De la integración y desahogo del procedimiento de

Desde mi llegada al CMFAJ, uno de los objetivos personales compartido con la totalidad de los integrantes del área, fue el de establecer las reglas y flujos del procedimiento de mediación y de integración de los expedientes correspondientes, que derivó en un documento que contiene las reglas del procedimiento e integración de los expedientes del CMFAJ, elaborado y revisado por todo el personal del CMFAJ, de manera individual y colectiva, tendiente a describir lo que cada integrante realiza en el cargo asignado, y una vez sumado el aporte de cada uno, establecer los términos que cada área tendría para los pasos a seguir en el flujo procesal de la mediación, con la finalidad de tener una base de temporalidad que eficientara la expedites del MASC y, por ende, del flujo procedimental de la mediación.

5.1.2.1. Reglas del procedimiento e integración de expedientes del CMFAJ

Después de seis sesiones de trabajo realizadas durante el año 2014 y 2015, por las áreas de dirección, mediación, orientación y asesoría jurídica del CMFAJ, se elaboró un documento que contiene las pautas para el desahogo e integración del procedimiento de mediación que se realiza en el CMFAJ (Anexo 2), y describe el contenido de los apartados según la secuencia que se desarrolla en las distintas hipótesis que pudieran presentarse.

De manera general, el orden las constancias procedimentales que integran cada uno de los expedientes de mediación es la siguiente:

a) Formato de solicitud del servicio del CMFAJ. Que debe contener los datos personales del solicitante y una descripción del asunto a atender.

b) Formato de solicitud del servicio de mediación. Debe contener los datos de los mediados, una síntesis de hechos que motivan el procedimiento, así como el nombre y firma autógrafa de los mediados.

c) Formato de instrucción de trámite. Debe contener la orden de invitación a las personas interesadas.

d) Formato de Invitación. Debe plasmar el número de expediente de mediación con clave alfanumérica, la fecha y hora para la celebrción de la primera sesión de mediación, además del nombre del mediador correspondiente.

e) Formato de constancia de invitación. Debe contener los datos que identifiquen las circunstancias de tiempo, lugar y modo en que se realizó la diligencia de invitación, añadiendo el nombre de la persona a la que se le entregó el documento.

f) Formatos de contancias diversas. Deben contener el motivo por el que se elabora la constancia de que se trate.

g) Formato de aceptación del servicio de mediación. Debe contener la manifestación expresa de la voluntad de los mediados con relación al desahogo del medio alternativo de solución del conflicto, la fecha y hora de su llenado, así como las reglas del procedimiento, finalizando con las firmas autógrafas de los interesados.

h) Formatos de las constancias de sesiones. Debe identificar fehacientemente el tipo de sesión de que se trate, la programación o reprogramación de la sesión, si fuere el caso, además de las observaciones a que haya lugar, de ser necesario.

i) Convenios y anexos. En caso de haber existido convenio, debe integrarse un ejemplar de éste, que contenga nombre, firmas y huellas de los mediados, así como la documentación probatoria correspondiente.

j) Formato de constancia de conclusión. Debe plasmar la fecha y hora en que se elabora la constancia, el motivo de conclusión del procedimiento de mediación, además del nombre y firma del mediador, finalizando con el nombre y firma del director del CMFAJ y el sello institucional como visto bueno para el archivo del expediente como concluido.

Con la finalidad de plasmar la secuencia del desahogo de la mediación que se realiza en el CMFAJ en un documento que permitiera visualizar el procedimiento completo, se elaboró un diagrama de flujo con base en las reglas del procedimiento e integración de expedientes del CMFAJ.

Figura 10. Diagrama de flujo del procedimiento de mediación que se realiza en el CMFAJ, elaborado con los datos vertidos en las reuniones de trabajo del año 2014.

Con miras en tener una base de temporalidad que eficientara el desahogo del flujo procedimental de la mediación y de su instrumentación, se estableció la tabla de términos siguiente:

Tabla 4. Términos establecidos para el desahogo del procedimiento de mediación del CMFAJ, elaborada en el 2015, con base en la LMASC 2013 y en la experiencia operacional

de los integrantes del CMFAJ.

TÉRMINOS MOTIVO

3 días Elaboración de constancias de invitación. 3 días Elaboración de constancias de mediación. 3 días Revisión de convenio por el director.

10 días Máximo para la celebración de una sesión de mediación a otra.

5 días Registro de convenios en la libreta correspondiente, una vez firmados.

45 días Duración promedio de una mediación compuesta por 3 sesiones y firma de convenio.

Además, como se mencionara en el apartado 4.5.2. concerniente a las encuestas y entrevistas, el colectivo del CMFAJ generó tres formatos de encuestas tendientes a visualizar las inquietudes descritas en la Tabla 3 (pág. 59). Así mismo, con la intención de unificar criterios acerca de los datos que deberían contener los informes de los mediadores y de psicología, se elaboró un formato las áreas de mediación y psicología del CMFAJ (figuras 3 y 4). Como complemento al procedimiento de mediación y para unificar criterios de reportes entre los mediadores, se elaboró un formato de reporte mensual de actividades, y también, se hizo lo propio con el área de psicología.

Por cuanto al formato de reporte mensual de actividades del mediador, contempla datos tales como el código alfanumérico del expediente atendido, la fecha en que se realiza alguna sesión, el tipo de sesión programada, la realización o no de la sesión, el número de mediados por expediente, el tipo conclusión del procedimiento y, en caso de que haya sido por convenio, la materia del mismo, la realización de llamadas a mediados, la atención a mediados pero fuera de sesión de mediación, el nombre y la firma del servidor público, junto con la fecha de entrega del reporte. (Anexo 3)

El formato de reporte mensual de actividades para el área de psicología, visualiza los datos del total de sesiones realizadas, catalogadas en las recibidas por primera vez y las subsecuentes, el número de personas atendidas, clasificadas en hombres, mujeres, niños y adolescentes. Además, contiene el dato corresponde a la procedencia del paciente, es decir, si es canalizado por las áreas de Orientación, Mediación, Trabajo Social o Asesoría Jurídica y, finalmente, el tipo de asunto por el que los pacientes son atendidos: conducta, comunicación familiar y de pareja, autoestima, depresión, desconfianza y celos, violencia, adicciones, infidelidad, enfermedad o carácter. (Anexo 4)

Finalmente, para realizar la descripción del procedimiento y elaborar el diagrama de flujo para su desahogo, se tuvo que analizar la normatividad de los MASC conjugándola con la realidad acontecida en el día a día en el CMFAJ, dando como resultado las reglas del procedimiento descritas en las páginas que anteceden.