5.2. Plan de comunicación para aplicación Web de la matriz
5.2.6. Estrategias
Para lograr los objetivos planteados, se han definido un conjunto de estrategias, entre las que resalta motivar e incentivar al público meta por utilizar la matriz Web. Para ello se educará a los usuarios sobre el uso de la herramienta, se tomarán acciones para lograr que la totalidad de las universidades asociadas a REDIES apliquen la matriz y utilicen esta herramienta para ello. De igual manera se tomarán acciones para buscar la mejora continua de la herramienta, por medio de la evaluación periódica.
En el siguiente cuadro se muestran las estrategias, tácticas, metas, así como los indicadores que permiten la evaluación del plan:
100 Tabla 18: Estrategia de comunicación interna REDIES
OBJETIVO GENERAL DE COMUNICACIÓN
Facilitar y promover la aplicación y uso de la matriz de indicadores de desempeño ambiental de REDIES por medio de la nueva aplicación Web, con el fin de maximizar el aprovechamiento de esta herramienta para para la toma de decisiones concretas en materia de sostenibilidad en el
ámbito universitario. OBJETIVO ESPECÍFICO DE
COMUNICACIÓN
ESTRATEGIA TÁCTICAS META INDICADORES DE GESTIÓN
Propiciar el conocimiento y entendimiento de los
indicadores de sostenibilidad por parte
de los usuarios
Se brindará información a los usuarios de la matriz Web para que entiendan la
forma de uso y la importancia de esta herramienta Hacer un listado de destinatarios de la aplicación Web
Incluir la totalidad de los representantes de las universidades asociadas a REDIES a octubre 2015 en la
lista de destinatarios.
Listado de usuarios de la matriz Web listo a noviembre
2015.
Elaborar una presentación que incluya los objetivos de la
aplicación, importancia, descripción de la herramienta
y forma de uso
Tener una presentación clara, que sirva para introducir la
aplicación Web, lista para noviembre 2015
Presentación y material de apoyo listo a noviembre 2015
Presentar la nueva aplicación ante los representantes de REDIES una vez finalizada
su creación.
Lograr la asistencia del 80% de los representantes de REDIES
definidos en la lista de destinatarios, sobre la nueva herramienta y su importancia
Porcentaje de asistentes que recibieron la charla sobre la
aplicación según la lista de asistencia a la reunión
101
Elaborar un manual de usuario que facilite el uso de
la aplicación Web para los indicadores
Creación del manual con la información de uso, explicación
del indicador e importancia para el mes de noviembre
2015
Manual de usuario listo a noviembre 2015
Crear una sección de preguntas frecuentes en la
aplicación Web
Habilitar una sección de preguntas frecuentes en la aplicación Web en un lugar visible y accesible, en el mes
de diciembre 2015
Documento con preguntas frecuentes subido en la aplicación Web, en el mes de
diciembre 2015
Habilitar "hints" o pequeños cuadros informativos al
posicionarse en los indicadores en el momento
de llenar la información
Que los "Hints" abarquen el 100% de los indicadores que
conforman la matriz al momento de finalizar el desarrollo de la aplicación en
diciembre 2015
"Hints" activos en todos los indicadores en la aplicación Web a diciembre 4, 2015.
Elaborar volantes digitales sobre los indicadores que se difundan de forma mensual a
los representantes de REDIES
Envío del volante al 100% de los destinatarios según el listado, una vez al mes durante
el año 2016
Volante enviado por correo electrónico a los representantes de REDIES según listado, una vez al mes
102
Realizar y difundir una entrevista en audio o video de forma trimestral con algún
experto(a) que brinde información sobre los temas abarcados en los indicadores.
Que el video sea difundido de manera trimestral al 100% de
los destinatarios
Archivo enviado por correo al 100% de destinatarios según
listado al finalizar cada trimestre del año 2016
Promover el aprovechamiento de la información que genera
la matriz, por parte del público interno de
REDIES.
