Definir Claramente y Clasificar el Problema (Actividad 4)

Una vez que el equipo ha decidido el tema en el que se van a enfocar sus esfuerzos, deberá reunirse nuevamente para definir y clasificar el problema. Tomando en cuenta las ideas documentadas dentro del tema general seleccionado, deberá darse lugar a una discusión que permita formular una definición preliminar del problema, la cual se someterá luego a un proceso de redefinición.

Si el problema no es sujeto a un proceso de redefinición, se corren los siguientes riesgos (Robson, 2002):

1. Los miembros podrían tener percepciones diferentes de lo que esperan como solución al problema. De ser el caso, los aportes individuales serían muy variados y difíciles de concretar en una solución.

2. El problema podría ser una solución disfrazada. La mayoría de personas tiende a pensar en términos de soluciones.

3. El problema podría ser demasiado amplio, de manera tal que el grupo no sería capaz de enfocarse en éste.

Finalizada la discusión para definir de manera preliminar el problema, deberá luego utilizarse una herramienta para redefinir el mismo. El método del por qué es útil para este fin y está compuesto de los siguientes pasos (Proctor, 1999):

1. Declarar el problema (problema definido de forma preliminar).

2. Preguntar por qué es que se quiere hacer lo que se tiene en la declaración del problema.

3. Responder a la pregunta planteada en el punto 2.

4. Utilizar la respuesta del punto 3 para redefinir un nuevo problema.

5. Repetir pasos 2 y 3 hasta alcanzar el nivel más alto posible de abstracción del problema.

Para ilustrar el procedimiento anterior, se proponen a continuación dos ejemplos de situaciones que podrían presentarse en un almacén de materias primas o en una línea de producción.

Declaración preliminar del problema: Necesitamos más espacio

Pregunta: ¿Por qué necesitamos más espacio?

Redefinición del problema: No nos caben las materias primas

Pregunta: ¿Por qué no nos caben las materias primas?

Respuesta: Porque no tenemos espacio

En este punto se ha ido demasiado lejos en el nivel de abstracción, por lo cual el problema podría redefinirse de la siguiente manera: No nos caben las materias primas.

Declaración preliminar del problema: Necesitamos una nueva máquina

Pregunta: ¿Por qué necesitamos una nueva máquina?

Respuesta: Porque no salimos con la producción

Redefinición del problema: No salimos con la producción

Pregunta: ¿Por qué no salimos con la producción?

Respuesta: Porque la cantidad de productos es grande en el día

Redefinición del problema: La cantidad de productos es grande en el día

Pregunta: ¿Por qué la cantidad de productos es grande en el día?

Respuesta: Porque cuando se programa la producción no se respeta la capacidad de la planta

Redefinición del problema: No se respeta la capacidad de la planta

En este punto se tiene ya un buen nivel de abstracción, por lo cual el problema podría redefinirse de la siguiente manera: No se respeta la capacidad de la planta.

Otra manera de poder plantear la pregunta del paso 2 podría ser: ¿Cuál sería el principal problema que deberíamos resolver si tuviéramos...? (Robson, 2002). Para los dos ejemplos propuestos podrían plantearse las siguientes preguntas: ¿Cuál sería el principal problema que deberíamos resolver si tuviéramos más espacio? ¿Cuál sería el principal problema que deberíamos resolver si tuviéramos una nueva máquina?

Es muy deseable que el resultado del proceso de redefinición del problema tenga una connotación negativa.

Se ha presentado una de las muchas herramientas existentes para redefinir un problema. En caso de que el líder del equipo juzgue que la misma no aplica para el problema que se está tratando, podrá documentarse sobre otros métodos de redefinición como el análisis de frontera, orientación a objetivos, abstracciones progresivas, entre otros (Proctor, 1999). Cuando se haya llegado a un acuerdo en el proceso de redefinición, el problema resultante deberá ser clasificado según su tipo. Se propone para ello la siguiente clasificación (Harrington et al, 2000):

- Tipo 1: Problemas que pueden ser identificados, analizados y resueltos sin involucrar a personas externas al equipo.

- Tipo 2: Problemas en los que el equipo puede requerir información externa, así como autorización para aplicar las soluciones.

- Tipo 3: Problemas en los cuales el equipo no tiene acceso a toda la información relacionada con el problema y no tiene autoridad para aplicar las soluciones.

El equipo deberá trabajar inicialmente en proyectos con alta probabilidad de éxito. Por su simplicidad, es recomendable comenzar con problemas de tipo 1. Una vez que los miembros hayan adquirido cierta experiencia, podrán hacer el intento de resolver problemas de tipo 2. Los problemas de tipo 3 suelen estar fuera del alcance del equipo y por lo tanto deberán ser cedidos a la persona o equipo que correspondan.

Redefinido y clasificado el problema, el equipo deberá deliberar si es recomendable enfocarse o no en el mismo y si ello representará un buen uso del tiempo. Con esto concluye la junta de definición y clasificación del problema. De acordar el equipo trabajar en el problema definido y clasificado, el líder deberá notificar al dueño del proceso que se va intervenir, solicitándole su apoyo y el de sus colaboradores.

4.4 PROCESO

El equipo cuenta hasta este momento con un problema claramente definido y llega la hora de evidenciar el mismo con hechos, lo cual implica una investigación minuciosa de la situación. La información recopilada deberá ser la base para analizar el problema y definir sus causas, lo cual posteriormente será útil para proponer una estrategia de solución.