Utilice campos de sumario para calcular valores como subtotales, promedios y totales generales entre varios registros. Por ejemplo, un campo de sumario puede mostrar en un informe el total general de todas las ventas del mes de mayo.
Utilice el asistente Nueva presentación/Nuevo informe para crear un informe con datos agrupados (datos en un campo de sumario). Consulte "Crear presentaciones e informes" en la página 79.
Consejo Puede utilizar la vista Tabla en el modo Visualizar para crear rápidamente un informe
dinámico que agrupe los datos por campo, muestre subtotales para un campo o cree subtotales para cada grupo de datos. Para obtener más información, consulte la Ayuda.
El valor de un campo de sumario puede cambiar en función de la ubicación en que se introduzca el campo en la presentación, de la cantidad de registros del conjunto encontrado, del modo que utilice y de si están ordenados los registros.
Si modifica una presentación que contiene un campo de sumario, debe tener conocimientos sobre las partes de la presentación para obtener los resultados que desea (consulte "Trabajar con partes en presentaciones" en la página 106).
1. Para crear un campo de sumario, siga los pasos 1-5 que se explican en "Crear y modificar
campos en el cuadro de diálogo Gestionar base de datos" en la página 66.
2. Seleccione Sumario como el tipo de campo y haga clic en Crear.
3. En el cuadro de diálogo Opciones del campo de sumario, seleccione un tipo de sumario y,
a continuación, el nombre del campo por el que desea agrupar los valores.
Seleccione este tipo
de sumario Para resumir los valores de un campo del conjunto encontrado de registros
Total de Calculando el total de los valores del campo
Media de Calculando la media de los valores del campo
Recuento de Realizando un recuento del número de registros que contienen un valor para el
campo. Por ejemplo, si un campo contiene 100 valores (un valor para cada registro), el resultado del recuento es 100.
Mínimo Buscando el número más bajo o la fecha, la hora o la fecha y la hora más antigua
para un campo
Máximo Buscando el número más alto o la fecha, la hora o la fecha y hora más reciente
para un campo
Desviación típica de Buscando la diferencia entre los valores de un campo. Esta opción calcula la desviación típica de la media de los valores de un campo. (La fórmula es n-1 ponderado, más la desviación típica normal).
Fracción del total de Calculando la proporción entre un valor del campo y el total de todos los valores de ese campo. Por ejemplo, averiguar qué fracción del total de ventas puede atribuirse a cada vendedor.
4. Seleccione una opción para el tipo de sumario, si es posible.
Las opciones varían en función del tipo de sumario seleccionado en el paso anterior.
5. Seleccione una opción para resumir un campo repetido, si procede.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar.
Para este tipo
de sumario Seleccionar Para
Total de Total acumulado Mostrar el total acumulado de los registros actuales y todos los registros anteriores. Para reiniciar el total acumulado de cada grupo ordenado, seleccione Reiniciar resumen para cada grupo ordenado. A continuación, en la lista de campos, seleccione el campo desde el que se reiniciará la ordenación. Media de Media ponderada. En la lista de
campos que aparece, seleccione el campo que contiene el factor de ponderación
Determinar la media de un campo basándose en un valor de otro campo que se usa como factor de ponderación.
Recuento de Recuento acumulado Mostrar la cuenta acumulada de los registros actuales y de todos los registros anteriores. Para reiniciar el recuento acumulado de cada grupo ordenado, seleccione también Reiniciar sumario para cada grupo ordenado.
A continuación, en la lista de campos, seleccione el campo desde el que se reiniciará la ordenación.
Desviación típica de por población Calcular la desviación típica por población cuando la fórmula es n-ponderado
Fracción del total de Subtotal. En la lista de campos que aparece, seleccione un campo por el que agrupar los valores. (Cuando regrese al modo Examinar, ordene por este campo para calcular los valores correctamente).
Calcular una fracción del total basándose sólo en un grupo de registros.
Seleccionar Para
Todos Calcular un único valor de sumario para todas las repeticiones del campo
Individualmente Calcular un valor de sumario para cada repetición
Elija un
tipo de sumario Elija el campo por el
que desea agrupar los valores Seleccione una
opción para el tipo de sumario
Seleccione una opción para resumir repeticiones Reinicie el total o
Tenga en cuenta lo siguiente: