La conformación o establecimiento de pautas, políticas, controles, protocolos, manuales, guías y demás mecanismos tendientes a impedir o a minimizar que las distintas actividades económicas, financieras y comerciales, se constituyan o sean vulneradas y utilizadas por el crimen organizado para el Lavado de Dinero o el Financiamiento del Terrorismo, en todo momento han de ser visualizadas, entendidas y conceptualizadas desde la óptica muy particular y especializada de cada empresa, corporación o entidad; es así, que la Política Conozca a su Cliente de amplio análisis en la esfera preventiva debe incluir procedimientos acordes o afines con la actividad económica o profesional respectiva, y a su vez, ser de amplio conocimiento por parte de las personas de cada organización; es decir, va a depender de cada negocio o actividad de índole profesional atendiendo a su particular naturaleza y los servicios que ofrece a los clientes o al público en general, trazar o delimitar las medidas y procedimientos que hagan posible y efectiva este control de “Conocer al Cliente”.
La buena conformación y estructuración de una Política Conozca a su Cliente, debe traducirse en la recaudación de un caudal de información tendiente a hacer posible la clara, plena y suficiente identificación del mismo, así como la delimitación de su actividad económica, procedencia u origen de los fondos, conformando con ello la definición de un Perfil Financiero del Cliente, entendiendo por Cliente, a toda persona sea natural o jurídica con la que se mantiene una relación contractual de índole financiero o de negocios, con independencia a que dicha relación sea de carácter permanente u ocasional, así como el volumen y características de las transacciones o bien propósito de la cuenta o servicio solicitado. Dentro de la Política establecida, todos estos datos han de ser corroborados fielmente.
La estructuración de la Política Conozca a su Cliente, no es meramente un formalismo que se agota a plenitud con el manejo de formularios o formatos de recabo de información fría, sino por el contrario y más allá, implica y abarca el conjunto de acciones planeadas o ideadas e instituidas entre distintas áreas o departamentos de cada entidad, desarrollándose esta actividad en 5 fases, iniciando con la preparación y diseño, la vinculación del cliente, el análisis de la información, la prestación del servicio y la actualización de los diferentes datos. La Debida Diligencia del Cliente, debe existir y subsistir
antes de la relación, durante la relación e inclusive después.
Dentro de una adecuada Política Conozca a su Cliente, se debe tener presente tanto a las personas de índole naturales, como a las personas de índole legales o jurídicas. Para las primeras se requiere la identificación plena del cliente mediante el requerimiento de un documento de cédula de identidad personal para los ciudadanos nacionales, pasaporte para los extranjeros no residentes y cédula de residencia para los extranjeros residentes en el país.
Como estándares mínimos deben consignarse en cada expediente los siguientes documentos e información: el nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, estado civil y actividad económica, nacionalidad, sexo, dirección exacta de residencia permanente, cuenta de correo electrónico, número de teléfono, número de fax, ocupación e identificación del patrono y la naturaleza del negocio, razones por las cuales se establece la relación comercial y la naturaleza de los mismos, nivel estimado por mes de operaciones que realiza con el estimado de ingresos y egresos, y finalmente la fuente u origen de los fondos.
Por su parte, para la debida identificación de las personas jurídicas, es necesario recabar mayor cantidad de datos o de información, no vasta sólo con la información básica solicitada por la persona
natural, toda vez y tomando en consideración que las personas jurídicas están compuestas tanto por personas naturales, es decir socios, gerentes, representantes legales, directores, dignatarios, apoderados legales, etc., por lo que resulta indispensable ahondar profundamente para poder tener conocimiento sobre las personas que dirigen y controlan a las personas jurídicas.
Se requiere un soporte documental vasto, como por ejemplo las escrituras de constitución, los registros mercantiles y algunos informes financieros y contables de la actividad; toda vez que las transacciones de índole comerciales, contables y financieras de las personas jurídicas son más complejas. En la etapa de verificación de la información recabada, precisamente por su naturaleza especial, es que la ley exige que la mayoría de estos documentos sean de naturaleza pública.