Se divulgará la información generada por los indicadores al público meta
Publicar en el sitio Web casos de éxito sobre el uso de la información generada por los indicadores para la mejora en los procesos de sostenibilidad de los campus universitarios
Identificar casos de mejora o reducción en el consumo entre las universidades y publicarlos en el sitio Web
Informe con 5 casos de éxito publicados en el sitio Web al año a diciembre 2016
Generar un reporte donde se realicen comparaciones (cuando aplique) del comportamiento de los indicadores en el tiempo por cada universidad
Reporte anual generado en las universidades donde se tengan registros de años anteriores para ver el comportamiento en el tiempo
Reporte generado anualmente por universidad comparando en el tiempo de forma que se puedan generar recomendaciones para la mejora continua disponible a inicios de 2017.
103
Organizar una presentación anualmente con el fin de divulgar los resultados obtenidos durante el último año en el que se aplicó la matriz
Lograr el envío del 100% de las invitaciones a los representantes de REDIES definidos en la lista de destinatarios a la presentación anual
Invitación enviada al 100% de los representantes según listado a la presentación de los resultados generales una vez finalizada la recolección anual de información
Maximizar la efectividad de uso de la plataforma interactiva de REDIES con el fin de que sirva de
base para la toma de decisiones concretas en materia de sostenibilidad en el ámbito universitario
Se tomarán acciones que coadyuven a que la
totalidad de las universidades miembro de REDIES apliquen la matriz de indicadores al utilizar la
aplicación Web
Realizar capacitación virtual por medio de Skype a las universidades nuevas que se asocien a REDIES
Brindar capacitación virtual por medio de Skype al 100% de los nuevos usuarios de la aplicación para utilizar la herramienta durante 2016
Video capacitación coordinada entre miembro de REDIES y encargados universidades nuevas en REDIES durante el año 2016
Enviar un correo electrónico con el link hacia la herramienta y la información de acceso
Lograr enviar el correo electrónico con la información de acceso al 100% de los representantes según el listado de destinatarios a diciembre 2015
Cantidad de correos electrónicos enviados con la información de acceso a la aplicación según listado a diciembre 2015
Habilitar y brindar un contacto en caso de consultas sobre la aplicación Web
Atender el 100% de las consultas sobre la aplicación Web que se realicen.
Inclusión de la información de contacto y ayuda en la aplicación Web
104
Informar a los miembros de REDIES sobre las actualizaciones que se realicen a la aplicación Web por medio de MSM
Informar al 100% de los miembros según listado, sobre cambios y mejoras que se realicen a la aplicación Web
Mensajes de texto enviados a los miembros de REDIES según listado cada vez que se realicen actualizaciones a la aplicación durante 2016
Hacer una revisión semestral de la cantidad de miembros que utilizan la aplicación.
Evaluar semestralmente el porcentaje de usuarios que utilizan la aplicación con el fin de evaluar la situación y tomar acciones según corresponda
Revisión semestral disponible al final de las 2 mitades del año 2016 y presentada a la Comisión de comunicación y a la coordinación.
Enviar recordatorios por medio de correo electrónico a los usuarios de la aplicación para el llenado de la matriz
Envío del recordatorio 100% de los usuarios de acuerdo con listado sobre el área(as) de la matriz que deben llenar
Informe con el detalle de los correos enviados al 100% de los usuarios según listado de acuerdo con el cronograma definido por coordinación de REDIES para completar las áreas de la matriz al finalizar el 2016
Evaluar la aplicación para realizar mejoras de acuerdo
con los requerimientos de los usuarios
Realizar sondeo a los usuarios de la aplicación
Lograr aplicar un sondeo a los representantes sobre la aplicación para identificar áreas de mejora a diciembre 2016
Sondeo aplicado a los usuarios al finalizar la aplicación anual de los indicadores en 2016.
105
Revisar anualmente la aplicación Web en busca de áreas de mejora
Revisión de la aplicación realizada a diciembre 2016
Informe sobre revisión realizado a final de 2016
Elaborar informe del sondeo y revisión de la aplicación para tomar acciones de mejora continua
Informe elaborado con recomendaciones para la gestión de áreas de mejora identificadas en esta revisión junto con el sondeo
Informe disponible a inicios de 2017
Habilitar un correo para buzón de sugerencias de la aplicación Web
Canalización de la retroalimentación y áreas de mejora identificadas por el 100% de los usuarios de la aplicación a diciembre 2016
Informe sobre habilitación del correo y divulgación de esta opción en la aplicación Web a diciembre 2016