Deberes y Atribuciones del Registrador

El Registrador de la propiedad obligatoriamente debe coordinar que su actividad vaya dirigida tanto a la legalidad como el brindar un servicio ágil y eficiente.

Los deberes y atribuciones determinadas en el ordenamiento jurídico para los Registros de la Propiedad, se encuentran establecidas en el Art. 11 de la Ley de Registro, que son: “a) Inscribir en el Registro correspondiente los documentos cuya inscripción exige o permite la Ley, debiendo negarse a hacerlo en los casos siguientes:

1. Si la inscripción es legalmente inadmisible, como en el caso de no ser auténtico el título, como en el caso de no ser auténtico el título que se presente o no estar conferida la copia en el papel del sello correspondiente;

2. Si los impuestos que causan la celebración del acto o contrato o su inscripción no han sido pagados de acuerdo con la Ley;

3. Si el inmueble a que se refiere el acto, contrato o mandato judicial que debe inscribirse no está situado dentro del Cantón;

4. Si el título o documento que se trata de inscribir tiene algún vicio o defecto que lo haga nulo;

5. Si el título o documento no contiene los requisitos legales para la inscripción, y 6. Si no se ha dado al público el aviso que previamente a la inscripción de un título o documento prescribe la Ley.

La negativa del Registrador constará al final del título cuya inscripción se hubiere solicitado, expresando con precisión y claridad las razones en que se funde…

b) Llevar un inventario de los Registros; Libros y demás documentos pertenecientes a la oficina, debiendo enviar una copia de dicho inventario a la Dirección Nacional de

38

Registro de Datos Públicos, dentro de los primeros quince días del mes de enero de cada año.

c) Llevar con sujeción a las disposiciones de esta Ley, los libros denominados Registro de Propiedad, Registro de Gravámenes, Registro Mercantil, Registro de Interdicciones y Prohibiciones de enajenar y los demás que determine la Ley.

d) Anotar en el Libro denominado Repertorio los títulos o documentos que se le presenten para su inscripción y cerrarlo diariamente, haciendo constar el número de inscripciones efectuadas en el día y firmado de diligencia.

e) Conferir certificados y copias con arreglo a esta Ley;

f) Dar los informes oficiales que le pidan los funcionarios públicos acerca de lo que conste en los libros de la Oficina; y,

g) Los demás que la Ley le imponga”35

A más de las funciones principales citadas, existen otras que corresponden a una serie de actuaciones complementarias que debe ejercer el registrador y están encaminadas a las operaciones que constituyen la base y sustento para cumplir la función de inscribir, como; el libro de repertorio, la elaboración de los asientos registrales, (acta de inscripción, acta de cancelación y anotación marginal), la elaboración de los libros índices, la elaboración del libro de negativas; y, las otras que viabilizan y permiten cumplir la función de certificar como la confección del folio real informático a través de la ficha registral, o mediante la emisión del certificado tradicional, por medio de los cuales el registrador de la propiedad da fe, de lo que consta en los asientos registrales, de la misma manera que se encuentra obligado a guardar las copias de los certificados emitidos.

También se debe hacer notar que una vez fenecido el tiempo de cuatro años que son los designados para desempeñar la funciones de Registrador, el Alcalde del respectivo Cantón, tiene la facultad de llamar a concurso de méritos y oposición para designar al nuevo Registrador de la Propiedad, por lo que en el proceso de transición el Registrador saliente está obligado a:

35 _{Art. 11 de la Ley de Registro}

39

1. Velar por la integridad de los archivos físicos documentales que contienen información pública.

2. Velar por la integridad de los datos públicos que se encuentran en sistemas informáticos y datos digitales,

3. Velar y garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas informáticos que contienen la información pública, antes y durante el proceso de transición y traslado de información. Una vez terminado el proceso de transición, con el objeto de garantizar la continuidad del servicio y en cumplimiento de la ley, el Registrador saliente deberá permitir el acceso y uso al sistema por parte de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos y del Registrador entrante, y los funcionarios del Registro, para lo cual facilitara los instaladores, claves de acceso a las bases de datos y del sistema; y las configuraciones de conexión,

4. Garantizar la continuidad del servicio, facilitando la migración de datos informáticos así como el funcionamiento del sistema.

5. Cumplir con determinado en el Art. 18 de la Ley de Registro, que determinan que los repertorios deberán ser foliados; en caso de no estar filiados o de estar foliados incorrectamente, deberán cumplir con este requisito e iniciar el proceso de foliado correspondiente.

6. Cumplir con la correcta encuadernación de los documentos que contienen la información pública y por ley debe ser foliados y encuadernados, se cumplirá con la correcta descripción de cada documento foliado para facilitar su ubicación.

7. Cumplir con el levantamiento de inventarios de acuerdo al formato establecido para ello;

8. Realizar conjuntamente con sus delegados el encartonamiento de los archivos documentales.

9. Enumerar los cartones y colocarlos en orden cronológico;

10. Vigilar el proceso de embarque y desembarque de los cartones que contienen los archivos documentales;

40

11. Vigilar el proceso de traslado de archivos documentales del local donde funcionaba el Registro de la Propiedad al nuevo local de funcionamiento;

12. Realizar la verificación de ubicación de los documentos públicos en el nuevo archivo documental, previo a la verificación y muestreo de documentos que realizará con el Registrador entrante;

13. Realizar conjuntamente con el Registrador entrante el muestreo y verificación de los archivos documentales así como de migración de datos y funcionamiento de sistemas dentro de los parámetros determinados por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos;

14. Suscribir el acta de entrega – recepción de los archivos físicos documentales, archivos digitales, migración de datos, entrega de claves, y control del funcionamiento del sistema;

15. El acta será suscrita ante un Notario Público del correspondiente cantón;

16. Brindar el apoyo, información y facilidades necesarias para cumplir con los procesos de migración de datos digitales, sistemas informáticos y archivos documentales, garantizando antes, durante y después de estos procesos de continuidad del servicio.