sostenibilidad, se procedió a analizar las necesidades de comunicación de este grupo, conocer la dinámica y los canales de comunicación que se utilizaban en la red en el momento del censo.
Al preguntar a los representantes de REDIES acerca de los principales canales de comunicación utilizados a lo interno de la red se obtuvo la siguiente información:
57 Figura 5: Frecuencia absoluta de canales de comunicación utilizados
por REDIES
Fuente: Elaboración propia, setiembre 2015.
De la información anterior se desprende que los canales de comunicación de uso muy frecuente a lo interno de la red coinciden con los de preferencia de los miembros (correo electrónico y las reuniones), presentados en el apartado anterior. De igual forma se observa que prefieren también el uso de canales de comunicación como el teléfono y las redes sociales, canales precisamente señalados como de los nada frecuentes.
Las reuniones han sido el canal más utilizado por los miembros, quienes desde sus inicios han logrado mantener esta actividad de forma mensual, la cual se lleva a cabo de forma rotativa en cada una de las universidades miembro. En estas se da seguimiento a una agenda con diferentes asuntos de importancia por tratar, además se realizan votaciones y acuerdos que dan vida a la agrupación. Este aspecto debe tomarse en cuenta al elaborar la propuesta de comunicación, ya que
0 5 10 15 20 Correo electrónico Reuniones Cara a cara Teléfono Redes sociales Skipe 20 19 5 1 0 0 0 3 9 11 1 1 0 0 4 8 15 0
Canales nada frecuentes Canales a veces frecuentes Canales muy frecuentes
Frecuencia absoluta Can ales d e co m u n icació n
58 es de los canales de comunicación más utilizados, donde se pueden tratar los temas referentes a la matriz de indicadores, resultados y compartir experiencia. Sin embargo, se resalta el creciente uso de las TICs como canales principales para la comunicación, tanto interna como externa de la organización. Esta es una tendencia que se ha venido dando con el auge de Internet, tal y como se mencionaba el estado de la cuestión, donde se citaba a Ruiz, et al (2005) quien afirma que estas nuevas tecnologías ponen a disposición del usuario información especializada, al generar nuevos tipos de comunicación interpersonal (p.28).
En la mayoría de los casos, se mencionó en las entrevistas a comunicadores, la importancia del uso de herramientas tecnológicas, ya que estas permiten acortar distancias, así como la democratización de la información por medio de plataformas como Dropbox, u otras en la nube.
El correo electrónico es un canal tecnológico que está al alcance de la mayoría de funcionarios(as) de las universidades miembro, debido a su habitual uso para la comunicación interna de organizaciones como estas.
Lo anterior, facilita su uso como canal para compartir información de REDIES, por lo que se creó un correo electrónico para los miembros, con el dominio: @redies.cr. Estos correos oficiales de la Red, se utilizaron para la creación del acceso a la aplicación Web de indicadores creada.
Cabe señalar que el 100% de los encuestados señaló que el tipo de comunicación más utilizada por los miembros de REDIES es la formal (comunicados, memorándum, reuniones etc.).
Con respecto de la periodicidad de comunicación de los miembros con la Red, el 55% responde que es mensual, lo cual coincide con la periodicidad de las reuniones presenciales que realiza la organización.
Otro porcentaje de los miembros afirma que cuando sea necesario se comunican, lo cual sucede en muchos casos debido a los proyectos que se asignan a las diferentes comisiones de REDIES, tales como las de Indicadores y la de Comunicación, las cuales brindaron su colaboración durante el desarrollo de este proyecto. Por otro lado, esto también puede darse por la organización de eventos,
59 tales como la Ecoromería, o REDIES Forum, que se han venido realizando anualmente.
Figura 6: Distribución porcentual de la periodicidad en la que se mantiene comunicación entre miembros de REDIES
Fuente: Elaboración propia, setiembre, 2015
La siguiente parte del cuestionario solicitó detalles de las preferencias de comunicación del público interno de REDIES. La información generada por estas preguntas es de gran ayuda para identificar las necesidades de comunicación del público de interés, lo cual se mencionó en el marco teórico de este documento, haciendo referencia a Wilcox, Cameron y Xifra (2012, p. 124). Estas recomendaciones son la base de la propuesta detallada en el capítulo 5 de esta investigación.