Es importante, tener en consideración que en una adecuada Política Conozca a su Cliente, deben contemplarse las actuaciones realizadas por intermedio de un apoderado, incluyendo transacciones bancarias y financieras a nombre de otra persona. Los apoderados tienen la posibilidad de acercarse en debida forma a determinados sujetos obligados en representación de un cliente y realizar operaciones. Es por lo anterior, que este tipo de operaciones requiere una doble identificación,
pues es necesario identificar tanto al cliente, como a su apoderado, y finalmente corroborar la validez y autenticidad del poder o documento en donde consta la designación del apoderado.
Es importante realizar una Debida Diligencia Acentuada o más exhaustiva para aquellos clientes, relaciones comerciales, productos o servicios que se ofrecen y que representan un nivel de riesgo más elevado del normal (Análisis de Riesgo), como por ejemplo:
- Productos y/o servicios que permiten el anonimato de clientes o transacciones en donde no existe un contacto físico directo con los clientes.
- Productos y/o servicios a Personas Expuestas Políticamente PEP, contemplando por estos a fun- cionarios públicos de cierto nivel jerárquico, a sus familiares y afiliados.
- Estructuras de cuentas, actividades y relaciones complejas, en especial cuando los beneficiarios finales y los controles no son transparentes o no están reglamentados.
- Relaciones de negocios contraídas con contrapar- tes no residentes en la jurisdicción y en especial de jurisdicciones conocidas por sus débiles legisla- ciones sobre la materia, así como su pobre imple- mentación en acciones de control para combatir y luchar contra los delitos de Lavado de Dinero y el
Financiamiento del Terrorismo.
- Clientes que operan o manejan industrias y/o acti- vidades de riesgo elevado o de gran valor o volu- men.
En particular, los Abogados o profesionales del Derecho, deben tener especial atención y establecer una Debida Diligencia sobre el Cliente, cuando presten los siguientes servicios:
- Compra y venta de propiedades.
- Administración de dineros, acciones y otros activos.
- Apertura de cuentas bancarias, de ahorro, comi- tentes, etc.
- En la organización de aportes necesarios para la creación compañías.
- La creación, operación y administración de compa- ñías.
- La creación, operación y manejo de empresas de- dicadas a la administración de fideicomisos o de estructuras de índole similar.
La Debida Diligencia Comercial en estos casos, debe solicitar estados financieros, impuestos, la imagen pública, la cartera del cliente y la cartera de los proveedores.
Han de delimitarse de igual forma, quienes son los Clientes clasificados como Indeseables o no
queridos y los Clientes Sensitivos: Dentro de la primera clasificación, estos tipos de clientes no deben ser admitidos por una empresa:
- Clientes cuya integridad sea cuestionable.
- Clientes que se nieguen o se rehúsen a proporcio- nar la información requerida o que envíen informa- ción incorrecta o falsa.
En la segunda clasificación, es decir, los clientes denominados como sensitivos, los siguientes tipos de clientes serán sujeto de un cuidado especial y particular, y no serán aprobados dentro de una empresa, sin la correspondiente autorización del Comité de Cumplimiento:
- Políticos activos o militares y sus familiares allega- dos.
- No residentes dentro del área de negocios de la empresa.
- Residentes en jurisdicciones sensitivas.
Dentro de este ámbito, debe prevalecer siempre la ética y las buenas prácticas en el desarrollo de los negocios o las actividades comerciales, estas pautas o reglas básicas son dictadas o consagradas en las Políticas de un Gobierno Corporativo, entendiéndose por este, y definido por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico OCDE, como: “Un conjunto de relaciones entre la dirección
los terceros interesados. El Gobierno Corporativo también provee la estructura a través de la cual los objetivos de la sociedad son determinados, así como es monitoreado su desempeño y cumplimiento.” Son Principios del Gobierno Corporativo, con base a lo consagrado en los Acuerdos 3 y 4 de 2001 de la Superintendencia de Bancos de Panamá:
1- Trato igualitario y protección de los intereses de los accionistas.
