente:
• Las responsabilidades y autoridades relacionadas con el producto no conforme
• Tomando acciones para eliminar el incumplimiento detectada;
• Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente;
• Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto.
• Los registros a controlar conforme al proceso de control de registro donde se establece la naturaleza del incumplimiento y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.
• Cuando se corrige un Producto No Conforme, sea sometido a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos. Cuando se detecta un Producto No Conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales de los incumplimientos.
III.6.17 Acciones correctivas y preventivas.
La función de la acción correctiva es establecer las actividades para la definición e implantación de acciones tendientes a eliminar las causas de no conformidades presentes para evitar su recurrencia, basándose en los efectos encontrados.
Las Acciones Correctivas deben ser aplicadas con el propósito de eliminar las causas de no conformidades, ya sean en el producto, los procesos o el (SGC). Este tipo de acciones deben ser establecidas de acuerdo a la magnitud del problema.
Cualquier persona en el Ingenio puede iniciar una solicitud de Acción Correctiva a través del formato Solicitud de Acción Correctiva
En dicho formato, el solicitante deberá registrar: El campo del área solicitante, área de incumplimiento, fecha de levantamiento o solicitud, y la fuente de dicha solicitud (ver tabla de fuentes). Además, deberá redactar a detalle la desviación en el área de descripción.
El área de ventas, al levantar una solicitud de acción correctiva debido a una devolución o