COSTES ADMINISTRATIVOS GENERALES.

Esta última categoría de costes en la que se ha dividido este proceso, hace referencia a aquellos costes que no son directamente incurridos en relación con las operaciones que se realizan en un almacén determinado, es decir, son los costes a tener en cuenta por personal no operativo. Una de las mayores diferencias entre los almacenes públicos y privados está en el tratamiento de estos costes.

Esta categoría se distingue de la anterior en que los costes anteriores se pueden relacionar directamente con las distintas operaciones del almacén, asi por ejemplo, el equipamiento de la oficina del gerente del almacén es innecesario si el almacén cierra, sin embargo, el mobiliario del jefe del departamento logístico de la empresa seguirá teniendose en cuenta, incluso si alguno de los almacenes a su cargo se cierra.

Lógicas similares se pueden aplicar a muchas áreas en los almacenes privados, los sistemas centrales de tratamiento de la información o procesamineto de datos, proporcionan servicios a toda la compañia, por lo que los costes de estos sistemas no se pueden incurrir directamente a un almacén concreto, sólo una parte de ellos correspondera a la instalación a analizar.

Para los almacenes públicos, todos los costes administrativos generales tienen que ser cubiertos por las tasas que pagan los usuarios por los servicios prestados, de echo, en la mayoría de los casos el almacen público asigna parte de los costes administrativos generales a las actividades de manipulación y almacenaje, que luego se cargan en las facturas a los clientes, si el almacen público tiene varias instalaciones, sólo una porción de éstos costes se tiene en cuenta en

costes administrativos generales a considerar, asi como la porción específica de los mismos a imputar en el almacén.

Por el lado privado, un conjunto de actividades en las oficinas centrales son realizadas para apoyar el funcionamiento de los almacenes, se tiene que añadir por tanto y de alguna forma el esfuerzo realizado por el departamento logístico, el personal de oficinas centrales, los sistemas de tratamiento de la información, procesamiento de datos… en el cálculo de los costes de almacenes privados, la cuestión a resolver es: Estos costes no operativos, generales a nivel corporativo, a qué grupo deberían imputarse y cómo, para que se vean reflejados de forma correcta en los costes totales del almacén.

La controversia que rodea esta cuestión no tiene fín, o no tiene respuesta. Puede ser bastante fácil argumentar que pequeños cambios en los costes corporativos, es decir los de toda la empresa, ocurrirán si un almacen específico es cerrado, considerando las posibles reducciones en personal, gestión logística…, de echo, los costes de los almacenes privados no suelen incluir ningún tipo de coste logístico administrativo de la empresa o cualquier otro coste de la empresa en apoyo a la actividad del almacén.

El resultado de todo esto es que en este modelo no se va a entrar si es correcto o no el planteamiento de costes, se va a centrar únicamente en poner de manifiesto todos los costes administrativos generales que deberían tenerse en cuenta en el cálculo de los costes totales de un almacén, ya sea público o privado. De nuevo hay que comentar que cualquier empresa puede incluir o excluir los grupos que no casen con su filosofía empresarial, o no esten de acuerdo en imputar.

Los costes que a continuación se relacionaran deberán tratarse de una forma un poco particular:

Ø En primer lugar los almacenes públicos incurren en unos costes administrativos que no tienen su equivalente en los almacenes privados, un ejemplo de esto son los costes de ventas, de publicidad…, las empresas privadas, simplemente deben ignorar estos apartados en el cálculo final.

Ø En segundo lugar, muchos de los grupos de coste que a continuación seran planteados, reciben tratamiento distinto o no, dependiendo de si se aplican a un almacen público o privado, en los casos donde existan diferencias, se especificarán las instrucciones a segur en el cada caso.

Muchos de los grupos aquí expuestos estan duplicados en relación a la sección anterior, por ejemplo el caso de los costes de comunicaciones, sin embargo hacen referencia a cosas distintas, en este caso se refiere a los gastos en comunicaciones de las oficinas centrales y no las oficinas físicamente ubicadas en el almacén y dedicadas a las actividades del almacén.

transportes, en esos casos sólo una porción de los costes administrativos generales deben ser asignados a la instalación cuyos costes estan siendo determinados, el proceso apropiado para atribuir estos costes al almacen dado es dejado al criterio de la compañía pública en cuestión.