2- Reconocimiento, de la existencia de terceros interesados en la marcha y permanencia de la sociedad.
3- Emisión y revelación, responsable de la informa- ción y la transparencia en la administración.
4- Existencia de Guías Estratégicas en la sociedad, un efectivo monitoreo de la dirección y responsa- bilidad fiduciaria del consejo de administración. 5- Identificación y Control de riesgos, a que está su-
jeta la sociedad.
6- Declaración de Principios éticos y responsabili- dad social empresarial.
7- Prevención de Operaciones Ilícitas y conflicto de intereses.
8- Revelación de Hechos Indebidos y protección a los informantes.
9- Cumplimiento de las regulaciones, a que esté su- jeta la sociedad.
10- Dar certidumbre y confianza a los inversionis- tas y terceros interesados sobre la conducción honesta y responsable de los negocios de la sociedad.”
Para los Abogados o Profesionales del Derecho, contempla el Decreto 468 de 1994, que éstos tienen la obligación de conocer a su cliente, mantener información del cliente, dar información a las autoridades competentes, entregar la información debidamente requerida, lo que no constituye una falta a la ética profesional; y el incumplimiento de remitir la información solicitada constituye desacato. Para los Funcionarios; éstos tienen la obligación de solicitar información de debida diligencia recabada a los abogados o firmas forenses. Debe ser solicitada con motivo de una investigación relacionada con actividades del Narcotráfico y/o Lavado de Dinero a requerimiento oficial de autoridad competente, esta información debe ser solicitada sobre la base de un proceso penal iniciado en Panamá, o por intermedio de un Tratado de Asistencia Legal Mutua TALM. En el ámbito del Código de Ética Profesional para los Abogados, se establece en el artículo 13, lo siguiente: “Es deber del abogado guardar los
secretos y confidencias de su cliente. Este debe perdurar aún después de la terminación de los servicios y se extiende a los empleados del abogado y ni este, ni aquellos podrán ser forzados a revelar
tales confidencias, salvo que ello sea autorizado por el cliente…..”
Como conclusión, sobre este particular resulta in- soslayable que los Bancos y demás entes regulados deben cumplir con procedimientos de debida dili- gencia, en el curso de sus actividades, de forma que cuando tengan conocimiento de operaciones que se alejen de los patrones normales y corrientes o habituales, puedan ponerlas en conocimiento de las autoridades competentes, en el caso de Panamá a la Unidad de Análisis Financiero UAF.
A medida que van adecuándose los distintos Siste- mas de Controles, específicamente en el área de la Debida Diligencia sobre el Cliente, es importante vol- car singular atención al estudio y análisis del Riesgo sobre los productos y servicios que se ofrecen, para definir prácticas y modelos que resulten efectivos, operativos y aplicables a la realidad de una actividad económica.
Sobre el particular, el Oficial de Cumplimiento
Julio César Aguirre Guevara, describe: “El criterio aplicado para manejar el riesgo del lavado de dinero y el combate del financiamiento del terrorismo está basado en dos instancias. La primera, al momento de iniciar una relación contractual de negocios con el cliente y la segunda, cuando se presente cada una de las transacciones que se pretendían realizar entre el cliente y la institución. Con base a los perfiles específicos de cada producto y/o servicio
ofrecido, se identifican los factores de riesgos y se aplican controles de prevención del lavado de dinero y el combate del financiamiento del terrorismo que correspondan, reforzándose en la medida en que se identifiquen riesgos adicionales. Al mismo tiempo, se indican los responsables del proceso de mitigación del riesgo. Los factores de riesgo se identifican conforme a las tipologías locales e internacionales de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo, así como la fortaleza interna en cuanto a automatización de las transacciones, tipo de clientes, zonas geográficas, etc.” (AGUIRRE
GUEVARA, Julio César. Compilación de Artículos sobre el Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo, Volumen I. Editora Montreal, Panamá, 2008. Página 111.)