Esta información es importante para la investigación, ya que permite conocer la dinámica de comunicación que se maneja habitualmente, con el fin de crear un plan de comunicación acorde. Cabe resaltar que el público meta son funcionarios de las universidades que cuentan con una serie de responsabilidades propias de sus cargos, por lo que la participación en esta Red es adicional a estas funciones, lo cual puede explicar el hecho de que la periodicidad sea en su mayoría mensual.
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 Mensual
Cuando sea necesario Bisemanal Semanal N/R Porcentaje Per io d ic id ad e n la c o m u n ic ac ió n Porcentaje
60 Respecto a cómo le gustaría a los censados que se les informe sobre el contenido de cada indicador en la matriz, se obtuvieron las siguientes respuestas:
Figura 7: Distribución porcentual sobre medios preferidos por censados para informar sobre contenido de la matriz
Fuente: Elaboración propia, setiembre 2015
Los representantes de REDIES les gustaría que se les informara principalmente por tres medios como se observa en la figura, los cuales tienen que ver con información gráfica, de consulta en línea. Estas herramientas digitales, son de gran importancia para la creación de la aplicación Web propuesta en este trabajo, ya que las opciones que menciona el público de interés son 100% realizables gracias al uso de las TICs y a los conocimientos del grupo desarrollador de la aplicación. En cuanto al manual, esta es parte de las actividades tomadas en
0.0 5.0 10.0 15.0 20.0 25.0 30.0 Usando redes sociales o correo
electrónico con notificación de actualización
Manual interactivo que explique indicador, iducción, herramientas para
las mediciones y utilizar misma… Plataforma digital, gráfica Información
de consulta en línea
Resumen pdf, informe análisis datos Matriz sencilla, amigable y actualizada Talleres prácticos Explicación detallada de cada indicador No responde Porcentaje M e d io s p re fer id o s p ar a in for m ar sob re la m atr iz Porcentaje
61 cuenta para la elaboración del plan de comunicación de este trabajo, y fue una sugerencia realizada por la Comisión de indicadores de REDIES en una comunicación personal (Salazar, G. comunicación personal, 14 de agosto, 2015). Las recomendaciones que darían para mejorar la comunicación entre los miembros de REDIES son las siguientes:
Tabla 7: Recomendaciones para mejorar la comunicación entre los miembros de REDIES
RECOMENDACIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
Conferencias virtuales o presenciales 2 10,0
Herramienta para seguimiento de acuerdos y
proyectos, mayor uso del WhatsApp 2 10,0
Definir mecanismo único y fluido para la
comunicación 2 10,0
Plataforma ágil y sencilla 2 10,0
Compromiso, cambio de miembros,
comunicación bien 2 10,0
Uso de Skipe y trabajo de comisiones efectivo 1 5,0 Comunicarse una vez por semana, muchos
correos no pueden leerse por falta de tiempo 1 5,0
Más provecho de las redes con noticias
actualizadas 1 5,0
Liderazgo, compromiso por una causa común 1 5,0
Que se envíen los correos sin tener que revisarlos sólo que se mencione en las reuniones
1 5,0
Funciona bien 1 5,0
Cada comisión genere informe mensual 1 5,0
Unificar criterios en cuanto a los canales,
mejorar web, usar redes sociales 1 5,0
Herramienta para conocer a los miembros de la
red 1 5,0
No responde 1 5,0
TOTAL 20 100,0
62 Las recomendaciones anteriores son variadas. Sin embargo, destaca nuevamente la necesidad de utilizar una plataforma ágil y sencilla, así como el uso de herramientas de comunicación digital.
El tema de redes sociales se encuentra presente una vez más, este canal de comunicación se encuentra contemplado dentro de la estrategia de comunicación planteada por REDIES (REDIES, 2015, p. 3).
En síntesis puede decirse que los representantes de REDIES encuestados tienen una percepción positiva sobre la forma de comunicación a lo interno de la red. Dado a que no se detectaron necesidades de comunicación diferentes a lo ya utilizado, excepto en el caso de redes sociales.
La siguiente categoría de análisis se enfoca en conocer la forma de aplicación y las áreas de mejora de la matriz de indicadores de la Red, con el fin de obtener insumos para la elaboración de la aplicación Web.