3.2.4.1. SALARIOS DE LOS EJECUTIVOS Y TRABAJADORES.

1. ALMACENES PÚBLICOS: Este grupo incluye los págos de la compañía a los jefes y ejecutivos, incluyendo el área de marketing, también se incluyen la proporción adecuada de los págos al personal de la empresa trabajando en la oficina general y cuyo trabajo está relacionado de alguna forma con el almacén en estudio. Este grupo debería incliur el personal de recursos humanos, contabilidad, departamento legal, auxiliares administrativos…, son los salarios, bonos, distribución de beneficios, horas extras… 2. ALMACENES PRIVADOS: Incluye la porción apropiada de los págos realizados por la

empresa a los jefes y ejecutivos que dedican parte o todo su tiempo a actividades de gestión relacionadas con los almacenes, como puede ser el director del departamento logístico…, se tienen en cuenta los salarios, bonos, primas, horas extras, beneficios empresariales…

Aquí se incluye la apropiada distribución de los págos realizados por la empresa al personal operario cuyo esfuerzo apoya indirectamente el buen funcionamiento del almacén. Pueden ser incluidas personas relacionadas con todos los departamentos de la empresa, legal, recursos humanos, financiero…, la cantidad a ser imputuda en los costes del almacén es decidido por cada empresa particular.

La forma más lógica de imputar esto es por medio de un planteamiento incremental, es decir, si por ejemplo un individuo del area de recursos humanos de la empresa nunca pisó el almacen, pero trabajaba controlando programas de formación de un almacen que se cierra, su salario anual debería considerarse como costes del almacén, asumiendo que tras el cierre se reasignará ese coste a otro punto de la empresa.

3.2.4.2. OFICINAS.

1. ALMACENES PÚBLICOS: Este grupo hace referencia a la porción adecuada de costes de las oficinas centrales, incluyendo el coste del espacio ocupado por estas oficinas, alquiler de equipos o depreciación e interéses, mantenimiento y reparación de equipos… 2. ALMACENES PRIVADOS: Esta categoría debería incluir la porción adecuada de los

un planteamiento incremental es una buena guía para este caso, asi, si parte del personal de la oficina o equipos deben ser eliminados o reasignados a otras areas al cerrar un almacén, esa parte debe ser asignada a los costes de almacenes en esta sección.

3.2.4.3. VEHÍCULOS.

1. ALMACENES PÚBLICOS. Esta categoría incluye la porción adecuada de los costes incurridos por vehículos de empresa del personal de las oficinas centrales, es decir, los gastos por la compra y depreciación del mismo, alquiler, uso, mantenimiento, seguros… 2. ALMACENES PRIVADOS. En este grupo se deberían incluir la porción adecuada de los

gastos producidos por los coches de empresa usados por los ejecutivos y directivos del area logística, también aquí si un coche es reasignado, la parte correspondiente a ese gasto se eliminará de los costes de almacén, a su vez estos gastos incluyen mantenimiento, seguros, alquiler o compra…

3.2.4.4. OPERACIONES GENERALES EN LAS OFICINAS.

1. ALMACENES PÚBLICOS. Se colocan en este grupo la porción de costes de operación de las oficinas centrales de la empresa, se incluyen gastos de teléfono, seguridad, correo, servicios de mensajería, instalaciones de servicios, aire acondicionado, calefación, mantenimiento…, son gastos generales que no se pueden asignar a una instalación particular.

2. ALMACENES PRIVADOS. A su vez este apartado incluirá la porción adecuada de gastos de los departamentos logísticos o de cualquier otra índole que trabajen de forma indirecta para que el almacén cumpla su misión en la empresa. Al igual que antes incluyen gastos de teléfono, mensajería, mantenimiento, correo… y de nuevo si por ejemplo una línea de teléfono se elimina al cerrarse un almacén, este gasto de menos, debería verse reflejado en este apartado.

