Diagrama de flujo de datos actual

Un Diagrama de Flujo de Datos: Es una representación gráfica de los procesos a lo largo de la organización, mediante el uso de combinaciones de solamente cuatro símbolos para poder crear una representación pictórica de los procesos que eventualmente proporcionarán documentación firme del sistema.

El enfoque de flujo de datos tiene cuatro ventajas principales.

• La libertad para realizar en forma muy temprana la implementación técnica del sistema.

• Una mayor comprensión de las interrelaciones de los sistemas y subsistemas.

• Comunicación del conocimiento del sistema actual a los usuarios por medio de diagramas de flujo de datos.

• Análisis de un sistema propuesto para determinar si han sido definidos los datos y los procesos.

En síntesis, el Diagrama de Flujo de Datos describe:

• Los lugares de origen y destino de los datos (los límites del sistema),

• Las transformaciones a las que son sometidos los datos (los procesos internos),

• Los lugares en los que se almacenan los datos dentro del sistema, y

• Los canales por donde circulan los datos.

Una vez que se definieron los procedimientos para el apoyo al control del suministro de combustibles, en la siguiente Figura 3.9, se presenta mediante un Diagrama de Flujo de Datos (DFD) en nivel 0, a manera general ó abstracta, los elementos que ingresan al sistema, la caja negra que son los procesos dentro del sistema de información actual y las salidas de éste:

CAPÍTULO 3.- FASE DE: ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

38

El siguiente nivel, Nivel 1 del DFD, en la Figura 3.10, se presentan los principales procesos identificados en el sistema de información actual:

Figura 3.10 Diagrama de Flujo de Datos, Nivel 1.

3.2.2 Subfase I.2 Análisis de la problemática e identificación de

necesidades de apoyo informático (Identificar o Analizar el “Hoy”).

A continuación, se analizará la forma que en funciona el sistema actual y se describirán las actividades más importantes para modelar el futuro sistema de información en el área objeto de estudio de este proyecto:

3.2.2.1 Actividad I 2.1 Identificación de Requerimientos.

Los requerimientos de la Coordinación de Administración Patrimonial y de Servicios son: suministrar al trabajador las valeras que le permitan el canje del combustible, además del seguimiento para el buen manejo del recurso, así como administrar el parque Vehicular de la empresa.

CAPÍTULO 3.- FASE DE: ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

39

Es necesario conocer la forma en que funciona el sistema de información existente, para reconocer las necesidades de requerimientos o de información que hacen falta en dicho sistema, e implementarlas en el futuro sistema. [Galindo 2006a].

Para poder definir el enfoque que debe tener el sistema futuro, es necesario identificar correctamente las necesidades de información o requerimientos, y la problemática que lo origina, en la siguiente tabla se describen ambas:

Problemática Necesidad

• No tiene información actualizada de las unidades que integran el parque vehicular, así como sus características (marca, modelo, capacidad del tanque en litros).

• Contar con una mejor comunicación con el área encargada de la administración de estos bienes, para obtener dicha información.

• No existe un control adecuado en el procedimiento de asignación de “Valeras”, presentándose posibles fraudes (registrar unidades en mal estado).

• Mejorar el control en la asignación y canje de “Valeras” para despacho de combustible a los trabajadores responsables de las unidades.

• Al realizar el registro de los vales recibidos de las gasolineras en donde se realizó la carga de combustible, se presentan anomalías tales como: cargas repetidas, cargas excedidas del máximo permitido, negociación de vales.

• Agilizar los mecanismos de control en la captura de vales de despacho de combustible, para de esta manera evitar anomalías que se presentan.

• Actualmente, el seguimiento y control que se sigue en el suministro de combustible en tambores para el uso en equipos estacionarios, no está integrado en el sistema de información actual. Por lo que es susceptible de fraude debido a la fragilidad en los mecanismos de control.

• Integrar al sistema de información un módulo que apoye el control del suministro de tambores, para evitar que este proceso se realice de manera manual.