Es importante dentro de una Política Basada en el análisis y evaluación del Riesgo, delimitar y puntualizar las formas o tipos de Riesgo que han de abordarse; en este sentido hemos de referirnos al Riesgo Reputacional, al Riesgo Administrativo, al Riesgo Legal y al Riesgo Humano.
En primer orden de ideas, cuando hablamos de
Riesgo Reputacional, nos circunscribimos al
perjuicio o daño que se causa o puede sufrir el buen nombre, respetabilidad y confianza pública de una institución, en el desarrollo de sus actividades económicas o comerciales, al verse esta vinculada a una actividad criminal, en este caso en actividades de Lavado de Dinero y/o de Financiamiento del Terrorismo.
Para que se verifique la posibilidad de materializarse el Riesgo Administrativo en una institución, deben
converger de modo simultáneo diversos factores inherentes a la ausencia o a la insuficiencia de procedimientos o mecanismos de control tendientes a verificar el cumplimiento. Aunado a ello, se suma la falta de conocimiento, preparación, capacitación y experiencia de los empleados que degenera o se traduce en una deficiente e inadecuada aplicación de los procedimientos ante una posibilidad de que el negocio sea penetrado por el Crimen Organizado. El Riesgo Legal, involucra también uno de carácter
contractual y regulatorio; viniendo a significar, que la actividad comercial y de cualquier naturaleza de una institución puede verse altamente comprometida ante el incumplimiento, inobservancia o violación de regulaciones o leyes, ya sea por ignorancia, descuido o con conocimiento de causa (dolosamente).
Cada empleado se encuentra obligado a cumplir sus obligaciones y responsabilidades relativas a sus funciones de acuerdo al cumplimiento de las leyes, políticas, regulaciones y mecanismos de control interno de cada institución. Esta observancia cabal, es responsabilidad de cada Departamento o Unidad de Cumplimiento de cada institución, siendo los encargados de velar porque los empleados cuenten con la formación, capacitación, recursos tecnológicos, y desarrollar una cultura de cumplimiento.
Finalmente, y posiblemente el Riesgo, más sensitivo y difícil de atender, es el análisis del Riesgo Humano; nos referimos de esta forma, al definir
esta calidad de riesgo, ya que la conducta humana la mayoría del tiempo resulta ambigua, maleable y por naturaleza heterogénea, propiciándose prácticas de índole fraudulentas y delictivas o dolosas; es entonces cuando las instituciones en procura de minimizar este riesgo, han de alcanzar elevados estándares en la selección del nuevo personal (DDE Debida Diligencia sobre el Empleado), así como su posterior entrenamiento y capacitación, además de desarrollar un sentimiento de pertenencia del empleado hacia la institución para la cual labora, lo que haga que este riesgo pase de ser elevado a uno de carácter moderado. Por otra parte, resultaría importante, establecer programas de incentivo laboral que se traduzcan en una cómoda y satisfactoria situación laboral para los empleados, enfocándose la institución en potenciar al máximo el elemento cualitativo de sus empleados, sobre el cuantitativo.
Podemos concluir, que la creación e implementación de programas de control y procedimientos Anti- Blanqueo de Capitales y Contra el Financiamiento del Terrorismo, va a depender privativamente de las actividades económicas, así como de las características que conforman y rodean a cada institución en particular.
Teniendo como propósito u objetivo primordial, el de reducir el Riesgo de infiltración de redes vinculadas al Crimen Organizado, y que las distintas actividades económicas/comerciales, sean utilizadas como puente para el desarrollo y crecimiento del mismo en nuestras sociedades.
CAPÍTULO VIII