3.2.4.5 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

1. ALMACENES PÚBLICOS. Aquí se coloca la porción correspondiente de costes derivados del sistema general de información de la compañía, es decir, el sistema de procesamiento de datos que no sea especifico del almacén y que facilite su gestión. Incluye, compra o alquiles de equipos, software, servicios contratados de mantenimiento o de cualquier otro tipo relacionado…

2. ALMACENES PRIVADOS. Esta categoría incluirá la porción adecuadamente seleccionada de los costes genales de la empresa incuridos por el sistema de información utilizado en apoyo al cumplimiento de la misión que realiza el almacen en la misma. Como antes, se tiene en cuenta los gastos por equipos, mantenimiento, licencias de software, programacion, servicios externos contratados… y de nuevo si se cierra un almacén, la parte de estos gastos correspondientes a ese almacén se elimina también.

3.2.4.6. IMPUESTOS.

1. ALMACENES PÚBLICOS. Aquí se incluye la parte correspondiente de los diversos impuestos que tiene que pagar la empresa por los coches, las oficinas, las licencias…, de todos los edificios donde se realicen trabajos indirectamente relacionados con el almacén en cuestión.

2. ALMACENES PRIVADOS. Este grupo incluye la porción adecuada de impuestos generales de las empresas que puedan ser razonablemente asignados al almacén en cuestión.

3.2.4.7. COSTES LEGALES Y PROFESIONALES.

1. ALMACENES PÚBLICOS. Este apartado incluye la porción de las pagos realizados por la empresa al contratar servicios de asesoramiento legal y profesional que benefician a toda la compañía. Son los gastos por consultores, bufetes de abogados, oficinas de ingeniería o arquitectura, asesoramiento financiero y cualquier otro servicio profesional que se necesite.

2. ALMACENES PRIVADOS. Este grupo incluye la parte adecuada de gastos en los distintos servicios legales y profesionales que necesite el departamento logístico de la empresa.

3.2.4.8. PUBLICIDAD.

1. ALMACENES PÚBLICOS. Se incluirán aqui los gastos imputables por anuncios en televisión, radio, periódicos, paginas amarillas u otro medio de comunicación en los que se trate de promocionar y vender los servicios prestados por la empresa propietaria del almacén. Los gastos a incluir son del tipo de costes del espacio del anuncio, costes de contratar a empresas publicitarias, gastos de promociones u ofertas en servicios,

3.2.4.9. VIAJES.

1. ALMACENES PÚBLICOS. Se colocan en este grupo la porcion adecuada de los gastos por viajes del personal de las oficinas centrales, como pueden ser billetes de avión, tren…, dietas…

2. ALMACENES PRIVADOS. Se pone la parte adecuada de los gastos por viajes realizados al almacén por el personal del departamento logístico en las oficinas centrales de la empresa. Al igual que siempre si el almacén se cierra, estos gastos desaparecen.

3.2.4.10. COSTES DE CURSOS DE FORMACIÓN Y OTROS DEBERES.

1. ALMACENES PÚBLICOS. Este grupo incluye la porción de los costes ocasionados por el personal de las oficinas centrales al realizar cursos de formación o cualquier programa de desarrollo de los empleados.

2. ALMACENES PRIVADOS. Se incluye la parte adecuadamente elegida de los costes de programas de formación de personal de las oficinas que tengan relacion con el buen hacer del almacén.

3.2.4.11. OTROS COSTES NO OPERATIVOS.

1. ALMACENES PÚBLICOS. Se incluyen aquí cualquier porción de coste indiractamente relacionado con la actividad del almacén, como puedan ser cargos bancarios, programas de entretenimiento si no están incluidos en los costes de publicidad, u otros.

2. ALMACENES PRIVADOS. Se colocaran en este grupo cualquier porción de coste producido por el personal indirectamente implicado en el correcto trabajo de la instalación, y que no se hayan asignado a otra categoría.