• Actualmente, el seguimiento y control que se sigue en el suministro de combustible Diesel Bajo en Azufre DIBA en pipas para el uso en procesos de perforación, no está integrado en el sistema de información actual. Por lo que es susceptible de fraude debido la gran cantidad de combustible que se transporta.

• Integrar al sistema de información un módulo que apoye el control del suministro de combustible en pipas, para evitar que este proceso se realice de manera manual.

Tabla 3.1 Identificación de requerimientos o necesidades.

3.2.2.2 Actividad I 2.2 Identificación de Elementos del Sistema Actual.

En esta actividad se identifican los subsistemas, que están presentes en el sistema actual, con el fin de determinar los requerimientos que hacen falta e incorporarlos en el futuro sistema.

Ahora, se realiza un análisis de los elementos estructurales, que forman el sistema de combustibles actual, para ello se presenta una “Tabla Sistémica”; en la cual, se incluyen los elementos que forman o constituyen a un sistema, los cuales son: Subsistemas o Módulos y para cada uno de ellos, se tienen: Entradas, Procesos, Salidas, Tiempos/Volúmenes y controles. [Galindo, 2006b].

CAPÍTULO 3.- FASE DE: ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

40

Elementos del sistema original

Subsistemas Entradas Procesos Salidas Tiempos/

Volúmenes

Datos Controles

Módulo de

vales ID Trabajador, Placas de la unidad, Kilometraje, Fecha de carga, Consumo Departamento Captura y registro en el Sistema de Información Actual Consumo diario y por periodo, Obtención de Saldos, Consumo Mensual en litros y en costo

80 vales diarios Bienes Muebles Trabajadores y departamentos, Carga de combustible Número de Inmovilizado, ID del Trabajador, Vale de despacho de combustible Generación de

Reportes Base de datos del registro de vales

Reportes a

detalle Consumo por vehículo, Consumo ascendente, Consumo mensual por departamento . Reportes mensuales y según necesidades específicas Archivos históricos que genera el actual sistema Número de Inmovilizado, ID del Trabajador, ID del departamento Control de Suministro de combustible en tambores para equipos estacionarios

Folio del vale para carga con tambores, ID Trabajador, Fecha de carga, Gasolinera, Departamento Captura y registro de Manera Manual Obtención de Saldos, Consumo Mensual en litros y en costo 20 tambores

mensuales Datos de Trabajadores y departamentos. Carga de combustible

Número de Folio del vale,

ID del Trabajador, ID del departamento Control de Suministro de Diesel Bajo en Azufre en Pipas.

Folio del vale para carga con pipa, ID Trabajador, Fecha de carga, Gasolinera, Departamento Captura y registro de Manera Manual Obtención de Saldos, Consumo Mensual en litros y en costo 100 pipas

mensuales Datos de Trabajadores y departamentos. Carga de combustible

Número de Folio del vale,

ID del Trabajador, ID

del

departamento, periodos Tabla 3.2 Tabla Sistémica. [Galindo, 2006b].

En la anterior tabla, se puede observar que los elementos que constituyen el escenario actual, los procesos ó subsistemas, son controlados con sistemas aislados de diversa índole, que ofrecen sólo algunos resultados, algunos de manera manual, lo que vuelve problemático la integración de las soluciones, sin mencionar el tiempo necesario para mantener actualizada la información. Por lo que se requiere contar con un nuevo sistema, el cual dé una solución integral al apoyo al control de los combustibles, que substituya los sistemas actuales, para contar con un sistema único para el control de este proceso.

3.2.3 Subfase I 3 Propuesta general de solución (Proponer el

“Mañana”).

La Propuesta General de Solución, es la base para definir el cambio o transformación del sistema actual por el futuro sistema. Este cambio se realiza sobre la base de diversas actividades. [Galindo 2006a].

CAPÍTULO 3.- FASE DE: ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

41

3.2.3.1 Actividad I 3.1 Estrategia para Determinar la Estructura del Sistema Futuro.

A continuación, se presenta la estrategia para determinar la estructura que tendrá el futuro Sistema de Información, esta estrategia aborda puntos tales como: funciones del sistema y posibles herramientas de construcción.